Ce este un proiect?

Ce este un proiect?

Proiectele in societatea contemporana

Managementul proiectelor este o abordare relativ noua in cadrul organizatiilor. Ultimele decenii au fost marcate de cresterea rapida a utilizarii managementului proiectelor ca mijloc prin care organizatiile isi ating obiectivele. Managementul proiectelor (MP) ofera organizatiilor instrumente puternice prin care acestea isi imbunatatesc abilitatile de planificare, aplicare si control, precum si modul de utilizare a oamenilor si a celorlalte resurse.

O parte importanta a dezvoltarii tehnicilor si practicilor din MP apartine domeniului militar, care a fost pus in fata unor sarcini care nu puteau fi duse la bun sfarsit prin practicile organizationale traditionale. Programele spatiale sau cele de aparare strategica sunt situatii in care s-au aplicat aceste tehnici in cadrul unor proiecte deosebit de complexe. Urmand aceste exemple, sectoarele guvernamentale nemilitare, sectorul privat industrial, agentiile de servicii publice si fundatiile au utilizat MP pentru a-si creste eficienta. Asadar, managementul proiectelor a preluat o parte din instrumentele specifice domeniului militar si le-a adaptat vietii economice si unor domenii ca sanatatea, educatia, protectia mediului etc.

MP a aparut ca urmare a tendintelor din ultimele decenii:

·   &nb 323j92d sp;    cresterea exponentiala a informatiei si cunostintelor;

·   &nb 323j92d sp;    cererea crescanda pentru bunuri si servicii personalizate, complexe si sofisticate;

• evolutia pietelor competitive de-a lungul intregului mapamond.

Raspunsul organizational la fortele externe nu poate lua forma unei transformari bruste de la vechi la nou. Pentru a fi un succes, tranzitia trebuie sa fie sistematica; ea insa tinde sa inceata si sinuoasa pentru cele mai multe intreprinderi. Realizarea schimbarii in organizatii reprezinta scopul aplicarii MP, si multe firme au ales proiectele pentru a pune in practica schimbarile tactice si strategice.

In general, problematica managementului proiectelor poate fi diferentiata in functie de domeniul in care se deruleaza:

-   &nb 323j92d sp;   &nb 323j92d sp; la nivelul firmelor, in special a celor din domenii ca infrastructura, telecomunicatii, constructii, informatica, show-business;

-   &nb 323j92d sp;   &nb 323j92d sp; la nivelul organizatiilor non-profit, in domenii ca educatia, sanatatea, protectia mediului.

Complexitatea crescanda a problemelor puse in fata proiectelor si cresterea rapida a numarului organizatiilor orientate pe proiecte a contribuit la profesionalizarea MP. In 1969 se infiinteaza Institutul de MP si a atins in anii '90 aproximativ 10.000 de membri. profesia de manager de proiect a inflorit, ceea ce a facut ca multe colegii si universitati sa ofere pregatire in acest domeniu.

Proces - proiect

Pentru o mai buna intelegere trebuie sa facem o diferentiere intre notiunea de proces si notiunea de proiect.

Procesul reprezinta activitatile normale, de zi cu zi, ale unei organizatii.

Proiectul reprezinta activitatile din afara activitatilor de rutina, ceva facut pe langa munca obisnuita de zi cu zi.

Desigur, in anumite domenii (constructii, cercetarea stiintifica sau dezvoltarea de programe informatice), munca normala, de zi cu zi, se face pe proiecte.

Definitia proiectului

Proiectele sunt atat de diverse, incat este foarte grea definirea lor.

Proiectul este o investitie de resurse pe o perioada determinata, avand ca scop realizarea unui obiectiv sau a unui set de obiective precise.

Un proiect reprezinta un demers unicat, care are un inceput si un sfarsit clar, realizat in vederea realizarii unor teluri bine stabilite, cu respectarea anumitor parametri referitori la costuri, termene si calitate.

Un proiect este constituit dintr-un ansamblu de persoane si alte resurse grupate temporar pentru realizarea unui anumit obiectiv, de regula intr-o perioada de timp data si cu utilizarea unui buget fixat. Proiectele sunt asociate in general cu produse si proceduri care sunt realizate pentru prima data ori cu proceduri cunoscute, dar modificate.

Un proiect este caracterizat de resurse dedicate, de un punct unic de responsabilitate, de limite clare in care se pot incadra resursele si rezultatele, de o durata limitata; reprezinta o singura sarcina (care se incheie la sfarsitul proiectului) si are obiective. Este o modalitate utila de organizare a muncii. Proiectele nu apar fara o interventie deliberata.

Cea mai simpla forma de manifestare a unui proiect este o activitate intreprinzatoare separata, care poseda obiective definite, adesea incluzand teluri in ceea ce priveste termenele, costurile si calitatea (performantele). Toate proiectele evolueaza in 'cicluri de viata' asemanatoare, cu punctele de inceput si de sfarsit specificate; in plus, obiectivele proiectului pot fi definite din mai multe puncte de vedere: financiar, social si economic - cel mai important element fiind faptul ca telurile sunt definite, iar proiectul este finit.

Pentru a ne atinge scopurile, vom defini proiectul ca fiind:

• munca organizata pentru atingerea scopurilor sau obiectivelor propuse care necesita resurse si efort
• raspundere unica (si deci riscanta) care are un buget si o programare prealabila
• abordare unica (de aceea riscanta) care are un buget si un program de implementare.

Deci, proiectul reprezinta o insumare de activitati organizate, desfasurate in vederea atingerii unor teluri sau obiective prestabilite, care necesita resurse si efort si care reprezinta o intreprindere unica executata pe baza unui buget si a unui program.

Proiect:

= un numar de activitati desfasurate conform unei planificari, in scopul atingerii unor obiective intr-un timp dat, care se termina atunci cand se ating obiectivele

= o colectie de activitati inrudite, desfasurate intr-o maniera organizata, cu un punct de plecare si unul de sosire clar definite, in vederea aparitiei unor rezultate dorite care sa satisfaca unele obiective bine definite

= un grup de activitati care trebuie desfasurate intr-o secventa logica pentru a atinge obiectivele prestabilite de catre client.

Din nefericire, cei care se ocupa de punerea in practica a proiectelor confunda adesea proiectele cu activele, sistemele, schemele de organizare sau institutiile pe care acestea le creeaza. Aceasta creare diminueaza eficienta dezvoltarii prin metoda proiectelor, intrucat metodele si procedeele adecvate investitiei pe perioada determinata a unui proiect nu sunt neaparat adecvate exploatarii pe termen lung a activelor.

Initial, termenul de MP a fost utilizat doar pentru proiectele foarte mari, complexe si de durata, de cercetare - dezvoltare (R&D), in special in domeniul militar sau al constructiilor de nave, rafinarii, autostrazi sau baraje.

Pe masura dezvoltarii tehnicilor MP, utilizarea acestora a inceput sa se raspandeasca. Firmele de constructii private au gasit tehnicile MP utile chiar pentru constructii mai mici; firmele de automobile pentru dezvoltarea unor noi modele. Mai recent, ele sunt utilizate de catre firmele internationale, mai degraba de cele care ofera servicii. Campaniile publicitare, fuziunile si achizitiile de firme sunt tratate ca proiecte, iar metodele sau raspandit si in sectorul non-profit. Nunti, campanii electorale, petreceri si concerte au devenit obiectul utilizarii MP. Un ultim pas hotarator a fost facut in domeniul software.

Elemente caracteristice

Se observa ca un proiect are urmatoarele caracteristici principale:

-   &nb 323j92d sp;   &nb 323j92d sp; durata limitata - are un inceput si un sfarsit bine definit;

-   &nb 323j92d sp;   &nb 323j92d sp; programare - implica o varietate de activitati, evenimente si sarcini; se bazeaza pe un program de executie;

-   &nb 323j92d sp;   &nb 323j92d sp; varietate de resurse - este bazat pe un buget, presupune efortul unor oameni;

-   &nb 323j92d sp;   &nb 323j92d sp; autonomie - reprezinta o intreprindere unica; un proiect difera de altul printr-un aspect sau altul; are un grad mai mic sau mai mare de autonomie fata de activitatile zilnice ale organizatiei;

-   &nb 323j92d sp;   &nb 323j92d sp; rezultate - are ca scop o schimbare perceputa ca durabila de initiatorii sai (proiectele creeaza active, sisteme, scheme de organizare sau institutii care continua sa functioneze si sa aduca beneficii dupa terminarea sa); are anumite obiective specifice care trebuie atinse; intr-un proiect se aplica metode de masurare a calitatii.

Atribute care caracterizeaza un proiect:

• scop - proiectul este o activitate cu un set bine precizat de obiective; este destul de complex pentru a putea fi divizat in sarcini care necesita coordonare si control ai termenelor, succesiune, cost si performanta; proiectul insusi poate fi coordonat in raport cu alte proiecte ale aceleiasi organizatii;
• ciclul de viata - la fel ca entitatile organice, proiectele trec printr-o etapa lenta de initiere, cresc apoi rapid, ating apogeul, incep declinul si in final se incheie (si, la fel ca aceste entitati, deseori opun rezistenta la final);
• interdependente - interactioneaza cu alte proiecte adesea; intotdeauna insa o fac cu operatiunile curente ale organizatiei; departamentele functionale ale organizatiei interactioneaza intre ele intr-un mod in general determinat, insa cu proiectele in moduri diferite; de exemplu, departamentul de marketing este implicat la inceputul si sfarsitul unui proiect, productia la mijloc, finantele la inceput, contabilitatea la sfarsit sau la intervale stabilite; o problema care apare frecvent, mai ales atunci cand sunt implicate fonduri mari, consta in a privi proiectele ca pe initiative de sine statatoare, separate si distincte de celelalte activitati ale organizatiei careia ii apartin; in mod normal, o organizatie poate fi implicata in acelasi timp in mai multe proiecte, ca si intr-o multitudine de activitati in curs de desfasurare; foarte adesea va aparea necesitatea efectuarii de schimburi de resurse intre proiecte si celelalte activitati avand drept cauza disponibilitatea limitata a resurselor angajate;
• unicitate - fiecare proiect contine elemente care il fac unic; pentru proiectele de constructii sunt mai multe elemente de rutina decat in proiectele de cercetare - dezvoltare, insa un grad de particularizare este caracteristic oricarui proiect; ele nu pot fi reduse la rutina prin insasi natura lor;
• conflict - mai mult decat alti manageri, managerul de proiect traieste intr-o lume caracterizata prin conflict; proiectele concureaza cu departamentele functionale pentru resurse si personal, si bineinteles cu alte proiecte; cele 4 parti implicate (client, organizatia - mama, echipa proiectului  si publicul) pot defini chiar succesul sau esecul proiectului in moduri diferite; clientul vrea schimbare, organizatia vrea profit, membrul echipei raspunde adesea in fata a doi sefi, cu obiective si prioritati diferite - MP nu este un loc pentru timizi.

Program - proiect

Uneori, volumul de munca necesar pentru a indeplini un obiectiv organizational important poate fi atat de mare, incat este dificil de organizat si realizat in cadrul unui singur proiect.

Acest lucru poate insemna ca organizatia sa intreprinda un program care sa cuprinda mai multe proiecte conectate.

Programul se defineste ca fiind o actiune specifica realizata in scopul atingerii mai multor obiective; este un ciclu sau un set de activitati care constituie o abordare integrata pentru indeplinirea misiunilor si obiectivelor organizatiei.

O serie de sarcini specifice intercorelate (proiecte si activitati aditionale), conduse in mod coordonat, ce permit realizarea unor obiective in cadrul unei strategii cuprinzatoare si obtinerea unor beneficii suplimentare celor care s-ar putea obtine prin conducerea lor separata.

Un portofoliu de proiecte selectate si planificate in mod coordonat, astfel incat sa se realizeze un ansamblu de obiective definite, cu efect asupra diferitelor initiative si/sau implementand o strategie.

Un proiect complex, eventual foarte amplu sau un set de proiecte necorelate legate de un ciclu de afaceri.

Un program este destinat sa sprijine atingerea unui scop, dar pe o scara mai larga si pe o perioada de timp mai indelungata; spre deosebire de proiecte, activitatile programelor pot acoperi o gama larga de obiective si se pot extinde atat in spatiu cat si in timp. Proiectele sunt adesea unitati componente ale unor programe.

Cele mai obisnuite exemple sunt programele de dezvoltare sau seriile de actiuni in vederea indeplinirii unui anumit scop major, sub forma unui set de proiecte independente - programele de dezvoltare economica si de creare de locuri de munca.

De ce managementul proiectelor?

Managementul (modern) al proiectelor = planificarea, organizarea, monitorizarea si controlul tuturor aspectelor unui proiect precum si motivarea tuturor celor implicati pentru a realiza in siguranta obiectivele proiectului, in limita timpului, costului si criteriilor de performanta stabilite. Atributul de "modern" subliniaza extinderea conceptului la o varietate de aspecte (domeniu, cost, timp, calitate) spre deosebire de definirea sa traditionala, axata doar pe cost si timp.

Scopul fundamental al initierii unui proiect il reprezinta indeplinirea anumitor obiective. Motivul organizarii sarcinilor sub forma proiectelor este responsabilitatea si autoritatea care deriva din atasarea acestor obiective unui grup relativ mic de persoane.

Actuala experienta arata ca utilizarea MP determina un control mai bun asupra resurselor si relatii mai bune cu clientii. O proportie importanta a utilizatorilor raporteaza timpi mai redusi de dezvoltare, costuri mai mici, calitate mai inalta si marje de profit mai mari. Alte avantaje observate sunt orientarea mai ingusta spre rezultate, coordonare interdepartamentala mai buna si un moral mai ridicat al angajatilor.

Pe partea negativa a listei apar evidentiate o crestere a complexitatii organizatiei, o tendinta de incalcare a politicilor firmei, dat fiind gradul crescut de autonomie; un numar limitat de firme raporteaza o crestere a costurilor, dificultati in organizare si neutilizarea personalului.

Ciclul de viata al proiectului

Cele mai multe dintre proiecte trec prin aceleasi faze de la initiere si pana la incheierea lor. Definim aceste etape prin termenul de ciclu de viata - succesiunea fazelor prin care va trece proiectul, de la conceptie la realizare, pentru atingerea obiectivelor stabilite. Nu trebuie confundat cu ciclul de viata al sistemului (produsului) realizat in cadrul proiectului. In faza de inceput se selecteaza un manager de proiect, se contureaza echipa si se organizeaza activitatile. Urmeaza apoi progrese rapide, ce continua pana in faza finala, care este prelungita datorita tendintei de rezistenta la terminarea proiectului. Modelul incet - rapid - incet este comun; oricine a privit o constructie l-a putut observa.

Modelul de baza al ciclului de viata al unui proiect include 5 faze:

• faza de definire (de fezabilitate) in care se analizeaza cerintele, se face studiul de fezabilitate, se stabilesc specificatiile functionale, se dezvolta scenarii, se analizeaza costurile si beneficiile, se fixeaza obiectivele;
• faza de planificare in care se identifica si se planifica sarcinile, se identifica activitatile critice, se determina necesarul de personal, se recruteaza personalul, se estimeaza timpul si costurile;
• faza de organizare in care se organizeaza echipa, se stabilesc instrumentele de control, se repartizeaza activitatile;
• faza de executie (de implementare) in care se realizeaza activitatile, se intocmesc rapoartele asupra proiectului, se monitorizeaza costurile, se revizuiesc bugetele si calendarele de lucru;
• faza de incheiere in care se intocmeste documentatia, se semneaza de receptie, se auditeaza.

Ciclul de viata prin insiruire de subproiecte - in cazul unor proiecte complexe, acestea se pot defalca in subproiecte. Fiecare subproiect, la randul sau, parcurge aceleasi faze elementare descrise mai sus. Ca urmare, ciclul de viata al unui proiect complex, format din "n" subproiecte, poate fi reprezentat astfel: Faza "n': definirea, planificarea, organizarea, executia si incheierea subproiectului "n".

Faza 1 - de definire:

Ø   &nb 323j92d sp;  se analizeaza cerintele

Ø   &nb 323j92d sp;  se stabilesc specificatiile functionale

Ø   &nb 323j92d sp;  se face studiul de fezabilitate

Ø   &nb 323j92d sp;  se analizeaza costurile si beneficiile

Ø   &nb 323j92d sp;  se fixeaza obiectivele, in functie de obiectivele programului si ale organizatiei

Ø   &nb 323j92d sp;  se formuleaza propunerile

Ø   &nb 323j92d sp;  se stabilesc planuri alternative de actiune

Ø   &nb 323j92d sp;  se iau decizii de tipul 'merge sau nu merge'.

Faza intermediara - de elaborare a unui raspuns la cererea de oferte:

Ø   &nb 323j92d sp;  identificarea unui program de finantare (atunci cand proiectul este schitat sub forma unei idei, mai inainte de a identifica finantarea)

Ø   &nb 323j92d sp;  corelarea obiectivelor si strategiilor proprii organizatiei cu obiectivele si prioritatile programului de finantare

Ø   &nb 323j92d sp;  utilizarea rezultatelor studiului de fezabilitate in vederea stabilirii metodologiei proiectului

Ø   &nb 323j92d sp;  stabilirea pachetelor de activitati, a resurselor alocate si a structurii bugetului

Ø   &nb 323j92d sp;  completarea cererii de finantare

Faza 2 - de planificare:

Ø   &nb 323j92d sp;  identificarea si planificarea succesiunii sarcinilor

Ø   &nb 323j92d sp;  identificarea activitatilor critice pentru succesul proiectului

Ø   &nb 323j92d sp;  estimarea si intocmirea bugetului

Ø   &nb 323j92d sp;  stabilirea necesarului si structurii personalului.

Faza 3 - de organizare:

Ø   &nb 323j92d sp;  se stabilesc echipele

Ø   &nb 323j92d sp;  se stabilesc mijloacele de control

Ø   &nb 323j92d sp;  se stabilesc instrumentele si mijloacele de comunicare.

Faza 4 - de executie sau de implementare:

Ø   &nb 323j92d sp;  comunicarea cu conducerea, clientii, utilizatorii si cu alte persoane

Ø   &nb 323j92d sp;  analizarea progresului inregistrat

Ø   &nb 323j92d sp;  monitorizarea costurilor

Ø   &nb 323j92d sp;  controlul calitatii

Ø   &nb 323j92d sp;  emiterea ordinelor de schimbare

Ø   &nb 323j92d sp;  managementul schimbarii.

Faza 5 - de incheiere:

Ø   &nb 323j92d sp;  se instaleaza produsele / serviciile

Ø   &nb 323j92d sp;  se pun in functiune rezultatele proiectului.

De ce esueaza proiectele

O parte din motivele pentru care se accentueaza rolul strategiilor in detrimentul rolului proiectelor provine din observatia ca multe proiecte nu au reusit sa atinga obiectivele stabilite, sau ca au consecinte negative neprevazute, care intrec cu mult beneficiile.

In realitate, esecul unui proiect poate fi localizat la doua nivele.

Mai intai, exista nereusita implementarii eficiente a proiectului, adica la termenul stabilit, cu respectarea bugetului si corespunzator planului. Se intampla frecvent, de asemenea, ca proiectele sa fie in intarziere si deci sa inregistreze depasiri de costuri datorita inflatiei. Managerii de proiect vor avea grija sa evite ambele tipuri de nereusita, atat cat le sta in putere, dar aceasta este posibil daca vor fi implicati mult mai direct in reusita (sau esecul!) implementarii eficiente a proiectului. Responsabilitatea pentru nereusita producerii efectului scontat revine, in primul rand, intregii echipe care s-a ocupat de planificare si conceptie, nu numai managerilor de proiect.

O metoda utila in studierea esecului proiectelor consta in a discerne situatiile in care nereusita se datoreaza unor cauze interne, ale proiectului in sine (care, deci, pot fi influentate si controlate intr-o oarecare masura in etapa de planificare si concepere), de situatiile in care cauzele sunt externe proiectului si nu pot fi influentate in acelasi mod.

Din prima categorie fac parte factori cum ar fi:

- Evaluarea eronata a bazei de resurse;

- Planificarea defectuoasa;

- Lipsa de resurse (fonduri sau personal calificat);

- Ineficienta organizatorica.

Cel putin o parte din acesti factori se pot dovedi imposibil de evitat, daca nu se fac eforturi conjugate din partea echipei proiectului.

Factorii externi care contribuie la esecul unui proiect (factori de mediu ai proiectului) nu include doar mediul fizic sau natural, desi acesta este o parte importanta a lui. Mediul cuprinde si intregul ansamblu de oameni, lucruri si institutii care inconjoara proiectul si interactioneaza cu el. Se pot identifica urmatoarele categorii de factori:

- Factorii naturali (cum este cazul dezastrelor naturale);

- Influentele economice externe (devalorizarea monedei);

- Reactia oamenilor afectati de proiect, care se poate manifesta la o multitudine de nivele;

- Lipsa de vointa politica la nivel inalt;

- Nepotrivirea culturala a obiectivelor si activitatilor proiectului cu mediul in care se desfasoara si lipsa de cunoastere si intelegere a specificului local, care conduc la respingerea proiectului de catre beneficiarii carora li se adreseaza.