 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
 |
MARKETING
Marketingul reprezinta "stiinta si arta de a convinge clientii sa cumpere" Philip Kotler definea marketingul ca "un proces social si managerial prin care indivizi sau grupuri de indivizi obtin ceea ce le este necesar si doresc prin crearea, oferirea si schimbul de produse si servicii avand o anumita valoare". Simplist, marketingul reprezinta "arta si stiinta de a vinde". |
| StiuCum
Home » marketing
» targuri si expozitii
» Stabilirea si dezvoltarea relatiilor cu participantii
|
|
Relatiile cu agentii. rolul acestora |
|
| Trasaturi generale Actitatea agentilor si reprezentantilor contribuie la dezvoltarea targurilor si expozitiilor internationale si, pe cale de consecinta, la dezvoltarea cooperarii economice si schimburilor comerciale la nivel de companii. Ei reprezinta o veriga intermediara necesara intre organizatorul targului, expozantii si zitatorii profesionali. A) Principalele misiuni ale agentilor si reprezentantilor care, in marea majoritate a cazurilor, isi au sediul in alte tari decat aceea unde se organizeaza targul, constau in principal in: - atragerea si recrutarea expozantilor pentru participarea la targ, cresterea anuala a numarului lor, aceasta actitate desfasurandu-se, de regula, intr-o anumita tara sau zona geografica; - promovarea targului in ran - distribuirea de materiale de reclama si promotionale, efectuarea publicitatii targului in ziare si reste de specialitate; - informarea corecta si prompta a organizatorului targului asupra modificarilor de conjunctura, cutumelor, reglementarilor si legislatiei oficiale in tara sau zona lor de responsabilitate si prezentarea de sugestii pentru imbunatatirea performantei organizatorului si adaptarea procedurilor de pregatire a editiilor itoare. B) Calitatile agentilor. Pentru a-si indeplini misiunile rezultand din contractele cu organizatorul, agentii si reprezentantii trebuie sa probeze urmatoarele insusiri minime de baza: - stapanirea corespunzatoare a tehnicilor de marketing in domeniul targurilor si expozitiilor si a particularitatilor actitatii de reclama, publicitate si public relations; - cunoasterea temeinica a pietii in care isi desfasoara actitatea, cu referire particulara la import, export, industria targurilor si expozitiilor, capacitate corespunzatoare de studiere si evaluare a tendintelor lor de dezvoltare; - relatii stranse, influente, de incredere, cu cercurile de afaceri din tara in care isi desfasoara actitatea; - cunoasterea temeinica, beneficiind de sprijinul organizatorului, a evolutiei si tendintelor de dezvoltare ale industriei targurilor si expozitiilor din tara-gazda a targului, a conceptului, calitatilor si slabiciunilor targului pe care il promoveaza, a facilitatilor acordate de organizator expozantilor si zitatorilor profesionali in atie cu acelea oferite de organizatorii de targuri cu tematica similara; - pastrarea unui contact permanent, nu numai in perioada de pregatire si desfasurare a targului, cu companiile participante la targ dar si cu acelea care pot deveni potentiali expozanti si zitatori profesionali, cunoasterea temeinica a opiniilor acestora despre targ, mai ales ale celor nefavorabile si cu caracter de sugestie de perfectionare, pe care sa le transmita prompt organizatorului. . Pregatirea atragerii si recrutarii expozantilorInaintea demararii actitatii de atragere si recrutare a expozantilor si zitatorilor profesionali la un anumit targ, agentul sau reprezentantul trebuie sa studieze, sa obtina si sa-si insuseasca o serie de elemente care il vor sprijini in realizarea misiunii sale, cum ar fi: Informatii prind targul si tara sa de origine - conditiile specifice de etalare si vanzare a exponatelor la targ; - importanta in national si international a targului pe care il promoveaza; - componenta, structura, cutumele, preferintele comunitatii de afaceri din tara-gazda a targului, reglementari vamale, sisteme si niveluri tarifare la export si import, opinii (cu deosebire cele favorabile) ale expozantilor participanti la editiile precedente ale targului si ale mass-media; - reglementari specifice si facilitati in tara-gazda a targului pritoare la: participare, preturi, tarife ale serciilor, facilitati de vamuire, de expeditii si transport de marfuri, disponibilitatea si calitatea materialelor si structurilor pentru standuri, existenta unor unitati sau timente specializate in proiectarea, construirea si amenajarea standurilor, societati, practici si tarife de asigurare a bunurilor si persoanelor, programul, conceptul si sectorizarea targului, rezultatele comerciale ale editiilor precedente ale targului etc; - structura, calitatea, solvabilitatea si seriozitatea potentialilor expozanti pe care ii va aborda in functie de care sa-si sileasca prioritatile programului de atragere; - facilitati pentru expozanti prind cazarea, transportul, petrecerea timpului liber cu ocazia participarii la targ. Informatiile de natura celor sus-mentionate pot fi utilizate de agenti si reprezentanti ca argumente in demersul de atragere si recrutare a expozantilor. Informatii necesare atragerii expozantilor potentiali: a) evaluarea influentei favorabile a participarii la targ asupra realizarii obiectivelor de afaceri ale potentialilor expozanti; b) modalitatea cea mai eficienta a participarii, respectiv: - in cadrul unui stand colectiv sau indidual; - in cadrul unui anumit sector sau palion al targului; - relatiile existente de afaceri ale expozantilor cu importatorii si cumparatorii din tara targului si estimarea posibilitatii facilitarii de noi contacte de afaceri; - modalitatile cele mai eficiente de reclama si publicitate pentru expozanti; c) evaluarea unui posibil buget de cheltuieli necesar expozantului pentru participare; Intarea expozantilor potentialiIn vederea crearii unui impact favorabil asigurarii claritatii si receptarii corecte ale mesajului, este recomandabil ca agentul sa adreseze in scris intatia de participare la targ (odata cu mentinerea unor contacte personale, care au o importanta insemnata in influentarea pozitiva a participarii). Intatiile si materialele informative se refera in mod specific si cat mai conngator in ul argumentelor si armonizarii intereselor expozantilor cu cele ale organizatorului, cel putin la urmatoarele aspecte: - evolutia si tendintele importului in tara de origine a targului; - informatii si aprecieri prind grupele, modelele si tipurile de produse si sercii pentru care exista cerere si perspective favorabile insotite de sugestii prind gama produselor care s-ar putea expune, modul de etalare si prezentare insotite, acolo unde este cazul, de demonstratii practice prind functionarea sau utilizarea lor, degustari, parade ale modei etc; - informatii pritoare la caracteristicile si cerintele pietii referitoare la: preturi, caracteristici tehnico-functionale, aspect, mod de prezentare, ambalaj, analize de laborator necesare consumului sau utilizarii, obligatitatea inscriptionarii instructiunilor de utilizare sau consum si a parametrilor tehnico-functionali in limba tarii in care se comercializeaza produsul, reglementari prind protectia consumatorului, protectia mediului ambiant, modalitati acceptate si practicate pentru reclama si publicitatea produselor etc; - regulile si normele organizatorului prind participarea, preturile, tarifele, serciile oferite, facilitatile disponibile pentru expeditii, transport, depozitare si vamuire, reglementarile vamale cu referire speciala la cele legate de participarea la targ, asigurarea marfurilor si persoanelor etc; Modalitati si proceduri de atragere a expozantilor Gama acestora se refera, cel putin, la urmatoarele: - corespondenta directa cu expozantii potentiali, reclama si publicitate in mass-media; - elaborarea si distribuirea de informatii utile pentru influentarea pozitiva a participarii folosind articole si comentarii favorabile din presa, mass-media, precum si denumirile si adresele ziarelor, periodicelor, posturilor de radio si teleziune, perioadele lor de emisie, agentii de publicitate recomandate, indicatii prind nivelul tarifelor de reclama si publicitate etc; - elaborarea si distribuirea de materiale proprii de reclama si publicitate; - organizarea unor conferinte de presa cu participarea reprezentantilor mass-media si a unor potentiali expozanti de prestigiu. Contractul de agent In mod necesar, relatiile intre organizatorul targului si agent sau reprezentant sunt statuate printr-un contract. in functie de interesele si obiectivele organizatorului, natura relatiilor sale anterioare cu agentul sau reprezentantul, prin contract se poate acorda acestuia: - dreptul de reprezentare exclusiva; - dreptul de agent fara exclusitate. In marea majoritate a cazurilor, pentru actitatea depusa si rezultatele obtinute, organizatorul acorda agentului sau reprezentantului un comision calculat in functie de valoarea incasarilor obtinute din plata chiriei si serciilor prestate expozantilor recrutati de agent. Este aproape unanim practicat ca expozantii straini articipanti in cadrul unor palioane nationale sa nu fie atrasi de agentii numiti de organizator (exista insa unele cazuri cand autoritatile de resort acorda aceasta facilitate) ci determinati sa participe, de catre autoritatile de resort ori institutiile abilitate de ele, din tara lor de origine. De regula, sumele cu care organizatorul contribuie la cheltuielile prilejuite de actitatea promotionala si de "mailing", actitatile administrative si de secretariat ale agentului sunt incluse in comision. Dovada recrutarii expozantilor de catre agent se face prin transmiterea catre organizatorul targului a adeziunii-contract pentru participare completata si semnata de expozant si zata de agent, aceasta sernd ca baza pentru plata comisionului. La modulul IX, in cadrul caruia se prezinta relatiile contractuale, se descriu tipurile contractelor de baza care se incheie cu ocazia unui targ, facandu-se referire detaliata la conditiile contractului de agent sau reprezentant. Cerintele minime ale contractului de agent: - compania sau persoana selectata sa lucreze ca agent trebuie sa probeze competenta si experienta si sa aiba relatii corespunzatoare in domeniile targurilor si expozitiilor, exportului si importului; - semnarea contractului sa se faca numai de un reprezentant autorizat al agentului; - stipularea clara a tipului de contract: cu reprezentare exclusiva ori fara exclusitate; - delimitarea precisa a zonei geografice de responsabilitate, a actitatilor pe care trebuie sa le desfasoare agentul, precum si a targurilor la care acesta trebuie sa atraga si recruteze expozanti. Obligatiile agentului Acestea se refera cel putin la: > - indeplinirea lor numai in limitele contractului si instructiunilor organizatorului; - pastrarea confidentialitatii actitatii si obligatia de a nu obtine profit suplimentar din respectivul contract, in afara sau dupa expirarea valabilitatii acestuia; - obligatitatea informarii sistematice ori periodice a organizatorului asupra actitatii desfasurate si rezultatelor obtinute; - numirea de sub-agenti sau colaboratori sa se faca numai cu acordul prealabil al organizatorului; - obligatitatea de a nu face nici un fel de modificari sau adaugiri in documentatia de ofertare, inregistrare si contractare a organizatorului fara acordul sau prealabil; - depunerea tuturor diligentelor ca expozantii pe care i-a atras sa-si achite obligatiile financiare fata de organizatorul targului, conditie absolut indispensabila pentru plata comisionului; - obligatitatea de a primi reclamatii, sesizari din partea expozantilor si de a le aduce imediat la cunostinta organizatorului. Drepturile agentului: - incasarea comisionului sau altor sume acordate de organizator prin contract; - dreptul de exclusitate sau alte facilitati pe care i le acorda organizatorul. Obligatiile organizatorului: - plata la termenul contractual a comisionului cuvenit agentului sau altor sume convenite prin contract; - punerea la dispozitia agentului, in termenele prevazute in contract, a materialelor promotionale, informatiilor si statisticilor necesare, formularelor de ofertare, inregistrare si contractare prind participarea, pentru ca acesta sa le utilizeze in demersurile sale cu potentialii expozanti; - prestarea serciilor prevazute in seturile de contractare semnate cu expozantii atrasi de agent; - luarea in considerare a cerintelor si preferintelor expozantilor comunicate de agent; - rezolvarea in limitele posibilitatilor sale logistice si financiare, a sugestiilor agentului prind organizarea targului. Drepturile organizatorului: - adoptarea masurilor necesare bunei desfasurari a targului (inclusiv, daca este cazul, desi trebuie etata, modificarea datelor, termenelor de realizare a operatiunilor implicate, perioadei de desfasurare si programului zilnic al targului) cu conditia informarii din timp util a agentului; - aplicarea clauzelor contractuale in relatiile cu agentul in functie de rezultatele obtinute si de perspectivele oferite de actitatea sa etc. Alte prevederi contractuale: - modul de reglementarea a litigiilor si nominalizarea instantei arbitrale; - legislatia aplicabila contractului (in majoritatea cazurilor, cea a tarii organizatorului); - penalitati de ordin financiar aplicabile in cazul nerespectarii, la termenele prevazute, a clauzelor contractuale; - limba in care se va derula contractul si purta corespondenta intre partile contractante; - valabilitatea contractului si conditiile de incetare, reziliere si prelungire a acestuia. Este recomandabil sa se ete, pe cat posibil, clauza exclusitatii pentru a se preveni consecintele nefavorabile pentru organizator asupra actitatii de atragere si recrutare a expozantilor cat si, in cazul agentului, performanta si sprijinul logistic necorespunzatoare din considerente diverse, cum ar fi evolutia nesatisfacatoare a raportului intre cerere si oferta pentru un anumit targ, evolutia nesatisfacatoare a cererii de marfuri pe piata tarii-gazda a targului, actitatea nesatisfacatoare a uneia din parti cu influenta nefavorabila in ul realizarii obiectivelor silite. Varietatea formelor si clauzelor contractelor de agent este determinata de o serie de factori, cum ar fi: obiectivele zate de partile contractante, pozitia, valoarea si prestigiul targului, organizatorului sau agentului, cutuma in tara sau zona geografica de responsabilitate pentru recrutarea expozantilor, starea ramurii economice in care se incadreaza tematica targului, starea si perspectivele dezvoltarii economiei si comertului exterior ale tarii-gazda a targului etc. Diferentieri in actitatea de atragere a expozantilor Implicarea organizatorilor si agentilor in actitatea de atragere si recrutare a expozantilor pentru participarea la targuri este diferita, fiind determinata de o serie de factori cum ar fi: - dimensiunea, posibilitatile financiare, prestigiul si calitatea targului si ale organizatorului; - nivelul de dezvoltare si evolutia economiei si comertului exterior ale tarii-gazda a targului; - interesele de afaceri ale companiilor fata de o anumita tara si de targul respectiv. Principalele forme de atragere. Tendinte O serie de studii si sondaje recent efectuate, mai ales acelea ale marilor organizatori de targuri cu prestigiu recunoscut, ale companiilor specializate sau ale Uniunii Targurilor Internationale indica diferentele la care s-a facut referire mai inainte, cum ar fi: - cei mai multi agenti provenind din cele mai multe tari sunt utilizati de marii organizatori si marile targuri din tari cu o industrie dezvoltata a targurilor si expozitiilor, cum ar fi: Germania (Koln, Hanovra, Hamburg, Diisseldorf), Japonia (Tokyo, Osaka), Franta (Paris, Bordeaux) etc; - varietate mare a structurii agentilor de la companii puternice la persoane particulare cu experienta in domeniu etc; - in ultimii ani s-a remarcat, conturat si implementat tendinta, in special in cazul unor mari organizatori de targuri din Germania, determinata de considerente legate de eficienta si indeplinirea obiectivelor, de a atrage si recruta expozanti straini prin intermediul unor camere de comert mixte din strainatate (exemple: Camera de comert germano-spaniola, Camera de comert germano-italiana etc), al reprezentantelor Federatiei Industriei Targurilor din Germania ori prin reprezentante proprii ale organizatorilor de targuri in strainatate; - o serie de tari, cu deosebire acelea din Asia de Sud-Est si Orientul indepartat (Japonia prin Jetro, R. Coreea prin Kotra, Taiwan prin Cetro) sprijina promovarea targurilor din propriile tari prin organisme special create care au ca obiectiv principal promovarea exporturilor nationale, inclusiv prin participarea la targuri si care au reprezentante proprii in numeroase tari ale lumii; - in alte tari, actitatea promotionala in favoarea targurilor care se organizeaza pe teritoriul acestora este desfasurata de: organizatii oficiale, agentii de turism, companii sau organizatii de transport, case de editura, ziaristi. Modalitati de atragere Cele mai frecvent utilizate sunt urmatoarele: - intalniri si analize periodice intre partile contractante (trimestriale, semestriale, anuale ori cu ocazia unor targuri); - silirea unor programe comune de implementare si derulare a contractelor; - zite ale agentilor si reprezentantilor in tara-gazda a targului sau ale organizatorului la sediile acestora; - intalniri, mese rotunde intre organizatori, agenti si expozanti din tarile respective; - conferinte de presa cu participarea organizatorului, agentilor si reprezentantilor mass-media, ziaristi.In legatura cu evaluarea retributiei cuvenite agentului, sunt demne de edentiat urmatoarele aspecte mai importante: - la inceput, obiectul de actitate al agentului 1-a constituit aproape in exclusitate atragerea si recrutarea expozantilor, comisionul cuvenit acestuia calculandu-se in functie de sumele incasate de la expozantii recrutati, pentru inchirierea spatiului expozitional liber, neamenajat; ulterior, a inceput sa se acorde comision calculat si in functie de sumele incasate de la expozantii recrutati de agent, pentru serciile specializate prestate acestora, cum ar fi: proiectarea, constructia si amenajarea standurilor, lucrari de grafica etc; - pe masura cresterii concurentei intre targuri precum si a necesitatii silirii unui numar cat mai mare de contacte de afaceri, s-a accentuat imperativul atragerii unui numar cat mai mare de zitatori profesionali (potentiali cumparatori, consumatori, utilizatori sau beneficiari ai produselor etalate de expozanti in standuri) care reprezinta de fapt segmentul caruia i se adreseaza aproape integral obiectivele de participare ale expozantilor la targ; ca urmare, agentii au inceput sa fie angrenati si stimulati prin acordarea de comisioane calculate la numarul si valoarea biletelor de intrare la targ vandute zitatorilor atrasi de agenti; - in ultima perioada, sporeste importanta acordata realizarii unui volum cat mai mare de incasari si din alte prestatii si sercii, cum ar fi: organizarea, pentru expozanti si zitatori, de excursii, deplasari in interesul afacerilor, participarea la spectacole, parade ale modei, diverse manifestari conexe in sprijinul targului, practicarea sportului si petrecerea timpului liber, rezervari de cazare la hoteluri si de bilete de transport, mai ales aerian, implicarea agentilor si in aceste domenii facandu-se prin plata de comisioane in functie de volumul incasarilor. Concluzii Utilizarea agentilor si a celorlalte modalitati aratate mai sus constituie numai o parte a actitatii de promovare a unui targ prin atragerea de expozanti si zitatori intr-un numar din ce in ce mai mare. Ponderea si varietatea diverselor modalitati de atragere si recrutare a expozantilor si zitatorilor profesionali este diferita de la un targ la altul. Aceasta actitate ramane la optiunea organizatorului targului care trebuie sa analizeze atent pe baza de sondaje si alte modalitati de testare a preferintelor expozantilor si zitatorilor, eficienta fiecarei modalitati. |
|
|
Politica de confidentialitate
|
