Finalizarea proiectelor

FINALIZAREA PROIECTELOR

Terminarea proiectelor poate surveni rapid si transant, insa cel mai adesea este un proces indelungat  si anevoios. Problemele au fost rezolvate, depasite, tolerate sau ignorate; clientul poate fi incantat, multumit sau furios. Bucuria descoperirilor a luat sfarsit.

Posibilitati de finalizare a proiectelor

Un proiect este finalizat atunci cand activitatile sale au luat sfarsit sau au ajuns la un punct in care nu mai este posibil progresul proiectului. - intarzierile sunt prelungite la nesfarsit, resursele au fost alocate altor proiecte. Modalitatile cele mai frecvente prin care se incheie un proiect sunt:

extinctie: proiectul este oprit deoarece si-a atins scopul cu succes sau, din contra, este clar ca a dat gres, adesea datorita mediului extern; exista si varianta terminarii prin "asasinare", atunci cand managerul superior care sustinea proiectul este promovat sau pleaca la o alta firma, sau atunci cand se realizeaza o fuziune;

adaugare: rezultatul proiectului devine o divizie in cadrul firmei sau chiar o filiala;

integrare: proiectul devine o parte integranta a operatiunilor curente ale firmei; pot sa apara probleme de adaptare a proiectului la "lumea reala";

"imbatranire": nu este propriu-zis o finalizare a proiectului; proiectul "imbatraneste" prin diminuarea progresiva a bugetului, activitatile fiind incetinite sau chiar intrerupte; putem vorbi de asa-zisele "cadavre vii"; motivele pentru care nu se declara terminat proiectul tin de pericolul recunoasterii unui esec.

Procesul de finalizare

Responsabilitatile managerului de proiect privind finalizarea acestuia constau in:

asigurarea incheierii activitatilor, inclusiv a celor sub-contractate;

instiintarea clientului asupra incheierii proiectului si asigurarea livrarii rezultatului; clientul trebuie sa-si dea acceptul privind proiectul;

asigurarea unei documentatii complete, inclusiv a evaluarii finale, si pregatirea raportului final;

redistribuirea personalului, materialelor, echipamentelor si a altor resurse;

determinarea documentelor care vor fi arhivate; asigurarea pastrarii acestora in conditii corespunzatoare si delegarea responsabilitatii pastrarii lor arhivarului firmei;

determinarea serviciilor post-vanzare necesare si delegarea responsabilitatilor in aceasta privinta;

supervizarea inchiderii conturilor proiectului.

Raportul final - o istorie a proiectului

Elementele continute in acest raport final sunt:

performantele proiectului: comparatia intre ceea ce a realizat proiectul fata de ceea ce trebuia sa realizeze;

performantele administrative: trecerea in revista a practicilor administrative, cu evidentierea punctelor tari si slabe;

structura organizationala: remarci asupra modului in care structura a avantajat sau dezavantajat derularea proiectului;

echipa proiectului: o sectiune confidentiala poate cuprinde recomandari pentru managementul de varf in ceea ce priveste oportunitatea includerii membrilor echipei in proiecte viitoare;

tehnici ale managementului proiectelor: rezultatul proiectului este atat de dependent de modul in care au fost realizate previzionarea, planificarea, bugetele, incadrarea in timp, alocarea resurselor si controlul, incat trebuie specificate modurile in care acestea au fost indeplinite.

Pentru fiecare element din raportul final, recomandari privind schimbarile necesare trebuie evidentiate si argumentate. Adesea ignorate, lucrurile care au fost facute extrem de bine trebuie de asemenea evidentiate.