Scrierea cererii de finantare

Scrierea cererii de finantare

Pasii in elaborarea cererii de finantare

Pasii in elaborarea cererii de finantare sunt:

n      identificarea, documentarea problemei si initierea proiectului

n      contactarea finantatorilor

n      scrierea propunerii de finantare

In practica insa, de foarte multe ori, primii doi pasi se inverseaza, proiectul fiind conturat, uneori fortat, abia dupa aparitia anuntului referitor la licitatia de proiecte. Evident ca in acest caz dificultatile sunt mai frecvent intalnite, cu consecinte negative mai ales pe termen lung - deteriorarea relatiilor cu finantatorii, cu partenerii, cu beneficiarii.

Etapele considerate in analiza vor fi structurate in 3 parti:

n      ca antrenament "de intretinere" pentru o participare activa la proiecte

n      perioada aparitiei anuntului despre licitatia de proiecte

n      in realizarea efectiva a documentatiei

Bune practici ca antrenament "de intretinere"pentru o participare activa la proiecte

fiti informat

adrese internet

abonamente la buletinele informative

Adrese internet:

portal pt. finantari in Romania                            www.finantare.ro

Programe ale UE in Romania:                            www.infoeuropa.ro

revista presei si legaturi utile                              www.europeana.ro

Agentia pentru Dezvoltare Regionala NE:          www.adrnordest.ro

Pagini ale asociatiilor IMM

Reteaua Euro Info Centre din Romania - https://www.eic.ro/

https://www.cnipmmr.ro

Consiliul National al Intreprinderilor Private Mici si Mijlocii din Romania

https://www.smeprojects.ro

Directia Proiecte CNIPMMR. Furnizeaza servicii suport adecvate pentru IMM-uri si asociatii de IMM-uri, in domeniul managementului de proiect.

https://www.mimmc.ro/

https://www.animmc.ro/

Agentia Nationala pentru Intreprinderi Mici si Mijlocii si Cooperatie (ANIMMC)

STRATEGIA GUVERNAMENTALA PENTRU SUSTINEREA DEZVOLTARII INTREPRINDERILOR MICI SI MIJLOCII IN PERIOADA 2004 - 2008

https://www.minind.ro/

Ministerul Economiei si Comertului

GHID de accesare a sprijinului financiar de la bugetul de stat prin Programul de Crestere a Competitivitatii produselor industriale

https://www.mfinante.ro/

Ministerul Finantelor Publice

Asistenta nerambursabila UE

Asistenta de pre-aderare

https://www.mie.ro

Ministerul Integrarii Europene

Ministerul Integrarii Europene:                           www.mie.ro

https://www.inforural.ro

portal de stiri in domeniul politicilor publice si legislatiei referitoare la problematica agriculturii in contextul procesului de aderare a Romaniei la Uniunea Europeana.

diverse finantari europene                                  www.welcomeurope.com

ONG-uri din Europa Centrala si de Est             www.ngonet.org

proiecte finantate de guvernul olandez                www.senter.nl

Managementul Proiectelor                                 www.4pm.com

www.projectmanagement.ro

https://old.pm.org.ro/

Asociatia PROJECT MANAGEMENT ROMANIA are ca scop principal promovarea activitatii de management al proiectelor in Romania, precum si asigurarea unei orientari internationale acestei activitati in Romania, prin sprijinirea eforturilor de cooperare cu organ 424c23e isme europene, precum International Project Management Association - IPMA si alte organisme internationale, precum Project Management Institute - PMI. In acest fel se urmareste facilitarea contactelor si colaborarea cu mediul international, precum si impunerea de standarde internationale in domeniul managementului proiectelor in Romania.

anticipati urmatoarele programe de finantare

site-urile finantatorilor

discutii cu alte persoane informate, din "sistem"

documentatii de proiecte "la sertar"

pastrati documentatiile proiectelor vechi

utilizati specialistii din subordine pentru realizarea unor situatii diverse (planuri de afaceri, baze de date, statistici, prezentarea propriei organizatii etc.)

intretineti o relatie buna cu top-managementul organizatiei / firmei dvs.; la urma urmei, orice proiect, teoretic, trece si de o selectie interna (mai ales atunci cand presupune si fonduri proprii), iar sprijinul top-managementului este crucial; acest suport se va dovedi util si in perioada de implementare a proiectului

familiarizati-va cu stilul scrierii documentatiei de proiect, adoptandu-l pentru redactarea rapoartelor obisnuite sau pentru planificarea activitatilor curente (scrierea unui curs, rapoartele de activitate etc.)

Anuntul despre licitatia de proiecte

Toate programele sunt publicate pe Internet, chiar inainte de etapa in care parti ale acestora (sub-programe) sunt deschise pentru licitatie

Toate oportunitatile de licitatie sunt anuntate public

Anuntul de licitatie ii furnizeaza viitorului licitator toate informatiile necesare pentru a-si exprima interesul intr-un proiect

Anuntul de licitatie contine:

titlul programului

descrierea programului

experienta ceruta

bugetul estimat in EURO

adresa completa, numarul de telefon si fax al autoritatii contractante

detalii despre persoana de contact

data estimata de incepere a programului

termenul limita pentru exprimarea interesului.

Anuntul de licitatie este insotit de instructiuni pentru potentialii ofertanti asupra modului in care isi pot exprima interesul.

Ce contine pachetul informativ pentru un proiect Phare?

Pachetul informativ este distribuit gratuit si include un set standard de documente:

Invitatia la licitatie - un comunicat de presa standard de invitatie

Ghidul solicitantului: instructiuni pentru ofertanti - cum, cand si unde sa inainteze oferta, inclusiv detalii complete asupra continutului propunerilor tehnice si financiare, si criteriile de evaluare care vor fi aplicate

Termenii de Referinta - descrierea serviciilor solicitate

Anexe:

Anexa A: cerere de finantare (format Word)

Anexa B: buget (format Excel)

Anexa C: cadrul logic al proiectului (format Word/Excel)

Anexa D: diurne (format Word)

Anexa E: contractul standard (format Word)

Anexa F: format standard pentru cv-uri (format Word)

Anexa: copie a 'Conditiilor generale aplicabile contractelor de servicii finantate din fonduri Phare'.

Anexa: 'Regulile generale pentru licitatii si atribuirea contractelor de servicii Phare'

Anexa: Cerere de plata

Anexa: Identificare financiara

Anexa: Manual de identitate vizuala

Bune practici, in perioada imediata aparitiei anuntului despre licitatia de proiecte

cititi cu atentie conditiile licitatie (de preferinta, nu numai cea adresata solicitantilor, ci si cea pentru evaluatori, prezentarea organizatiei finantatoare etc.);

informati-va asupra finantatorului (domenii de interes, criterii de evaluare, tipuri de proiecte finantate, sumele alocate si perioada de alocare, durata procesului de evaluare a propunerii, modalitati de contact);

comunicati eficient cu agentii de implementare a programului; pentru probleme punctuale prin e-mail sau telefon, pentru probleme complexe preferabil prin intrevederi programate;

discutati cu alti beneficiari ai finantarilor de acest tip.

Un alt set de probleme sunt date de "agenda ascunsa" a finantatorilor, care - de multe ori -nu ofera suficiente informatii privind obiectivele pe care doresc sa le realizeze prin oferta de finantare; de asemenea dificultati apar si in alegerea unui cofinantator a carui politica sa coincida cu cea a finantatorului principal.

Realizarea documentatiei

Ce contine dosarul de licitatie pentru un proiect?

n      Dosarul de licitatie se depune la adresa indicata in Ghidul Solicitantului din pachetul Informativ, intr-un numar de exemplare specificat in ghid, dintre care un exemplar original.

n      Dosarul de licitatie contine o serie de documente obligatorii, specifice fiecarui program.

Exemplu dupa licitatia PHARE «Dezvoltarea resurselor umane»:

n      1. Formularul de Cerere de Finantare Nerambursabila: cererea trebuie sa fie editata pe calculator, in limba romana; declaratia solicitantului (Sectiunea IV) trebuie semnata si atasata

n      2. Rezumatul in limba engleza a proiectului

n      3. Anexa B - Buget

n      4. Anexa C - Matricea Cadru Logic

Alte anexe:

n      Copie dupa statutele si/sau contractele de asociere ale solicitantului si, in cazul unui consortiu, cele ale partenerilor

n      Cele mai recente rapoarte anuale si contabile ale organizatiei conducatoare, respectiv: copia bilantului contabil la data de 30.12.2004, aprobat de Administratia Financiara si cel mai recent raport la 6 luni;

n      Copia Certificatului de inregistrare Fiscala

n      Declaratie de Atestare Fiscala eliberata de Administratia Financiara care sa stipuleze ca organizatia nu are datorii fiscale la data de 30.06.2005, in original

n      Declaratie privind plata contributiei la asigurarile sociale eliberata de Directia Generala Judeteana pentru Munca si Protectie Sociala, la 31.06.2005, in original

n      Declaratie privind plata asigurarilor de sanatate eliberata de Camera Judeteana de Sanatate la data de 31.06.2005, in original

n      Copie dupa documentul / documentele care atesta proprietatea solicitantului asupra contributiei in natura si documente care sa justifice valoarea contributiei in natura, asa cum este explicat in Ghidul Aplicantului

n      CV-ul managerului de proiect si al altor persoane responsabile cu realizarea activitatilor cheie din proiect.

Numai pentru organizatiile orientate catre realizarea de profit:

n      1. Copie a certificatului de inregistrare, actualizat, de la Registrul Comertului;

n      2. Copie a "Certificatului Constatator' eliberat de Camera de Comert teritoriala - Registrul ROLEG, prin care se atesta ca solicitantul si organizatia / organizatiile partenere nu sunt in stare de faliment sau obiect al procedurii de declarare a starii de faliment, nu si-au suspendat activitatile si nu au afacerile in administrare judiciara

Numai pentru organizatiile non-guvernamentale:

n      Copie a Hotararii Judecatoresti privind inregistrarea modificarilor la Statut si organele de conducere ale organizatiei, conform Ordonantei Guvernului nr.26/2000 privind Organizarea si Functionarea Asociatiilor si Fundatiilor din Romania (pentru acele organizatii infiintate in baza Legii 21/1924)

Structura cererii de finantare

Vom trata problemele legate de completarea unei cereri de finantare. Pentru completarea cererii (ca si a bugetului sau matricei cadru logic), este necesar ca solicitantii sa fi parcurs deja etapele de formulare a problemei, stabilire de obiective etc. si sa aiba la dispozitie "structura' sau "scheletul' proiectului.

I. Proiectul

1. Descriere

n      Titlu

Se completeaza denumirea proiectului, stabilita in prealabil.

Titlul trebuie sa reflecte obiectivul general al proiectului.

Alegeti un nume simplu, ale carui initiale, daca este posibil, sa formeze un acronim logic.

De obicei, titlul trebuie:

sa fie descriptiv

sa scoata in evidenta rezultatele proiectului si nu metodele folosite

sa descrie avantajele pe care le vor castiga beneficiarii sau societatea de pe urma proiectului

sa fie clar, concis, si usor de tinut minte

sa nu contina termeni tehnici sau elemente de jargon

n      1.2. Locul de desfasurare - Tara, judet, regiune, oras

Specificati locul unde se va derula proiectul.

Acolo unde este nevoie, pentru specificarea regiunii, consultati harta regiunilor.

Structura cererii de finantare - 2

n      Suma solicitata de la Autoritatea Contractanta

Aceasta rubrica se completeaza dupa efectuarea bugetului.

In prima casuta completati, in cifre, suma pe care o solicitati finantatorului, iar in casuta a doua procentajul pe care il reprezinta aceasta suma, din valoarea intregului proiect.

n      1.4. Rezumat

Maxim 10 randuri (va rugam sa includeti informatii despre (a) scopul proiectului, (b) grupurile tinta si (c) activitatile principale).

Rezumatul trebuie exprimat concis, fara a da detalii despre fiecare activitate.

Completati, in maxim 10 randuri, date informative, succinte despre proiect, atingand obligatoriu punctele solicitate expres: scopul, obiectivele, grupurile tinta si principalele activitati.

Acolo unde este cazul dati si date cantitative.

Daca proiectul propune programe de formare, specificati codurile CAEN.

Retineti ca cele 10 randuri obligatorii se pot obtine si prin dimensiunea fonturilor.

Rezumatul va fi tradus si in limba engleza.

n      1.5. Obiective

Maxim 1 pagina. Descrieti obiectivele proiectului.

Cu acest capitol incepe descrierea propriu-zisa, detaliata, a proiectului dumneavoastra.

Obiectivul este stare dorita, la care se va ajunge in momentul in care proiectul va fi incheiat.

n      1.6. Justificare

Maxim 3 pagini. Furnizati urmatoarele informatii:

(a) identificarea necesitatilor si constrangerilor percepute in regiunea careia se adreseaza proiectul

Acesta este capitolul unde se descrie mediul proiectului: ambianta fizica, institutionala, economica, politica sau social culturala, regionala sau zonala care a determinat alegerea obiectivelor pe baza unei analize serioase si concrete.

Investigati bine situatia din zona in care se va derula proiectul.

Culegeti date statistice complete, analizati-le si folositi-le pentru a demonstra si sustine cel mai bine motivul alegerii proiectului.

Folositi cifre corecte, reale.

Dupa ce ati luat cunostinta de situatia din zona, de datele colectate de la foruri competente, descrieti problemele din zona. Notati si ierarhizati toate necesitatile si constrangerile, identificate de dumneavoastra in prealabil, in zona de competenta a proiectului.

Dati explicatii asupra modului cum ati identificat aceste necesitati si constrangeri.

(b) enumerarea grupurilor tinta, cu o estimare a numarului anticipat de beneficiari directi si indirecti

Identificati grupurile tinta, pe care le vizeaza proiectul, bineinteles in concordanta cu solicitarile programului. Grupul tinta este reprezentat de acea categorie de subiecti care va fi supusa interventiei proiectului in vederea realizarii obiectivelor acestuia.

Dati explicatii clare si succinte.

Nu uitati sa estimati, atat calitativ cat si cantitativ si beneficiarii directi si pe cei indirecti. Specificati clar cine sunt beneficiarii directi ai proiectului (grupul tinta) si care alte grupuri vor fi afectate pozitiv sau negativ de rezultatele proiectului.

(c) motivele alegerii grupurilor tinta si a activitatilor

Dupa stabilirea grupurilor tinta, motivati argumentat, alegerea de catre dumneavoastra a acestora. Aratati ponderea pe care o au grupurile tinta in randul populatiei vizate.

Motivatia alegerii anumitor activitati o explicati prin rezultatele scontate, demonstrate prin indicatori cantitativi si calitativi.

(d) relevanta proiectului pentru grupurile tinta

Argumentati clar semnificatia proiectului pentru grupurile tinta. Aratati cum va imbogati / imbunatati proiectul "viata' acestora, ce schimbari se vor produce, cum vor influenta aceste schimbari situatia grupurilor tinta.

(e) relevanta proiectului pentru obiectivele programului

Demonstrati cat de insemnat este proiectul pentru obiectivele programului (deci concordanta obiectivelor proiectului cu cele ale programului). Argumentati. Explicati cat de bine serveste proiectul la indeplinirea obiectivelor programului.

(f) relevanta proiectului pentru prioritatile programului

Aratati concordanta proiectului cu prioritatile programului.

n      1.7. Descrierea detaliata a activitatilor

Maxim 9 pagini. Includeti titlul si o descriere detaliata a fiecarei activitati; in acest sens, descrierea detaliata a activitatilor nu trebuie confundata cu planul de actiune (a se vedea 1.9).

n      1.8. Metodologie

Maxim 4 pagini. Descrierea detaliata a:

(a) metodelor de implementare

Metodele de implementare sunt mijloacele proprii folosite pentru a derula proiectul. Descrieti aceste metode clar, ordonat.

(b) argumentelor pentru alegerea metodologiei propuse

Motivati alegerea metodologiei pe care o propuneti.

Insistati asupra metodelor de abordare bazate pe principiile care stau la baza

standardelor actuale in domeniu.

Insistati asupra metodelor de abordare conforme cu managementul de proiect.

(c) modul in care intentioneaza proiectul sa continue un proiect anterior sau activitati anterioare (unde este cazul)

Insistati asupra activitatilor anterioare sau asupra unor proiecte anterioare ale organizatiei, asemanatoare cu cele din proiectul propus, pentru a demonstra experienta proprie in domeniu si, poate, pentru a demonstra continuitatea unor activitati.

(d) procedurilor de evaluare interna

Specificati ce proceduri veti folosi in evaluarea progresului proiectului.

(e) nivelului de implicare si activitatea altor organizatii (parteneri sau altii) in proiect

Aratati cat si cum se implica fiecare partener sau oricare alta organizatie in proiect. (f) justificarea rolului fiecarui partener

Explicati si argumentati rolul fiecarui partener.

(g) echipa propusa pentru implementarea proiectului (pe functii: nu este nevoie sa includeti numele persoanelor in aceasta sectiune)

Stabiliti si specificati echipa de management a proiectului.

n      1.9. Durata si planul de actiune

Durata proiectului va fi de__luni.

Nota: Planul de actiune orientativ nu trebuie sa mentioneze date exacte, ci trebuie sa inceapa cu 'luna 1', 'luna 2' etc. Solicitantii sunt sfatuiti sa prevada o marja de siguranta in planul de actiune propus. Planul de actiune nu trebuie sa contina descrieri detaliate ale activitatilor, ci doar denumirea lor (va rugam sa verificati ca denumirea lor sa fie aceeasi cu cea mentionata in sectiunea 1.7).

Planul de actiune pentru primul an de implementare trebuie sa fie suficient de detaliat pentru a furniza informatii cu privire la pregatirea si implementarea fiecarei activitati. Planul de actiune pentru fiecare din urmatorii ani (functie de durata proiectului) poate fi mai general si ar trebui sa includa numai lista principalelor activitati previzionale pentru acesti ani.1 Planul de actiune trebuie prezentat conform urmatorului model:

n      Activitatile proiectului se concretizeaza in planul de actiune.

n      Planul de actiune este un instrument de lucru pretios, atat in evaluarea proiectului, cat si pe parcursul etapei de implementare.

2. Rezultate asteptate

n      2.1. Impactul estimat asupra grupurilor tinta

Maxim 2 pagini. Va rugam sa includeti informatii despre:

(a) Cum va imbunatati proiectul situatia grupurilor tinta

Faceti o scurta descriere a situatiei grupurilor tinta, asa cum preconizati ca va fi dupa implementarea proiectului.

(b) Cum va imbunatati proiectul capacitatile manageriale si tehnice ale grupurilor tinta si/sau ale partenerilor (unde este cazul)

Descrieti cum va contribui proiectul la perfectionarea capacitatii manageriale si tehnice a organizatiei aplicante sau/si a partenerilor.

n      2.2. Rezultate

Maxim 1 pagina. Precizati clar si cuantificati cat de mult posibil rezultatele.

Rezultatul este un produs al proiectului (uneori considerat o masura a impactului proiectului asupra domeniului de actiune al acestuia).

Intre rezultate si obiective trebuie sa existe o stransa legatura.

Daca toate rezultatele au fost obtinute, atunci obiectivele proiectului au fost atinse.

n      Efecte multiplicatoare

Maxim 1 pagina. Descrieti posibilitatile de replicare si extindere a rezultatelor proiectului.

Incercati sa prezentati modul cum proiectul ar putea fi replicat in alte zone, in alte domenii, alta data.

Insistati si asupra modului de informare asupra rezultatelor proiectului.

n      2.4. Durabilitate

Maxim 3 pagini. Faceti diferentierea intre urmatoarele aspecte ale continuitatii:

(a) Din punct de vedere financiar (Cum vor fi finantate activitatile dupa incetarea finantarii CE?)

Identificati si specificati care vor putea fi sursele de finantare posibile dupa incheierea proiectului si a finantarii.

(b) Din punct de  vedere institutional (Vor fi functionale structurile care sustin implementarea activitatilor la sfarsitul prezentului proiect? Va exista 'proprietate locala' asupra rezultatelor proiectului?)

Demonstrati cum si cat de functionale sunt structurile nou infiintate prin proiect. Aratati daca exista dreptul de proprietate asupra rezultatelor proiectului - nu uitati proprietatea intelectuala asupra unor rezultate.

(c) Continuitate la nivelul politicilor (unde este cazul) (care va fi impactul structural al proiectului - ex. va conduce acesta la imbunatatirea legislatiei, a codurilor de conduita, a metodelor etc?)

Daca este cazul, specificati cum proiectul va determina imbunatatirea sau schimbarea legislatiei, a metodologiei in diverse domenii, etc.

3. Bugetul proiectului

Furnizati un buget pentru intreaga durata a proiectului. A se vedea Ghidul Solicitantilor, sectiunea plati pentru informatii suplimentare.

Nota: Bugetul trebuie prezentat in concordanta cu Anexa B (fisier Excel).

4. Surse de finantare preconizate

Furnizati informatii cu privire la sursele de finantare preconizate pentru proiect.

Nota: Aceasta informatie trebuie prezentata in concordanta cu Anexa B (format Excel).

II. SOLICITANTUL

1. Date de identificare

Denumirea legala completa a organizatiei:

Acronim (unde este cazul):

Forma Juridica:

Cod   fiscal (unde este cazul):

Adresa oficiala:

Adresa postala:

Persoana de contact:

Numere de telefon:

Numere de fax:

Adresa E-mail:

Pagina Internet:

2. Detalii bancare

Banca trebuie sa functioneze in Romania.

Numele    titularului de cont:

Nr. cont bancar:

Codul Bancii:

Codul SWIFT :

Numele Bancii:

Adresa Bancii:

Numele persoanei(lor) cu drept de semnatura:

Functia persoanei(lor) cu drept de semnatura:

3. Descrierea solicitantului (maxim 3 pagini)

n      3.1. Cand a fost infiintata organizatia dumneavoastra si cand si-a inceput activitatea?

Faceti o scurta, dar completa, prezentare a organizatiei - CV - ul organizatiei: data infiintarii, data inceperii activitatii, misiunea, obiectivele, scopurile.

n      3.2. Care sunt principalele activitati ale organizatiei dumneavoastra, in prezent?

Prezentati activitatile principale si actuale ale organizatiei dumneavoastra, incercand sa scoateti in evidenta acele activitati care conduc la producerea rezultatelor obiectivele concordante cu cele ale programului pentru care aplicati.

n      3.3. Lista membrilor consiliului/comitetului de conducere al organizatiei dumneavoastra.

4. Capacitatea de a administra si implementa proiecte

Elementele principale ale planului proiectului

Problema - justificarea proiectului

Problema          = o nevoie, o stare de fapt negativa ce trebuie inlaturata

= o situatie sau un complex de situatii care afecteaza un grup de oameni, o comunitate sau intreaga societate la un moment dat

Caracteristici:

problema este a oamenilor, nu a resurselor:

"Dorim sa amenajam un centru de zi pentru someri in orasul Iasi deoarece nu avem unde organiza activitati recreative si cursuri de calificare"

"Din cauza lipsei locurilor de munca, rata saraciei si a infractionalitatii din orasul Iasi a crescut foarte mult. Consumul de alcool in randul populatiei afectate de somaj a crescut mult, cu efecte sociale negative: frecvente agresiuni, acte infractionale, copii despartiti, familii despartite etc. Amenajarea unui centru de zi pentru someri unde vom organiza activitati recreative si cursuri de calificare ar permite cresterea calitatii vietii acestor persoane si reducerea actelor infractionale."

este orientata spre nevoi si nu spre oferta - este bine sa detinem studii sau alte dovezi obiective privind existenta problemei (sondaje de opinie, date publicate de diverse agentii guvernamentale sau ONG, opinii ale unor experti, articole din presa);

problema este concreta, nu abstracta - folositi exemple concrete, fapte;

este rezolvabila - solutia gasita de dvs. rezolva mare parte din problema

"Exista peste 5000 de persoane cu probleme de sanatate mintala in Iasi si noi vrem sa ajutam 20 prin proiectul nostru"

"Vom ajuta la integrarea sociala a 20 de persoane cu probleme de sanatate mintala din cartierul Dacia"

problema are efecte negative serioase

este urgenta

Fila de lucru - problema

Scopul proiectului

Scopul unui proiect reprezinta, de regula, rezolvarea problemei sau stadiul in care dorim sa ajunga problema in urma derularii proiectului. Recomandari:

n      enuntul trebuie sa fie scurt si concis

n      nu trebuie sa apara necesitatea de a folosi conjunctia "si" pentru a desparti 2 propozitii; daca se intampla acest lucru, s-ar putea sa fie vorba de 2 scopuri

n      de asemenea, folosirea cuvantului "prin" atrage dupa el explicatii cu privire la modul in care va fi atins scopul proiectului; nu este cazul a se face acest lucru in aceasta sectiune

Se aseamana ca formulare cu misiunea organizatiei

n      misiunea concentreaza cele mai inalte scopuri ale organizatiei. Formularea misiunii este sarcina echipei fondatoare si se refera la scopul pentru care a fost infiintata organizatia respectiva, in anumite cazuri este stipulata de lege (pentru institutii si autoritati publice).

n      Prin declaratia de misiune sunt clarificate:

ce ofera organizatia, prin care este aratat rolul pe care si-l asuma in societate si este fixata granita activitatilor pe care le desfasoara

cui ofera, care sunt consumatorii

cum ofera, aratand astfel cum intentioneaza sa satisfaca nevoile consumatorilor

Ideal ar fi ca scopul sa poata fi exprimat intr-o singura propozitie, iar declaratia de misiune intr-un paragraf scurt.

Obiectivele proiectului

In vederea formularii corecte a obiectivelor se va raspunde cu precizie la urmatoarele intrebari:

n      Care sunt zonele cheie pe care dorim sa le schimbam prin acest proiect?

n      Care este segmentul de populatie care va fi implicat schimbare? (atentie, aici trebuie sa avem in vedere nu numai grupul-tinta - care, de altfel, va fi stabilit cu precizie - ci si categoriile de populatie cu care acesta interactioneaza major!)

n      Care este directia schimbarii pe care o dorim? (crestere sau imbunatatire, descrestere sau reducere)

n      Care este gradul sau proportia schimbarii?

n      Care este termenul (sau intervalul de timp) prevazut pentru atingerea gradului de schimbare?

Exista cateva reguli simple care ajuta la o buna definire a obiectivelor:

n      exprimarea trebuie sa fie concisa, prin propozitii afirmative simple

n      se vor evita cuvintele cu inteles neclar, ambiguu sau interpretabil, de genul; imbunatatire, perfectionare, intarire, etc.;

n      se va reduce pe cat posibil numarul adjectivelor;

n      se va acorda atentie verbelor, pentru ca acestea definesc actiuni (mai potrivite pentru misiune), iar obiectivele sunt stari

n      in formularea obiectivului nu trebuie inclusa calea de atingere a acestuia

n      acolo unde este posibil, se mentioneaza grupul tinta.

Obiectivele se pot clasifica in:

n      obiective cantitative si calitative sau

n      obiective pe termen lung (largi) si pe termen scurt (imediate)

Orice proiect bine facut va avea un amestec de diferite tipuri de obiective, iar acestea vor trebui masurate separat.

Pentru a avea succes:

n      obiectivele generale ale proiectului Dvs. sa fie similare cu obiectivele concrete sau prioritatile enuntate de finantator in Ghidul de finantare

n      obiectivele imediate ale proiectului Dvs. sa arate modul in care solutia pe care o propuneti in cadrul proiectului va contribui la realizarea scopului.

Foaie de lucru - obiective

Rezultatele asteptate reprezinta finalitatea proiectului, justificarea existentei sale. De obicei ele sunt cantitative si calitative. Trebuie sa fie masurabile, vizibile si specifice, reprezentand, de fapt, atingerea obiectivelor propuse. Pentru a se asigura buna functionare a proiectului este bine ca fiecarui obiectiv stabilit initial (si, eventual, adaptat pe parcurs) sa-i coincida un rezultat, pentru validare.

Activitatile sunt exprimate ca procese. Ele sunt actiunile necesare pentru a transforma resursele date in rezultate planificate intr-o perioada de timp specificata.

Caracteristicile activitatilor

toate activitatile esentiale pentru producerea rezultatelor anticipate sunt incluse

toate activitatile contribuie direct la obtinerea rezultatelor

sunt incluse doar activitatile care decurg prin proiect

activitatile sunt descrise in termeni de actiune

timpul estimat pentru fiecare activitate este realist

activitatile sunt potrivite situatiei

Structura de descriere a activitatilor unui proiect:

n      indicatorii de indeplinire: sunt reprezentati de rezultatele obtinute in urma efectuarii activitatii respective

n      descrierea activitatii in general si a subactivitatilor daca este cazul: este descrierea detaliata a ceea ce se face; o activitate se poate realiza si prin mai multe subactivitati

n      responsabilii din partea echipei de implementare: sunt persoanele desemnate, din cadrul echipei de proiect, care vor raspunde de o anumita activitate

n      evenimente de referinta: este punctul de reper in desfasurarea activitatii, la care se raporteaza celelalte activitati.

n      resurse alocate: sunt acele mijloace care se pot destina pentru realizarea proiectului

n      asigurarea calitatii: specificati ce masuri luati pentru a se asigura calitatea activitatii respective.

n      riscuri semnificative

n      planuri de rezerva pentru contracararea riscurilor

Exemplu: Activitatea 1: Amenajarea spatiilor de productie

n      Indicatori de indeplinire: spatiile de productie sunt pregatite pentru inceperea activitatilor, conform specificatiilor din Anexa X.

n      Descriere: aceasta activitate consta in actiunile de inchiriere, amenajare si igienizare a spatiului, de achizitie si de dotare cu echipamente, conform Anexei X. Actiunile de amenajare si igienizare vor fi subcontractate unui antreprenor, inchirierea spatiului si achizitia echipamentelor necesare functionarii va fi efectuata de catre echipa manageriala.

n      Activitatea 1 include 9 subactivitati paralele:

1-1 Licitatie pentru subcontractarea unui antreprenor

1-2 Amenajarea si igienizarea sediului (reparatii, adaptari de instalatii electrice, sanitare, zugraviri, tencuieli, vopsitorie, amenajare podele)

1-3 Receptionarea lucrarilor de amenajare

1-4 Definitivarea listei echipamentelor prin detalierea si completarea listei

1-5 Lansarea cererilor de oferta pentru achizitia echipamentului

1-6 Evaluarea si selectarea ofertelor

1-7 Achizitionarea echipamentelor si elementelor minime de ambient, conform procedurilor.

1-8 Instalarea echipamentului si elementelor de ambient.

1-9 Controlul si evidenta configuratiei logistice

n      Responsabili din partea echipei de management a proiectului sunt managerul de proiect, asistentul manager si responsabilul pentru logistica.

n      Evenimentele de referinta sunt (vezi diagrama Gantt - Anexa Y):

definitivarea inchirierii licitatiei

receptia lucrarilor de amenajare si igienizare

instalarea mobilierului, echipamentului si a elementelor de ambient

n      In privinta asigurarii calitatii, criteriile pentru evaluarea calitatii, masurile de prevenire a defectelor, actiunile necesare detectarii si corectarii acestora, demonstrarea respectarii criteriilor de calitate si a procedurilor de revizie vor fi detaliate intr-un studiu ce va fi elaborat de Contractor, aprobat de Partener si inclus in Raportul de Initiere.

n      Riscurile semnificative sunt:

intarzierea sau intreruperea lucrarilor de amenajare datorita unor cauze subiective

absenta unor oferte adecvate cerintelor in termenii fixati din cauze de forta majora

n      Planuri de rezerva pentru contracararea riscurilor:

pregatirea mai multor echipe de muncitori

cercetarea pietei pentru achizitii si in alte localitati

Aceasta structura este foarte completa si asigura clarificarea aspectelor cheie ale derularii proiectului. Puteti opta si pentru o structura mai simpla, dar din care sa nu lipseasca datele esentiale, ce definesc cel mai bine activitatea respectiva.

Resursele

n      Pentru a putea realiza scopul propus, managerul de proiect va avea la dispozitie anumite resurse. Din punct de vedere calitativ si cantitativ, la conceperea proiectului s-a considerat ca, utilizate eficient, vor permite atingerea scopului.

n      Cele mai importante resurse care stau la dispozitia unui manager de proiect sunt: oamenii, echipamentele, materialele, finantele, timpul, informatiile, spatiul, reputatia, imaginea etc.

n      Un alt aspect important privind resursele este ca, exceptand pe cele financiare, valoarea lor pentru proiect este in general relativa si depinde de capacitatea manageriala a celor care le folosesc.

Bugetul proiectului

buget pe categorii de cheltuieli

buget pe categorii de cheltuieli si pe activitati

buget pe surse de finantare

Ce este bugetul ?

Bugetul descrie un proiect, in totalitate, in termeni financiari.

Bugetul este un criteriu de masurare a rezultatelor proiectului.

Bugetul este o declaratie de planuri financiare pentru o perioada viitoare.

Redactarea bugetului presupune mai multe etape logice. Initial sunt adunate informatii despre ce doreste firma sa realizeze, care sunt limitele si ce influente interne si externe o vor afecta.

O etapa importanta in intocmirea bugetului este cea de estimare a cheltuielilor.

A. buget pe categorii de cheltuieli - grupeaza veniturile si cheltuielile pe categorii. Exemplu:

personal;

transport;

echipament;

instruiri;

publicatii;

cheltuieli indirecte.

B) buget pe categorii de cheltuieli si pe activitati - grupeaza cheltuielile pe categorii si pe activitati, in cadrul aceluiasi proiect. Exemplu:

C) buget pe surse - grupeaza cheltuielile pe categorii si pe surse de finantare care participa cu fonduri. Exemplu:

Estimarea bugetelor proiectelor

Bugetul reprezinta totalitatea necesitatilor de disponibilitati financiare pentru proiect.

In sens mai larg, bugetul poate fi privit ca o planificare a proiectului din punct de vedere financiar. Pregatirea unui buget detaliat si realist permite o imagine mai clara a resurselor necesare atingerii obiectivului proiectului. Astfel, bugetul atribuie valoare financiara activitatilor proiectului. De asemenea, bugetul reprezinta un instrument de control al resurselor financiare ale proiectului, orice abatere trebuind luata in considerare imediat ce a fost constatata.

Alcatuirea unui buget poate incepe de sus in jos (de exemplu, sunt firme care atribuie an de an aceeasi suma pentru departamentul de cercetare - dezvoltare, urmand ca acesta sa aloce sumele pe diferitele proiecte) sau de jos in sus, pornind de la necesarul fiecarei sarcini. Atribuirea de valori poate fi o sarcina simpla (de exemplu, pentru construirea unui spatiu sunt coeficienti care ne arata costul pe m²) sau complexa (in cazul unor activitati noi, de cercetare).

Etape in realizarea bugetului

a) Planificarea activitatilor proiectul;

b) Estimarea cheltuielilor in detaliu, pe fiecare activitate si sub-activitate;

c) Estimarea potentialelor surse de venituri;

d) Reconcilierea diferentelor dintre cheltuieli si venituri;

e) Fluxul de numerar (bani pentru efectuarea platilor - sume, perioade);

f) Aprobarea bugetului;

g) Stabilirea unor proceduri de supraveghere permanenta a costurilor comparativ cu bugetul, dupa inceperea proiectului;

h) Stabilirea unor proceduri de supraveghere permanenta a costurilor comparativ cu bugetul, dupa inceperea proiectului;

i) Revizuirea si actualizarea bugetului.

Imbunatatirea procesului estimarii costurilor

utilizarea softului specializat in previziuni;

includerea unor marje care asigura flexibilitatea actiunilor;

ierarhizarea obiectivelor.

Cercetarea pietei finantatorilor

identificarea cat mai multor surse de finantare posibile

strangerea unei cantitati de informatii suficienta

dezvoltarea unei baze de date care sa permita conturarea unei strategii de contactare a finantatorilor

Puteti sa va ganditi la mai multi finantatori pentru acelasi proiect, schimband ordinea prioritatii obiectivelor; sunt si finantatori care prefera sa finanteze proiecte in colaborare cu alti finantatori.

Surse de finantare:

- publice: proiecte guvernamentale la nivel: local; regional; national; international

- private - fundatii: ale comunitatii; la nivel national; cu scopuri speciale; particulare; ale unor companii.

Recomandari pentru realizarea bugetului:

Nu proiectati bugetul astfel incat sa acoperiti suma maxima eligibila

Studiati atent care cheltuieli sunt eligibile (achizitia de terenuri sau achizitia/inchirierea de cladiri este permisa doar daca acestea sunt indispensabile pentru implementarea proiectului)

Porniti de la ceea ce vreti sa realizati si descoperiti cu ce resurse o puteti face

Nu porniti de la resursele disponibile

Verificati lista de activitati si costurile pe care le presupun aceste activitati

Nu uitati de impactul inflatiei asupra cheltuielilor anticipate. O solutie este calcularea costurilor in EURO, la care se poate calcula o inflatie de 2,5 - 3%

Tineti seama de toate schimbarile care va pot afecta costurile

usoara supraevaluare este preferabila subevaluarii

Asigurati co-finantarea (contributia proprie), dovedind cu documente ca dispuneti de bunurile materiale si personalul (asa-numita contributie in natura) precum si de resursele financiare. Incercati sa asigurati un nivel al acestei co-finantari mai mare decat procentul minim solicitat

Finantatorul aminteste, uneori, in cadrul prezentarii proiectului posibilitatea solicitantilor de a achizitiona pentru proiect echipamente din tara de origine a finantatorului. Este recomandat sa apelati la aceasta solutie atunci cand dispuneti de oferte competitive

Toate articolele de buget trebuie divizate in componente individuale; trebuie specificat numarul de unitati pentru fiecare componenta

Intocmirea unui buget corect va dura destul de mult, deci incepeti din timp;

Consultati la intocmirea bugetului toate persoanele implicate in acesta - veti avea mai multe sanse sa fie realist si, in plus, va asigurati ca el va fi inteles si acceptat in mod flexibil si nu privit ca o masura birocratica de control;

Bugetul trebuie sa corespunda cu contractul de finantare.

REZUMAT

Problema:

Parlamentarii care reprezinta judetul nostru nu mentin o legatura continua si eficienta cu alegatorii pe durata mandatului. Dupa o monitorizare a prezentei si activitatii celor 10 deputati si 4 senatori in circumscriptie, membrii Asociatiei noastre au remarcat faptul ca 6 din cei 14 parlamentari trec extrem de rar prin judetul nostru la sfarsit de saptamana (ei locuind in Bucuresti), iar ceilalti 8 isi rezuma relatia cu alegatorii la audientele pe care le organizeaza la birourile lor. In acest fel consideram ca nu se poate vorbi de o reprezentare in Parlament a intereselor cetatenilor din judetul nostru.

Prezentarea organizatiei si legatura organizatiei cu problema:

Asociatia 'Prietenii demnitarilor' a avut o serie de activitati in sensul schimbarii acestei stari de lucruri in ultimii 2 ani. Membrii nostri au organizat mese rotunde si intalniri publice pe tema unor proiecte de lege aflate in dezbaterea Parlamentului la data respectiva. In doua randuri, in urma participarii la intalnirile publice, parlamentarii nostri au fost determinati sa sustina in Parlament opiniile si propunerile avansate de electoratul din judetul nostru. Aceste lucruri au facut ca prestigiul Asociatiei noastre sa creasca, atat in ochii cetatenilor cat si in cei ai parlamentarilor.

Scop si obiective:

Din pacate insa, aceste eforturi nu au fost menite sa schimbe in bine atitudinea parlamentarilor si modul lor de lucru cu circumscriptia pe care o reprezinta. Astfel, consideram necesara demararea unui proiect avand ca scop imbunatatirea relatiei dintre parlamentarii judetului nostru si alegatorii. Ca obiective ale acestui proiect ne-am propus:

a)      sa organizam un seminar de instruire pentru parlamentarii nostri pe tema activitatii in circumscriptie, la care lectori urmeaza sa fie 3 parlamentari cu experienta vest-europeni;

b)      organizarea la sfarsitul fiecarei luni a unei intalniri a parlamentarilor judetului cu reprezentanti ai sindicatelor, organizatiilor neguvernamentale, jurnalisti etc., in care sa se discute despre activitatea parlamentarilor in luna respectiva si despre proiecte de lege aflate in dezbatere;

c)      editarea unui buletin informativ o data la doua luni, care sa cuprinda informatii despre activitatea parlamentarilor judetului nostru.

Metode:

Pentru atingerea acestor obiective, vom apela la sprijinul unor organizatii straine cu care colaboram, ne vom intalni cu fiecare parlamentar in parte pentru a-i convinge de implicarea in acest proiect, vom angaja o persoana care sa stea tot timpul in Parlament (pe durata dezbaterilor) si sa culeaga informatii despre activitatea parlamentarilor judetului nostru.

Evaluare:

In evaluarea acestui proiect vom avea in vedere numarul de parlamentari participanti la seminarul de instruire, numarul de parlamentari participanti la seminariile lunare organizate de noi, precum si numarul de proiecte de lege influentate de reprezentanti ai structurilor asociatiei sau alti cetateni din judet.

Buget:

Bugetul total al acestui proiect se ridica la 35.000$, din care 10.000$ i-am obtinut de la Fundatia Drepturilor Cetatenesti, 5.000$ este contributia organizatiei noastre, iar 20.000$ va solicitam dumneavoastra.

Durabilitate:

Dupa derularea acestui proiect vom lucra pentru stimularea in continuare a parlamentarilor in colaborarea lor cu circumscriptia si pentru mentinerea unei legaturi stranse cu alegatorii. Finantand acest proiect contribuiti la sporirea rolului jucat de cetatenii din judetul nostru in cadrul procesului legislativ si implicit la intarirea democratiei in Romania.

Evaluarea

1. Proceduri de evaluare a rezultatelor din evenimentele de referinta: in momentele cand intervin evenimentele de referinta, echipa manageriala va analiza starea reala a proiectului in sedinte de progres si o va inregistra in rapoarte periodice, comparand gradul de finalizare real cu cel estimat.

2. Proceduri de evaluare a rezultatelor finale: la incheierea proiectului se va evalua fiecare componenta, satisfacerea cerintelor, indeplinirea obiectivelor; se va intocmi un raport final; evaluarea finala va urmari: indeplinirea sarcinilor de catre contractant, identificarea celor mai bune metode de asigurare a continuitatii, asigurarea unui fundament pentru actiunile viitoare. In evaluarea finala urmariti:

eficienta: este raportul dintre rezultat si resursele investite

eficacitatea: este raportul dintre rezultatul obtinut si rezultatul proiectat

economia: este raportul dintre costurile reale si costurile prevazute

impactul rezultatului proiectului

participarea: este raportul dintre numarul real de beneficiari si numarul de beneficiari estimat in proiect

adresabilitatea: este raportul dintre grupurile real asistate si grupurile tinta din proiect

disponibilitatea: reprezinta numarul si calitatea serviciilor oferite.

adecvarea: reprezinta raportul dintre serviciile oferite si nevoile beneficiarilor.

acceptabilitatea: este raportul dintre serviciile oferite si satisfactia beneficiarilor.

3. Proceduri de evaluare specifica:

evaluarea personalului: vor fi efectuate atat evaluarea initiala cat si evaluari periodice ale personalului angajat in proiect.

evaluarea serviciilor: procedura de evaluare va avea un caracter principial, interactiv si va utiliza sondajele si chestionarele; evaluarea serviciilor va avea la baza o permanenta relatie de feed-back intre ofertantul de servicii si beneficiari.

Foaie de lucru - evaluare planul raport final

Foaie de lucru - planul proiectului

Prezentarea organizatiei

Instrumente specifice:

Analiza SWOT (mediu intern: punctele tari, punctele slabe; mediu extern: oportunitatile, amenintarile)

Matricea BCG utilizata pentru a compara diferitele unitati strategice din portofoliul unei firme in functie de doi parametri: pozitia competitiva, data de partea relativa de piata, si rata de crestere a pietei

Analiza obiectivelor si prioritatilor unui program in corelatie cu obiectivele si strategia organizatiei

In analiza corelativa trebuie sa faceti urmatorii pasi:

n      Pasul 1. Identificarea obiectivelor si prioritatilor programului

Studiul atent al ghidului solicitantului va va ajuta in identificarea obiectivelor si prioritatilor programului ce va intereseaza.

n      Pasul 2. Identificarea obiectivelor proprii, relevante pentru programul de finantare

Analizati propria organizatie, studiati-i obiectivele si hotarati care sunt acele obiective relevante pentru programul care va intereseaza.

n      Pasul 3. Corelarea obiectivelor si prioritatilor programului cu obiectivele si strategia organizatiei dumneavoastra

Dupa ce ati identificat obiectivele si prioritatile programului si ale propriei organizatii, faceti corelatia intre obiectivele si prioritatile programului cu obiectivele si strategia organizatiei dumneavoastra.

n      Pasul 4. Verificati daca prioritatile identificate sunt luate in calcul de catre conducerea organizatiei

In acest moment trebuie sa discutati cu factorii de decizie din organizatia dumneavoastra, carora sa le expuneti obiectivele si prioritatile programului. Aflati daca acestea sunt agreate de conducere.

n      Pasul 5. Actiunea de convingere a factorilor de decizie din organizatia dumneavoastra ca prioritatea identificata de dumneavoastra trebuie luata in consideratie pentru stabilirea planului de actiune viitoare

Dupa ce ati descoperit ca programul este agreat de conducere, faceti eforturi pentru a convinge persoanele de decizie asupra necesitatii elaborarii proiectului.

Foaie de lucru - subventii viitoare

Foaie de lucru - scurta prezentare a organizatiei

Recomandari generale:

n      verificati daca ati completat toate campurile din cererea de finantare si toate anexele cerute

n      nu uitati de criteriile de evaluare ale finantatorului

n      daca apare alternativa atasarii unei anumite anexe, optati pentru atasarea sa

n      utilizati un limbaj clar, concis, documentat, insa fara termeni de stricta specialitate

n      sustineti-va afirmatiile prin statistici relevante, realizate de cercetatori / organizatii independente

n      Managerii companiilor mici si mijlocii nu sunt informati, nu constientizeaza impactul aderarii asupra domeniului lor de activitate.

n      Doar 10% din managerii IMM-urilor au citit un studiu despre impactul aderarii la UE, 73% nu au citit iar 13% nu au auzit de existenta unor asemenea analize (Sursa: Revista de afaceri IMM, nr. 44, ianuarie - februarie 2004, Studiu realizat de ISRA Center Marketing Research)

n      faceti referire la legislatia in domeniu, precum si la documentele strategice in domeniul dvs. de activitate; "imprumutati" expresii din aceste documente, ca sa "vorbiti" aceeasi limba cu evaluatorii

n      Planul de Dezvoltare Regionala 2004 - 2006; Strategia nationala de actiune comunitara

n      nu uitati de logica "ferastraului" in analiza matricei cadru-logic

Cel mai des intalnite dificultati sunt cele legate de cercetarea prealabila pe care trebuie sa o realizeze initiatorul de proiect si in care acesta trebuie sa adune informatiile cele mai veridice si mai pertinente, in masura sa puna fenomenul in evidenta. Datele colectate trebuie sa fie din surse cat mai oficiale, din presa sau rezultate ale unor studii sociologice. Cu cat varietatea surselor este mai mare iar concluziile sunt asemanatoare referitoare la fenomenul studiat, cu atat sunt mai elocvente argumentele pentru finantator. Dificultati apar si in gasirea unor elemente de noutate in modul de tratare a problemei vizate, atunci cand acest lucru este cerut de finantator.

Tabelul nr.1. Matricea cadru - logic pentru proiectele de dezvoltare

Planificarea proiectelor "interne"

Scopul planificarii este de a facilita derularea proiectului. Lumea este plina de planuri care nu au ajuns niciodata realitate. Tehnicile de planificare prezentate incearca sa "netezeasca" drumul de la idee la indeplinirea proiectului. Managementul unui proiect nu este un lucru usor, iar planurile sunt facute pentru a ilustra acest proces. Planurile trebuie sa fie suficient de detaliate pentru a determina ce trebuie facut, insa suficient de simple pentru ca executantii sa nu se piarda in excesul de informatii.

Procesul de planificare trebuie sa fie direct si sistematic; niciodata insa el nu este atat de direct si sistematic cat l-ar vrea teoreticienii. Planificarea este insa un proces iterativ - planuri mai bune sunt dezvoltate plecand de la planuri nu atat de bune. Procesul poate fi descris ca fiind formal, insa in realitate el nu se deruleaza atat de formal. Parti ale planurilor sunt realizate de catre indivizi, grupuri informale si echipe de planificare, si sunt integrate si imbunatatite ulterior.

Coordonarea initiala

Este vital ca obiectivele proiectului sa fie clar legate de misiunea firmei. Managementul de varf trebuie sa defineasca intentiile firmei in desfasurarea proiectului si sa descrie rezultatele asteptate ale acestuia. Fara un start clar, planificarea poate sa nu-si atinga scopurile. Este de asemenea important ca un reprezentant al top-managementului sa fie prezent la prima intalnire a membrilor echipei ca simbol al sprijinului la varf de care se bucura proiectul.

La aceasta intalnire initiala de coordonare, proiectul trebuie explicat cu suficiente detalii pentru a rezulta o intelegere de ansamblu. Daca proiectul este similar cu alte proiecte deja derulate ale firmei, intalnirea poate fi scurta si de rutina; daca proiectul este singular in cele mai multe din aspectele sale, sunt necesare discutii mai profunde. Rezultatele acestei prime sedinte se materializeaza in:

stabilirea obiectivelor tehnice;

acceptarea principalelor domenii de responsabilitate in ceea ce priveste performantele;

realizarea unor schite de buget si a unor grafice de desfasurare a activitatilor in timp.

Fiecare parte responsabila de un anumit domeniu va aduce apoi, la intalnirile urmatoare, planuri detaliate referitoare la modul in care isi va indeplini aceste responsabilitati. Aceste planuri vor contine descrieri ale sarcinilor, bugetelor si termenelor. Aceste planuri partiale sunt revazute si integrate in cadrul planului proiectului, care este aprobat de fiecare grup in parte, de managerul de proiect, iar apoi de managementul de varf. Dupa aceste aprobari (care pot insemna noi modificari ale proiectului), orice modificare semnificativa a planurilor trebuie propusa si acceptata formal, printr-un ordin de modificare.

Cand proiectul are drept scop un produs /serviciu destinat unui client exterior firmei, procesul de planificare are aceleasi etape, insa aprobarile pentru plan si implicit pentru schimbari ulterioare ale specificatiilor trebuie obtinute si de la client. O problema comuna care apare in aceasta faza este neconcordanta intre "promisiunile" facute clientului de catre responsabilii de marketing si ceea ce pot si stiu sa faca cei din departamentul de productie. Participarea reprezentantilor acestora din urma la intalnirile cu clientul, pentru a tempera optimismul oamenilor de marketing, poate induce dificultati in negociere si/sau prezentare.

Elementele planului proiectului sunt, in mare parte, cele cerute de catre finantatorul extern in cererea de finantare (discutata in paragrafele anterioare). Pentru un proiect initiat, finantat si derulat de o firma, in general, aceste elemente constau in:

rezumatul proiectului - este un sumar al obiectivelor si rezultatelor proiectului, fiind destinat managementului de varf; contine o scurta explicatie a legaturii intre obiectivele generale ale firmei si proiect, o descriere a structurii manageriale a proiectului si etapele principale care vor fi derulate;

obiectivele - detalierea obiectivelor generale prezentate in sectiunea anterioara; include atat profitul cat si obiectivele tehnice;

abordarea generala - cuprinde atat aspecte de administrare cat si tehnice: accesul la tehnologiile disponibile, eventuala utilizare a subcontractarilor;

aspecte contractuale - aceasta sectiune importanta include o lista completa a rapoartelor cerute, a comitetelor de avizare, a procedurile de modificare si anulare, cererile proprietarilor, alte aranjamente si contracte; aceasta lista trebuie sa fie exhaustiva - daca exista dubii asupra introducerii sau nu a unui document in aceasta lista, managerul prevazator alege prima varianta;

termene - se evidentiaza si principalele etape ale proiectului; durata diferitelor sarcini trebuie estimata de catre cel care o realizeaza;

resursele - exprimate atat sub forma de echipamente, constructii, logistica, materiale si consumabile etc., cat si financiara; capitalul si cheltuielile curente sunt detaliate pe sarcini; ele trebuie sa conduca la un buget total; sunt precizate de asemenea procedurile de monitorizare si control;

personalul - sunt precizate necesarul de personal, abilitatile si pregatirea cerute, eventualele probleme de recrutare; sunt precizate legaturile cu termenele si bugetul prezentate in sectiunile anterioare;

metode de evaluare - descrierea procedurilor urmate in monitorizarea si evaluarea realizarilor proiectului;

probleme potentiale - greseli in subcontractare, defectiuni tehnice, greve, vreme rea, limitari ale resurselor, insuficienta autoritate; exista conditii in cadrul fiecarui proiect care favorizeaza aparitia acestor evenimente nedorite; o considerare a lor poate avertiza si reduce din impactul crizei atunci cand se produce.

O data ce planul este finalizat, el trebuie distribuit tuturor partilor interesate.

Integrarea proiectelor in strategia firmelor

Importanta planificarii poate fi cu greu supraestimata.

Factorii strategici importanti asociati cu succesul implementarii unui proiect sunt:

misiunea proiectului (clar definita si comunicata inca de la inceperea proiectului);

sprijinul top-managementului (aratat in momentele cheie, de inceput si in cazul crizelor);

planul proiectului - detalii asupra etapelor principale in ceea ce priveste termenele si resursele.

Integrarea sistemelor proiectului in termeni de cost, performanta si eficienta joaca un rol major in succesul sau esecul sau.

Un instrument util il constituie matricea sarcinilor proiectului, prin care se precizeaza persoanele care raspund, sprijina, trebuie informate sau aproba o anumita actiune. Un grafic al responsabilitatilor este util pentru a ilustra relatiile care exista intre personal si actiuni si pentru identificarea coordonarii necesare. Identificarea problemelor de coordonare si de interfata se realizeaza prin intermediul analizei TREND, care se bazeaza pe ilustrarea diferentelor de statut sau prestigiu, dependentei in indeplinirea sarcinilor si incertitudinii.

Cauzele erorilor de estimare

Estimarea costurilor si a termenelor pune intotdeauna probleme. Cele mai importante cauze ale decalajelor intre nivelul planificat si cel real sunt:

planificatori neexperimentati - adesea estimarile sunt facute pe baza "amintirilor" legate de proiectele anterioare; se dau cateva telefoane la cei care au fost responsabili si apoi se furnizeaza estimarile, care puse cap la cap vor alcatui planul proiectului; majoritatea estimarilor astfel obtinute sufera de optimism (se subestimeaza problemele potentiale), de partialitate (se uita anumite elemente) si de lipsa de rigurozitate (nu se respecta anumite principii, astfel incat estimarile facute luni vor fi foarte diferite de altele facute joi, de exemplu);

ruptura intre fazele din amonte si aval - promisiunile facute de responsabilii marketing tind sa depaseasca ceea ce serviciul tehnic poate realiza, in special datorita sistemelor de remunerare in functie de vanzari;

optiuni tehnice gresite - adesea se relateaza despre costuri si termene depasite datorita defectiunilor tehnice;

schimbarile introduse in cadrul proiectelor - datorita mediului extern sau intern.

factori psihologici - o idee noua poate genera un optimism exagerat si in ceea ce priveste costurile si termenele;

dumping - pentru a se castiga o licitatie, de exemplu, se propun din start preturi mai mici decat costurile; o data contractul castigat, se spera ca se vor putea modifica parametrii proiectului pentru a genera un profit.