Contabilitatea decontarilor comerciale

Contabilitatea decontarilor comerciale

Continutul decontarilor comerciale

Intreprinderile isi desfasoara activitatea in contextul unui sistem complex de relatii de decontare cu furnizorii, cu clientii, cu angajatii, cu organismele de asigurare si protectie sociala, cu bugetul statului si alte organisme publice, cu grupul de asociati si cu subunitatile, precum si cu alte persoane fizice si juridice, care in contabilitate poarta denumirea de terti.

Aceste relatii comerciale curente genereaza, in contabilitate, aparitia datoriilor pentru beneficiar si a creantelor pentru furnizor sau prestator, ambele situatii avand termene de decontare, de regula, sub un an.

Datoriile (obligatiile) intreprinderii reprezinta surse straine atrase de la creditori. Existenta lor este generata de decalajul de timp 525d38f dintre momentul primirii valorilor economice si cel al livrarii unui echivalent valoric sau a unei contraprestatii pe masura. Agentii economici care au avansat valorile economice poarta denumirea de creditori.

Reflectarea contabila a acestor datorii incepe odata cu crearea angajamentelor si inceteaza in momentul stingerii (platii) lor.

Creantele intreprinderii reprezinta drepturile generate de existenta unui decalaj intre momentul livrarii unor bunuri economice sau prestarii unor servicii si cel al decontarii, adica a primirii unui echivalent valoric sau a unei contraprestatii pe masura. Agentii economici care au beneficiat de bunurile si valorile avansate, poarta denumirea de debitori.

Evaluarea datoriilor si creantelor se face in momentul aparitiei lor la valoarea nominala consemnata in documente, adica a sumelor datorate, respectiv a sumelor de incasat sau de decontat.

Datoriile si creantele exprimate in devize se inregistreaza in contabilitate in lei, la cursul de schimb existent la data efectuarii operatiilor care le-au generat.

Diferentele de curs valutar ce apar intre data platii datoriilor respectiv incasarii creantelor in valuta si data la care au fost inregistrate initial, sunt recunoscute ca venituri financiare (la datorii - cursul valutar scade, la creante cursul valutar creste) respectiv cheltuieli financiare (la datorii cursul valutar creste, la creante cursul valutar scade) in perioada in care apar.

Organizarea sistemului informational contabil al decontarilor comerciale

Existenta unei mari varietati de relatii economice din care iau nastere datorii si creante genereaza o diversitate de documente primare care le consemneaza.

Prezentarea succinta a  categoriilor de datorii si creante corelate cu principalele documentele aferente ar fi:

- angajarea respectiv stingerea datoriilor si a creantelor fata de furnizori si respectiv clienti presupune utilizarea de: facturi, facturi fiscale, aviz de insotire a marfii, ordin de plata, cec, bilet la ordin, cambie, chitanta;

- angajarea respectiv stingerea datoriilor si a creantelor fata de personalul unitatii presupune utilizarea de: state de plata, lista de indemnizatii, lista de avans chenzinal, lista pentru platile partiale, ordin de deplasare, chitanta;

Principalele documente cu caracter operativ utilizate pentru evidenta datoriilor si creantelor sunt:

Registrul de comenzi si Fisa de urmarire a executarii comenzilor, utilizate pentru urmarirea realizarii contractelor incheiate cu furnizorii de bunuri si servicii.

Fisa de urmarire a contactelor, folosita pentru urmarirea livrarilor de bunuri si servicii catre clienti.

Relatiile economice care dau nastere la datorii si creante comerciale impun existenta unui numar semnificativ de persoane fizice sau juridice, a caror urmarire individuala se realizeaza prin organizarea contabilitatii analitice.

Urmarirea datoriilor si a creantelor se realizeaza valoric, eventual cu distinctie asupra datei si documentului de creare a lor, respectiv a datei si documentului de stingere a lor.

Contabilitatea analitica se tine cu ajutorul "Fiselor de cont pentru operatii diverse" sau cu diferite situatii intocmite prin programele informatice.

Contabilitatea sintetica a decontarilor comerciale

Cumpararile de bunuri si servicii de catre o intreprindere, de la furnizori interni sau externi, genereaza datorii care, de regula se sting prin plata contravalorii bunurilor si serviciilor achizitionate. Dupa modul de decontare a datoriilor comerciale:

datorii provenite din cumparari pe credit comercial, care se achita prin instrumentele obisnuite de plata (ordin de plata);

datorii privenite din cumparari pe credit cambial, care peresupune ca decontarea se face prin intermediul efectelor de comert (trata, biletul la ordin).

Contabilitatea datoriilor din cumparari se conduce cu ajutorul grupei de conturi 40 "Furnizori si conturi asimilate", detaliata pe urmatoarele conturi operationale:

401 "Furnizori";

403 "Efecte de platit";

404 "Furnizori de imobilizari";

405 "Efecte de platit pentru imobilizari";

408 "Furnizori facturi nesosite";

409 "Furnizori - debitori", respectiv:

4091 "Furnizori-debitori pentru cumparari de bunuri de natura stocurilor"

4092 "Furnizori-debitori pentru prestari de servicii si executari de lucrari"

Toate conturile din grupa 40 "Furnizori si conturi asimilate" sunt conturi cu functie de pasiv, cu exceptia contului 409"Furnizori - debitori", cu cele doua conturi operationale de gradul II, care avand cifra noua pe treapta a 3-a a simbolului contului, au o functie inversa.

Vanzarile de bunuri si servicii de catre furnizori genereaza drepturi de creanta asupra cumparatorilor. Dupa modul de decontare, creantele comerciale se impart in:

creante din vanzari pe credit comercial;

creante din vanzari pe credit cambial.

Contabilitatea creantelor din vanzari de bunuri si servicii se conduce cu ajutorul conturilor din grupa 41 "Clienti si conturi asimilate" care cuprinde urmatoarele conturi operationale:

"Clienti"

o       4111 "Clienti";

o       4118 "Clienti incerti sau in litigiu"

"Efecte de primit de la clienti";

"Clienti - facturi de intocmit", si

"Clienti - creditori".

Toate conturile mentionate functioneaza dupa regulile conturilor de activ, cu exceptia contului 419 "Clienti creditori" care are functia inversa, fiind, deci, un cont de pasiv

In cazul in care furnizorul accepta, in contul datoriei cumparatorilor, efecte de comert, creditul comercial acordat de furnizor devine credit cambial, folosindu-se in acest scop contul 413 "Efecte de primit de la clienti". La cumparator, in locul contului 413 "Efecte de primit de la clienti" apar conturile 403 "Efecte de plata" si 405 "Efecte de plata pentru imobilizari"

Drepturile de creanta din livrari de bunuri si prestari de servicii neincasate in termen de catre furnizori, ca urmare a solvabilitatii reduse a clientilor sau a notificarii si actionarii acestora in judecata pentru recuperarea creantelor, dau dreptul furnizorului de a trece drepturile de creanta in contul 4118 "Clienti incerti sau in litigiu".

Livrarile de bunuri si servicii facute catre clienti, pentru care nu s-au intocmit facturile fiscale se contabilizeaza cu contul 418 "Clienti facturi de intocmit", iar TVA aferenta acestora este considerat pana in momentul intocmirii facturii ca si TVA neexigibila. La cumparator datoria se inregistreaza in contul 408 "Furnizori - facturi nesosite"

In raporturile dintre furnizori si beneficiari, ca urmare livrarilor de bunuri si servicii, apar situatii in care furnizorii acorda beneficiarilor reduceri de preturi . Astfel, in literatura de specialitate intalnim  doua categorii de reduceri de pret:

- reduceri comerciale: rabatul, remiza, risturnul;

- reduceri financiare: scontul.

Rabatul reprezinta reducerea aplicata de catre furnizor asupra pretului de vanzare pentru calitatea inferioara a bunurilor livrate.

Remiza reprezinta reducerea pe care furnizorul o acorda pentru importanta cumparatorului in clientela vanzatorului, fidelitatea clientului, volumul mare al unor comenzi.

Risturnul este o reducere ce poate fi acordata pentru depasirea unui plafon valoric anual al cumpararilor stabilit prin contract.

Scontul este reducerea financiara de care poate beneficia clientul, daca acesta isi plateste inainte de scadenta datoria, contabilizandu-se, in contabilitatea cumparatorului, ca si un venit financiar iar la vanzator ca o cheltuiala financiara. In acest scop se folosesc conturile 767 "Venituri din sconturi obtinute" si 667 "Cheltuieli privind sconturile acordate"

Toate aceste reduceri de pret trebuie sa fie convenite intre parti si prevazute in contact ca si clauze contractuale.

Metodologia de calcul a reducerilor:

- reducerile comerciale premerg reducerile financiare;

- reducerile se aplica asupra netului anterior;

- se opereaza intai rabaturile, apoi remizele;

- in baza de calcul a TVA nu se includ reducerile comerciale si financiare indiferent daca acestea sunt acordate la facturarea bunurilor sau ulterior.

In anumite situatii (in cazul bunurilor de valoare mare, cu ciclu lung de fabricatie) cumparatorul acorda furnizorului avansuri in contul bunurilor care urmeaza a fi realizate si livrate de furnizor. Astfel, cumparatorul devine creditorul furnizorului, pe perioada dintre momentul acordarii avansului si momentul decontarii valorii bunurilor ce formeaza obiectul tranzactiei comerciale, iar furnizorul devine debitor pentru avansul primit.

Raporturile de decontare furnizor-client, generate de acordarea avansurilor comerciale se reflecta, in contabilitate, cu ajutorul contului 409 "Furnizori - debitori", la cumparator si cu ajutorul contului 419 "Clienti - creditori", la furnizor. De asemenea, contul 409 "Furnizori - debitori" se utilizeaza in contabilitatea cumparatorului si pentru contabilizarea ambalajelor de circulatie care circula pe principiul restituirii, facturate de furnizor

Daca avansul comercial se acorda pentru prestari de servicii si executari de lucrari se foloseste contul 4092 "Furnizori - debitori pentru prestari de servicii si executari de lucrari", iar daca acesta se acorda pentru achizitionarea de imobilizari, intervin conturile 232 "Avansuri acordate pentru imobilizari corporale", respectiv contul 234 "Avansuri acordate pentru imobilizari necorporale".

Exemplificam cele prezentate mai sus prin urmatoarele aplicatii:

1. O intreprindere achizitioneaza pe  baza de aviz de insotire a marfii materii prime in valoare de 10.000 lei si TVA 19%. Ulterior se primeste factura care se deconteaza prin ordin de plata. Se vand apoi, produse finite la pretul de vanzare de 15.000 lei si TVA 19%, costul de productie fiind de 8.000 lei. La sfarsitul lunii se regularizeaza TVA-ul.

Varianta: Se considera aceleasi date cu mentiunea ca pretul de vanzare al produselor finite e de 9.000 lei si TVA 19%.

2. Societatea A livreaza societatii B marfuri in valoare de 100.000 lei si TVA 19%. Costul de achizitie al marfurilor livrate de societatea A este de 80.000 lei. Furnizorul accepta ca decontarea sa se faca pe baza unui bilet la ordin intocmit de client. Dupa primirea efectului comercial, furnizorul il depune la banca si se incaseaza la scadenta. 

Sa se inregistreze aceste operatii atat in contabilitatea furnizorului cat si a clientului.

a)      In contabilitatea societatii A:

b)      In contabilitatea societatii B:

3. Se vand unui client marfuri pe baza de aviz de insotire a marfii in valoare de 10.000 lei si TVA 19%; ulterior se intocmeste si factura. Decontarile se fac prin banca. Sa se inregistreze aceste operatii in contabilitatea ambelor societati.

a)      In contabilitatea furnizorului:

b)      In contabilitatea clientului: