Procedura actelor notariale

PROCEDURA ACTELOR NOTARIALE

REGULI COMUNE PENTRU INDEPLINIREA ACTELOR NOTARIALE

Reglementarile activitatii notariale consacra unele reguli general aplicabile pentru intocmirea actelor notariale.

Aceste reguli isi au ratiunea in obligativitatea garantarii de catre modul de incheiere a actelor notariale, a fortei si importantei juridice ce este prezumata in cazul acestor inscrisuri. Ceea ce contribuie la formarea acestei prezumtii este nu numai imprejurarea ca sunt opera unui organ ce detine autoritatea statala ci si faptul ca la intocmirea actelor notarul public este obligat sa desfasoare o activitate de cercetare si verificare pentru stabilirea situatiei reale de drept si fapt precum si aplicarea in conscinta a legii. Acest aspect provine din principiul rolului activ al notarului public.

1. FAZA PREMERGATOARE INCHEIERII ACTELOR NOTARIALE

A. Constatarea identitatii partilor

Pentru intocmirea actelor notariale, Legea (art. 50), dispune ca notarul public va proceda la constatarea identitatii partilor sau, dupa caz, a reprezentantilor sau a celor chemati sa incuviinteze actele indeplinite. Obligativitatea expresa si de neinlaturat al acestei dispozitii evidentiaza importanta identitatii partilor, element ce influenteaza in mod direct garantia de sinceritate a inscrisului care reprezinta si certitudinea ca persoanele care figureaza in act sunt aceleasi cu cele ce au participat la intocmire si si-au dat consimtamantul.

Pe langa acest aspect prin indeplinirea acestei cerinte se poate proba in cazul unui proces prezenta in acel moment in fata notarului public a persoanei ce a participat la incheierea actului.

De la aceasta cerinta fac exceptie actele ce nu inglobeaza in ele consimtamantul persoanei, pentru aceste acte fiind important obiectul si nu persoana care il solicita. Asemenea acte sunt: darea de data certa, legalizarile de copii dupa inscrisuri, precum sI legalizarea semnaturii traducatorului.

Constatarea identitatii persoanei inseamna stabilirea numelui si prenumelui acesteia, a domiciliului sau, dupa caz, a denumirii si a sediului, precum si, daca mai este cazul, a tuturor elementelor ce o disting.

Potrivit prevederilor art. 50, partile participante la actul notarial pot fi identificate de notarul public prin mentiunea ca le cunoaste personal. In situatia necunoasterii personale, identitatea acestora va fi stabilita, obligatoriu, folosind urmatoarele mijloace:

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; acte de identitate sau legitimatii oficiale prevazute cu stampila, semnatura si fotografia posesorului;

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; atestarea avocatului care asista partea;

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; doi martori de identitate, cunoscuti personal de notarul public sau identificati conform celor mentionate mai sus.

Legea, datorita garantiilor pe care trebuie sa le prezinte martorii nu recunoaste aceasta calitate:

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; persoanelor care nu au implinit 18 ani ;

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; celui care figureaza in act ca parte sau beneficiar;

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; celui care din cauza unei deficiente fizice sau psihice nu este apt pentru dovedirea identitatii.

Identitatea minorilor pana la 14 ani se stabileste potrivit certificatului de nastere; in cazul militarilor in termen, prin inscrisuri emanate de la autoritatea militara cu conditia ca acestea sa poata, prin continutul lor, servi la identificare; iar in cazul detinutilor prin dovada inregistrarii acestora in registrul penitenciar si prin atestarea comandantului locului de detinere.

B. Verificarea calitatii si capacitatii partilor

Notarul public are obligatia de a verifica calitatea si capacitatea partilor cu ocazia indeplinirii urmatoarelor categorii de acte:

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; acte cu caracter patrimonial ;

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; acte privind statutul civil al persoanei.

Aceasta obligatie nu subzista in cazul solicitarii intocmirii unor acte pentru valabilitatea carora legea nu determina o relevanta a persoanei solicitante (enumerate anterior).

a)   &n 353d37d bsp; Procedura verificarii calitatii partilor.

Notarul stabileste calitatea partilor pe baza titlurilor legale pe care acestea le prezinta si care justifica participarea lor. Titlurile respective trebuie sa provina de la organele abilitate si sa indeplineasca conditiile de forma si de fond prevazute de lege. Astfel, verificare calitatii va consta in cercetarea daca persoana prezenta este titulara drepturilor prezentate in baza raportului juridic cuprins in actul respectiv sau in cazul reprezentarii daca persoana prezenta este cea imputernicita prin procura sau este reprezentantul legal al titularului dreptului.

Constatarea lipsei calitatii, daca aceasta reprezinta o conditie necesara pentru incheierea actului va determina notarul public sa refuze incheierea actului. Totusi partile pot stabili expres in act ca renunta la verificarea calitatii, notarul putand da curs unei astfel de invoieli doar in masura in care modul de stabilire al calitatii nu este determinat special si obligatoriu printr-o dispozitie expresa a legii.

b)    Procedura verificarii capacitatii partilor.

Daca conditia calitatii partii se refera la posibilitatea acesteia de a participa la incheierea unui anumit act juridic, capacitatea se refera la incheierea in general a actului juridic. Datorita conditiilor generale impuse pentru incheierea actelor civile conditii intre care capacitatea este un element dintre cele mai importante si pentru ca lipsa acesteia se sanctioneaza cu nulitatea absoluta, notarul public la incheierea actului este obligat sa verifice capacitatea persoanelor sub cele trei aspecte ale sale: folosinta, exercitiul si discernamantul.

Existenta capacitatii se verifica pe baza actelor doveditoare prezentate de parti. In cazul in care partile dovedesc capacitatea de folosinta si de exercitiu deplina a dreptului civil, notarul public va putea proceda in principiu la intocmirea actelor solicitate de parti.

Pentru situatia lipsei capacitatii de exercitiu pentru ca totusi, titularul dreptului sa poata beneficia de pe urma acestora in legislatie, se recunoaste posibilitatea acestora, de a dispune in urmatoarele conditii:

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; reprezentarea legala este urmarea fie a unei incapacitati de exercitiu naturale (cazul minorului sub 14 ani sau a interzisului judecatoresc), fie a unei incapacitati legale (cazul pedepselor complementare). Pentru minorul sub 14 ani, reprezentarea se exercita de catre ambii parinti daca sunt in viata sau de tutore, dupa caz. Persoana pusa sub interdictie judecatoreasca din cauza alienarii facultatilor mintale este reprezentata printr-un tutore numit de autoritatea tutelara. Aceeasi procedura o urmeaza si situatia celui condamnat printr-o hotarare penala, persoana numita de autoritatea tutelara purtand denumirea de curator.

In exercitarea atributiilor lor, parintii, tutorele sau curatorul pot indeplini acte juridice notariale singuri sau cu incuviintarea autoritatii tutelare afara de unele categorii de acte ce le sunt total interzise.

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; asistarea consta in mijlocul legal prin care se intregeste capacitatea restransa a persoanelor in vederea incuviintarii anumitor acte incheiate de acestea. Singurul caz de capacitate de exercitiu restransa o constituie minoritatea persoanei in varsta de 14 pana la 18 ani. Acesta incheie personal actele juridice dar cu incuviintarea prealabila a reprezentantului legal in cazurile prevazute de lege. Astfel, in actele mai importante, este necesara asistarea pentru evitarea abuzurilor cauzate de lipsa de experienta a minorului;

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; autorizarea se da, in cazurile prevazute de lege, pentru acoperirea lipsei de capacitate de catre autoritatea tutelara. Aceasta trebuie sa aiba in vedere la acordarea autorizatiei, ca actul pentru care aceasta se cere, sa prezinte un folos neindoielnic pentru cel ocrotit;

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; reprezentarea conventionala nu face parte alaturi de celelalte cazuri, din apararea si protejarea intereselor anumitor personae prevazute de lege. De aceea, o si tratez separat. Pentru a putea exista reprezentarea legala se presupune ca atat cel reprezentat cat si reprezentantul (mandatarul) trebuie sa aiba capacitate de exercitiu deplina. Natura juridica a acesteia nemaifiind legala ci contractuala, notarul public o va putea constata prin inscrisul constatator (procura) prezentat de parte. Pentru ca procura este un act accesoriu, se apreciaza ca aceasta trebuie sa indeplineasca toate cerintele de forma ale actului principal. Pe langa aceasta, pentru a putea fi luata in considerare de catre notarul public, aceasta trebuie sa fie si speciala (pe langa forma autentica ceruta). In cazul dublei reprezentari pe langa aceste cerinte, mai este necesara precizarea in mandat a tuturor clauzelor contractuale, inclusiv pretul acestuia (al contractului).

O situatie deosebita de apreciere de catre notar a capacitatii de exercitiu unei parti contractante este si aceea a femeii, care prin casatorie inainte de a deveni majora, si anume de la varsta de 16 ani si, in caz execeptional, de la 15 ani, dobandeste capacitate de exercitiu deplina.

Decretul nr. 31 / 1954 in definitia data capacitatii de exercitiu nu limiteaza varsta pana la care persoana are capacitate de exercitiu. Totusi, analizand problematica referitoare la protectia persoanelor de varsta a III-a (inclusiv aspectele specifice legate de contractele de vanzare-cumparare cu clauza de intretinere, incheiate de persoanele varstnice ca beneficiare a obligatiei de intretinere, obligatia care in numeroase cazuri nu se respecta de catre cei care si-o asuma si pricinuiesc abuzuri), a fost promulgata Legea de asistenta sociala a persoanelor varstnice, nr. 17 / 2000, care stabileste unele forme de protectie judiciara si sociala a persoanelor aflate in cauza.

Persoana varstnica astfel cum este definita mai sus, trebuie sa fie asistata la cererea sa sau din oficiu, de un reprezentant al autoritatii tutelare, la incheierea oricarui act juridic de instrainare, cu titlu oneros sau gratuit, a bunurilor ce-i apartin, in scopul intretinerii si ingrijirii sale.

In practica, persoana varstnica nu solicita sa fie asistata, iar din oficiu ar urma ca autoritatea tutelara sa cunoasca imprejurarea care determina aceasta persoana sa incheie un contract de intretinere.

In acelasi timp, nu toate persoanele care au implinit varsta de pensionare pot fi prezumate ca fiind in imposibilitate de a-si exprima liber vointa, avand in vedere si faptul ca sunt persoane care depasesc varsta de pensionare si detin functii publice, economice si politice si, ca atare, nu le putem considera ca ar avea nevoie de asistenta sociala la semnarea actelor de dispozitie - de intretinere, de vanzare-cumparare cu clauza de intretinere. Pentru acestia nu ar trebui sa fie obligatorie asistarea de reprezentantii autoritatii tutelare. Intentia legiuitorului nu a fost sa incadreze toate persoanele care au varsta de pensionare in categoria celor care ar necesita asistenta sociala.

Din dispozitiile legii rezulta ca "persoana care face actul de dispozitie are latitudinea de a solicita un reprezentant al autoritatii tutelare si nu constituie obligatie pentru ca persoana respectiva sa fie asistata"⁵⁶_.

Sunt autori, care considera ca persoanele varstnice la care se refera Legea nr. 17 / 2000 si care trebuie asistate de reprezentantul autoritatii tutelare la incheierea contractului, sunt cele aflate fie in situatia prevazuta de art. 142 din Codul familiei (cel care nu are discernamant pentru a se ingriji de interesele sale din cauza alienatiei mintale ori a debilitatii mintale si urmeaza a fi pus sub interdictie) fie a art. 152 din Codul familiei (privind instituirea curatelei pentru cel care are discernamant dar nu-si poata apara momentan interesele, din motive de boala, batranete, lipsa de la domiciliu sau din alte motive temeinice).

Punerea sub interdictie este o situatie care intervine ori de cate ori o persoana nu are discernamant, din cauza alienatiei sau debilitatii mintale.

Tocmai pentru a se evita abuzurile in aprecierea acestor stari, punerea sub interdictie se face doar de catre instanta judecatoreasca.

C. Verificarea raporturilor reale dintre parti, a scopului urmarit si lamurirea acestora asupra consecintelor juridice ce decurg din actul intocmit (art. 45 alin.1)

Expresie a rolului activ al notarului public aceste aspecte prealabile indeplinirii procedurii notariale sunt prezentate impreuna datorita stranselor legaturi dintre ele. Astfel, pentru a putea verifica scopul urmarit de parti, notarul trebuie sa intrevada si sa cunoasca adevaratul raport dintre ele, iar pentru a le putea da lamuririle necesare asupra efectelor actelor, trebuie sa cunoasca atat raportul dintre ele cat si scopul urmarit.

Toate aceste aspecte se refera la indeplinirea unei conditii de valabilitate a incheierii actului notarial si a actului in general si anume acestea trebuie sa contina vointa reala si liber exprimata a partilor.

a)   &n 353d37d bsp; verificarea raporturilor reale dintre parti.                                                               

Pentru a deslusi raporturile reale dintre parti, raporturi ce pot avea efecte directe asupra incheierii actelor notariale notarul public trebuie sa ceara partilor toate lamuririle de care socoteste ca are nevoie in acest scop, sa solicite perezentarea oricaror dovezi in sprijinul drepturilor invocate sau la situatiile de fapt ce se doresc atestate, sa puna in discutia partilor orice imprejurari de drept sau de fapt pe care le considera a fi relevante precum si sa intervina, la cererea partilor sau din oficiu, pentru procurarea tuturor informatiilor necesare clarificarii respectivului raport. In acest sens, Legea notarilor publici (art. 46) dispune obligativitatea organelor administratiei publice locale de a sprijini prin concursul lor indeplinirea atributiilor notariale.

Din cauza dificultatilor ce le includ aceste operatiuni de cele mai multe ori este recomandat ca notarul public sa procedeze mai intai la stabilirea scopului urmarit de parti si apoi sa constate raporturile dintre acestea.

b)    verificarea scopului urmarit de parti.

Pentru ca notarul public este garantul legalitatii si a moralitatii actului incheiat si pentru ca prezumtia legala ce insoteste actul notarial se bazeaza tocmai pe constatarea de catre notarul public a autenticitatii celor cuprinse in el, este necesara cunoasterea de catre notar a scopului urmarit de parti prin intocmirea respectivului act.

Scopul urmarit este studiat sub doua aspecte:

- scopul imediat rezida din efectele produse de categoria de acte incheiate de parti si este intotdeauna acelasi pentru o anumita categorie de acte. Aceste efecte sunt in stransa legatura cu raporturile dintre parti, astfel incat daca acestea sunt cele declarate, in masura cunoasterii efectelor actului de catre parti, si scopul imediat este cel declarat.

O situatie frecventa si intr-o oarecare masura tolerata de practica si jurisprudenta, este cea a ascunderii scopului imediat al unui act juridic printr-o simulatie. Asa dupa cum am mai aratat eu consider ca daca regulile de forma si fond privitoare la incheierea actelor juridice nu sunt indeplinte in ambele contracte (atat in cel apparent cat si in cel secret) notarul public, sesizand simulatia va trebui sa respinga cererea partilor.

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; scopul mediat este ratiunea, motivul personal al fiecarui participant la incheierea actului. Acesta difera de la persoana la persoana si intereseaza in cazul de fata doar in masura in care nu este in conformitate cu caracterul moral sau legal cerut pentru valabila incheiere a actelor juridice.

Notarul public nu poate refuza intocmirea actului public decat in baza unor dovezi clare si pertinente care sa ateste incalcarea prin scopul urmarit a dispozitiilor imperative ale legii, simpla banuiala sau necunoasterea exacta a notarului public a adevaratului scop urmarit de parti nu poate constitui o cauza reala de refuz de intocmire a actului solicitat.

c)   &n 353d37d bsp; lamurirea partilor asupra consecintelor care decurg din actul juridic pe care doresc sa-l intocmeasca.

Notarul public este dator sa dea partilor indrumarile si explicatiile necesare asupra intelegerii depline a efectelor si consecintelor actului pe care acestea urmeaza a-l semna.

Aducerea la indeplinire a acestei obligatii in baza caracterului de consilier legal al notarului public are in vedere pe langa cunoasterea elementelor expuse anterior si o temeinica pregatire profesionala.

Pe langa expunerea consecintelor actelor notarul public este chemat ca in baza experientei si a pregatirii sale sa indrume partile pentru alegerea mijlocului legal cel mai potrivit pentru satisfacerea nevoilor lor.

Rolul notarului este acela de a percepe vointa juridica a partilor de a realiza acte juridice care produc efecte juridice, de a verifica discernamantul acestora si dorinta clara a partilor contractante care se traduce prin discernamant ca doresc sa incheie acel act notarial conform vointei lor.

Totodata, notarul prin simtul sau juridic de care da dovada trebuie sa sesiseze ca partile contractante sunt de buna credinta, astfel incat la incheierea actului notarial "sa se abtina de la manevre dolosive sau de la orice fel de violenta care ar putea duce la nulitatea actului pentru viciu de consimtamant sau la mentinerea ca valabil al unui act incheiat in mod neregulat".

D. Verificarea formelor prealabile cerute de norme speciale pentru validitatea actelor.

Daca pentru validitatea procedurii notariale legea cere respectarea unor conditii de forma prealabila exercitarii acesteia notarul public este obligat ca inainte de intocmirea propriu-zisa a actului sa verifice daca certificatele doveditoare ale indeplinirii acestuia sunt anexate la dosar. Daca aceste inscrisuri doveditoare sunt eliberate de anumite institutii, notarul public va verifica autenticitatea si actualitatea acestora, precum si existenta semnaturii si sigiliului organului competent.

Deoarece o expunere exhaustiva a acestor cerinate ar depasi natura prezentei lucrari ma limitez a prezenta numai cele mai des intalnite conditii prealabile:

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; in cazul actelor ce provin de la autoritatile altui stat si in lipsa unor conventii internationale la care Romania este parte, cu privire la recunoasterea actelor, acestea pentru a putea fi luate in considerare de notarul public, acestea trebuie sa contina fie APOSTILA (Conventia de Haga 1961) fie o supralegalizare a semnaturilor si sigiliilor organelor emitente, operatiune ce se poate desfasura de catre misiunile diplomatice sau oficiilor consulare ale Romaniei din acel stat, sau de catre Ministerul de Externe (art. 57 alin. 2 si 3 din lege);

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; forma autentica a actului de proprietate privitor la un imobil (teren) atunci cand se are in vedere transmisiunea dreptului de proprietate sau constituirea unei ipoteci. Intrucat conditia de autenticitate a actului este ceruta ad validitatem notarul public nu va putea lua in considerare un act de proprietate asupra unui teren decat daca acesta este intocmit in forma autentica;

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; instrainarea bunului sa nu fie interzisa acesta avand un caracter             de inalienabilitate temporara. Am in vedere dispozitiile privitoare la interdictia de a instraina terenurile dobandite, potrivit Legii nr. 18 / 1991, republicata precum si cele referitoare la imobilele cu destinatie de locuinte cuprinse in Legea nr. 112 / 1995 (art. 9);

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; obtinerea certificatului de atestare fiscala care atesta situatia platii impozitului pentru acel bun are ca rol protejarea intereselor dobanditorilor de buna credinta, stiut fiind ca la impunerea platii impozitului, se are in vedere detinatorul actual al bunului;

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; obtinerea extrasului de carte funciara potrivit caruia imobilul nu este grevat de sarcini, precum si orice alte acte prevazute de lege.

Verificarea achitarii impozitului pe veniturile realizate din tranzactiile imobiliare

Impozitul prevazut de art. 77¹ din Codul fiscal sunt sumele datorate de contribuabilul ce realizeaza venituri din tranzactiile imobiliare, sume ce trebuiesc platite in baza investirii cu autoritate publica a acestuia, caracter din care decurge specificul autentic al actului intocmit de notarul public.

Fiind o conditie premergatoare incheierii actului notarial, impozitul determinat se plateste anticipat, exceptie facand procedura succesorala pentru efectuarea careia taxa se datoreaza din momentul intocmirii incheierii finale.

Potrivit Legii nr.36/l995 (art.32) notarul public are dreptul pentru activitatea prestata la plata unui onorariu.

2. INDEPLINIREA ACTELOR NOTARIALE.

A. Cererea pentru indeplinirea actelor notariale

Ca ilustrare a principiului disponibilitatii Legea ( art.43 alin. l) dispune ca toate actele notarile se indeplinesc la cerere.

Deci in vederea indeplinirii unui act notarial persoanele interesate trebuie sa sesizeze notarul printr-o cerere formulata in conditiile ce vor fi prezentate mai jos.

Prima conditie se subintelege din dispozitiile comune prezente in cadrul procedurii civile si anume, persoana trebuie "sa justifice un interes". Pentru justificarea acestuia precum si pentru indeplinirea conditiilor aratate anterior partile trebuie sa anexeze la cerere actele doveditoare privitoare la identitatea si calitatea lor precum si orice alte acte solicitate de notar.

Cererea trebuie adresata in scris putand fi facuta atat personal cat si prin mandatar. In aceste cazuri mandatul trebuie sa fie special si autentic.

Continutul cererii va cuprinde elementele necesare pentru identificarea partilor si determinarea actului juridic solicitat dupa cum urmeaza:

- numele si prenumele persoanei fizice sau denumirea completa a persoanei juridice, a reprezentantilor legali sau conventionali precum si a celor chemati sa incuviinteze actul ce urmeaza a fi indeplinit;

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; domiciliul persoanei fizice sau sediul persoanei juridice;

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; actul juridic sau operatiunea notariala solicitata;

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; semnatura. In cazul in care partea solicitanta nu poate semna din cauze ce tin de o infirmitate, boala sau un alt impediment, notarul public va dispune ca pe cerere sa fie scris numele si prenumele persoanei respective facand mentiune pe cerere sau in incheierea actului de aceasta imprejurare, mentiunea acoperind lipsa semnaturii. Odata cu sesizarea facuta prin cerere notarul public nu numai ca este investit de parti cu dreptul de a efectua procedura solicitata ci in sarcina acestuia se naste si obligatia, in cazul indeplinirii conditiilor legale, de a intocmi acel act, notarul neputand refuza din motive neintemeiate rezolvarea cererii, prin aceasta obligatie fiind evidentiat serviciul public pe care-l desfasoara acesta, el nefiind un simplu particular, putand fi tras la raspundere in cazul unui refuz nejustificat.

In doctrina se apreciaza ca notarul public trebuie sa dea o rezolutie prin care sa incuviinteze indeplinirea operatiunii notariale solicitate, prin cerere, dupa ce a verificat daca partile au respectat conditiile cerute de lege pentru realizarea respectivului act. In prezent insa, practica nu a mai retinut aceasta procedura, art. 49 din Lege precizand ca indeplinirea actului notarial se constata printr-o incheiere.

B. Locul si momentul desfasurarii activitatii notariale

Art. 48 din lege stabileste ca activitatile notariale se indeplinesc la sediul biroului notarial. Totusi daca incheierea actului prezinta interes pentru mai multe personae sau daca din motive temeinice partea este impiedicata sa se prezinte la sediul biroului, notarul poate indeplini respectivul act si in afara biroului notarial. Singura precizare pe care legea o aduce acestei exceptii este sa nu se depaseasca, prin deplasarea notarului, limitele circumscriptiei sale teritoriale.

Privitor la momentul incheierii actului, acesta este de regula incadrat in programul de serviciu. Intrucat de acesta am vorbit, voi preciza aici ca in cazul in care intocmirea actului nu sufera amanare din motive obiective, la cererea partii interesate, notarul public il va putea indeplini si in afara orelor de lucru. Aprecierea motivelor precum si acceptarea acestuia tin in acest caz de bunavointa notarului el fiind tinut de caracterul de interes public al serviciului sau decat in timpul prevazut de lege pentru desfasurarea activitatilor sale.

C. Redactarea inscrisurilor

Desi este prevazut de Capitolul II din lege alaturi de procedurile specific notariale, redactarea inscrisului cu continut juridic nu prezinta caracterele unei veritabile proceduri, aceasta fiind o atributie ce se impune in activitatea notariala din cauza necunoasterii prevederilor legale de majoritatea cetatenilor, lipsa ce trebuie completata pentru corecta exprimare a vointei acestora de catre notarul public. Aceasta atributie se impune prin pregatirea temeinica in materie juridica precum si prin experienta ceruta de lege notarului public.

Legea prevede ca aceasta activitate se indeplineste la "solicitarea partilor". Desi in principiu partile pot redacta singure continutul inscrisului ce doresc a-l autentifica, notarul public fiind garantul legalitatii actelor intocmite trebuie sa se asigure de respectarea de catre acesta a conditiilor legale de forma si fond prin aceasta putand aduce orice modificari necesare. Daca partea nu este de acord cu aceste modificari si staruie pentru pastrarea continutului initial, notarul public va refuza intocmirea actului dand in acest sens o incheiere de respingere motivata .

Pentru respectarea principiului legalitatii, se prevede in art. 44 din lege, ca inscrisurile pentru care este necesara forma autentica pot fi redactate numai de notarul public, de avocatul partii interesate sau de consilierul persoanei juridice, precum si de absolventii facultatilor de drept, in ceea ce priveste inscrisurile ce se refera la acestia, la sotul, ascendentii sau descendentii lor.

Prin redactarea inscrisului ce urmeaza a face obiectul actului notarial se urmareste exprimarea clara si neechivoca a vointei partilor, precum si evitarea oricaror lipsuri sau inadvertente ce ar fi de natura sa produca prejudicii partilor sau sa nasca eventuale litigii.

Inscrisurile trebuie redactate intr-un numar de exemplare cel putin egal cu cel al partilor plus doua exemplare dintre care unul ramane in arhiva biroului notarial iar altul serveste la indeplinirea operatiunilor de publicitate imobiliara. Prin extinderea prevederilor legale, in cadrul redactarii trebuie sa se faca mentiunea pe fiecare exemplar in parte despre numarul acestora precum si despre cate exemplare s-au eliberat.

Actele solicitate de parti precum si cele redactate de acestea sau de notarul public se intocmesc in limba romana, aceasta regula fiind aplicabila tuturor actelor de procedura indeplinite de notar. In art. 47 alin. 1 din Legea nr. 36/1995, se prevede ca "Actele solicitate de parti si orice acte de procedura notariala se intocmesc in limba romana".

D. Incheierea de indeplinire a actului notarial

Toate operatiunile notariale, mai putin redactarea inscrisurilor si consultatiile, se constata printr-o incheiere (art. 49 din Lege).

Incheierea fiind principala manifestare a prezentei notarului la intocmirea actului garanteaza prin existenta sa indeplinirea solemnitatilor prevazute de lege si in general respectarea tuturor aspectelor de fond sau forma cerute de specificul fiecarui act.

Prin existenta incheierii se atesta si competenta notarului de a solutiona cererea partii dandu-se astfel posibilitate instantelor judecatoresti sa cerceteze, in cazul unei actiuni in anulare, daca aceasta cerinta a fost respectata.

Lipsa incheierii sau a elementelor sale esentiale duce la ineficacitatea actului in raport cu scopul urmarit prin apelarea la serviciile notariale.

Incheierea trebuie sa cuprinda urmatoarele mentiuni:

a) sediul biroului notarial, prin aceasta putand fi determinate si controlata competenta notarului public in special pentru procedura eliberarii copiilor din arhiva sau a duplicatelor dupa actele intocmite;

b) denumirea incheierii si numarul acesteia. Incheierea, in functie de actul intocmit, poate fi de autentificare, de legalizare, de dare de data certa etc. Pentru procedura autentificarii se trece numarul de autentificare, iar pentru celelalte cazuri numarul de inregistrare al cererii;

c) data indeplinirii actului notarial are importanta pentru ca fixeaza momentul intocmirii actului prin aceasta putandu-se stabili unele elemente legate de prescriptia drepturilor sau capacitatea partilor. Data va cuprinde ziua, luna si anul iar in unele cazuri si ora efectuarii incheierii. Prin precizarea acestor elemente se da data certa inscrisului ( in sensul art.1182 c.civ). In cazul certificatului de mostenitor prin aceasta mentiune se subintelege si data incheierii procedurii succesorale. In cazul lipsei unei mentiuni exprese se prezuma incheierea actului in timpul programului de lucru afisat.

d) numele si prenumele notarului public acesta fiind un element de individualizare necesar datorita posibilitatii asocierii si functionarii mai multor notari publici in sediul aceluiasi birou notarial. Pe langa nume notarul va face si mentiunea calitatii sale.

e) locul indeplinirii actului iar daca acesta a fost realizat in afara sediului biroului notarial se vor preciza motivele si imprejurarile care au determinat intocmirea actului in alt loc.

f) numele sau denumirea partilor, domiciliul sau sediul acestora si mentiunea prezentei lor in persoana, reprezentate sau asistate precum si modul in care li s-a constatat identitatea. Aceasta regula nu se aplica in cazul incheierilor prin care se legalizeaza copiile dupa inscrisuri sau se da data certa.

g) aratarea indeplinirii conditiilor de fond si de forma ale actului, in functie de natura acelui act. Aceste conditii sunt specifice fiecarui tip de act notarial in parte si vor fi prezentate in cadrul procedurii respective.

h) constatarea indeplinirii actului si a citirii acestuia de catre parti. Prin indicarea actului nu se are in vedere actul material intervenit intre parti ( de exemplu, contractul de vanzare-cumparare, testamentul, procura, donatia etc.), ci operatia notariala solicitata de parte (autentificarea, legalizarea de semnatura, certificarea unor fapte etc).

i) aratarea perceperii impozitului, unde este cazul, a onorariului precum si cuantumul acestora.

j) semnatura notarului public, iar in cazul indeplinirii actului in alt loc decat la sediul biroului notarial daca notarul public este insotit de un secretar delegat acesta va semna si el incheierea.

k) sigiliul notarului public.

Mentiunile esentiale ale actului notarial difera in functie de fiecare procedura in parte si vor fi analizate odata cu acestea, aici precizand ca lipsa lor poate fi acoperita daca rezulta din indeplinirea lucrarilor procedurale. Totusi, Legea (art.52) sanctioneaza cu nulitatea absoluta actele din care lipsesc prevederile cerute la literele c,f, j si k.

In cazul strecurarii in actul notarial a unor erori materiale sau daca exista lipsuri acestea pot fi indreptate prin rectificarea incheierii. Pentru realizarea acesteia este necesar ca lucrarile rectificate sa cuprinda date sau omisiuni ce pot fi indreptate sau completate. Prin omisiuni se intelege lipsa din redactarea incheierii a uneia din mentiunile prevazute de lege.

Rectificarea se va face la cererea partilor interesate sau din oficiu cu acordul partilor. Acordul este prezumat daca partile, legal citate, nu se prezinta. Mentiunea rectificarii se va face pe toate exemplarele actului printr-o incheiere de rectificare separata de cea originala, in acest sens fiind necesar prezentarea tuturor exemplarelor actului.

3. REFUZUL DE INDEPLINIRE A ACTULUI NOTARIAL

Potrivit reglementarii Legii (art.6 al 2) notarul public este garantul indeplinirii legale a actelor prin obligatia ca in situatia constatarii existentei unor elemente contrare legii sau bunelor moravuri sa refuze intocmirea acestora. Aceste elemente au un caracter nelimitat numeric constatarea lor fiind lasata la aprecierea notarului. Totusi pe langa motive de drept material Legea ( art. 3l alin 2) prevede in mod enuntiativ urmatoarele motive de origine procedurala pentru respingerea cererii de indeplinire a actului notarial:

a) solicitarea lucrului in afara orelor de program, cu exceptiile aratate la art. 48 alin. 3.

b) neprezentarea documentatiei necesare sau prezentarea ei incompleta;

c) neplata taxelor si a onorariului;

d) imposibilitatea identificarii partilor sau lipsa lor de discernamant. Aici as mai adauga, dupa cum am mai aratat, decelarea de catre notar a unui scop urmarit de parti care nu este in concordanta cu prevederile legale.

Notarul public va incunostinta partile despre carentele actului pe care l-au solicitat si le va indruma pentru remedierea acestora.

In cazul in care partile staruie ca actul sa fie indeplinit in forma ceruta initial, notarul isi va materializa refuzul prin intocmirea unei incheieri de respingere a cererii. Aceasta pe langa elementele cererii va contine motivele de drept si de fapt ce au dus la respingerea acesteia, precum si mentiunea potrivit careia partea poate depune plangere, in termen de l0 zile de la data la care au luat cunostinta de respingere, la judecatoria din circumscriptia careia face parte biroul notarial.

Incheierea de respingere se intocmeste in doua exemplare unul fiind anexat dosarului actului iar celalalt depus in arhiva biroului notarial.

Dupa intocmire, notarul va solicita partii sa semneze ca a luat la cunostinta de incheierea de respingere, iar daca aceasta refuza, notarul va consemna acest lucru, iar daca partea lipseste, i se va comunica o copie de pe incheiere conform procedurii comune.

4. ELIBERAREA ACTELOR NOTARIALE

Dupa indeplinirea in conditiile legii a actelor notarul public va elibera fiecarei parti cel putin cate un exemplar. Actele se elibereaza partilor personal sau reprezentantilor acestora, precum si altor persoane indicate de ele.

Fara a fi obligate sa justifice un interes partile pot solicita notarului public copii dupa actele intocmite sau adeverinte care sa ateste existenta lor.

Pentru eliberarea duplicatelor notarul public va cita partile reprezentate sau succesorii acestora. Duplicatul are aceeasi forta probanta ca si originalul, reproducand cuvant cu cuvant cuprinsul inscrisului original precum si cel al incheierii. In locul semnaturilor se va trece numele si prenumele fiecarui semnatar.

Si alte persoane decat partile pot obtine copii de pe actele notariale sau adeverinte dar notarul public in baza obligatiei de confidentialitate de care este legat va trebui sa verifice daca aceste persoane justifica un interes. In acest sens persoanele interesate trebuie sa arate in cererea de eliberare motivele pentru care solicita respectivele acte. Notarul public va aprecia oportunitatea si va da curs cererii sau o va refuza, in acest caz intocmind si o incheiere de respingere.

AUTENTIFICAREA ACTELOR

1. NOTIUNI PREALABILE

Pentru a se putea intelege importanta si caracteristicile specifice precum si motivatia procedurii autentificarii este necesar a se arata avantajele care provin din din folosirea inscrisurilor autentice.

Definitia actului autentic este data de art.1171 c.civ. care precizeaza ca este " actul ce s-a facut cu solemnitatile cerute de lege, de un functionar public, care are dreptul de a functiona in locul unde actul s-a facut". Deci elementul esential al actului autentic il reprezinta prezenta unui functionar investit cu autoritate publica in momentul constituirii actului, precum si implicarea acestuia in elaborarea sa. Aceasta conditie este ceruta pentru garantarea indeplinirii formalitatilor prevazute de lege, formalitati ce ar putea, din rea vointa sau din necunoastere, fi incalcata. Caracterul solemn se evidentiaza si in materializarea procedurii specifice autentificarii, legea cerand ca aceasta sa se faca doar de catre functionarul investit cu o asemenea autoritate si care este competent atat din punct de vedere material cat si teritorial.

Competenta de investire a actelor cu forta autentica au mai multe categorii de functionari, aici insa, dat fiind specificul lucrarii, ma voi referi doar la actele autentice ce intra in sfera activitatii notarului, acestea fiind totodata si cele mai numeroase.

Formalitatile pe care le constata notarul sunt de natura a garanta ca actul respectiv este opera unei anumite personae, iar cuprinsul sau contine o identitate intre cele expuse si realitate. Aceste garantii sunt cerute de lege pentru a putea investi inscrisul autentic cu urmatoarele avantaje:

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; forta probanta a actului autentic folosit ca proba impotriva unui act sub semnatura privata, asigura celui care il foloseste o prezumtie mai puternica in ceea ce priveste continutul actului si mentiunile facute de notarul public;

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; actul autentic poate fi folosit pentru constatarea raporturilor juridice la care sunt parti persoane ce din cauze de infirmitate sau educatie nu-si pot exprima consimtamantul in cadrul actelor sub semnatura privata;

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; actul autentic care constata o creanta certa si lichida are putere de titlu executoriu de la data exigibilitatii acesteia ( art.66 din lege).

Acestea dar si altele, sunt avantajele pentru care persoanele opteaza de cele mai multe ori pentru forma autentica a inscrisului.

Dar forma autentica nu este intotdeauna o optiune a partilor in unele cazuri aceasta fiind ceruta de lege pentru recunoasterea incheierii valabile a unui act. Aceasta cerinta este data pentru inlaturarea posibilitatii incalcarii de catre parti a unor prevederi imperative ale legii sau pentru ca partile sa poata fi incunostintate de notarul public asupra efectelor pe care le poate avea incheierea unui act sau datorita importantei obiectului lor.

Din respectarea cerintelor legale rezida principalul caracter al actelor autentice si anume forta lor probanta. Astfel datorita garantiilor de sinceritate pe care le include, garantii aduse pe langa participarea notarului public si de obligatia acestuia de a respecta formalitati stricte de indeplinire, inscrisurile autentice beneficiaza de o prezumtie de validitate care il scuteste pe cel ce le foloseste ca mijloc de proba, de alta dovada, nu doar cu privire la continutul lor ci si referitor la persoanele care l-au semnat. Pentru a putea fi rasturnate aceste prezumtii este necesar, in ceea ce priveste autenticitatea inscrisului, sa se apeleze la procedura inscrierii in fals.

2. PROCEDURA AUTENTIFICÃRII

Pe langa regulile comune indeplinirii actelor, datorita importantei sale, pe langa respectarea acestora legea impune o serie de conditii suplimentare.

Privitor la cererea de autentificare aceasta trebuie semnata de parti in fata notarului public, punandu-se astfel in evidenta necesitatea ca partile sa fie prezente chiar de la inceputul procedurii.

Concomitent cu stabilirea identitatii partilor conform procedurii comune notarul public va face mentiune ca acestea s-au prezentat personal in fata sa. In caz de reprezentare notarul va face mentiune despre acest lucru iar procura va ramane in original atasata la dosar. Daca notarul are indoieli cu privire la deplinatatea facultatilor mintale ale unei persoane nu va proceda la autentificare decat in baza certificatului eliberat de un medic specialist referitor la exprimarea valabila a consimtamantului de catre persoana respectiva in momentul incheierii actului .

Pentru valabila exprimare a consimtamantului notarul public va intreba partile daca au citit actul, daca au inteles continutul, precum si daca exprima intrutotul vointa lor. Pentru motive temeinice legate de intocmirea actului, notarul public va putea lua consimtamantul partilor si separat (deci regula este in sensul exprimarii consimtamantului in mod unitar de catre toate partile) dar in aceeasi zi, in acest caz trebuind sa faca mentiune despre locul si ora luarii consimtamantului fiecareia dintre parti, precum si de motivele ce au intemeiat o astfel de exceptie.

Pentru unele cazuri speciale in care partile respective sunt in imposibilitatea de a-si exprima in mod normal consimtamantul legea prevede urmatoarele modalitati:

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; pentru cazul surdomutului "stiutor de carte" declaratia de vointa se va exprima in scris inaintea notarului prin inserarea inainte de semnare a mentiunii "consimt la prezentul act, pe care l-am citit";

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; in cazul surdomutului analfabet declaratia se va lua prin interpretarea notarului facand mentiune despre acest lucru;

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; in situatia unui nevazator notarul va intreba partea daca a auzit bine atunci cand i s-a citit inscrisul, daca cele auzite reprezinta vointa sa facand mentiune despre acest fapt in incheiere;

-   &n 353d37d bsp;   &n 353d37d bsp; daca partea se afla in imposibilitatea de a semna indiferent de motive, notarul public va suplini lipsa prin aratarea acestei imprejurari in incheiere, respectiva mentiune tinand loc de semnatura.

Toate exemplarele originale ale inscrisului ce urmeaza a fi autentificat se semneaza de catre parti in fata notarului, iar atunci cand este cazul si de catre reprezentantii si martorii de identitate. Aceasta obligatie poate reveni si celui care a redactat inscrisul acesta semnand pentru certificarea redactarii in bune conditii a actului.

Incheierea de autentificare pe langa mentiunile prevazute in art. 49 si expuse in capitolul anterior, trebuie sa mai contina:

a)   &n 353d37d bsp; constatarea ca s-a luat consimtamantul partilor;

b)    constatarea ca inscrisul a fost semnat in fata notarului de toate partile sau mentiunea ca semnarea nu a putut fi facuta , precum si numele partii ce a fost impiedicata sa semneze;

c)   &n 353d37d bsp; numarul anexelor cuprinse in actul autentic;

d)    dispozitia de investire in forma autentica, care se exprima prin formula : " Se declara autentic prezentul inscris ".

Aceste elemente sunt prevazute sub sanctiunea nulitatii.

In fine, cu privire la efectul actelor autentice, asa cum am mai aratat, in cazul autentificarii unei creante certe si lichide puterea de titlu executoriu intervine in momentul exigibilitatii acesteia. Un caz de retroactivare a efectelor se intalneste in situatia respingerii cererii de autentificare, iar prin admiterea plangerii instanta obliga notarul public la incheierea actului, prin respectiva hotarare se va stabili ca actul autentificat produce efecte de la data inregistrarii cererii aceasta mentiune fiind facuta in incheiere si de catre notarul public.