Conducerea comercialA a firmei

ASPECTE GENERALE

Natura de stabilire a costurilor este de a lua cifrele totale din chitante, cheltuieli si beneficii specificate in contul de profit si pierderi si de a le analiza mai departe pentru a vedea unde si cum s-au cheltuit banii.

Scopul este de a furniza conducerii informatii care sa ii dea posibilitatea sa-si administreze afacerile firmei in asa fel incat sa mareasca eficienta si profitabilitatea.

Principala cale prin care acest lucru se poate face este de a imbunatati calitatea deciziilor facute, atat cu privire la operatiile zilnice cat si la planificarea pentru viitor.

EVALUAREA COSTURILOR AUTOVEHICULUI

OBIECTIVELE STABILIRII COSTURILOR

Evaluarea costului este o unealta a conducerii, nu un scop in sine.

Atunci cand se considera in relatie cu operatia de transport, trebuie sa fie luate in seama patru obiective distincte.

Planificarea Ca un ajutor la planificare generala a activitatilor de distributie ale companiei, deciziile privitoare la proprietatea asupra autovehiculului, contracte de inchiriere, leasing, politica de cumparare si de inlocuire. etc.

Controlul administratiei Ca un mijloc de determinare a eficientei conducerii in realizarea obiectivelor definite.

Decizii operative Ca un indrumar al conducerii in deciziile ei zilnice referitor la activitatea de transport, pentru a putea sa ia decizii in cunostinta de cauza (costurile implicate).

Stabilirea costului produsului Pentru a stabili costul de transport asociat cu grupele de produse in scopul de a se evalua mai exact profitabilitatea lor.

Pentru ca metoda de stabilire a costului sa fie adoptata, ea trebuie sa fie conceputa in lumina importantei relative asociate acestor obiective diverse si naturii operatiilor de transport implicate.

Cel mai bun sistem de stabilire al costului este fara valoare, daca nu este eficient utilizat de catre conducere.

ANALIZA COSTURILOR

Urmand aceste obiective, cifrele pot fi analizate in deferite moduri:

Dupa activitate Transportul poate fi numai una din activitatile desfasurate de companie. Contul de profit si pierderi in mod normal le va identifica separat.

Dupa director/manager Analizele trebuie sa permita responsabilitatea fiecarui manager/director pentru cheltuielile si chitantele care trebuie vazute.

Dupa locatie/zona  Daca transportul este desfasurat din mai multe centre, costurile etc. suportate de fiecare centru pot fi stabilite.

Dupa aria de cheltuieli De exemplu, costurile de exploatare ale autovehiculului,

cheltuielile generale ale compartimentului de transport, cheltuieli generale ale firmei.

Dupa structura cheltuielilor Pentru a arata cat s-a cheltuit pe articole individuale sau categorii de cheltuieli, adica: salarii, combustibil, anvelope.

Dupa autovehicule sau grupe de autovehicule de aceeasi marca, model, capacitate, grupa de vechime etc.

Gradul precis de analiza care este util va varia de la organizatie la organizatie.

Cu toate acestea, o functie a stabilirii costurilor trebuie sa fie analiza relatiei dintre costurile suportate si munca prestata. Cel mai important factor in aceasta relatie este impartirea costurilor in costuri fixe si costuri variabile.

COSTURI FIXE si COSTURI VARIABILE

Analizati exploatarea unui autovehicul.

Unele costuri, cum ar fi combustibilul vor creste pe masura ce creste distanta parcursa de autovehicul.

Un astfel de cost este denumit cost variabil sau cost de exploatare .

Alte costuri ca licentele autovehiculelor vor ramane constante, indiferent de kilometraj. Un cost care se comporta in acest mod este denumit un cost fix.

Este important sa amintim ca sub aceste definitii cheltuiala este aceea care este fixa sau variabila. Cu costuri variabile, cheltuiala variaza si ea, dar costul unitar ramane constant.

De exemplu, un camion face o cursa de 120 mile la 12 mile pe galon. Daca combustibilul costa 2 USD pe galon costul total (cheltuiala) este 10 galoane X 2 USD = 20 USD. Costul unitar, adica costul per mila, este 20 USD impartit la 120 =167 centi.

Daca acelasi camion face o cursa de 240 mile cheltuiala totala pe combustibil va fi 20 galoane x 2 USD = 40 USD. Costul unitar (costul per mila) ramane acelasi desi, 40 USD impartit la 240 =16,7 centi.

Cu costurile fixe se intampla contrariul. Daca asigurarea unui autovehicul este 500 USD, cheltuiala este fixa, indiferent de cati kilometri va parcurge masina. Cu toate acestea, costul unitar (costul asigurarii per mila/kilometru) variaza. Daca masina merge 10.000 de kilometri/mile pe an, costul unitar al asigurarii este 5 centi per mila/kilometru (500 USD de impartit la 10.000 USD); daca merge 50.000 mile/kilometri, costul unitar va fi 1 cent per mila (500 USD impartit la 50.00 333h78d 0 USD ). Acest lucru inseamna in practica ca prin cresterea kilometrilor parcursi de o masina, costul total per mila/kilometru va fi redus, astfel ca costul fix per mila/kilometru va fi pe jumatate daca distanta parcursa este dubla. Rezulta: costul total per kilometru/mila va fi redus.

Un articol de cost este fix sau variabil in relatie cu alti factori, in exemplele citate, kilometrajul.

Inainte de orice delimitare intre costuri fixe si costuri variabile, trebuie sa se hotarasca baza de evaluare. Nu toate articolele de cost pot fi usor delimitate in aceste doua grupe.

Ele pot contine atat elemente fixe cat si elemente variabile - adica salariile soferilor pot include un salariu de baza (fix) si ore suplimentare precum si plata productivitatii (variabila)

Costuri ca acestea, care sunt uneori denumite semivariabile, pot fi tratate in doua feluri:

Cuprinse fie in costuri fixe sau variabile, in functie de caracteristica dominanta;

Analizate in parte, fiecare parte fiind aratata separat sub gruparea sa aferenta.

Costurile autovehiculelor detinute in proprietate si cele inchiriate trebuie sa fie tinute in permanenta separat.

Costurile totale de exploatare ale parcului auto detinut in proprietate este la baza fix, cele aferente masinilor inchiriate sunt variabile.

ANALIZA COSTURILOR DUPA NATURA CHELTUIELII

Urmatoarele titluri fac un rezumat despre cum costurile de transport cad in categoriile de baza de costuri fixe sau variabile.

Autovehicule proprii-costuri fixe/costuri permanente

Salariile soferilor (plata de baza plus plata garantata)

Cheltuielile generale cu salariile soferilor (salariu de baza garantat plus o plata garantata, de exemplu, asigurarea nationala)

Licentele/taloanele autovehiculelor (Licenta de accize a masinii, alte autorizatii etc.)

Asigurarea autovehiculului

Alte cheltuieli aferente autovehiculelor (cabluri de remorcat, placi de metal etc.)

Amortizarea autovehiculului (vezi Sectiunea E2.2.5)

Autovehicule proprii - costuri variabile/costuri de exploatare

Salariile soferilor - Orele suplimentare

Salariile soferilor - Prime

Cheltuielile soferilor

Combustibil

Costuri de intretinere in ateliere proprii

Salarii

Materiale

Cheltuieli generale

Intretinere in afara unitatii

Anvelope

Autovehicule inchiriate - costuri foarte variabile

Aceste costuri pot contine elemente fixe-de exemplu, o rata saptamanala. Pot fi diverse elemente variabile, adica un cost aditional per mila. Costul combustibilului este variabil.

Cheltuielile generale pe departamente - costuri fixe (vezi Sectiunea E2.2.6)

Salarii

Salariile functionarilor

Localul

Plati permanente

Rechizite

Costuri diverse

AMORTIZAREA

Amortizarea este foarte diferita de alte cifre sau costuri produse de sistemele de stabilire a costului.

Nu este un articol de cheltuiala care este direct suportat din executia unei operatiuni de transport dar o alocare de cheltuiala suportata in trecut cu scopul de a face acea operatiune realizabila (fezabila).

Pe masura ce o masina (sau alt activ) este utilizata, valoarea sa se reduce si in final va fi uzata si inlocuita.

Ideea in spatele procesului de amortizare este ca, costul initial al autovehiculului sa fie alocat (raspandit) pe toata durata sa de functionare si devine parte din costul muncii pe care o indeplineste pe durata vietii sale. Cu toate acestea, in mod normal, atunci cand se evalueaza costul initial al autovehiculului ce urmeaza sa fie amortizat, costul anvelopelor este exclus. Costul anvelopelor este cuprins in costurile de exploatare.

Amortizarea poate sa fie masurata cu exactitate numai la sfarsitul vietii (duratei de functionare) a activului (cand este cunoscut cat timp a tinut si care este valoarea sa de fier vechi sau de vanzare) asa ca, costurile amortizarilor anuale sunt de fapt estimative. Probleme apar totusi cand se decide care este baza cea mai buna pentru calcularea costului.

Cele mai multe companii adopta metoda de alocare a "vietii" exprimata in termenii unui anumit numar de ani, pentru fiecare activ achizitionat si apoi desfasurand costul activului pe acel numar de ani de munca. Aceasta metoda de abordare, unde taxa de amortizare este fixa, indiferent de munca prestata efectiv, trateaza amortizarea ca un cost fix. Plata amortizarii este aceeasi in fiecare an.

Aceasta metoda este denumita metoda "liniei directe"(amortizarii in cote egale).

Metoda liniei directe

Valoarea estimativa de fier vechi a activului (masina, etc.) se scade din costul initial.

Soldul se imparte pe un numar de ani de viata estimativa, pentru a se ajunge la o amortizare anuala de fixat contra veniturilor.

De exemplu, un autovehicul costa 20.000 USD si are o durata estimativa de functionare (viata) de 5 ani si o valoare de fier vechi in 5 ani de 5.000 USD. Soldul, 15.000 USD, impartit la 5 ani de "viata" da o amortizare anuala de 3.000 USD.

Metoda de reducere a soldului

O alta metoda de calculare a amortizarii este metoda de reducere a soldului. In acest caz, amortizarea efectiva este o proportie constanta sau un procent din valoarea diminuata a activului.

De exemplu, masina de 20.000 USD cu o durata estimativa de functionare de 5 ani si o valoare de fier vechi de 5.000 USD poate fi amortizata prin 20% pe an pana ajunge la valoarea de fier vechi. Adica 4.000 USD in fiecare an - lasand un sold de 16.000 USD; 3.200 USD in anul II, lasand un sold de 12 800 USD; 2.560 USD in anul III, etc.

Amortizarea ca o functie de utilizare

O alta modalitate de a calcula amortizarea este de a analiza-o ca o functie de utilizare.

Un autovehicul care circula 50.000 mile pe an va trebui inlocuit mai curand decat cel care circula numai 20.000 mile pe an.

Aceasta sugereaza faptul ca, amortizarea este o functie de utilizare, adica este un cost variabil. Putine firme isi bazeaza amortizarea pe kilometrajul parcurs.

Aceasta abordare mai complicata se justifica numai unde se suporta o plata per mila parcursa sau unde sunt mari variatii sezoniere sau de alta natura in distantele parcurse.

Daca o masina a fost cumparata, pusa in garaj si nefolosita, isi va pierde din valoare. De fapt amortizarea este un cost semivariabil, o masina pierzandu-si valoarea atat cu trecerea timpului (cost fix) cat si prin utilizare (cost variabil). Acolo unde durata de functionare este fixata in mod realistic pentru exploatarea si kilometrajul parcurs, abordarea costului fix este rezonabila.

Daca acesti factori variaza in mod semnificativ, este mai bine sa se adopte o abordare mai flexibila. Daca este alocata o durata fixa de functionare si baza de exploatare este apoi schimbata, de exemplu, cand se introduce lucrul in 2 schimburi, "viata" autovehiculului trebuie sa fie revazuta. In vreme ce amortizarea a fost bazata in mod traditional pe pretul de cumparare original (amortizarea costului - istoric). In prezent, a devenit o practica obisnuita sa se calculeze amortizarea pe baza costului de inlocuire (amortizarea costului de inlocuire).

Aceasta de datoreaza faptului ca in perioade de escaladare a preturilor, costul de inlocuire al unui activ poate fi mult mai mare decat costul sau original.

Sub metoda de calculare a amortismentului pe baza costului de inlocuire, activul va fi reevaluat la intervale de timp iar plata amortismentelor ajustate in consecinta.

COSTURI DIRECTE si INDIRECTE - COSTURI ADMINISTRATIVE - CHELTUIELI GENERALE

Aceasta este o alta distinctie care poate fi facuta in analizarea costurilor.

Costuri directe                    Acele preturi despre care se poate spune ca vor creste ca un rezultat direct al exploatarii. In cazul transportului, salariile soferilor stabilite la ora de munca, combustibilul, intretinerea, autorizatiile, etc., ar cadea in aceasta categorie.

Cheltuieli generale             Acele costuri care, desi sunt necesare pentru functionarea firmei, nu pot fi direct legate de activitatea prestata, dar care pot sa fie atribuite activitatilor pe baze oarecum arbitrare. Exemple in domeniul transporturilor sunt: salariile, salariile functionarilor, costurile localului ocupat, etc.

Aceasta impartire in costuri directe si generale este valabila numai in raport cu o operatiune specifica. Intregul cost de transport, incluzand atat costurile directe de transport cat si acele cheltuieli generale alocate operatiunii de transport, pot fi privite drept cheltuieli generale in conturile operationale ale intregii firme. Este uneori auzit termenul de "pe baza costului". Acesta este un alt termen pentru cheltuieli generale, dar este in prezent mai putin utilizat decat in trecut.

CALCULAREA TARIFELOR DE TRANSPORT

Calcularea tarifelor poate fi necesara pentru diferite scopuri:

Pentru a determina costul unei "singure curse", pentru scopuri contabile sau de control;

Pentru a stabili tariful ce trebuie incasat pentru serviciul prestat;

Pentru a da posibilitatea de a oferi unui client potential o cotatie de transport.

Costurile de exploatare sunt determinate pe baza costului per kilometru/mila. Costurile totale sunt determinate de alocarea specifica.

TARIFELE DE COST MEDIU PER MILA/KILOMETRU

O modalitate obisnuita de a face aceasta evaluare este de a inmulti kilometri cu costul mediu per mila. Cu toate acestea se pot obtine rezultate foarte neclare.

Exemplu

Costul mediu per mila    60 centi

Cursa 1

Un autovehicul incarca, transporta pentru client la 100 mile departare, descarca si se intoarce.

Timpul luat                  10 ore

Mile parcurse 200

Cursa 2

Un camion incarca, transporta la 10 mile distanta pe chei, asteapta ore in sir sa fie descarcat si apoi se intoarce.

Timp luat                    8ore

Mile parcurse 20

Cost bazat pe costul mediu per mila:

Cursa #1        1.200 x 60 centi = 12,00 USD

Cursa #2        20 x 60 centi = 12,00 USD

Aceste costuri sunt evident incorecte.

Modul corect de a evalua costul trebuie sa implice o desfasurare a costurilor in diferite categorii - fixe, variabile, generale - si sa se faca o analiza a timpului si a distantei parcurse.

Un astfel de sistem de evaluare poate fi perceput ca un complex, dar alte metode nu vor duce decat la estimari inexacte. Chiar daca astfel de calculatii sunt solicitate rar, este o idee buna pentru directorul de transport sa fie familiarizat cu cifrele costului per zi si costul per mila. Atunci implicatiile costurilor zilnice vor fi mai bine intelese.

TARIFE CALCULATE

Abordarea mai sofisticata implica o analiza a diferitelor costuri ale autovehiculului si o impartire realista a lor la curse individuale.

Aceste costuri includ:

Costurile fixe ale autovehiculului si soferului ca un tarif pe zi sau ora;

Costuri de exploatare(variabile) per mila si durata cursei;

Alte costuri specifice ca, cheltuieli neprevazute;

Alocatii pentru cheltuieli generale si beneficiu.

De la acestea, se poate ajunge la un tarif calculat pe baza caruia se poate determina plata impusa clientului. In continuare este un exemplu de calcularea unui tarif:

Faza #1

Calculati costurile permanente sau fixe ale autovehiculului si ale soferului, ca un tarif per zi sau ora.

Stabiliti cam cat timp va lua operatiunea si taxati numarul respectiv de ore la tariful pe ora.

Timpul luat trebuie sa includa timpul de incarcare si descarcare.

Exemplu:        Costuri permanente 16.000 USD pe an

Zile lucratoare pe an (estimativ) 220

Ore lucratoare pe zi (estimativ) 9

Ore lucratoare pe an             1.990-sa zicem 2.000

Tariful pe ora    8 USD (adica 16.000 USD :2.000 ore

lucratoare pe an)

Durata estimativa a cursei               17 ore

Incaseaza 17 x 8 138 USD

Faza #2

Calculati costurile de exploatare ale autovehiculului, in termeni de costuri pe mila si inmultiti durata cursei cu aceasta pentru a da suma ce urmeaza sa fie ceruta clientului

Exemplu:

Faza #3

Adunati orice alte costuri specifice cursei.

In acest caz sa zicem o alocatie de 17 USD pentru cazarea soferilor si cheltuieli neprevazute.

Faza #4

Adunati alocatiile care sa acopere cheltuielile generale si beneficiul.

Procedura normala este de a utiliza procentele predeterminate pentru a le aduna la costurile calculate, pentru acest scop. Aceste procente vor fi in mod normal bazate pe cifrele planificate in buget si vor fi destinate pentru a obtine un anumit coeficient de rentabilitate a capitalului investit.

Daca aceste tarife sunt calculate la 20% pentru cheltuielile generale si 10 % pentru beneficiu, calcularea tarifului s-ar incheia asa:

TARIFUL IMPUS CLIENTULUI

Tariful ce urmeaza a fi cerut clientului poate sa nu fie totusi acelasi cu tariful calculat. Doi factori separati trebuie sa fie luati in considerare:

Costurile unei anumite operatiuni, care vor determina costul unei anumite miscari.

Aceasta, plus un adaos acceptabil de beneficiu, poate fi descrisa ca tariful calculat.

Tariful pe care piata il va suporta, care este tariful care va fi in mod normal solicitat clientului.

Daca starea pietei de transport este infloritoare, tariful de piata poate sa depaseasca cu mult tariful calculat. In vremuri de recesiune este valabil contrariul.

In exemplu calculat la E2.3.2. scopul trebuie sa fie acela de a obtine cel putin 340,56 USD pentru cursa completa.

Aceasta poate fi taxata per total clientului, pe baza faptului ca, masina se va intoarce goala sau se va gasi o incarcatura la retur pentru a distribui costul.

Tariful care poate fi obtinut in mod real este acela determinat de conditiile pietei.

Obiectivul trebuie sa fie acela de a mari la maximum veniturile si scopul calculatiei de mai sus este doar de a furniza o cifra urmarita ca scop.

Daca datorita fortelor de piata nu este posibil sa obtii 340,56 USD venit pentru cursa, implicatiile acceptarii unor cifre mai mici vor fi vazute.

Exemplu:

La 325 USD venit, costurile vor fi acoperite dar se va realiza un nivel mai mic de beneficiu.

La 300 USD venit, toate costurile directe ale cursei vor fi acoperite, dar nu se vor acoperi cheltuielile generale in totalitate si nu se va obtine nici un beneficiu.

La 122 USD, numai costurile de exploatare si cheltuielile de serviciu ar fi acoperite. Nici o recuperare a costurilor fixe, cheltuielilor generale sau obtinere de beneficiu.

In conformitate cu teoria economica orice incasare peste costurile aditionale aferente cursei, este mai buna decat nimic. In acest caz costurile suplimentare ale cursei sunt costurile de exploatare, plus cheltuielile soferilor, adica 122 USD. Toate celelalte costuri trebuie sa fie acoperite, fie ca se face cursa sau nu si orice incasare peste 122 USD (costul marginal) va aduce o contributie la costurile fixe si la cheltuielile generale.

Pericolele reducerii pretului/tarifului pe aceasta baza sunt considerabile si trebuie sa fie adoptat numai in ultima instanta.

Motivul separarii costurilor in elemente fixe si variabile vor fi acum mai bine vazute.

Cifrele standard pentru costurile permanente, costurile de exploatare, cheltuielile generale si beneficiile trebuie sa fie tinute la indemana pentru a facilita calculatii rapide ale tarifului iar acestea trebuie sa fie actualizate la intervale regulate.

REPARTIZAREA CHELTUIELILOR GENERALE PE PARC AUTO

Sub titlul "stabilire costuri" o companie isi propune sa recupereze cheltuielile sale generale prin plata lor din centrele sale de profit. Intr-o companie de transport aceasta se face in mod normal prin alocarea unui procentaj din cheltuielile generale ale firmei fiecarui autovehicul pe baza capacitatii de transport a respectivului autovehicul.

De exemplu, daca cheltuielile firmei erau 120.000 USD si compania avea in functiune:

2 masini de capacitate 5 tone                     10 tone

3 masini de capacitate 10 tone                   30 tone

2 masini de capacitate 20 tone                   40 tone

Total capacitate de transport                  80 tone

Cheltuielile generale s-ar repartiza la rata de 1500 USD pentru tona de transport cu rezultatul ca masinile respective ar suporta:

O alta metoda de distribuire a cheltuielilor generale este de a le aloca proportional cu distanta medie totala parcursa de masina, de exemplu, intr-un an.

Daca cheltuielile generale ale firmei sunt 8.000 USD aceasta ar da 1 USD pentru fiecare 25 mile parcurse iar repartizarea s-ar face in felul urmator:

Notele urmatoare, in Sectiunea E2 4, au fost deja dezbatute in notele Modulului A din Sectiunea B.2.1. Studentii care au Modulul A sunt sfatuiti sa faca referire la acele note in scopul de a intelege perfect aceasta parte a programului de curs, care necesita recunoasterea si intelegerea principalelor sisteme de incasare si plata utilizate in operatiunile de transport rutier.

METODE DE PLATA

Plata pentru bunuri sau servicii poate fi facuta de catre client furnizorului in diferite moduri. Cele mai clare sunt numerarul si cecurile.

O parte semnificativa din afaceri se deruleaza prin credit.

Creditul poate lua diferite forme, de la creditul informal de a mai castiga timp sa platesti o factura la contractul legal constituit intr-un acord de un anumit fel sau altul adica o cumparare in rate sau un acord de vanzare pe credit.

Numerar Schimbul direct de bani pentru bunuri este cea mai obisnuita forma de plata. Multe afaceri de mica amploare se deruleaza in acest fel. Termenul de "numerar" de fapt include si cecuri si alte forme de plata directa in care este facuta o plata imediata pentru a incheia o tranzactie.

Credit este acordarea posesiunii sau a dreptului de utilizare a unor bunuri sau servicii fara o plata imediata.

Sunt doua tipuri principale de credit: credit de consum si credit comercial.

Credit de consum Creditul avansat marelui public in mod formal sau informal de catre negustori, case de finantare si altii pentru plata unor bunuri de consum. Astfel de credite includ:

Intarzierea la plata a bunurilor - (de exemplu, o luna de la livrare) de fapt un imprumut acordat de catre furnizor. Furnizorul poate pretinde o dobanda la sumele neachitate in aceasta perioada cu conditia ca, el sa fi informat in prealabil cumparatorul de acest lucru.

Carti de credit permit rambursarea pe o perioada anume; de fapt un imprumut bancar.

Conturi de buget unde o plata lunara regulata permite ca bunurile sa fie cumparate - un imprumut de la comerciant.

Cumpararea in rate si acordurile de vanzare pe credit Intr-o cumparare in rate bunurile sunt inchiriate utilizatorului caruia i se da optiunea de a le cumpara.

Intr-o vanzare pe credit, bunurile devin proprietatea cumparatorului la plata primei rate sau a unei sume, restul urmand a fi achitate in cinci sau mai multe rate.

Cu exceptia platilor intarziate, se vor calcula dobanzi si comisioane la serviciu. Atunci cand se aplica un comision pentru credit, creditorul va solicita in mod obisnuit o licenta de credit emisa de catre Oficiul de Comert cinstit in baza Legii creditului de consum.

Credit comercial Realmente toate schimburile din industriile prelucratoare, servicii si comert sunt facute pe credit.

In forma cea mai simpla acesta este un credit pe un anumit termen, de exemplu, 14 zile, o luna, 60 zile, din partea furnizorului de materiale pentru industriasi, angrosisti sau comercianti cu amanuntul. Firmele pot sa acorde un mic rabat la facturile achitate

intr-o perioada mai scurta decat termenul scadent de plata. Creditul da posibilitatea producatorului sa umple golul dintre productie si vanzarea de marfuri, adica el poate produce marfuri utilizand materii prime pe care nu le-a achitat si spera sa le vanda inainte de a achita aceste materii prime. In acelasi timp totusi, producatorul poate sa acorde clientilor sai credit si astfel poate chiar el sa fie pus sa astepte plata.

Banii cu care el trebuie sa finanteze acest credit fac parte, desigur, din "capitalul circulant" (vezi Sectiunea B.1.1.1.)

Rabat comercial (scazamant, discount)

Valoarea scazamantului acordat poate sa varieze in functie de cantitate si natura marfii. Articolele care se vand rapid si nu sunt tinute in stoc pentru o perioada lunga, de exemplu, tigarile si dulciurile, au o rata scazuta de rabat (discount). Alte articole, ca mobila, pian, care poate au stat in stoc multe saptamani pana sa se vanda, sunt supuse unei rate inalte de scazamant, facand ca vanzatorul cu amanuntul sa fie atras sa stocheze astfel de marfuri cu un ciclu lent.

"Rabatul comercial" este un scazamant (scont) acordat vanzatorului cu amanuntul aplicat la pretul de cost de catalog al furnizorului. Pretul rezultat este uneori cunoscut ca pretul de "en gross".

DOCUMENTE si EVIDENTE

Cele mai multe din milioanele de tranzactii comerciale care au loc zilnic sunt vanzari directe de marfuri contra bani.

Pentru astfel de tranzactii, nu trebuie pastrata nici o evidenta speciala.

Pentru alte tranzactii mai complexe, in special acelea care au loc intr-o perioada lunga de timp, anumite evidente formale sunt necesare, astfel ca sa se poata face referire la ele. O forma de evidenta tinuta de catre toate firmele o constituie cartile de cont. Alte evidente iau forma de documente ce circula de la cumparator la vanzator in timpul tranzactiei. Ambele parti vor pastra de obicei copii dupa documentele utilizate.

O tranzactie tipica dintre un angrosist si un detailist, sau dintre un producator si un client poate implica unele sau toate din documentele de mai jos.

COTATII si ESTIMARI

a.               COTATIA

Un vanzator cu amanuntul face o cerere de oferta unui furnizor pentru achizitionarea unor marfuri. Furnizorul raspunde cu o cotatie care poate fi o lista de preturi. Cotatia cuprinde:

Preturile la care marfurile pot fi furnizate;

Conditiile de piata inclusiv scazamintele (rabaturile);

Costul de transport al marfii;

Termenul de livrare;

Valabilitatea ofertei.

Acolo unde se foloseste termenul "costul transportului platit la destinatie" inseamna ca plata transportului cade in sarcina destinatarului (primitorului marfii).

Acolo unde se foloseste termenul "costul transportului achitat" se intelege ca, costurile de transport vor fi suportate de catre expeditorul marfii.

b.              COST ESTIMATIV

Dictionarul defineste cuvantul "estimatie" ca o calculatie, judecata sau parere aproximativa. Spre deosebire de o cotatie, o estimare se da atunci cand o persoana rugata sa indeplineasca o anumita sarcina nu este absolut sigura de cantitatea de munca si cheltuielile implicate. De exemplu, cand un mecanic auto este rugat sa repare o masina iar el nu este sigur de starea pieselor care nu functioneaza normal si de cantitatea de munca necesara reparatiei sau inlocuirii pieselor defecte fara sa demonteze masina. Aceasta demontare ar costa bani si mecanicul nu este fi pregatit sa o faca daca nu este platit. Tot asa si clientul nu ar dori sa cheltuiasca bani pana ce nu are o idee reala a costului reparatiei si cui va da comanda.

Estimarile mai degraba decat cotatiile, sunt date uneori, intrucat ,ca sa dea o cotatie un mecanic trebuie sa se gandeasca mai mult etc., deoarece o cotatie trebuie sa fie exacta. Mecanicul trebuie sa declare precis cat va costa lucrarea, repararea/inlocuirea pieselor si manopera. El nu va dori sa se implice intr-un astfel de angajament riscant daca el nu este relativ sigur ca va lua lucrarea. Toti stiti de companii care, atunci cand au un autovehicul defect, solicita (probabil) trei oferte (cotatii) pentru reparatie, chiar daca ei sunt aproape siguri care mecanic va primi comanda. Ceilalti mecanici contactati sunt doar utilizati pentru a verifica "pretul pietei" fara sa existe vreo posibilitate ca sa fie luata de acestia comanda.

Pentru a se asigura de orice factori necunoscuti, atunci cand mecanicul da o estimare el va spune ca, daca se va demonta masina, va fi mai sigur de costul reparatiei, iar atunci el va da o noua estimare sau chiar o cotatie. Mecanicul va putea atunci oferi solutii si variante de rezolvare a problemei cum ar fi: repararea partilor uzate sau inlocuirea acestora cu piese noi.

Tot asa si clientul isi va apara drepturile sale cu privire la costul lucrarii, spunand mecanicului ca el ar putea sa-i dea drumul la lucrare, dar fie este pregatit sa plateasca pana la o anumita suma, fie ca de indata ce mecanicul constata ca lucrarea este posibil sa coste peste o anumita suma, sa fie instiintat.

COMANDA

Pentru ca un client sa fie aprovizionat cu bunuri sau servicii se cere o comanda.

O comanda de marfuri poate lua forma unui tipizat si tinand cont si de cotatie va include in mod normal urmatoarele :

Un numar de comanda, la care se poate face referire in orice corespondenta;

Numele si adresele ambelor parti;

Descrierea marfurilor, numarul de catalog, etc.;

Preturi: in practica pretul poate sa nu apara intotdeauna pe comanda;

Termenul de livrare dorit;

Locul (adresa) livrarii;

Orice instructiuni speciale legate de livrare sau ambalare.

Comenzile pot fi facute intr-un registru in duplicat astfel incat clientul sa pastreze o copie a comenzii lansate furnizorului.

FACTURA

Cel mai important document intr-o tranzactie este probabil factura care ii arata clientului exact cat are de plata pentru livrarea marfii.

Este, cu alte cuvinte nota de plata (trata) redactata in doua exemplare.

Clientul va utiliza copia pentru a inregistra plata in evidentele sale si pentru verificarea marfii.

Copia furnizorului este o evidenta/dovada a vanzarii.

De regula factura este expediata inaintea marfii, in care caz tine locul unei avizari - un document ce face cunoscut ca marfa va sosi in scurt timp. Expresia "nota de plata remisa" este utilizata pentru a indica faptul ca marfurile au fost facturate.

Detaliile includ:

Numarul comenzii;

Adresele;

Numarul de inregistrare TVA a furnizorului;

Cantitatile, descrierea si preturile;

Conditiile de plata;

Forma de livrare.

In plus, o factura mai poate include:

Literele E&OE, o abreviere pentru: Erorile si omisiunile sunt exceptate - o precautie impotriva erorilor functionaresti. Clientul va verifica marfa primita dupa factura, va informa furnizorul de orice inadvertente si va pune factura la dosar.

Un aviz de expeditie arata ca o factura fara rubrica de pret.

Un aviz de expeditie in doua exemplare insoteste de obicei marfa si o copie va fi semnata de primitorul marfii. Este retinuta de caraus ca o forma de dovada de primire

NOTA DE CREDITARE

Deseori tiparita in rosu, o nota de credit este expediata de catre furnizor clientului creditandu-l cu suma inscrisa, pentru un motiv sau altul.

De exemplu:

Incarcare la pret;

Marfuri deteriorate;

Marfuri inferioare sau cu defect expediate si returnate;

Refinantare (returnarea banilor in cazurile de retur marfa);

Factura expediata din greseala.

Acesta este modul obisnuit de a corecta o greseala in tranzactiile in care clientul a platit sau a fost creditat prea mult.

O factura rectificata poate fi expediata in locul celei eronate dar sub nici un motiv nu va fi modificata factura initiala.

NOTA DE DEBIT (DEBITARE)

Duplicatul notei de creditare este nota de debitare unde este nevoie de o rectificare/ajustare la o factura atunci cand clientul datoreaza o suma suplimentara furnizorului.

O nota de debitare poate fi folosita in urmatoarele conditii:

Mai multa marfa expediata decat cea facturata si retinuta;

Pret mai scazut al marfii;

Expedierea de marfuri de calitate mai buna;

Omisiuni din factura.

Contul clientului va fi debitat in mod corespunzator cu suma aditionala.

BILANT DE LICHIDARE/SITUATIA PERIODICA

La sfarsitul fiecarei perioade comerciale, in mod normal o luna dar uneori mai des, furnizorul va expedia clientului un extras de cont care face un rezumat al situatiei financiare intre cei doi solicitandu-se plata soldului/restului de achitat.

Este o copie a contului clientului asa cum este inregistrat in registrul furnizorului si arata:

Rabatul existent;

Totalul facturilor din perioada respectiva;

Rectificarile la notele de credit si debit;

Soldul/restul datorat.

O evidenta de cont a unui caraus pentru un client de-al sau va arata un sold initial.

Aceasta va fi suma de bani datorata de client carausului pentru prestatiile efectuate la care nu s-a primit plata.

Sub aceasta cifra se vor insira individual sumele de bani (cecurile) primite de la client, care au alimentat (creditat) contul si orice alte cheltuieli aditionale inregistrate pentru prestatii ulterioare, care sunt debitate.

La sfarsitul perioadei contul va fi echilibrat si aceasta cifra va fi comunicata clientului prin bilantul de lichidare (situatia financiara periodica).

De exemplu:

Situatia financiara din luna urmatoare va incepe cu soldul si va include creditele pentru platile efectuate in aceasta perioada si detalii ale altor tranzactii.

Factura trebuie sa se deosebeasca de situatia financiara periodica. O factura informeaza, da detalii despre marfuri, oferind posibilitatea clientului de a o confrunta cu comanda.

O situatie financiara periodica este o cerere de plata a sumei datorate si neachitate. Ea nu ofera alte detalii decat totalul tranzactiilor si referiri la facturile neachitate din perioada cuprinsa in bilantul de lichidare.

Unele firme se asteapta ca facturile sa fie tratate drept cereri de plata, in care caz perioada rabatului acordat pentru plata inainte de termen va incepe de la data facturii.

SCRISOAREA DE TRANSPORT si FOAIA DE PARCURS

Acesta este o instructiune formala catre firma de transport de a accepta marfurile si a le livra clientului. Soferul va cere in mod normal clientului sa semneze o copie a scrisorii de trasura ca o dovada ca marfurile au fost livrate.

Astfel este similara ca functie notei de avizare dar este in mod normal utilizata cand carausul este o a treia parte - adica nu furnizor sau client.

O foaie de parcurs sau o foaie de livrare este intocmita in mod normal de catre un caraus, cu detalii ale listei de expeditie primite de la diferiti expeditori pentru a fi livrate anumitor clienti in turul sau. In mod normal va avea rubrici pentru: numarul de expeditii, numele expeditorilor, numele si adresele destinatarilor, descrierea coletelor si greutatea si daca trebuie colectati bani. Are de asemenea un spatiu pentru destinatar ca sa semneze pentru a se inregistra primirea si daca incarcatura a fost primita in bune conditiuni.

REGLAREA DE CONT

In mod normal clientul isi va regla nota de plata neachitata cu furnizorul prin sistemul bancar. De exemplu:

Prin cec expediat direct furnizorului;

Prin transfer bancar/virament (adica transfer interbancar de plati creditoare sau o instructiune catre banca de a transfera bani catre alte banci sau sucursale.

Daca plata este prin cec, nu este necesara nici o chitanta, intrucat un cec incasat si apoi platit (de banca) este o dovada acceptata de plata.

Daca plata este facuta prin virament, banca emite o chitanta.

Daca plata este facuta in numerar, va fi nevoie de o chitanta ca dovada de plata.