Formarea si perfectionarea unor aptitudini, deprinderi si capacitati manageriale la functionarii publici

Formarea si perfectionarea unor aptitudini, deprinderi si capacitati manageriale la functionarii publici

In economia de piata selectia, antrenamentul si lansarea in activitatea de functionari publici a celor mai buni specialisti, permanent adaptati cerintelor prezente si viitoare ale institutiei, reprezinta o cerinta majora. Si aceasta pentru faptul ca, la randul sau, activitatea functionarilor publici ne apare ca un imperativ acut, de natura sa determine succesul sau insuccesul in administratia publica. Activitatile ce se desfasoara in acest scop solicita intens functionarul public, il obliga sa gandeasca si sa invete, contribuie la dezvoltarea institutiei de administratie publica. Pentru succesul acestei dezvoltari, functionarul public trebuie sa invete si sa actioneze.

Antrenati in activitatea manageriala, in procesul de rezolvare a problemelor, functionarii publici trebuie sa invete sa dobandeasca un sens clar al misiunii si rolului lor. Apare necesar ca ei sa inteleaga in mod corespunzator ca in prezent si cu atat mai mult in viitor managementul administratiei publice reprezinta o profesie, iar succesul in practicarea acesteia depinde de numerosi factori, dintre care esentiali apar capacitatea, timpul si efortul depus pentru formarea si perfectionarea functionarului public ca manager.

§ 1. Activitatea de formare si perfectionare a functionarilor publici: semnificatie, delimitari conceptuale si factori de succes

Problema formarii si perfectionarii functiona 939i87j rului public capata o semnificatie deosebita in conditiile revolutiei stiintifico-tehnice contemporane si ale tranzitiei in economia de piata. In procesul de redresare a economiei nationale si de deschidere spre economia de piata si pe fondul rapiditatii schimbarilor, innoirilor in domeniul managerial tehnic si tehnologic, institutiile de administratie publica resimt lipsa unor functionari publici profesionisti, capabili sa conduca sectoarele esentiale ale acestora. Problemele care decurg din exigentele expuse isi pot gasi solutii numai daca scoatem sistemul de pregatire a functionarilor publici de sub incidenta mecanismului birocratic.

Semnificatia pregatirii profesionale a functionarilor publici este pusa in evidenta de faptul ca eficienta serviciilor publice din administratia publica este determinata, printre altele, si de nivelul de pregatire al functionarilor publici implicati in desfasurarea activitatilor generale si specifice. Temeinica pregatire profesionala a functionarilor publici da consistenta procesului de utilizare a resurselor materiale si financiare si contribuie la corecta aplicare a legilor administrative.

Pentru exercitarea corecta si eficienta a activitatii in sistemul administratiei publice, functionarii publici sunt datori sa posede nu numai cunostinte fundamentale, generale ci si o pregatire speciala, specifica ramurii de activitate in care lucreaza. Se are in vedere ca, pe aceasta cale, sa se asigure competenta profesionala si cea in domeniul managementului public, cele care pot asigura obtinerea eficientei la nivelul sistemului administrativ.

In managementul public, la fel ca si in celelalte domenii manageriale, competenta se manifesta sub forma capacitatii unei persoane de a realiza, in mod corespunzator si cu eficienta maxima, sarcinile ce-i revin. Prin natura ei, competenta genereaza performanta si eficienta. Performanta unui manager public se reflecta in performanta institutiei publice pe care o conduce. Privitor la categoriile de competente ale managerilor publici constatam similitudini. Astfel Turo Virtanen mentioneaza competenta profesionala, competenta manageriala, competenta politica si competenta etica, iar N. Flinn considera definitorii pentru managementul public tripla profesionalizare ( economica - manageriala, juridica si psihosociologica), competenta manageriala si competenta politica. Se contureaza in felul acesta o noua abordare a problematicii functionarului public, in care competenta reprezinta criteriul cel mai important pentru aprecierea eficacitatii unui manager public. In concordanta cu aceasta abordare functionarul public ( manager sau executant) raspunde de eficienta activitatilor si pentru eficacitatea propriei munci.

Asigurarea unei serioase pregatiri a functionarilor publici pe baza careia acestia sa fie in masura sa rezolve eficient complexele probleme cu care se confrunta administratia publica, necesita ca procesul de pregatire a acestora sa se bazeze pe o conceptie sistemica. Aceasta inseamna ca in procesul de formare si perfectionare a functionarilor publici sa se tina seama de toate componentele personalitatii acestora, de elementele care conditioneaza potentialul lor, vizandu-se dezvoltarea acestor calitati, cunostinte, aptitudini si deprinderi a caror transpunere in managementul institutiei sa se finalizeze in cresteri semnificative ale eficientei.

Un factor important care conditioneaza aceste succese il reprezinta dorinta functionarilor publici de a invata cum sa le motiveze. Ca principale cauze ale motivarii retinem: necesitatile materiale si profesionale, obligatia, responsabilitatea indeplinirii corespunzatoare a sarcinilor repartizate, satisfactiile, comunicarile, starile de frustrare. De asemenea, in dezvoltarea la functionarii publici a dorintei de a invata, un rol deosebit revine corpului de lectori.

Acesta trebuie sa il convinga pe functionarul public ca isi doreste succesul si pentru realizarea acestui scop este in stare sa-l ajute in permanenta.

Prin referire directa la functionarul public, concepem formarea profesionala a acestuia ca o activitate desfasurata in vederea obtinerii calificarii, iar perfectionarea ca o imbogatire a cunostintelor dobandite prin formarea, deprinderea unor aptitudini si atitudini manageriale, astfel incat eficienta activitatii manageriale sa fie maxima.

Situate in plan general diferit, formarea si perfectionarea functionarilor publici vizeaza urmatoarele obiective comune:

Ø      reflectarea transformarilor generate de revolutia tehnico-stiintifica contemporana asupra managementului administratiei publice;

Ø      asigurarea raspunsurilor la problemele pe care le ridica in fata functionarului public dezvoltarea economico-sociala in etapa de tranzitie la economia de piata;

Ø      luarea in consideratie a nivelului de pregatire, a domeniului specific de activitate, a particularitatilor determinate de varsta, experienta, aptitudini in procesul de realizare a formarii si perfectionarii functiona 939i87j rilor publici.

Preocuparile sale in materie l-au determinat pe Mihail Dumitrescu sa se refere, printre altele, si la factorii si momentele procesului de formare si perfectionare. Astfel, specialistul roman face urmatoarea sistematizare:

Factori: punctul la care se afla cadrul de conducere pe curba sa de evolutie, posibilitatea de a fi promovat, meseria individuala de perfectionare, meseria de autorealizare pe un plan sugestiv al responsabilitatii si competentei, modernizarea continua a proceselor de productie si de munca, aparitia unor noi concepte, metode si tehnici de conducere, meseria sociala de perfectionare ca replex al cresterii neintrerupte a nivelului de intruire a maselor;

Momente: perioada imediat urmatoare incadrarii in unitate, promovarile succesive, perfectionari si modernizari ale bazei tehnico-materiale si cadrul organizatoric al unitatii, obtinerea unor rezultate economice superioare ca urmare a contributiei sporite a celor care au urmat cursuri de perfectionare.

§ 2. Coordonate si cerinte in procesul de formare si perfectionare manageriala a functionarilor

In ultimele decenii s-au manifestat plenar doua caracteristici ale managementului public si anume dinamismul si complexitatea. Lor li s-a asociat o evolutie asemanatoare a formarii si perfectionarii functiona 939i87j rilor publici, implementata in starea stiintei manageriale.

Sa vedem, la inceput, care este starea stiintei manageriale si cum se reflecta ea in formarea si perfectionarea functionarilor publici. Prin referire directa la sistemul economiei de piata din tara noastra, vom retine ca semnificative urmatoarele trasaturi caracteristice care influenteaza starea stiintei manageriale si implicit procesul de formare si perfectionare a functionarilor publici:

schimbarile generate de tranzitia la economia de piata pun in evidenta locul si rolul concurentei, fortei si puterii ca fundament al intregului proces de tranzitie si al gandirii si practicii functionarului public. In acest context, competitia actioneaza ca cea mai importanta forta a progresului economic, tehnic si managerial;

actuala criza globala are o dubla infatisare in sensul ca, este o criza a faptelor administrative - publice si, in al doilea rand, este si o criza a gandirii in materie de administratie publica conventionala care, asa cum sublinia R. Precisch, este incapabila sa inteleaga atat natura reala a crizei cat si calea si metodele realiste de depasire a acesteia. In acest cadru are loc si o criza a gandirii manageriale, a carei amploare si natura nu sunt conturate in mod suficient;

stiinta managementului public reprezinta deschiderea filozofica precum si suportul teoretic si metodologic in procesul de formare si perfectionare a functionarilor publici;

logica teoriei manageriale este folosita si actioneaza ca arta ce pune in garda pe functionarii publici in desisul de erori, capcane si prejudecati cu care se confrunta;

managementul de tranzitie nu motiveaza in suficienta masura pe principalii angajati in reforma, in schimbare in general;

pregatirea teoretica fundamentala reprezinta baza formarii functionarului public pentru toate esaloanele.

Ne vom referi acum la cateva cerinte actuale si de perspectiva in procesul de formare si perfectionare a functionarilor publici.

Nivelul de formare si perfectionare a functionarilor publici, de educare si pregatire a acestora se prefigureaza ca factori decisivi ai progresului economic si social in administratia publica. In legatura cu aceasta, apare necesar ca functionarii publici sa fie astfel formati incat sa inteleaga fenomenele si procesele sociale, sa surprinda sensurile dezvoltarii si sa participe la managementul public.

O prima cerinta, in procesul de formare si perfectionare ne obliga ca in predarea cunostintelor de managementul administratiei publice sa imbinam clasicul cu modernul in predare, prin respectarea urmatoarelor principii didactice: insusirea activa, constienta a cunostintelor manageriale; legarea teoriei cu practica; accesibilitatea; sistematizarea; punerea in valoare a initiativei participantilor; insusirea tematica a cunostintelor.

O alta cerinta se refera la necesitatea elaborarii unei strategii de formare si perfectionare a functionarilor publici si care sa vizeze: analiza situatiei existente in tara si in institutia din care fac parte; modalitatile de realizare a unui dialog intre functionarii publici - cursanti si lectori - responsabili cu pregatirea specialistilor; detasarea unor directii flexibile, adaptive si implementarea acestora.

Tot in planul cerintelor este necesar sa se urmareasca deschiderea spre viitor, flexibilitatea si coerenta necesara procesului de formare si perfectionare care sa se bazeze pe idea de functionalitate, concretizata intr-o educatie fundamentata pe orientari constante si optiuni prospective.

In legatura cu rolul deosebit al culturii manageriale in exercitarea profesiunii de functionar public in general, si in procesul de formare si perfectionare a functionarilor publici in special, vom face in continuare cateva sublinieri.

Ca un fenomen special, cultura manageriala reprezinta o sinteza a experientei trecute si o delimitare a nevoilor viitoare in domeniul managementului teoretic si aplicat la adimistratia publica, a functionarilor publici care apeleaza la el. Printre factorii care subliniaza rolul culturii manageriale este tranzitia la economia de piata, cu suma de cerinte si orientari comportamentale specifice. Intelegerea si tratarea corespunzatoare a cererii si ofertei ca un proces de coordonare, a costurilor marginale si a celor platite si a rolului pe care il au in adoptarea deciziilor manageriale, a problemelor de concurenta si stabilire a preturilor, a profitului si modului de distribuire a acestuia pentru dezvoltarea institutiei si multe altele de acest gen, subliniaza necesitatea nu numai a formarii dar si a dezvoltarii culturii manageriale ca sursa de succes in adoptarea unor decizii temeinic fundamentate si generatoare de eficienta economica si sociala.

In formarea si perfectionarea functionarilor publici un rol aparte il detine educatia manageriala.

Educatia manageriala poate fi tratata in sens extensiv si in sens restrictiv. In primul sens - cel extensiv - educatia manageriala ne apare ca un fenomen de dezvoltare, de constituire a functionarilor publici in subiecti ai actiunii de cunoasstere pentru ca, prin comunicare si prin exercitiu, sa se ajunga la modificarea sau modelarea comportamentului si integrarea in activitatea si relatiile manageriale. In sens restrictiv, prin educatie manageriala se intelege un sistem de actiuni dirijate si organizate in scopul de a contribui la determinarea si realizarea formatiunii profesionale manageriale ale unei persoane sau a unui grup.Si intr-un caz si in celalalt ne aflam in fata unor actiuni si influente exercitate voluntar in vederea atingerii unor scopuri: in primul caz este vorba de modificari comportamentale; in cel de-al doilea caz se pune problema asigurarii unei formatiuni profesionale manageriale. Pentru atingerea scopurilor respective este nevoie sa se asigure modele culturale manageriale, sub influenta carora sa se realizeze modelarea sau formarea propriu-zisa.

Educatia manageriala include si instructia manageriala, prin care se intelege un sistem de comunicare si influentare organizata a cunostintelor manageriale. Ea se integreaza in procesul global al educatiei manageriale si este subordonata obiectivelor acesteia. Instructia manageriala consta din predare si invatare. Educatia manageriala urmareste formarea unei personalitati integrate in management si prin aceasta apta de autodepasire.

§ 3. Principii, obiective si etape

Procesul de formare si perfectionare a functionarilor publici se bazeaza pe urmatoarele principii:

functionarul public desfasoara o activitate deosebit de exigenta care presupune inteligenta si tarie de caracter dar si o dorinta puternica de formare si perfectionare;

formarea si perfectionarea functionarului public are un caracter permanent si ca atare se desfasoara in lant, esalon cu esalon si este o sarcina continua, fiecare superior ierarhic avand datoria sa-si formeze subordonatii in calitate de eventual succesori;

pe cat posibil, formarea si perfectionarea functionarilor publici se face la locul de munca, in cursul exercitarii atributiilor si prin completare cu un sistem de rotatie care consta in trecerea celor ce se remarca prin diferite posturi, cu scopul de a castiga experienta, care poate merge pana la varful ierarhiei.

De regula se stabilesc mai multe obiective:

incurajarea permanenta a functionarilor publici sa-i extinda propriile lor resurse, astfel incat sa fie capabili sa raspunda efectiv si continuu sarcinilor in evolutie si sa fie in concordanta cu mediul in care isi desfasoara activitatea;

dezvoltarea la functionarii publici a simtului nevoii de schimbare a cunostintelor, in concordanta cu schimbarile tehnologice si a capacitatii de adaptare rapida la noi conditii specifice de munca cu minima pregatire pentru aceste conditii;

dezvoltarea calitatilor proprii acestei categorii de personal.

Pentru realizarea acestor obiective este indicat sa se parcurga urmatoarele etape:

determinarea de catre specialisti a cunostintelor si aptitudinilor fundamentale pentru randamentul fiecarui functionar public si pentru succesul institutiei;

examinarea cunostintelor si aptitudinilor functionarilor publici pentru a se stabili care din necesitatile lor trebuie elevate la nivelul asteptarilor;

gruparea functionarilor publici in vederea formarii si perfectionarii;

imbunatatirea abilitatilor in domeniul comunicarii, abilitatilor sociale si a atitudinilor necesare functionarului public.

§ 4. Metode de formare si perfectionare a functionarilor publici

In procesul de formare si perfectionare a functionarilor publici se utilizeaza numeroase metode, dintre care mai frecvent folosite si mai eficace ne apar urmatoarele:

METODA CAZURILOR:

notiunea de "caz" a fost precizata pentru prima data de Kurt Lewin;

se bazeaza pe trei elemente semnificative:

1. analiza unei situatii;

2. cazul prezentat este o reflectare a unui fenomen real;

3. in rezolvarea cazului ponderea cea mai mare revine participantilor;

- avantajul major consta in faptul ca dezbaterea in colectiv a cazurilor, a unor reflectari concrete ale realitatii, creeaza sentimentul de constienta participare la rezolvarea problemelor institutiei;

- pentru adunarea datelor necesare in vederea redactarii cazurilor se utilizeaza interviurile, se studiaza dosarele cu date si se cerceteaza unele lucrari;

- pentru a putea considera un caz corespunzator, este necesar ca acesta sa fie testat pe unul sau mai multe grupuri;

- metoda cazurilor este o metoda de grup;

- elementul catalizator este conducatorul grupului.

METODA INCIDENTEI

elaborata de prof. Pigors la inceputul anului 1950 si aplicata in invatamantul pentru pregatirea managerilor, deoarece permitea simularea unor decizii concrete;

exerseaza modul rapid de rationare si luare de decizii prompte;

se orienteaza asupra condttiilor reale existente in organizatii, iar obiectul studiului este un caz practic;

porneste de la descrierea pe sarite a problemei si permite cunoasterea dificultatilor de pregatire a deciziei;

se disting patru faze:

1. furnizarea informatiei sumare;

2. strangerea in mod sistematic a tuturor informatiilor necesare;

3. analiza problemei fundamentale si formularea problemelor principale si a celor secundare;

4. solutionarea problemei, facandu-se prezentarea tuturor varintelor de decizie si se propune solutia definitiva;

- in final, participantii intocmesc o argumentare scrisa in care isi fundamenteaza decizia luata si include si recomandarile aferente;

- este superioara metodei studiului de caz, deoarece este mai dinamica si apropie decizia finala de realitate.

METODA DISCUTIEI

a rezultat din nevoia organizttiei moderne de a ajunge la o baza efectiva de cooperare, de imbinare a intereselor institutiei cu cele ale salariatilor sai si a factorilor cu care se coopereaza;

vizeaza urmatoarele obiective principale: informarea, rezolvarea problemelor, formarea si instruirea, asigurarea participarii, declansarea energiei creative a participantilor, a imaginatiei si a ideilor lor;

pentru ca discutiile aa fie cat mai fructuoase, se apeleaza la "formarea sensibilitatii" care este introspectiva, in sensul ca discutia se axeaza pe ce se intampla in interiorul grupului iar obiectivul sau esential consta in a ajuta pe participanti sa devina mai eficienti in relatiile lor interpersonale.

METODA INVÃTÃRII PROGRAMATE

divizeaza materialul in mici unitati numite "cadru";

fiecare cadru cere un raspuns activ, insistandu-se pe intelegerea solutiilor la problema pusa si nu pe merorarea lor;

cel care invata primeste un feed - beck imediat asupra calittaii raspunsului si, la nevoie, este retrimis la pasajul din program pe care nu l-a inteles suficient;

avantajele invatamantului programat:

1. se elimina pierderile de timp cauzate de altii, iar lacunele pot fi stabilite si in consecinta eliminate in timp util;

2. se renunta la cadrele didactice cu norma intreaga.

TESTE PROGRAM

se urmareste ca in timpul cel mai scurt participantii sa dobandeasca cat mai multe cunostinte si mai bune aptitudini, in conditiile individualizarii la maximum a procesului de invatamant;

se elaboreaza teste program de catre specialisti programatori, teste impartite pe teme tiparite pe cate o singura pagina, la finele testului se mentioneaza trei solutii posibile si cursantul trebuie sa indice cea mai justa;

cursantii parcurg aceste teste in timp variat, intre 45-55 de minute.

METODA INCREDINTÃRII UNOR OBIECTIVE EXCEPTIONALE

urmareste sa se profite de o sarcina reala necesara institutiei la un moment dat, pentru a testa un nou sau viitor manager si de a-i da sansa sa-si demonstreze capacitatea;

se face apel la tehnici pe care cel in cauza nu le stapaneste inca perfect si la domenii mai largi decat cel in care cel testat opereaza curent.

METODA CONDUCERII MULTIPLE

consta in reunirea unui anumit numar de cadre tinere intr-un consiliu de administratie, care sa functioneze in paralele cu cel real al organizatiei; acest comitet nu are functie executiva, ci numai de investigatie si analiza;

raportul cu recomandarile se prezinta managerului institutiei, care analizeaza si face observatii de perfectionare.

METODA ROTATIEI FUNCTIILOR

- urmareste sa largeasca campul de viziune al viitorilor manageri, care sunt pusi sa faca strategii succesive in diferite compartimente ale organizatiei;

- durata strategiilor variaza de la o institutie la alta;

- cel detasat va primi sarcini precise in compartimentul unde este transferat si i se acorda autoritatea ceruta, fiind facut raspunzator pentru rezultatele obtinute.

METODA FORMÃRII PRIN ACTIUNI CENTRATE

cerintele pe care trebuie sa le indeplineasca un manager sunt repartizate pe trei arii de necesitati:

1. realizarea sarcinilor:

2. mentinerea spiritului de echipa;

3. capacitatea individuala;

- metoda demonstreaza ca oricine poate invata sa fie manager, oricine poate invata actiunile pe care trebuie sa le realizeze un manager.

INLOCUIREA TEMPORARÃ a unui superior in timpul unei calatorii, concediului sau unei boli. Aceasta metoda este cu atat mai eficace cu cat sunt mai numeroase responsabilitatile persoanei absente care sunt transmise celui care ii tine locul. In practica se apeleaza la doua variante de plecare:

inlocuirea temporara a propriului sau superior, in care caz este o formare in functie, pe care cel vizat poate sa o ocupe intr-o zi;

inlocuirea unui sef de nivel superior, aceasta formare vizand sa deschida noi orizonturi celui interesat.

STAGIILE, dintre care mai importante ne apar:

stagii la inceputul carierei;

stagii in decursul carierei.

FUNCTIILE DE ASISTENT, in care sunt numite de regula elementele tinere valoroase. Este o excelenta scoala de instruire. De fapt, ele au sarcina de a pregati munca sefului lor, de a-l ajuta in activitatea acestuia, de a aduna elementele pe baza carora sa fie adoptate deciziile. Insuficienta metodei consta in faptul ca ele nu sunt antrenate in luarea efectiva a deciziilor si in executarea responsabilitatilor directe, caracteristica esentiala a activitatii cadrelor superioare.

ECHIPELE care, de regula, au de indeplinit o sarcina bine definita sau se ocupa de studii speciale. Pentru ca o echipa sa raspunda scopului preconizat, trebuie sa i se solicite sa cerceteze si sa propuna solutii la probleme bine definite, iar recomandarile facute sa fie luate in consideratie de catre manager.

CONFERINTELE sunt considerate de catre specialisti ca metode de formare foarte eficace. Ele sunt tinute de cadrele institutiei sau de catre specialistii din exterior.

SEMINARIILE prezinta un interes si mai mare decat conferintele. Ele dureaza mai mult de o zi, provoaca discutii colective, instructive si obliga pe participanti sa faca lecturi extinse.

CÃLÃTORIILE DE STUDII vizeaza un dublu scop:

sa permita familiarizarea cu tehnici noi;

sa asigure intrarea tn contact cu oameni ai caror mentalitati si metode de munca sunt diferite.

In continuare, ne vom referi la programul pentru pregatirea si perfectionarea functionarilor publici.

Orice program de pregatire si perfectionare a functionarilor publici trebuie sa cuprinda trei etape:

analiza necesitatilor; in concret, se porneste de la cerintele functiilor ( atributiile de indeplinit), se precizeaza cerintele fata de personal, definite in termenii: abilitate tehnica (deprinderi), atitudinea fata de munca, necesitati de informare.

diagnosticul participantilor;

controlul curent si evaluarea rezultatelor.

Organizarea programului de formare si perfectionare a functionarilor publici este marcata de doua caracteristici: personalizarea si rationalizarea sistematica, acesta din urma fiind determinata de mijloacele utilizate. Cele doua tendinte se interconditioneaza,in sensul ca mijloacele audiovizuale si calculatoarele permit individualizarea invatamantului si tot datorita calculatorului s-a putut trece la invatamantul programat.