Sistemul informational al managementului public

SISTEMUL INFORMATIONAL AL MANAGEMENTULUI PUBLIC

I. SISTEMUL INFORMATIONAL MANAGERIAL SI COMPONENTELE SALE

Exercitarea autoritatii legislative, juridice si executive de catre organele abilitate in acest sens, presupune existenta unor circuite informationale care sa permita vehicularea mai multor categorii de informatii.

Sistemul informational cuprinde ansamblul de date si informatii continute in documente, circuite informationale, fluxuri informationale si mijloace de tratare a informatiei implicate in procesul de fundamentare a deciziilor elaborate de catre organele din cadrul sistemului administratiei publice si care prin continutul lor contribuie la satisfacerea necesitatilor generale ale populatiei.

Sistemul administratiei publice in ansamblu este deservit de catre fiecare componenta atat in calitate de emitator cat si de beneficiar de informatii. Astfel in exercitarea atributiilor presedintele Romaniei emite decrete si mesaje.

Decretele in general reprezinta acte normative de aplicare care pot avea caracter individual, fie prin exceptie caracter normativ.

Mesajele sunt folosite pentru exprimarea unor puncte de vedere fata de o anumita problema politica sau fata de o lege care s-a inaintat in vederea promulgarii.

Intre Presedinte si Parlament exista un flux informational deoarece Parlamentul are obligatia de a lua in discutie mesajele prezidentiale.

Alte componente ale sistemului informational sunt: legile, hotararile si motiunile adoptate de Camera Deputatilor si de Senat.

Legile adoptate pot fi:

legi constitutionale de revizuire a constitutiei;

legi organice, prin care se reglementeaza sistemul electoral, organizarea si functionarea partidelor politice, organizarea si functionarea referendumului, organizarea Guvernului si a Consiliului Suprem de Aparare a Tarii, regimul starii de urgenta si de asediu, infractiunile, pedepsele si regimul executarii acestora, acordarea amnistiei, a gratierii colective, organizarea si functionarea Consiliului Superior al Magistraturii, a instantelor judecatoresti, a Curtii de Conturi, statutului functionarilor publici;

legi ordinare, care sunt de natura hotararilor si ordonantelor adoptate de Guvernul Romaniei, precum si ordinelor si instructiunilor emise de catre ministere in vederea realizarii atributiilor specifice.

Componentele sistemului informational din administratia publica

Clasificarea informatiilor

In sfera administratiei publice exista mai multe criterii dupa care se clasifica informatiile:

modul de exprimare, clasifica informatiile in:

informatii orale, exprimate oral;

informatii scrise, confirmate pe hartie,

informatii audio-vizuale, care implica aparatura speciala, calculatoare si diverse terminale;

gradul de prelucrare a informatiilor clasifica informatiile in.

informatii primare, care nu au suferit un proces de prelucrare informationala si care se regasesc la nivelul organelor administratiei locale;

informatii intermediare, ce se gasesc in diferite faze de prelucrare si circula atat la nivelul organelor administratiei publice centrale, cat si la nivelul organelor administratiei locale;

informatii finale, care au trecut prin mai multe prelucrari si se regasesc in decrete, hotarari, ordonante si legi;

dupa destinatie avem urmatoarele tipuri de informatii::

informatii interne, care circula in interiorul institutiei atat la nivel central cat si la nivel local;

informatii externe, care circula in afara componentelor sistemului administratiei publice;

dupa directia vehicularii se pot distinge::

informatii descendente, transmise de la nivelul central spre nivelul local;

informatii ascendente sub forma de rapoarte si informari care circula de la organele administratiei publice locale catre nivelele centrale;

informatii orizontale, care se transmit intre compartimente situate la acelasi nivel in cadrul unor institutii;

dupa obligativitatea pentru beneficiar avem:

informatii imperative, care pot fi emise de catre Presedinte, Guvern si Parlament;

informatii non-imperative, care au caracter preponderent informativ si care circula in mod curent in cadrul institutiilor;

dupa natura proceselor, informatiile sunt:

informatii financiare,

informatii comerciale;

informatii culturale,

informatii turistice;

informatii sportive;

informatii de cercetare - dezvoltare;

alte categorii: invatamant, agricultura;

dupa modul de evidenta a informatiilor, avem.

informatii curente

informatii statistice, care reflecta anumite niveluri in realizarea unor obiective si activitati in cadrul sistemului.

Atat utilizarea informatiilor in procesul de elaborare a actelor normative, cat si transmiterea acestora catre autoritatile locale in vederea executiei implica un circuit sau flux informational.

Circuitul informational reprezinta traiectul pe care il parcurge informatia de la emitator si pana la beneficiarul de informatii.

Fluxul informational reprezinta cantitatea de informatii vehiculata intre emitator si beneficiarul de informatii fiind caracterizat de lungime, viteza de deplasare, fiabilitate, cost.

Procedurile informationale desemneaza ansamblul de elemente prin care se stabilesc modalitatile de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare a unei categorii de informatii cu precizarea operatiilor de efectuat, necesitatea lor, suporti si mijloacele de tratare a informatiilor.

In anumite institutii, sistemul informational se reduce doar la documentarea administrativa, care reprezinta o activitate ce constituie suportul elaborarii diferitelor rapoarte, dari de seama, statistici si chiar acte normative.

Mijloacele de tratare a informatiilor sunt de trei feluri.

manuale, ce se realizeaza cu instrumente clasice, masini de scris, masini de calcul,

mecanizate, dotate cu minicalculatoare;

automatizate, prin computere, retele de calculatoare.

II. FUNCTIILE SISTEMULUI INFORMATIONAL AL MANAGEMENTULUI DIN ADMINISTRATIA PUBLICA

Sistemul informational indeplineste urmatoarele functii:

Functia decizionala - consta in aceea ca sistemul informational trebuie sa asigure elementele informationale necesare fundamentarii actelor normative, decizia administrativa fiind rezultatul unui proces amplu de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare a informatiilor;

Functia operationala - reprezinta functia prin intermediul careia sistemul informational operationalizeaza actele administratiei contribuind in mod decisiv atat la intelegerea corecta a continutului unui act normativ, cat si la aplicarea unitara a acestuia,

Functia de documentare a sistemului informational care exprima calitatea sistemului de a inregistra informatiile necesare personalului din sistem pentru fundamentarea obiectivelor si a deciziilor.

Particularitatile documentarii in sistemului administratiei publice difera dupa continutul documentelor, forma acestora, datarea,  limba in care sunt scrise.

Documentele administrative pot fi grupate in:

documente folosite exclusiv de functionarii publici interesati;

documente folosite mai rar care se arhiveaza si raman la dispozitia diversilor functionari publici.

Ca si activitatea, documentarea administrativa este integrata in sistemul national de documentare.

Intre cele trei functii ale sistemului informational exista stranse interdependente si buna functionare a sistemului este determinata de utilizarea cu inalt profesionalism a tuturor componentelor sistemului informational si de revalorificarea functiilor acestora de catre managerii publici din toate compartimentele si de la toate nivelele ierarhice.

III. PRINCIPIILE SISTEMULUI INFORMATIONAL

In institutiile publice, sistemul informational se fundamenteaza pe un ansamblu de principii care permit realizarea functiilor specifice si cuprinde:

principiul conceperii si restructurarii sistemului informational potrivit cerintelor manageriale;

principiul unitatii metodologice a tratarii informatiei;

principiul concentrarii asupra informatiilor esentiale;

principiul asigurarii unui timp corespunzator de reactie a componentelor sistemului administratiei publice;

principiul asigurarii informatiilor finale selectate dintr-un fond de informatii primare;

Principiul conceperii si restructurarii sistemului informational se fundamenteaza pe cerintele specifice ale managerilor institutiilor publice sunt strans corelate cu sistemul de nevoi si interese ale entitatii.

In ceea ce priveste cel de-al doilea principiu, trebuie sa se tina seama de faptul ca in proiectarea structurilor organizatorice este necesar ca fiecare componenta a sistemului sa reprezinte atat un emitator cat si un beneficiar de informatii iar tipurile de relatii organice se descriu circuite informationale.

Principiul unitatii metodologice a tratarii informatiilor asigura sistemului informational un plus de rigurozitate si faciliteaza functionalitatea sa, tocmai prin modul de intelegere si prelucrare unitara a informatiilor care permite trecerea la prelucrarea automata a datelor. Acest principiu faciliteaza atat controlul conducerii asupra functionalitatii sale, cat si extinderea utilizarii sistemelor de prelucrare automata a datelor si circulatia operativa a informatiilor in sistemul administrativ.

Principiul concentrarii asupra informatiilor esentiale asigura degrevarea sistemului informational de informatiile nerelevante care afecteaza calitatea proceselor de inregistrare , de transmitere si prelucrare a informatiilor esentiale. Avand efecte implicit in economie de timp , economie de resurse si operativitate privind fundamentarea unor decizii sau elaborarea unor documente administrative.

Principiul asigurarii timpului corespunzator de reactie pentru componentele administratiei publice implica utilizarea unor proceduri si mijloace variate pentru tratarea informatiilor.

Principiul asigurarii informatiilor finale se fundamenteaza pe informatii sintetice dar si pe amplul proces de documentare administrativa.

Principiul flexibilitatii presupune adaptarea continua a paramerelor sistemului informational din administratia publica la caracterizarea mediului extern. Acest principiu necesita o permanenta reactie a institutiilor din administratia publica centrala si locala fata de opinia membrilor entitatii si adaptarea rapida a deciziilor din sistem in functie de nevoi si interese ale interese ale populatiei.

IV. TENDINTE PRIVIND MODERNIZAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL AL MANAGEMENTULUI PUBLIC

Modernizarea sistemului informational al managementului public reprezinta un proces complex, legat de nevoile interne de informare al institutiilor administrative, precum si de nivelul de dezvoltare al tehnologiilor de transmitere a informatiei.

Tendintele care se manifesta in cadrul sistemului informational al managementului public sunt:

utilizarea computerelor in retea;

cibernetica administrativa ca domeniu nou al informaticii administrativ care ofera functionarilor seturi de metode si tehnici pentru prelucrarea rapida si eficienta a informatiilor;

accentuarea caracterului previzional anticipativ al sistemului informational din administratia publica.

Tendinta in general este de a influenta calitatea deciziilor administrative permitand o mai buna corelare a continutului lor cu realitatile din unitatile administrative teritoriale si de a accentua procesul de executare a deciziilor si implicit de realizare a obiectivelor managementului public.

Reglementarile elaborate nu trebuie sa ingradeasca accesul la informatia publica, dar in acelasi timp, trebuie sa asigure protectia cetatenilor fata de accesul la informatii neautorizate sau cu caracter personal detinute de organe abilitate in acest sens.

Informatiile publice sunt orientate catre urmatoarele directii:

Serviciile publice oferite cetatenilor de catre administratie;

Modalitatile de organizare si functionare a serviciilor oferite,

Responsabilitatile individuale si/sau de un grup referitoare la organizarea si functionarea serviciilor publice;

Tipurile de prestatori ai serviciilor publice si modul prin care cetateanul participa;

Servicii publice care urmeaza sa fie puse la dispozitie cetatenilor.

Relatia dintre cetatean si administratia publica se realizeaza predominant prin mijloace traditionale. La nivelul organismelor centrale si locale in ultimii ani se folosesc tot mai mult retelele de calculatoare pentru prelucrarea, stocarea, accesul si distribuirea informatiilor.