 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
 |
MANAGEMENT
Termenul Management a fost definit de catre Mary Follet prin expresia "arta de a infaptui ceva impreuna cu alti oameni". Diferite informatii care te vor ajuta din domeniul managerial: Managementul Performantei, Functii ale managementului, in cariera, financiar. |
| StiuCum
Home » management
» managementul carierei
» Comunicarea organizationala
|
|
Elemente ale comunicarii organizationale |
|
| Functiile comunicariiIn esenta, comunicarea inseamna mult mai mult decat un schimb de informatii sau date si interpretarea lor. Luand drept criteriu functiile pe care le pot indeplini, Bales (1951) realizeaza o clasificare a mesajelor emitatorului. Asadar, se pot diferentia comunicari care: - exprima solidaritatea (cel care comunica poate consolida statutul celuilalt, poate acorda sprijin sau recompensa); - reduc tensiunea (glumeste, rade, isi exprima multumirea); - exprima acordul (intelege, accepta in mod pasiv); - exprima propuneri (dirijeaza, respectand autonomia celeilalte persoane); - exprima pareri (evalueaza, analizeaza, exprima sentimente, asteptari); - orienteaza, indruma (informeaza, repeta, clarifica, accentueaza); - cer indrumare, orientare (cere informatii, clarificari, confirmari); - c - cer propuneri (cere trasarea directiilor posibile de actiune); - exprima diferentele de opinii (refuz pasiv, neacordare de sprijin); - exprima tensiunea (cere un acord, evita disputa); - exprima sentimente negative (slabirea pozitiilor celuilalt, fortificarea propriilor pozitii).Intr-o organizatie, comunicarea tace posibile informarea (se furnizeaza baza deciziilor), motivarea (se stimuleaza cooperarea si implicarea in atingerea obiectivelor), controlul (se clarifica indatoririle, se silesc autoritatea si responsabilitatile). Functia ei emotionala (exprimarea trairilor, sentimentelor etc.) este de asemenea importanta: astfel, se pot dezamorsa unele tensiuni sau se pot consolida anumite pozitii in cadrul organizatiei (Robbins, 1991). Exista doua functii majore ale comunicarii privind viata organizatiei: - functia de unificare a activitatilor organizatiei - comunicarea este modalitatea prin care oamenii sunt uniti intr-o organizatie pentru a atinge un tel comun; scopul comunicarii intr-o organizatie este acela de a conduce la schimbari, de a influenta actiunile ce asigura prosperitatea organizatiei; - functia de integrare manageriala - comunicarea este vitala pentru functionarea interna a organizatiei, pentru ca integreaza functiile manageriale; comunicarea leaga, de asemenea, organizatia de mediul exterior. Directia comunicarii Comunicarea poate fi verticala (ascendenta sau descendenta), orizontala sau pe diagonala, in organizatiile in care exista retele centralizate primeaza comunicarea verticala, in cadrul careia treptele ierarhice sunt silite ferm. in organizatiile bazate pe retele descentralizate predomina comunicarea orizontala, directa. Comunicarea descendenta are loc de la nivelurile ierarhice superioare la cele inferioare ale managementului. Astfel se comunica deciziile, instructiunile, repartizarile sarcinilor de munca. De asemenea, aceasta este directia in care se realizeaza feedback-ul cu privire la calitatea si cantitatea performantelor realizate. Cu cat numarul de niveluri este mai mare, cu atat creste posibilitatea distorsionarii mesajului. Comunicarea ascendenta are loc prin transmiterea informatiilor de la esaloanele ierarhice inferioare la cele superioare si consta in informatii cu privire la performante, solicitarea interventiei sau sprijinului, respectireactiile individuale la comunicari realizate anterior. Acest tip de comunicare poate fi eficient daca climatul organizatiei le permite subordonatilor formularea mesajelor fara teama de penalizare, daca barierele sociale si de statut se diminueaza, favorizandu-se exprimarea spontana a angajatilor. Daca lantul de comunicare este lung, poate interveni distorsionarea mesajului. Comunicarea orizontala are loc la acelasi nivel ierarhic, avand caracter functional si de cooperare. Cantitatea si eficienta ei depind de structura organizationala. Chirica (1996) arata ca trecerea granitelor departamentale" este acceptata sau tolerata in mod diferit in diverse organizatii.In cadrul comunicarii pe diagonala intre emitent si receptor(i), exista (unul sau mai multe) niveluri ierarhice, dar nu exista o relatie directa de subordonare sau supraordonare. Comunicarea formala si informala Comunicarea formala este impusa de structura organizatiei (asadar, directia poate fi verticala sau orizontala) si utilizeaza canale de comunicare bine conturate si precizate. Comunicarea informala este paralela cu comunicarea formala. Ea se bazeaza pe criterii afective, pe interese comune legate (sau nu) de organizatie. Structura retelelor de comunicare informala este aleatorie, poate fi orizontala sau verticala. Se considera ca pe canalele informale de comunicare le parvin managerilor peste 50% din informatii, care, desi pot fi frecvent distorsionate si sa aiba o puternica doza de subiectivism, uneori sunt credibile, iar viteza lor de circulatie este mult mai rapida (Rotaru, Prodan, 1998). Retelele de comunicare Retelele de comunicare sunt structuri prin care sunt silite modalitatile de circulatie a informatiei si rolurile pe care le joaca fiecare participant. Putem distinge retele restrictive--centralizate (de exemplu, roata, lantul, reteaua in forma de Y), care sunt adecvate in situatiile in care sarcinile trebuie rezolvate rapid si cu precizie, si retele flexibile--descentralizate (de exemplu cristalul), care functioneaza eficient in situatiile in care sarcinile ce urmeaza a fi rezolvate sunt complexe. in practica exista si structuri intermediare. Cercetarile lui Leavitt (1951) arata ca, in cadrul grupurilor mici, retelele de comunicare influenteaza viteza si exactitatea rezolvarii sarcinilor, recunoasterea spontana a unui lider si gradul de satisfactie a participantilor. in retelele centralizate organizarea se face repede, cota de erori se mentine redusa, dar satisfactia participantilor este scazuta. Persoanele aflate in centru sunt percepute ca fiind lideri. in retelele unde centralitatea este egal repartizata nu se contureaza nici un lider, satisfactia participantilor mai mare, insa organizarea este mai lenta si cota de erori mai ridicata. ura 1. Retele de comunicare Roata (fiecare comunica cu aceeasi persoana) - acest tip de retea caracterizeaza un sistem supracentralizat, calitatea de lider este atribuita persoanei aflate in centru/la nivelul Lantul (persoanele de la nivelul trei pot sa comunice cu persoana de la nivelul unu numai prin intermediul persoanelor de la nivelul doi) - acest sistem creeaza linii ierarhice, precizia si viteza realizarii sarcinilor sunt ridicate, persoana aflata la mijloc este perceputa ca lider, iar satisfactia participantilor este redusa. Cercul (fiecare persoana poate sa comunice cu alte doua persoane alaturate) -este o retea de comunicare ce reflecta o anumita descentralizare; nu se contureaza un lider, satisfactia participantilor este mai mare, dar scad precizia si viteza rezolvarii sarcinii. Cristalul (fiecare persoana poate sa comunice cu oricare alta persoana, realizand un schimb liber, deschis, de mesaje) - este o retea specifica sistemului participatide management, cu un nivel ridicat al descentralizarii, adecvata pentru realizarea unor sarcini complexe ; satisfactia participantilor este foarte mare. nu se conturea/a un lider, iar organizarea se face incet. Tipul retelei de comunicare are o mare influenta asupra vietii organizatiei si exprima totodata tehnicile, respectistilul managerial practicat. Alaturi de gradul de centralizare (determinat de retelele de comunicare), exista si alti factori de influentare a comunicarii organizationale: marimea organizatiei si gradul de incertitudine impus de conditiile externe organizatiei si de deciziile strategice. Bariere comunicationale Comunicarea organizationala se realizeaza intr-un mediu social. Ca urmare, calitatea si precizia ei sunt influentate de structura organizationala, de factori ce tin de relatiile umane in general si de cele de putere in mod special. Cunoasterea posibilelor bariere in comunicarea organizationala este un prim pas catre inlaturarea lor. Barierele specifice comunicarii interpersonale (Bogathy, 1999) sunt: - lipsa informatiei reale sau mesajele sarace", in care nu apar noutati pentru primitor -noutatea informatiei este ceea ce atrage atentia in primul rand; - ignorarea informatiilor ce contravin celor pe care le stim" sau credem ca le stim -in general, oamenii evita, resping, uita sau distorsioneaza informatiile disonante ; - evaluarea sursei - ideile preconcepute, fenomenul stereotipizarii, respectial proiectiei influenteaza evaluarea sursei, iar mesajul implicit va fi altfel perceput; - perceptiile diferite - modul in care oamenii organizeaza si interpreteaza informatia receptionata influenteaza felul in care o inteleg ; - distorsiunile semantice - pot fi cauzate de folosirea unui limbaj specializat care nu este bine cunoscut de receptor, a unor simboluri cu sensuri neclare etc. (in unele situatii, partenerii nu vorbesc nici macar aceeasi limba); - perturbatiile (zgomotele) - uneori pot exista zgomote propriu-zise care perturba comunicarea interpersonala. Barierele specifice comunicarii organizationale sunt urmatoarele - comunicarea verticala are de obicei reguli stricte care pot deveni bariere; neres-pectarea acestora se penalizeaza; astfel, continuturile sunt filtrate ; - cu cat organizatia este mai mare, cu atat mai cronofaga este comunicarea ; de aceea, deseori se apeleaza la solutii simpliste, considerate rationale, dar care pot distorsiona mesajele; - informatia inseamna putere, deci unele mesaje pot fi retinute, distorsionate in mod voit, acest fenomen fiind specific luptei pentru putere din cadrul organizatiilor; - acceptarea informatiei ca fiind adevarata este o conditie a comunicarii organizationale eficiente, deci neacceptarea ei poate fi considerata o bariera; acceptarea este influentata de un set de factori ce maresc credibilitatea persoanei care comunica (experienta profesionala, onestitatea, carisma) si de caracterul defensial mesajului (Bogathy, 1999). Marguis si Huston (1999) enumera urmatoarele bariere ale comunicarii organizationale : - distanta fizica/spatiala a locurilor de munca din cadrul organizatiei, care duce la scaderea numarului de contacte directe, personale ; - datorita culturii diferite a grupurilor mici din organizatii, mesajele transmise de catre conducere pot fi interpretate in mod diferit; - oamenii din organizatie intra in diferite sisteme de relatii in interiorul organizatiei (de pilda, structuri de munca, structuri de putere, structuri de statut, structuri de prestigiu, relatii de prietenie); aceste sisteme influenteaza modul in care se comunica in cadrul organizatiei - ceea ce la un moment dat poate deveni o bariera in comunicarea necesara; - organizatiile sunt intr-o permanenta miscare/schimbare; se schimba oamenii, pozitiile, structura grupurilor, localizarea geografica etc., si astfel mesajele nu ajung intotdeauna la destinatar. Pentru a reduce efectele negative ale diferitelor bariere la nivel personal, pot fi constientizate barierele si formate unele abilitati de comunicare, de ascultare activa, iar la nivel organizational se propune standardizarea comunicarii, respectiimplementarea unor metode eficiente de analiza si monitorizare a sistemului informational, cum ar fi analiza ECCO (Episodic Communication Channels in Organization). |
|
|
Politica de confidentialitate
|
