 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
 |
MANAGEMENT
Termenul Management a fost definit de catre Mary Follet prin expresia "arta de a infaptui ceva impreuna cu alti oameni". Diferite informatii care te vor ajuta din domeniul managerial: Managementul Performantei, Functii ale managementului, in cariera, financiar. |
| StiuCum
Home » management
» managementul carierei
» Comunicarea organizationala
|
|
Instrumentele comunicarii |
|
| Fara a aprofunda problematica instrumentelor comunicarii organizationale, in partea finala a acestui modul m prezenta unele aspecte legate de instrumentele cel mai des utilizate. Comunicarea in scris (scrisoare, fax, e-mail) Comunicarea in scris este importanta in orice organizatie. Cu cat o organizatie este mai mare, cu atat rolul ei creste. De obicei se comunica in scris politica organizationala, procedurile, evenimentele, schimbarile. Dar tot din aceasta categorie fac parte si fisele de post, evaluarile angajatilor, scrisorile de referinta, rapoartele etc. Comunicarea in scris necesita atentie sporita si cumpatare din partea emitentului, iar acesta nu are la dispozitie arsenalul instrumentelor de metacomunicare. in scris, ideile si emotiile sunt exprimate mult mai selectiv si concis. Mesajul poate fi recitit si corectat inainte de a fi inaintat receptorului. De multe ori scrisorile sau faxurile intaresc de fapt o intelegere verbala prealabila. Keith Davis, in Ghidul pentru comunicarea in scris, formuleaza urmatoarele indemnuri: » Folositi cuvinte si fraze simple ! » Folositi cuvinte scurte si familiare! » Folositi pronumele personal ori de cate ori este posibil la persoana a doua (tu, dumneaastra) ! » Folositi ilustratiile, graficele, exemplele ! » Alcatuiti fraze si paragrafe scurte! » Folositi verbe active ! » Economisiti adjectivele! » Exprimati ideile logic si in mod direct! » Eliminati cuvintele care nu sunt neaparat necesare !In ultimii ani, raspandirea e-mail-ului (a postei electronice) ca instrument de comunicare in cadrul organizatiei este tot mai accentuata. Austin-Smith (1998) considera ca e-mail-ul este forma ideala de comunicare in afaceri a epocii globalizarii" - iar stilul lui este asemanator cu cel al capitalismului insusi: obiectiv, rece, neutru si, intr-o oarecare masura, agresiv. intre timp s-au elaborat o serie de ghiduri, de reguli legate de cum anume trebuie sa utilizam acest mod de comunicare. Stilul folosit in e-mail este foarte simplist; mult mai usor se raspunde la aceste scrisori" decat la cele traditionale. Prezenta optiunilor reply" si ,jorward" indeamna parca la o actiune imediata. Aceste mesaje pot fi stocate foarte usor, dar pot fi si sterse fara nici o dificultate. Totodata, se stie daca mesajul a ajuns sau nu la destinatar, aproape in momentul trimiterii. Pe langa aceste avantaje, e-mail-ul face posibil ca rezolvarea unor sarcini de lucru sa se faca in alte locuri decat spatiul in care isi realizeaza organizatia activitatea. Exista chiar organizatii a caror activitate este bazata integral pe acest mod de comunicare. Grimm (2000) propune ca e-mail-ul sa fie folosit in situatiile in care avem neie urgent de informatii, cand ne trebuie un raspuns rapid, cand vrem sa trimitem documente mai lungi care ar fi dificil de transmis in alta forma. Sa evitam insa e-mail-ul atunci cand dorim sa comunicam cu persoane mai in varsta, cand redactam documente oficiale si cand avem de rezolvat probleme personale confidentiale. Avand in vedere ca folosirea acestui mod de comunicare depinde de existenta unei infrastructuri adecvate, lipsa acesteia poate fi o bariera serioasa in raspandirea ei in comunicare in general si in comunicarea organizationala in special. Totusi, daca exista infrastructura necesara, costurile ulterioare ale utilizarii e-mail-ului sunt reduse. Comunicarea prin telefon Comunicarea prin telefon este mult mai spontana decat cea in scris, chiar daca lipseste contactul vizual. Posibilitatea utilizarii elementelor paralingvistice in comunicare, schimbul rapid si direct de idei constituie caracteristicile datorita carora telefonul este din ce in ce mai mult folosit si in mediul economic. Dezltarea rapida a telefoniei din ultimii ani face ca telefonul sa fie un instrument indispensabil atat in comunicarea intraorganizatio-nala, cat si in cea extraorganizationala. Un dezavantaj al comunicarii prin telefon (pe langa lipsa contactului vizual) este faptul ca acesta poate deveni un factor perturbator la locul de munca, frecventele intreruperi avand efecte negative asupra performantei in activitate. La fel ca in cazul comunicarii orale, nici in cazul comunicarii prin telefon mesajele nu sunt inregistrate (desi exista unele organizatii - in special banci si societati de asigurare - unde conversatiile se inregistreaza in mod automat (Klein, 2001). Unele organizatii se ocupa chiar de formarea abilitatilor de a comunica prin telefon. Stanton (1995) formuleaza urmatoarele reguli de baza ale comunicarii telefonice : » Fiti scurt! » Fiti politicos! » Fiti ingenios! » Vorbiti clar! » Vorbiti mai rar! Comunicarea interpersonala Aceasta forma de comunicare ramane totusi cea mai eficienta si cea mai cunoscuta. Faptul ca nu doar il auzim, ci il si vedem pe interlocutor face comunicarea mai eficienta. Dezavantajele majore ale acesteia sunt insa timpul si costul ridicat (in ultima vreme incepe sa devina mai utilizata videoconferinta, ca forma de comunicare ce nu necesita cheltuieli si timp de transport). Din multitudinea de sfaturi si sugestii pentru imbunatatirea comunicarii verbale, ne m opri la unele legate de ascultarea activa, care implica, pe langa luarea la cunostinta, si intelegerea celor comunicate de celalalt: » incetati sa rbiti! - Nu puteti asculta daca rbiti. » Puneti rbitorul intr-o situatie usoara! - Ajutati persoana sa se simta libera sa rbeasca. » Spuneti-i rbitorului ca vreti sa ascultati! - Aratati interes. Nu cititi, de pilda, in timp ce altul va rbeste. » indepartati perturbatiile ! - Nu faceti zgomot cu diferite obiecte. » Fiti constructiv! - incercati sa intelegeti punctul de vedere al rbitorului, chiar daca initial aveti o alta parere. » Fiti rabdator! - Nu-l intrerupeti pe rbitor. » Pastrati-va calmul! - O persoana suparata interpreteaza cuvintele in sens negativ. » Fiti circumspect cu critica si contraargumentele ! - Acestea pun interlocutorul intr-o pozitie defensiva. » Puneti intrebari! - Acestea il incurajeaza pe rbitor si arata ca dumneaastra ascultati. » incetati sa rbiti! - Este prima si ultima cerinta, pentru ca toate celelalte depind de ea. Nu puteti asculta in timp ce rbiti. |
|
|
Politica de confidentialitate
|
