CREAREA UNUI EVENIMENT MEDIA

Auzim de multe ori plangeri venite de la alte persoane active in domeniu cu privire la fapul ca media nu se ocupa niciodata de actiunile lor, sau ca mesajul lor este distorsionat. Deoarece reporterii nu sunt destul de profunzi, sau nu au capacitatea ori timpul de a investiga in profunzime un anumit eveniment, problema de cele mai multe ori se afla la sursa. Adica la noi. Trebuie doar sa fim capabili sa transmitem mesajul clar, corect, in forma unei povesti interesante, care merita sa fie relatata - si poate sa fie repovestita. Daca suntem capabili sa cream dezbateri pe marginea subiectului, cu atat mai bine. Controverse 212b11c le reprezinta uneori cea mai buna publicitate.

Trei elemente pot sa creasca posibilitatea ca actiunea voastra sa se bucure de atentie: oameni interesanti, locuri si subiecte interesante.

Oameni interesanti

Daca nu exista in organizatie o persoana care sa atraga atentia presei, incercati sa gasiti o persoana care sa poate realiza acest lucru. Chiar daca ne place sau nu, realitatea este ca anumiti oameni sunt 'staruri'. Incercati sa stabiliti relatii cu acesti oameni, implicati-i in problemele voastre si nu ezitati sa ii rugati sa va sprijine. Starurile au si ele orgolii care trebuie sa fie multumite, si uneori abordarea acestora poate sa fie mai dificila decat abordarea media, asa ca fiti atenti.

Celalalt tip de persoana care reprezinta un magnet pentru media este victima politicii pe care o contracaram. Asigurati-va ca aceasta este o persoana sensibila, care se prezinta bine. Intervievati mai intai individul. Nu va incredeti in cuvantul altcuiva ca fiind valabil sau credibil pentru individul respectiv. Puneti toate intrebarile stanjenitoare pe care le-ar pune un reporter. Petreceti catva timp pentru a ajuta persoana repectiva sa schiteze raspunsuri care exprima mai bine ceea ce el/ea incearca sa transmita. Daca este nevoie, recomandati cu delicatete schimbari de imagine. Daca este nevoie de haine, dati o mana de ajutor.

Locuri interesante

Ori de cate ori este posibil, organizati evenimentul intr-un loc care sa reflecte mesajul nostru. Creati un fundal eficient. Daca tema este lipsa locuintelor accesibile, atunci duceti-va la niste locuinte parasite. Daca va referiti la militarism, duceti-va la o unitate militara (ma rog, cat de aproape se poate). Incercati sa gasiti un loc unde jurnalistii nu se duc de obicei, dar asigurati-va ca nu este atat de departe incat sa nu gaseasca locul cu pricina.

Subiecte interesante

Unul dintre elementele cele mai analizate si foarte importante in acelasi timp in procesul de creare a unui eveniment media interesant sunt imaginile. "Capete vorbitoare" filmate sau pozate la o conferinta de presa reprezinta un lucru obisnuit si plictisitor. Gasiti o modalitate de a face vizibil ceea ce incercam sa comunicam. Atunci cand organizati un eveniment de presa, aveti intotdeauna in vedere fotografiile, desi presa trimite la fata locului si fotoreporterii sai. Ce fotografie dorim sa apara in ziar sau la stirile de seara? Asigurati-va ca poza respectiva este sugestiva. O imagine face, uneori, cat o suta de cuvinte.

Cea mai buna imagine este cea care are nevoie de cele mai putine cuvinte pentru a fi explicata. Cu cat sunt necesare mai multe cuvinte, cu atat de insignifiant este mesajul.

Exemplu: In timpul conflictului din Vietnam, o organizatie civica americana a dorit sa gaseasca o modalitate de a le aminti oamenilor ca zilnic se pierdeau vieti omenesti din cauza razboiului. Mai intai, care era simbolul? Ar fi trebuit sa puna in evidenta persoanele decedate care apartineau altor natiuni decat cele implicate? Ce loc ar transmite cel mai bine cauza decesului? Au cazut de acord sa arate toate mormintele americanilor ucisi. Au ales cimitirul Ellipse, cu Casa Alba pe fundal. Doar o singura propozitie era necesara pentru a comunica mesajul. Poza spunea totul.

Creati un simbol care sa reprezinte ceea ce incercati sa comunicati. In timp ce 'capetele vorbitoare' sunt plictisitoare, graficele si tabelele sunt ceva mai edificatoare.

Exemplu: in 1981 Administratia Reagan a anuntat o reducere cu 10% a impozitului pe salarii. Adunarea Nationala Conservatoare planificase sa serveasca cea mai mare placinta cu mere din lume - ce simboliza o bucata mai mare din 'placinta', adica din veniturile realizate,  pentru fiecare persoana - la Monumentul lui Washington. Acesta nu era adevarul in intregime, deoarece doar cei ce se incadrau in anumite limite (ridicate) de salarizare ar fi beneficiat cu adevarat de aceasta reducere. Cinci membri ai organizatiei civice Community for Creative Non-Violence, imbracati in costume, purtand insemne ale 'cabinetului de bucatarie' al lui Ronald Reagan, au intrat brusc pe scena, in timpul discursurilor, si au sarit in placinta, strigand 'Este toata a mea!'. Adunarea Nationala Conservatoare a realizat astfel tot fundalul, si a adunat media; 'tupeistii' de la CCNV nu au facut altceva decat sa redefineasca mesajul care a fost comunicat.

Daca planificati un eveniment de amploare, gasiti mijloace de a-l promova inainte, creand alte puncte focale. Este publicitate gratuita, si veti suscita interesul fata de ceea ce vreti cu adevarat sa exprimati. Profitati de fiecare oportunitate. Atunci cand nu exista nici o oportunitate, creati una.

Stabilirea momentului cand se organizeaza evenimentul media este importanta mai ales pentru a pune accent pe semnificatia sa. In general, cele mai bune momente pentru un astfel de eveniment sunt de luni pana joi, de la ora 10 a.m., pana la 12 a.m. Orele de dimineata vor garanta faptul ca termenele limita au fost respectate, si vor permite exploatarea ulterioara a reportajului. Anumite ziare nu apar in timpul weekend-ului, ceea ce inseamna ca evenimentele de vineri nu vor fi acoperite. Povestirile acoperite la stirile de seara au de multe ori un 'supliment' in dimineata urmatoare. Birourile de stiri au de obicei echipe mici in week-end, si pur si simplu nu au personal disponibil in acele momente pentru a se ocupa de un anume eveniment. Mai mult decat atat, reporterii sunt de obicei liberi in weekend. In final, in weekend exista mai putini amatori de stiri.

Exemplu: aceeasi CCNV a organizat o masa de Ziua Recunostintei pentru cei fara adaposturi, la Capitoliu. Acest eveniment este organizat dupa-amiaza tarziu, pentru a incuraja transmisiile TV in direct la emisiunile de stiri cu audienta mare.

Cel mai bun dintre toate evenimentele media trebuie sa contina actiune si creativitate. Descoperiti ironiile din situatii. Introduceti secvente de umor atunci cand este cazul. Prezentati-va mesajul cu forta si entuziasm.

LISTA DE PRESA (press list)

Orice eveniment media trebuie anuntat, altfel nu va puteti astepta ca presa sa fie prezenta la el. Anuntarea evenimentelor se face cu ajutorul a doua instrumente: Comunicatul de presa [discutat anterior, vezi cap. V.II] si Apelurile de presa. Apelurile de presa urmeaza anuntarii evenimentului prin Comunicatul de presa, si se fac prin intermediul Liste de Presa, despre care vom discuta mai jos.

Dezvoltarea extraordinara a mijloacelor electronice de comunicare face practic inutila greoaia trimitere a unor scrisori si comunicate prin posta clasica. Pastrati aceasta metoda doar pentru cazuri exceptional de importante si in rest utilizati cu succes emailul si faxul.

Trebuie sa pastrati 2 liste de presa: o lista cu adrese email si numere fax, si o lista de apel cu telefoanele fixe sau mobile ale redactorilor.

Lista cu adrese email ar trebui sa contina nu doar adresa in sine, ci si, detaliat, numele publicatiilor, posturilor, retelelor, adresele lor, si numele persoanelor pe care le cunoasteti. Este important sa trimiteti prin posta electronica declaratiile si comunicatele, este important in acelasi timp sa stabiliti anumiti reporteri cu care ati avut deja o relatie in desfasurare. Este bine sa trimiteti declaratii multiple catre acelasi loc (aceeasi publicatie, institutie media). Anuntul poate sa nu ii intereseze pe toti, dar tot va atrage atentia cuiva. Organizati lista in functie de tipul si de potrivirea cu organizatia media (de exemplu, criterii locale, nationale, religioase, asociatie de femei, etc.), astfel incat sa stabiliti zonele specifice de actiune. De exemplu, cand vizam exclusiv o problema locala, a trimite o declaratie de presa catre presa centrala poate parea a fi un gest nepotrivit.

Fiecare zona din tara intra pe piata media. Orasele mari si suburbiile au propriile piete media, in timp ce zonele rurale includ o zona geografica larga. Descoperiti zona geografica pe care o acopera piata media de la voi.

Pietele media au alocate de obicei mai multe posturi de televiziune, radio, sau servicii de telecomunicatii, ori agentii de stiri. Aflati cat mai multe despre aceste servicii din zona voastra. Aflati de asemenea si ce alte zone mai servesc. Adaugati-le la listele de presa. Povestea voastra poate sa trezeasca un interes intr-o alta zona, unde o problema similara este abordata. Daca exista vreo cale de a lega povestea de o alta dintr-un alt oras, este cu atat mai bine.

O lista de apel a presei este si ea esentiala. Deci trebuie sa va fie mereu la indemana. Lista de apel va fi mult mai mica decat lista de presa.

Organizati de asemenea lista de apel in functie de categoria organizatiei media. Impartiti lista de apel in mai multe categorii decat cea cu adrese postale (de exemplu servicii de telecomunicatii, ziare locale, posturi locale de TV, statii radio, agentii de stiri, etc.). Acest lucru faciliteaza munca voastra. Listele de apel includ numele agentiei/institutiei, numarul de telefon, de fax, numele persoanelor de contact, adresele email ale redactiei si redactorilor, numele reporterilor, zonele specifice de stiri pe care le acopera, numerele directe de mobil si de la serviciu, atunci cand acestea sunt disponibile.

Actualizati in permanenta contactele. Adaugati nume si detalii noi pe masura ce intalniti noi persoane. Coordonatorul media al unei organizatii ar trebui sa retina numele producatorilor si pe cel al reporterilor de la evenimentele de presa si sa se asigure ca acele nume sunt adaugate la lista.

Apelurile de presa

In cronologia organizarii evenimentului, Apelurile de presa urmeaza trimiterii Comunicatului de presa. Din mai multe motive, apelurile de presa sunt mai importante decat trimiterea Comunicatelor. Desi este esential sa aveti un comunicat scris, care poate sa fie trimis prin fax la cerere, in timpul apelului aveti ocazia sa povestiti cu adevarat subiectul. Mai mult decat atat, apelurile de presa ii ofera persoanei de la biroul de distributie sau reporterului ocazia sa puna intrebari, sa dezvolte informatiile de 'fundal' care vor fi necesare pentru a da adancime reportajului. In timpul apelului de presa, se stabileste si dezvolta de fapt relatia cu media.

Fiti sensibili fata de persoanele de la celalalt capat al telefonului. Daca par ca se grabesc, nu ii retineti mai mult decat trebuie. Daca par a avea mai mult timp la dispozitie, discutati pe larg cu ei. Ganditi cu grija ceea ce trebuie sa spuneti, inainte de a ridica receptorul. Notati sau repetati daca este necesar. Incepeti cu apelurile mai putin importante. Fiti succinti si clari, insa pregatiti sa intrati in detalii, daca apare ocazia. Intotdeauna explicati mai intai cine, ce, unde, si cand. Primul scop este acela de a duce echipa de stiri la acel eveniment.

Adresati-va folosind numele persoanelor respective, cereti-le la telefon. Este mai putin probabil sa vi se inchida telefonul in nas de catre un oarecare, daca el stie ca doriti sa vorbiti cu o anumita persoana. Incercati sa munciti intotdeauna cu aceeasi persoana - asa se nasc relatiile.

Un apel tipic de presa ar trebui sa inceapa astfel: 'Buna ziua. Sunt XX de la YY. Va sun pentru a ma asigura ca ati primit comunicatul de presa pe care l-am trimis, in legatura cu mitingul. programat duminica, 30 martie, ora 12, in Piata Victoriei'. Nu uitati sa va lasati numarul de telefon ca sa puteti fi contactat pentru intrebari ulterioare.

Daca puteti sa intrati in detalii, nu ezitati. Dar repet, fiti sensibili fata de persoana care se afla la capatul celalalt al firului. Daca reporterul pare sa se grabeasca, nu il iritati cu vorbarie in plus. Va va suna inapoi cand va avea mai mult timp.

Daca comunicatul de presa s-a pierdut printre sutele care le-au ajuns pe birouri, trimiteti un altul prin email/fax imediat, cat inca mai prezentati interes. Trebuie sa aveti un comunicat la indemana repede.

Odata ce ati facut cateva apeluri de antrenament,  urmati aceasta procedura. Incepeti cu agentiile de stiri, deoarece ele pot trimite stirea rapid celorlalti. Urmeaza apoi statiile TV, deoarece ele au mai mult personal care sa incerce sa afle locul si scopul evenimentului media. Aceste contacte ar trebui sa fie urmate de apeluri catre ziare, apoi catre statiile radio.

Apelurile suplimentare trebuie sa fie mereu facute in dimineata evenimentului. Daca aveti timp suficient, apelurile ar trebui sa fie facute si cu o zi sau doua inainte.

Astfel, daca este programat un eveniment major, si se stie bine dinainte ca el urmeaza sa aiba loc,  trimiteti un comunicat cu o saptamana inainte, faceti apelurile cu doua zile inainte, si in dimineata evenimentului.

Fiti concisi. Ceea ce ramane fara raspuns la primul apel, nu constituie decat motivul celei de-al doilea apel. Nici un apel nu este un apel irosit.