MODURI DE PREZENTARE A INFORMATIEI

i. conferinta de presa (briefing-ul)

ii. comunicatul sau stirea de presa, sub forma unei circulare trimisa presei

iii. interviul

iv. dezbatere (masa rotunda) cu personalitati invitate

v. chemarea presei la un eveniment organizat de altii

vi. vizita a conducerii organizatiei la consiliul editorial

vii. vizita reporterului la locul actiunii (de exemplu: o tabara)

viii. crearea de evenimente de presa (de exemplu: o ceremonie, o lansare)

CONFERINTA DE PRESA (Mic ghid pentru organizare)

O conferinta de presa se organizeaza numai atunci cind aveti de comunicat ceva destul de important incit sa merite interesul publicului.

Inaintea conferintei, Biroul de Presa va intocmi in colaborare cu Directia de Imagine un dosar de presa care va contine informatii despre:

- cine este organizatia?

- ce actiuni a intreprins?

- obiectul concret al conferintei de presa (lansarea unei campanii, actiune de amploare etc.)

- ce are organizatia in plan pentru viitor?

Este bine ca in mapa de presa sa fie incluse si fotografii, care vor fi preluate eventual de catre ziare pentru a insoti articolul.

Dosarul de presa trebuie redactat cu mare atentie! Orice eroare strecurata in text poate compromite intreaga actiune. Dosarul va fi distribuit tuturor ziaristilor prezenti la conferinta.

Spatiul care va gazdui conferinta trebuie si el ales cu atentie: sa existe destule scaune, sa fie destula lumina, sa existe prize (care sa functioneze) pentru aparatura video.

Invitarea ziaristilor Extrageti din lista de presa cu toate publicatiile, ziaristii potriviti (cei care au mai scris despre organizatie, cei care sint specializati in domeniul care face obiectul conferintei etc.). Acestora li se vor trimite invitatii (de preferinta prin fax), urmate de telefoane pentru confirmarea prezentei.

Cel mai bun moment pentru desfasurarea unei conferinte de presa este in cursul saptaminii, in jurul orei 11. Conferinta trebuie tinuta de vorbitori interesanti (persoane publice sau oameni obisnuiti sa vorbeasca in fata unei asistente). Intrebarile din partea presei sa fie pe cit posibil anticipate si raspunsurile pregatite dinainte. Responsabilul conferintei (reprezentantul Directiei de Relatii cu Presa) va prezenta in citeva cuvinte pe fiecare vorbitor. Este bine ca vorbitorii sa nu citeasca un comunicat care a ajuns deja in atentia presei, ci sa vina cu ceva nou. Interventiile si raspunsurile la intrebari vor fi scurte si la obiect. Trebuie ca nu numai ziaristii ci si oamenii care vor citi despre conferinta in ziare sa inteleaga ce vrea organizatia.

In masura posibilitatilor, ar fi bine sa existe un suport vizual (pentru televiziune): un scurt film, o prezentare animata pe calculator, sau macar un decor deosebit care sa stirneasca curiozitatea telespectatorilor. Inaintea conferintei vor fi verificate cu atentie toate echipamentele (video, sonorizare, lumini, proiectoare etc.)

Dupa incheierea conferintei, seful Directiei de Relatii cu Presa va face o evaluare a acesteia. De asemenea, va urmari in zilele urmatoare felul in care ideile expuse in cadrul conferintei au fost oglindite in presa.

Feed-back-ul

Nu uitati ca procesul comunicarii se desfasoara in ambele sensuri. Sunteti pe rand transmitator si receptor. Oferiti dar si primiti informatii. Chiar si mimica sau gesturile unei persoane sunt informatii. Nu strica sa aveti un carnetel si un pix, in timpul conferintelor de presa, in care sa va notati amanuntele pe care neaparat vreti sa le prezentati jurnalistilor. Si asta pentru ca altfel riscati sa uitati, poate din pricina emotiilor. Apoi, in cazul in care un jurnalist va adreseaza mai multe intrebari, puteti sa vi le notati ca sa puteti raspunde ordonat si la obiect.

Documentarea

Pregatirea unui eveniment media cuprinde mai multe faze, dintre care documentarea este una esentiala. Comunicatorii trebuie sa isi ordoneze informatiile pe care le transmit, iar apoi sa le verifice. O informatie care se dovedeste neadevarata poate distruge credibilitatea organizatiei respective. De asemenea, o informatie incompleta poate aduce deservicii organizatiei care vrea sa transmita presei un comunicat sau o informare pentru presa. Unul dintre riscuri ar fi ca evenimentul sa fie prezentat deformat iar un altul este ca el sa nu fie prezentat deloc. Si asta pentru ca purtatorul de cuvant trebuie sa stie ca ziaristii nu sunt angajatii institutiei respective si, ca urmare, nu au nici un fel de obligatie sa transmita publicului informatiile prezentate in conferinta de presa sau in comunicat. Apoi, o informare de presa redactata in mod complet si la timp este si un semn de respect atat fata de presa cat si fata de publicul caruia sunt destinate informatiile respective. De aceea, pentru a asigura o buna documentare pentru conferinta de presa sau pentru comunicat, trebuie sa consultati cat mai multe dintre documentele legate de subiectul pe care doriti sa il prezentati.

In cazul in care aveti anumite nelamuriri, nu ezitati sa va intrebati colegii sau superiorii. Acestia trebuie sa inteleaga faptul ca relatia cu presa si cu publicul in general este una dintre cele mai importante activitati. Mai ales ca procesul de comunicare poate duce la indepartarea unor obstacole cu care se pot confrunta alte departamente ale organizatiei pe care o reprezentati. De exemplu, un blocaj birocratic nejustificat poate fi rezolvat prin presiunea opiniei publice, in cazul in care este afectata o activitate de interes public. Este situatia in care Directia de Sanatate Publica intarzie sa elibereze autorizatii de functionare pentru un azil de batrani sau pentru o cantina a saracilor, cu toate ca ele indeplinesc toate normele sanitare prevazute de lege.

Un alt exemplu este cel legat de interventia autoritatilor in anumite conflicte. Materialele de presa aparute in ultimii ani dovedesc faptul ca fortele de mentinere a ordinii publice inca nu s-au obisnuit sa respecte toate legile in vigoare. Totusi, politistii sau jandarmii pot fi obligati sa actioneze in spiritul legii de prezenta camerelor de filmat. Atentie, daca nu va documentati suficient in legatura cu subiectul respectiv, riscati sa va faceti de ras. Sau mai rau, declaratiile pe care le dati ziaristilor pot fi considerate insulte sau calomnii, fapte care sunt pedepsite penal. De aceea, trebuie sa fiti siguri ca toate declaratiile pe care le faceti corespund intocmai adevarului.

Inregistrati-va conferintele de presa

Pentru ca in cadrul intalnirilor cu ziaristii se discuta de multa ori subiecte controversate, este bine sa va inregistrati conferintele de presa. Asa veti putea proba exact ceea ce ati spus. Apoi, ascultand casetele inregistrate - un exercitiu extrem de folositor mai ales pentru novici - veti putea sa va dati seama care sunt greselile pe care le comiteti. Pot fi greseli de exprimare, de pronuntie ori de organizare. Dandu-va seama de aceste greseli, le veti putea evita pe viitor. In plus, in cazul aparitiei unor citate eronate in presa, puteti obtine mai usor rectificarea informatiilor gresite, demonstrand editorilor ca reporterii au relatat gresit cele afirmate. Totusi, nu va asteptati ca jurnalistii sa devina simpli scribi, care va consemneaza fidel spusele. Si asta pentru ca reporterii relateaza, aseaza afirmatii in context si incearca sa inteleaga lucrurile care se petrec in spatele iesirilor in presa. Cum sunt si ei oameni, uneori pot gresi, lucru pe care trebuie sa il intelegeti.

Un articol de presa in care institutia pe care o reprezentati este prezentata tendentios nu tradeaza neaparat rea-credinta. Poate ca reporterii nu au inteles exact ceea ce ati vrut sa spuneti, iar in acest caz trebuie sa va asumati o parte din vina. Oricum, inregistrarile video ori audio ale conferintelor de presa pot sa lamureasca lucrurile. Mai trebuie sa stiti ca este onest sa ii anuntati pe jurnalisti ca veti inregistra conferinta de presa, convorbirea, interviul ori declaratia de presa pe care o oferiti. Puteti omite sa ii anuntati atunci cand asezati pur si simplu un casetofon ori un alt dispozitiv de inregistrare. Este de preferat sa puneti dispozitivul de inregistrare pe masa la care stati. Jurnalistii pot sa observe singuri in acest caz ca inregistrati convorbirea.

Este de preferat sa folositi un dispozitiv de inregistrare cu insemnele organizatiei pe care o reprezentati. Un alt caz in care puteti omite incunostiintarea ziaristilor este cel in care aveti banuieli ori chiar certitudini care arata ca jurnalistul vrea sa va determine sa infaptuiti un lucru care nu este conform legii, regulamentelor organizatiei ori institutiei pe care o reprezentati ori pur si simplu codului dumneavoastra moral. Ori, pur si simplu atunci cand interlocutorul incearca sa va santajeze ori sa obtina foloase necuvenite. Cum nu traim intr-o lume ideala, aceste lucruri pot fi posibile.

In general, totusi, aceste cazuri sunt extrem de rare, dar nu strica niciodata o masura de precautie. De asemenea, nu strica sa fotografiati ori sa inregistrati pe caseta video evenimentele pe care le organizati. In cazul in care sunteti o organizatie ori o institutie care depinde ori care pur si simplu are nevoie de subventii de la parteneri, aceste casete ori fotografii pot fi marturii ale modului in care incercati sa va popularizati activitatea, precum pot sa fie si un etalon al relatiilor pe care le aveti cu mass-media.

Insa lucrurile nu trebuie privite doar din unghiul in care dumneavoastra si jurnalistii sunteti de parti diferite ale baricadei. Uneori, fotografiile pe care le faceti le pot fi de ajutor jurnalistilor din presa scrisa ori de la agentiile de stiri care nu vin intotdeauna insotiti de fotoreporteri. O situatie identica este si cea a jurnalistilor de la radio, a caror reportofoane se pot defecta. La fel, cameramanii pot sa aiba probleme cu imaginile inregistrate, iar daca ii puteti ajuta cu niste cadre, exista sanse mari ca stirea sa fie difuzata. Si, mai ales, nu va ganditi niciodata ca faceti munca ziaristilor, pentru ca interesul vostru este ca evenimentul pe care il organizati sa fie popularizat. Iar in unele situatii ati fi pusi in situatia de a plati pentru ca materialul jurnalistic sa fie difuzat. Daca reusiti sa construiti relatii bune cu ziaristii, situatiile in care veti fi nevoiti sa scoateti bani din buzunar pentru a fi in atentia presei vor fi din ce in ce mai rare. Si, in plus, este preferabil ca banii pe care ar trebui sa ii platiti pentru publicitate la televiziune, la radio ori in ziare sa fie investiti mai bine in aparatura.

Folositi "catalogul"

De fiecare data cand organizati o conferinta de presa, dati jurnalistilor tabele albe, pe care sa isi treaca numele, institutia de presa pe care o reprezinta si datele de contact. Acest lucru va poate fi folositor in mai multe feluri. In acest fel, va actualizati permanent propria baza de date referitoare la mass-media (lista de presa). Apoi, puteti remarca jurnalistii care vin des la evenimentele pe care le organizati. Pe acestia ii veti putea invita si la alte evenimente, mai intime ori care presupun un grad mai mare de specializare in domeniul in care activati. De asemenea, jurnalistilor interesati le puteti furniza unele amanunte detaliate despre organizatia ori institutia din care faceti parte, chiar daca aceste amanunte sunt off the record. Aceasta sintagma desemneaza situatia in care oferiti ziaristilor in care aveti incredere unele amanunte pe care le pot folosi dar fara sa va citeze ori in cazul in care aceste detalii pot constitui puncte de plecare in investigatiile lor ulterioare. De asemenea, in cazul in care aveti o colaborare foarte buna cu anumiti jurnalisti, nu uitati sa le telefonati de ziua lor, de Craciun, de Pasti ori de Anul Nou. Uneori, un simplu apel conteaza mai mult decat o ceremonie intreaga.

Insa nu fiti familiari cu jurnalistii la evenimentele oficiale. Folositi intotdeauna apelativele "doamna", "domnisoara" ori "domnule" urmate de numele lor, nu de catre prenume. Daca veti face altfel, puteti produce unele prejudicii comunicarii cu alti jurnalisti. Nu trebuie sa dati impresia ca ii discriminati ori ca ii favorizati pe unii dintre ziaristi. La fel, daca lasati impresia ca sunteti prea apropiati de anumiti ziaristi riscati sa puneti sub semnul intrebarii, printr-un comportament necorespunzator, obiectivitatea si neutralitatea acestora. Bineinteles, aceste reguli nu se aplica in cazul intalnirilor individuale. "Catalogul" poate fi util si in cazul in care trebuie sa lucrati cu jurnalisti pe care nu i-ati mai vazut niciodata. Asa puteti sa retineti mai usor numele lor si de asemenea stiti cum si unde puteti sa ii contactati atunci cand trebuie sa ii invitati la noi evenimente. Apoi, puteti sa aflati ce jurnalisti nu au fost interesati de evenimentul pe care l-ati organizat si de ce s-a intamplat acest lucru. Trebuie apoi sa gasiti noi modalitati prin care sa ii atrageti pe jurnalistii respectivi la manifestarile pe care le organizati. Nu este vorba de miza pe senzationalism, ci pur si simplu sa gasiti si apoi sa subliniati acele elemente care ar face atractiv evenimentul pe care il organizati.

Urmariti informatia

Putini dintre jurnalisti isi redacteaza stirile ori relatarile pe loc. Cei mai multi dintre ei ajung in redactii iar abia apoi isi trimit materialele catre editori. Asa ca nu strica sa redactati imediat dupa conferinta de presa o sinteza a acesteia. Sinteza trebuie trimisa tuturor ziaristilor pe care ii aveti in baza de date. Pentru jurnalistii care au fost la conferinta de presa, sinteza va fi utila in redactarea stirii, pentru ca intotdeauna este mai usor sa editezi un text gata scris decat sa construiesti unul nou. In plus, constructia de idei va fi mai aproape de ceea ce doriti dumneavoastra decat daca v-ati baza suta la suta pe ceea ce au retinut reporterii. De asemenea, pot fi jurnalisti care ar fi fost interesati de evenimentul pe care l-ati organizat pe care o reprezentati dar care, din varii motive, nu au avut cum sa ajunga la acesta. Ei vor putea realiza un material jurnalistic folosindu-se de sinteza conferintei de presa.

Atentie, nu retrimiteti pur si simplu invitatia de presa revazuta si adaugita. Si asta pentru ca in timpul conferintei de presa poate s-au discutat si alte subiecte ori alte aspecte ale subiectului principal care pot fi mai interesante pentru jurnalisti decat ceea ce ati vrut sa le transmiteti in momentul in care ati organizat conferinta de presa. In redactarea sintezei, puteti folosi inregistrarile pe care le-ati facut in timpul conferintei. De asemenea, puteti sa anuntati disponibilitatea de a oferi, la cererea jurnalistilor, fotografii ale evenimentului, inregistrari audio ori un filmulet. De asemenea, daca institutia pe care o reprezentati are un site ori o pagina web, puneti de indata pe site si sinteza conferintei de presa, si fotografiile de rigoare si specificati faptul ca jurnalistii interesati pot sa foloseasca toate acele materiale fara nici un fel de probleme. Nu neglijati aceasta parte, care uneori este la fel de importanta ca si conferinta de presa propriu-zisa.

Buletinele de stiri

Un bun comunicator stie ca informatia este cea mai perisabila marfa. Poate sa expire dupa doar cateva ore. De aceea, un comunicator trebuie sa dea dovada de promptitudine maxima. Pe langa evenimentele ocazionale, este de dorit sa redactati periodic o serie de buletine de stiri prin care sa ii tineti la curent pe jurnalisti si pe toti cei interesati cu evenimentele care se petrec in organizatia dumneavoastra. Internetul este unul dintre cele mai ieftine mijloace pentru a face acest lucru.

Pe langa tinerea la zi a paginii web a organizatiei, activitate in care trebuie neaparat sa va implicati furnizand stiri proaspete, trebuie sa trimiteti pe adresele electronice ale colaboratorilor vostri buletinele de stiri, astfel incat acestia sa fie la curent cu noutatile pe care doriti sa le transmiteti chiar daca nu stiu adresa paginii web a organizatiei, ori nu au timpul sau abilitatile necesare de a se documenta accesand site-ul de care sunteti responsabili. In aceste buletine de stiri puteti relua unele informatii pe care le-ati prezentat in comunicatele ori in cadrul conferintelor de presa. Si asta pentru ca poate o informatie nu era suficient de relevanta in momentul in care ati prezentat-o insa intr-un nou context pot exista sanse mari ca ea sa fie publicata. Reformulati insa informatia astfel incat sa devina mai atragatoare pentru cei carora le este destinata.

Trucuri in timpul conferintelor de presa

• Niciodata nu va asezati cu spatele la un geam descoperit. Si asta pentru ca va fi foarte greu pentru fotoreporteri si pentru cameramani sa isi faca meseria, deoarece in contralumina nu se pot obtine imagini prea bune.
• Evitati sa stati cu spatele la un perete gol. Doar atunci cand se fotografiaza detinutii, acestia sunt pusi la perete. Imaginile cu o persoana in fata unui zid gol sugereaza ca acel individ este izolat.
• Evitati sa fiti filmati langa un ceas; cadrele pot sugera ca v-a sunat ceasul!
• Fiti atenti la maini. Este preferabil sa le puneti impreunate pe masa. In nici un caz nu va scarpinati in timp ce sunteti filmati!

COMUNICATUL DE PRESÃ

Comunicatul de presa este calea cea mai simpla pentru a mediatiza organizatia si actiunile ei. Un comunicat de presa bine editat atrage atentia jurnalistilor. Un comunicat de presa prost editat nu va fi bagat in seama, iar repetarea situatiei duce la discreditarea organizatiei care il emite.

Comunicatul este adresat gazetarului specializat (nu redactiei in general). De aceea, Directia de Relatii cu Presa trebuie sa cunoasca bine "piata", sa stie cine si despre ce scrie.

Dupa trimiterea comunicatului (de regula prin fax), se va verifica prin telefon daca acesta a ajuns la destinatie. Presa locala primeste mai rar comunicate de presa. In acest caz comunicatul trebuie anuntat in prealabil tot printr-un telefon.

Continutul Comunicatului de Presa

Comunicat = stire. Un comunicat de presa are scopul de a aduce la cunostinta publicului informatia. Un bun comunicat de presa arata ca o stire si trebuie sa raspunda intrebarilor cine ce?, unde?, cand? si de ce?, oferind media informatii utile despre organizatia sau evenimentul pe care doriti sa le anuntati. Nu orice subiect constituie o stire. Entuziasmul fata de un subiect nu ii confera acestuia neaparat valoarea de stire. Trebuie sa va ganditi la public. Va mai considera cineva ca subiectul este interesant? Trebuie sa va ganditi de ce evenimentul semnalat ar interesa pe cineva si sa evidentiati caracteristicile care va deosebesc de celelalte afaceri de acelasi gen.

Comunicatul de presa trebuie sa evidentieze ceva. Folositi exemple reale din activitatea organizatiei, prin care aceasta sa iasa in evidenta. Aratati modul in care activitatea voastra indeplineste nevoi sau satisface cerinte, evidentiati beneficiile pe care le aduce. Daca prezentati un raport al activitatii organizatiei, explicati si motivati concluziile sale.

Alegeti-va contextul transmiterii comunicatului de presa. Incercati sa va sincronizati cu evenimentele sau cu problemele aflate in discutie publica. Asigurati-va ca subiectul comunicatului nu este in afara preocuparilor societatii.

Fiti directi. Titlul si primul paragraf trebuie sa contina subiectul. Restul comunicatului trebuie sa contina detaliile. Daca in citeva secunde nu ii atrageti atentia cititorului, comunicatul nu va avea efectul dorit.

Scrieti asa cum ati vrea sa apara! Sunt situatii in care media, in special cele electronice, vor publica comunicatul de presa fara modificari sau cu foarte putine modificari. In acest caz, incercati sa prezentati subiectul asa cum ati vrea sa fie spus mai departe.

Prezentati intotdeauna fapte. Incercati sa nu impanati comunicatul de presa cu exagerari, cu enunturi care nu se refera la fapte, dar suna mai degraba a lauda. Jurnalistii sunt sceptici. Un subiect care prezinta compania intr-o lumina prea favorabila poate sa scada credibilitatea celui care il lanseanza. Daca comunicatul de presa suna ca o reclama, rescrieti-l.

Folositi diateza activa, nu pe cea pasiva. Diateza activa da mai multa viata comunicatului de presa. In loc sa spuneti 'Conducerea organizatiei a fost entuziasmata de aceasta idee', e de preferat ' Conducerea organizatiei a adoptat aceasta idee cu entuziasm'.

Faceti economie de cuvinte. Folositi doar atatea cuvinte cat sunt necesare pentru a va prezenta subiectul. Evitati redundantele, adjectivele de care nu este neaparat nevoie. Excesul de limbaj ii distrage atentia cititorului de la subiect. Fiti concisi si dati valoare cuvintelor.

Aveti grija la limbajul specializat! Folositi un limbaj cat mai comun, astfel incat sa atraga atentia cat mai multor cititori, nu doar specialistilor din diferite domenii. Totusi, puteti folosi cu parcimonie cativa termeni de jargon, pentru a face comunicatul cat mai usor de gasit prin motoarele de cautare de pe internet.

Evitati semnul exclamarii! Semnul exclamarii (semnul dramatizarii) este principalul dumneavoastra inamic. Cititorii observa imediat cand se incearca inducerea unei atitudini fata de subiectul unui comunicat de presa. Semnul exclamarii e o cale sigura de a va distruge credibilitatea.

Obtineti permisiunea. Organizatiile sunt foarte sensibile atunci cand e vorba de reputatia lor. Asigurati-va ca aveti permisiunea scrisa de a folosi informatii sau citate care au ca sursa membri sau parteneri ai unor organizatii.

Despre dumneavoastra. Comunicatul de presa trebuie sa se incheie cu un scurt paragraf in care este descrisa organizatia si un scurt istoric al acesteia.

Editarea comunicatului de presa

Modul de prezentare este aproape la fel de important ca si continutul ei. Iata cateva sugestii privind modul de editare a comunicatelor de presa.

• Scrieti cu litere normale. Nu editati un comunicat de presa cu LITERE MAJUSCULE! Jurnalistii il vor evita.
• Atentie la erorile de scriere. Scrieti intotdeauna urmand regulile gramaticale. Greselile de gramatica va vor afecta credibilitatea.
• Scrieti mai mult de un paragraf. Este aproape imposibil sa va spuneti subiectul in cateva propozitii. Un comunicat foarte scurt va face ca subiectul sa fie considerat neinteresant.
• Paragraful de sinteza. Este nevoie de un paragraf de sinteza pentru a atrage atentia asupra subiectului.
• Editorul de text. Folositi un editor de text pentru a va scrie comunicatul de presa. Scrierea online poate sa nu dea cele mai bune rezultate. Este nevoie de timp pentru un comunicat de presa bun. Scrieti, printati, cititi, rescrieti

Structura standard a unui comunicat de presa

Titlul - Fiti creativi si concisi, folositi o singura propozitie.

Locul (orasul), data

Paragraful introductiv - Prin acesta le atrageti atentia cititorilor. Scrieti un paragraf care sa raspunda la intrebarile cine?, ce?, unde?, cand? si de ce?

Corpul comunicatului de presa - Dezvoltati informatia din paragraful introductiv. Adaugati detaliile, prezentati cauzele si efectele, folositi citate ale conducerii companiei, ale clientilor sau ale expertilor in subiectul prezentat. Corpul comunicatului ar trebui sa contina mai mult de un paragraf. Ultimul paragraf trebuie sa reia si sa sintetizeze punctele-cheie ale comunicatului de presa.

Informatii despre organizatie

Organizatia - scop, scurt istoric

Informatiile de contact - 'Pentru mai multe informatii, contactati:' (adaugati persoana de contact, numerele de telefon, fax, adresa email, web)

INTERVIUL

Interviul nu este o discutie libera, in care se deapana amintiri sau se pronunta pareri neavizate, chiar daca multe interviuri dau aceasta impresie. El este un mijloc de comunicare in care fiecare din cei doi interlocutori vine cu misiunea, cu scopul lui: ziaristul - sa afle ce-l intereseaza (de fapt ce-i intereseaza pe cititori/telespectatori), iar cel intervievat - sa prezinte si sa impuna mesajul organizatiei sale.

Interviul trebuie privit ca o oportunitate pentru a transmite mesajele organizatiei - clar, concis si pozitiv - publicului. In functie de modul in care este pregatit, interviul poate fi de mare ajutor in comunicarea mesajului vostru, sau dimpotriva, poate fi un dezastru pentru imaginea organizatiei.

De regula, nu responsabilul de relatiile cu presa este solicitat sa acorde interviuri, ci conducatorul organizatiei sau un reprezentant cu o oarecare specializare intr-o anumita problema (de ex. globalizare, economie etc.). Directia de Relatii cu Presa raspunde in acest caz de buna pregatire a interviului si de "negocierea" conditiilor in care acesta se va desfasura. Specialistul in relatii cu presa poate participa la interviu (este chiar indicat) si poate interveni discret in discutie (cu fraze de genul "mai avem timp doar pentru o intrebare"). Orice contact ulterior intre cel intervievat si ziarist va fi intermediat de responsabilul de relatiile cu presa.

Dupa primirea unei solicitari de interviu din partea unui jurnalist, sa va face o cit mai completa verificare a respectivului jurnalist precum si a publicatiei/televiziunii pentru care lucreaza. Se vor aduna articolele scrise de jurnalist in ultimul timp, se vor contacta (pe cit posibil) alte persoane intervievate de acesta pentru informatii. Se va urmari: atitudinea fata de organizatie, orientarea si publicul specific si credibilitatea publicatiei/televiziunii in rindul opiniei publice, particularitati sau "fixuri" ale acestora.

Ca orice contact cu mass-media, si un interviu trebuie pregatit din timp. Intrebarile vor fi pe cit posibil anticipate si se vor formula raspunsuri "standard". Acestea vor fi mesaje scurte, pozitive si usor de retinut. Este bine sa se sistematizeze aceste mesaje scurte pe fise de carton de marimea unei carti de vizita.

Sfaturi pentru cel intervievat:

a. Considera-te in orice moment inregistrat (chiar si inainte sau dupa terminarea interviului). De aceea nu spune nimic din ceea ce nu ai vrea sa apara publicat/transmis.

b. Daca trebuie sa spui ceva in afara interviului, delimiteaza clar acest lucru pentru a nu crea confuzii.

c. Limbajul folosit trebuie sa fie accesibil publicului. Se vor evita termenii foarte tehnici, dar daca se iveste ocazia, etaleaza-ti cunostintele si experienta.

d. Fii informat. Trebuie sa fie la curent cu ultimele stiri, pentru a nu aparea ca neinformat. Daca nu esti sigur intr-o problema, nu te hazarda in speculatii.

e. Nu intra in disputa cu reporterul. Daca insa esti provocat, ia atitudine pentru a pastra controlul asupra interviului.

f. Daca reporterul pune o intrebare bazata pe date incorecte sau incomplete, corecteaza-l imediat.

g. Daca nu poti raspunde la o intrebare, nu folosi expresia "fara comentarii". Arata motivul pentru care nu poti raspunde, apoi gliseaza cu grija catre unul din mesajele tale.

h. Evita un interviu care nu se inregistreaza. Daca ziaristul nu foloseste un reportofon, inregistreaza tu discutia.

i. Nu uita nici un moment ca trebuie sa controlezi interviul si sa folosesti prilejul pentru a transmite mesajele tale publicului.

Negocierea interviului:

Nu acceptati automat o cerere de interviu. Incercati sa obtineti cit mai multe informatii, prin intrebari ca:

- Numele dvs. inca o data, va rog?

- Pe cine reprezentati?

- In ce problema?

- Ce aspect anume va intereseaza?

- Ce reportaj/punct de vedere doriti sa realizati/dezvoltati?

- Spuneti-mi cu ce alti oameni doriti sa discutati asupra subiectului?

- Cit de multe cunoasteti despre organizatia noastra (sau despre subiect)?

- Pot sa va transmit prin fax unele informatii generale ajutatoare?

- Care este termenul? Cind trebuie sa apara reportajul?

- Sa cadem de acord asupra agendei de lucru

- Pot sa va sun intr-o ora? (sau minimum 10 minute)

- Care este numarul dvs. de telefon (sau de fax)?

Informatiile generale ajutatoare pot consta intr-o scurta descriere (scrisa)a politicii organizatiei, fapte cheie care ar trebui mentionate in reportaj, detalii despre cel intervievat etc.

Pentru interviul la TV:

- acesta e drastic limitat de timp (maximum 6 minute). Fiecare raspuns trebuie sa aiba intre 5 si 20 de secunde. Necesita maximum de concizie.

- spatiul pentru interviu sa fie un loc cu multa liniste.

- in cadru sa apara un reper vizual al organizatiei.