DIRECTIA DE RELATII CU PRESA. ATRIBUTII, ALCATUIRE

Scopurile principale ale Directiei de Relatii cu Presa a unei organizatii sint de a face cunoscuta organizatia, de a face cunoscute si intelese actiunile ei publicu 111c23b lui si de a se asigura ca mesajul ajunge prompt si nealterat la public.

Atributiile Directiei de Relatii cu Presa:

a. raspunde de relatiile cu mass-media ale organizatiei;

b. elaboreaza comunicatele oficiale ale organizatiei;

c. monitorizeaza si analizeaza materialele aparute in presa scrisa, la radio sau la televiziune care ar putea fi de interes pentru organizatie; informeaza conducerea organizatiei in legatura cu acestea;

d. formeaza si intretine relatii de colaborare cu reprezentantii mass-media;

e. ofera presei, cu aprobarea conducerii organizatiei, informatii si materiale privind organizatia si actiunile ei. Este singura directie abilitata in acest sens;

f. organizeaza intilnirile conducatorilor organizatiei cu reprezentantii presei, constind in conferinte de presa, interviuri etc.; asista pe conducatorii organizatiei la aceste intilniri.

Crearea unei Echipe Media (Birou de Presa)

In cadrul organizatiei, poate exista o atitudine de egalitate in ceea ce priveste persoana care ar trebui sa se ocupe de media. Adica responsabilii media vor urma principiul 'rotatiei de cadre'. Aceasta abordare poate sa creeze o atmosfera de justete, dar nu se vor obtine intotdeauna rezultatele asteptate.

Poate exista conceptia ca fiecare persoana ar trebui sa aiba sansa sa fie o persoana PR. Dar timpurile s-au schimbat, iar aceasta problema a relatiilor cu media incepe sa fie una de viata si de moarte. In atare conditii, e mai important sa putem da ce avem noi mai bun, decat sa oferim o 'experienta' pentru aceia care nu sunt potriviti pentru slujba. Nu trebuie sa ignoram niciodata acest aspect.

Si asta mai ales pentru ca cei care se afla de partea celalalta a baricadei au mai mai multi bani, mai multa putere, acces mai facil la spatiul de presa. O abordare profesionala a aspectelor media devine astfel esentiala.

O echipa media bine pregatita, puternica include 3 elemente esentiale: un coordonator media - numit in cele ce urmeaza CM, un scriitor - S, un purtator de cuvant - F (de la 'frontman', om care "iese in fata" . Fiecare membru este esential pentru ceilalti, si fiecare, independent, reprezinta un element vital in procesul de administrare eficienta a media. Rolurile se pot suprapune, si de multe ori ele pot fi jucate de aceasi persoana, dar fiecare pozitie trebuie sa fie bine acoperita.

Coordonatorul Media (CM)

Coordonatorul media trebuie sa fie aiba o personalitate puternica si trebuie sa fie dispus sa isi petreaca o mare parte din timp la telefon. Aceasta persoana trebuie sa verifice daca declaratiile si comunicatele de presa sunt transmise la timp, sa actualizeze listele media, sa actioneze eficient in spatele scenei in timpul diverselor evenimente.

Coordonatorul media se afla in spatele camerelor de luat vederi, asa cum purtatorul de cuvant al organizatiei se afla in fata acestora. Persoana care se ocupa de apelurile de presa poate sa stabileasca relatii importante cu personalul de la biroul de distribuire, cu producatorii de stiri, cu cameramanii. Aceste persoane reprezinta cheia diverselor evenimente si aduc o serie de informatii de mare utilitate.

Un bun coordonator media incearca sa cunoasca aceste persoane. Sunt si ei oameni! CM afla cine sunt, daca au familii, ce le place. Poate incerca sa devina prieten cu ei, sau sa-i invite la masa. Cultiva o relatie personala si de lucru cu acesti membri pivot ai media. Ei sunt obisnuiti cu zumzetul diverselor povesti - poate chiar ii lasa rece vreo stire de ultima ora, insa se simt dezarmati in fata oamenilor carora le pasa cu adevat de ei.

CM se asigura ca ei inteleg seriozitatea sa cu privire la aceste aspecte, dar fara sa fie plicticos, fara sa ii preseze. Insista - dar nu foarte mult. Lucrul cel mai important este daca un factor de decizie din media raspunde apelului facut de CM, daca nu cumva el este plasat unui 'invatacel' care nu face altceva decat sa noteze ce i se transmite, si apoi pune notita intr-un teanc, uitand-o acolo sau amanand rezolvarea ei, deoarece nu intelege importanta sau urgenta apelului facut.

La un anumit eveniment, CM are in vedere ca toti cei pe care ii doreste prezenti sa primeasca o declaratie sau un handout, ca sunt pusi in tema, ca toti membrii echipei de sunet si echipamentele sunt la locul lor, ca raspunsurile la un eventual interviu sunt gata (in masura in care se poate banui ce anume va fi intrebat F), ca fotografierea nu va lua echipa organizatoare prin surprindere si fiecare sta la locul potrivit, in general ca intreaga operatiune decurge fara probleme.

Purtatorul de cuvant (F) nu ar trebui sa se ocupe de aceste aspecte - el trebuie sa isi concentreze atentia asupra a ceea ce se va spune si sa nu fie distras de detalii.

Repet faptul ca ar fi ideal sa cunoastem toate persoanele care se afla in fata si in spatele camerelor. Un operator amabil ne poate ajuta sa obtinem poza sau imaginea pe care dorim sa o proiectam; un reporter poate sa prezinte povestea respectiva asa cum dorim etc.

Purtatorul de Cuvant (F)

Purtatorul de cuvant trebuie sa fie o persoana convingatoare, sau chiar mai mult decat atat. El trebuie sa fie un foarte bun ascultator, trebuie sa fie telegenic, agresiv in sensul bun, sa fie bine informat cu privire la problema respectiva, sa fie spontan, sa aiba credibilitate, sa fie capabil sa aiba relatii bune cu un reporter, sa aiba suficienta intuitie astfel incat sa isi dea seama daca un reporter manifesta o atitudine neprietenoasa.

Ideal este sa cunoasca intervievatorii. Au ei o reputatie de reporteri corecti? Sunt intelegatori fata de problemele noastre? Sunt cinstiti sau adopta o atitudine ostila?

Daca vrei sa inveti sa devii un bun purtator de cuvant, incearca sa ii asculti pe cei care sunt buni in aceasta meserie. Cerceteaza amanuntit problema, pana ce o cunosti in profunzime si o poti prezenta in cadrul unei conversatii sau dezbateri. Analizeaza fiecare intrebare care este posibil sa ti se puna,  gandeste-te bine la fiecare raspuns posibil. Fii intodeauna pregatit sa revizuiesti si sa slefuiesti. Asculta 'replicile bune' pe care ceilalti le pot utiliza. Ai intotdeauna ceva de invatat.

Redactorul (R)

Redactorul se ocupa de documentele necesare pentru toate evenimentele de presa. Este necesar un stil clar, concis, eficient. Daca o persoana este concisa, acest lucru nu inseamna ca si poate scrie! Trebuie un editor bun care sa 'comprime' declaratiile de presa. Tot ce este scris si transmis trebuie sa reflecte pozitia pe care o adopta organizatia.