Aparitia si evolutia auditului intern

APARITIA SI EVOLUTIA AUDITULUI INTERN

Termenul de audit = audit financiar

In perioada de apogeu a capitalismului industrial, marile Intreprinderi americane au folosit serviciile auditorilor din afara entitatilor organizationale, acestea desfasurand activitatea de audit extern (audit extern = audit financiar). A urmat marea criza din 1929 - 1933, iar recesiunea a determinat Intreprinderile cotate la bursa sa isi intensifice preocuparile pt reducerea cheltuielilor cu auditul extern care certifica situatiile financiare si conturile si pentru crearea propriilor activitati de audit. A fost perioada care a marcat decisiv aparitia auditului intern. Ca urmare, lucrarile de inceput, adica lucrarile pregatitoare ale demersului de audit extern au fost preluate de catre salariati ai Intreprinderii, iar auditului extern i-a ramas supervizarea si certificarea conturilor. La nivelul Intreprinderii a aparut astfel o functie noua, exercitata de persoane din interior care desfasurau activitati din sfera auditului extern. Dupa criza economica acesti salariati au fost pastrati in continuare in Intreprindere dezvoltandulise atributiile intrucat deja posedau cunostintele necesare pt efectuarea de audit intern. Auditul intern a devenit tot mai necesar si important fapt care a determinat inceputul cautarilor pt standardizarea lui. In anul 1941 in Orlando (Florida) s-a infiintat Institutul Auditorilor Interni ( I I A ). Acesta este o organizatie profesionala recunoscuta intertional, pentru primele tari care au aderat la I I A au fost M.Britanie, Suedia, Norvegia, Danemarca. In present institutul reprezinta mai mult de 115.000 membrii din 165 tari. In Europa, auditul intern se dezv incepand cu anii 1960, se delimiteaza si se detaseaza cu un demers distinct din 1980. in 1992 Institutul Spaniol de audit intern realizeaza o ancheta care a raspuns la intrebarea: "cum va fi auditul intern in Imtreprinderea anului 2000?".

Ca urmare a acestei cercetari s-au obtinut urmatoarele raspunsuri:

a)auditul intern va acoperi tot mai multe si diverse domenii: mediul si calitatea.

b)confirmarea auditului intern ca un demers atasat managerului de varf al entitatii.

c)auditul intern va fi recunoscut inclusiv ca disciplina predata in invatamantul superior

d)prezenta auditului intern in Intreprinderi mici si mujlocii va devenii o regula (si in cele mici daca acestea suporta costurile)

e)auditorul intern va fi considerat mai degraba consultant decat o modalitate de a impune recomandari obligatorii.

In noul context economic national, European si global consultanta auditului intern devine tot mai necesara si apreciata. El da astfel un plus de valozare in Intreprindere, deoarece creste gradul de complexitate al gestiunii Intreprinderii, iar pe de alta parte sprijina implementarea sistemului de control intern caracterizat prin rationalitate si eficienta.

FUNCTIA DE AUDIT INTERN

Auditul intern este o functie noua a carei geneza este pusa mai ales pe seama unei perioade istorice mai putin favorabila d.p.d.v economic si anume criza din 1929. Petru ca aceasta functie sa devina efectiva ea trebuie implementata pe baza unui proiect. Imaginea functiei de audit intern nu este una omogena, ea diferand de la o tara la alta. Exista tendinta ca in cazul unor Intreprinderi, anumite specializari care in practica sunt foarte variate sa fie privilegea pt audit intern, cum ar fi contabilitatea, trezoreria sau alte activitati financiare din Intreprindere. Functia este noua si in virtutea vocabularului ca si urmare se folosesc destul de des termini imprumutati de la auditul extern, ceea ce poate crea confuzii. Nivelul de dezvoltare al acestei functii noi, este determinata la un moment dat si de cultura Intreprinderii.

In afara de faptul ca auditul intern este o functie noua el mai are doua trasaturi sau caracteristici specifice, si anume:

-functia de audit intern este universala

-functia de audit intern este perioadica

Universalitatea auditului 353e41d intern se refera la aplicarea lui tuturor entitatilor organizationale dar si celorlalte functii care se exercita in Intreprindere. Auditul intern se intalneste in Intreprinderile industriale cat si in cele de comert sau prestarea de servicii. In Romania activitatea de audit intern este prezenta in societatile comerciale bancare si in Intreprinderi multinationale. In tara noastra, conceptul de audit intern este relativ putin timp institutionalizat si normalizat fiind abordat de pe 2 pozitii distincte:

1)auditul intern din sfera sectorului public

2)auditul intern din sfera sectorului privat

Potrivit principiului universitatii, auditul intern se aplica tuturor functiilor si activitatilor Intreprinderii, ca urmare auditul intern nu trebuie suprapus functiilor de contabilitate, trezorerie, financiara, etc. Activitatile cum sunt cele de contabilitate si trezorerie se inscriu in planul de audit intern. Auditul intern mai examineaza productia, intretinerea utilajelor, a investitiilor si altele. Toate functiile Intreprinderii sunt supuse auditului intern.

Periodicitatea - trebuie inteleasa in raport de frecventa si intervalele de timp la care activitatile Intreprinderii sunt supuse auditului intern, acest lucru nu inlatura existenta permanenta a functiei de audit intern in Intreprindere. Sub aspectul structurilor in care se desfasoara functia de audit intern, ea se poate organiza in servicii, birouri, compartimente sau poate fi exercitata de catre o persoana angajata in acest scop. In tara noastra exista si optiunea externalizarii auditului intern.

FORME ALE AUDITULUI INTERN

Exista mai multe forme care sunt clasificate dupa 2 criterii:

I)dupa natura auditului intern sau criteriul dupa obiective

In functire de acesta exista 4 feluri de audit:

-audit de conformitate / regularitate

-audit de eficacitate

-audit de management

-audit de strategie

Auditul de conformitate - urmareste ca dispozitiile legale si reglementare sa fie respectate; in acest caz este vorba despre conformarea Intreprinderii la aceste dispozitii legale.

Regularitatea inseamna urmarirea decatre auditul intern a conformarii activitatilor si functiilor Intreprinderii cu regulile interne stabilite de Intreprindere, si intr-un caz si in celalalt auditul intern face o comparatie a realitatii cu un sistem de referinta, iar pe acesta baza auditorul semnaleaza responsabilului dezechilibrele.

Auditul de eficacitate vizeaza masura in care s-a reusit gasirea modalitatilor pt atingerea obiectivelor fixate si a raspunsului la asteptari, iar pe de alta parte masura in care lucrurile sunt facute cat mai bine posibil; acest tip de audit este infiintat de cultura Intreprinderii (cunostinte, pricepere, comportament, comunicare, etc). Daca notiunii de eficacitate se asociaza Intreprinderea se asociaza si eficienta, atunci auditul capata forma celui al performantei.

Auditul de management / auditul de conducere - observa alegerile si deciziile directiei generale, le compara, apoi evalueaza consecintele lor si atrage cu privire la riscuri si incoerente. Auditul intern nu emite judecati asupra opiniilor strategice si politice ale conducerii Intreprinderii, observand doar forma si nu continutul, el examineaza daca exista o politica, daca ea este exprimata cu claritate, daca este cunoscuta, inteleasa si aplicata.

Auditul strategic procedeaza la compararea politicilor si strategiilor Intreprinderii cu coerenta globala a acesteia. Auditul intern se limiteaza la semnalarea incoerentelor, a neconcordantelor fara insa sa evalueze politicile si strategiile.

II)dupa criteriul destinatiei sau al domeniului de aplicare, fiecarei functii a Intreprinderii ii va corespunde o categorie de audituri operationale care privesc toate activitatile inclusive cea contabila si financiara. Cate functii sunt in Intreprindere, atatea categorii de audituri operationale se intalnesc. Definitia auditului intern - recunoscuta si acceptata este aceeasi enuntata in 1999.

Auditul intern este o activitate independenta si obiectiva care da unei organizatii o asigurare in ceea ce priveste gradul de control detinut asupra operatiunilor o indruma pt a-i imbunatatii operatiunile si contribuie la adaugarea de plus de valoare.

Auditul intern ajuta aceasta organizatie sa-si atinga obiectivele evaluand printr-o abordare sistematica si metodica procesele sale de management al riscurilor de control si de conducere a Intreprinderii si facand propuneri pt a le consolida eficacitatea.

Din examinarea acestei definitii rezulta:

1)Auditul intern este o functie centrata pe idea de independenta fata de celelalte functii si activitati

2)Auditul intern - indeplineste un rol de asistenta si consiliere al managementului pt o mai buna administrare a activitatii I.

3)Auditul intern evalueaza sistemul de control intern al Intreprinderii care serveste la detinerea controlului afacerii, adica participa in acest fel la guvernanta Intreprinderii.

4)Auditul intern nu urmareste neaparat judecarea salariatiilor sai, nu acesta este obiectivul sau principal, ci contributia la imbunatatirii unei performante prin semnalarea riscurilor. Definitia auditului intern este considerata perfectibila ca urmare a faptului ca utilizeaza notiunea de activitate in loc de functie. Intre activitate si functie exista deosebirii, considerandu-se ca activitatea este mai elementara decat functia, iar responsabilul unei activitati se situeaza in cadrul nivelului ierarhic din Intreprindere pe o pozitie subalterna.

Exemplu practic cu privire la auditul intern al functiei de intretinere intr-o Intreprindere

Auditarea functiei de intretinere din Intreprinderea "X" se inscrie in planul de audit intern care urmeaza sa se efectueze in perioada urmatoare. In cadrul acestei misiuni, auditorul intern va proceda la examinarea si auditarea functiei de intretinere pe baza cerintelor si auditului de strategie.

In cadrul auditului de conformitate - auditorul examineaza dispozitiile, regulile si procedurile stabilite de Intreprindere pt aceasta functie observand daca ele sunt respectate. Setul de reguli, de proceduri pt intretinerea uzinei se refera la aspectele care asigura folosirea instalatiilor, utilajelor si echipamentelor in parametrii tehnici si in conditii de functionare astfel incat sa se asigure ritmul de productie stabilit. Tot aici auditorul intern mai poate examina daca sunt respectate procedurile cu privire la securitatea tehnologica a echipamentelor. De asemenea auditorul examineaza si regulile contabilizarii operatiunilor de intretinere si multe altele.

In cadrul auditului de eficacitate, auditorul intern se preocupa de modul in care este gestionata functia de intretinere a uzinei pt aceasta el observa care sunt indicatorii si sistemele de informare folosite de catre responsabilul cu intretinerea, apoi urmareste care sunt masurile ce pot fi luate pt ca dispozitiile, regulile si procedurile sa fie mai bine adoptate cerintelor functiilor de intretinere in scopul eliminarii disfunctiilor si a insuficientelor cu privire la intretinerea din I.

Auditul de management - auditorul intern urmareste ca misiunea responsabilului functiei de intretinere sa fie precis si clar definit. Intru aceasta auditorul va constata daca de exemplu intretinerea trebuie sa intervina la toate incidentele de functionare sau numai la unele, daca intretinerea se face pentru ajustarea bugetului la costuri minime sau pt prelungirea duratei de functionare a unui utilaj. Auditorul se asigura astfel ca politica de intretinere este conforma cu strategia Intreprinderii dar mai ales cu fabricarea, cu realizarea productiei. Auditul de strategie vizeaza asigurarea ca politica de intretinere a Intreprinderii este conforma cu politicile celorlalte functii din Intreprindere.

ASEMANARI, DEOSEBIRI SI COMPLEMENTARITATE INTRE AUDITUL INTERN SI ALTE FUNCTIUNI ORGANIZATIONALE

La nivelul Intreprinderii auditul intern se afla pozitionat si in relatie cu alte functii si activitati cum sunt cele de:

-audit extern

-consultanta externa

-inspectie

-control de gestiune

-organizare interna

-calitate

-riscul de management

a)Audit intern si extern - diferentele

Auditorul intern este angajatul Intreprinderii in timp ce auditorul extern este un prestator de servicii independent juridic de Intreprindere. Auditorul intern lucreaza doar in folosul responsabililor Intreprinderii iar auditorul extern ii are ca beneficiari ai lucrarilor sale de certificate ai situatiilor financiare pe utilizatorii externi. Obiectivele auditorului intern sunt aprecierea bunului control asupra activitatii Intreprinderii si recomandarile pt imbunatatirea acestui control, iar al auditorului extern sunt certificarea regularitatii, sinceritatii si imaginii fidele a contului situatiilor financiare si rezultatele Intreprinderii. In demersului de audit extern utilizeaza dispozitivele de control intern ca urmare controlul intern este un mijloc pt auditul extern si un obiectiv pt auditul intern. Domeniul de aplicare a auditului extern cuprinde toate functiile Intreprinderii implicate in stabilirea rezultatelor si elaborarea situatiilor financiare dar numai acestea nu altele, pe cand auditul intern are un domeniu mult mai larg cuprinzand toate functiile Intreprinderii in dimensiunea lor integrala. Auditul extern are in vedere orice fel de frauda care influenteaza situatia financiara sau care ar putea face acest lucru, in schimb auditul intern desi nu are ca scop principal descoperirea fraudelor poate investiga orice frauda din Intreprindere avand posibilitati mai mari in acest sens decat auditul extern. Independenta auditului extern este una juridica si statutara (autorizare pt libera practica) dar auditorul intern are o independenta mai restransa care se manifesta fata de activitatile auditate nu si fata de directia generala a Intreprinderii. Auditul extern se desfasoara periodic intermitent la finele trimestrelor, semestrelor sau exercitiului financiar el nefiind permanent in Intreprindere in timp ce auditul intern este prezent in Intreprindere dar schimba frecvent interlocutorii care in cazul auditului extern sunt de regula aceeasi. Auditul extern foloseste pt lucrarile sale metode verificate cum ar fi comparatiile analizele; iar auditul intern utilizeaza metode derivate de regula din cultura Intreprinderii.

ASEMANARI SI COMPLEMENTARITATE

Auditul intern este complementul auditului extern intrucat daca primul exista ca functie atunci cel deal doilea se poate folosi de lucrarile sale. Auditul extern este complementul auditului intern deoarece primul poate furniza o apreciere a gradului de control al afacerilor iar al doilea poate sa recurga la sprijinul primului in diferite situatii impuse de fundamentarea opiniei. Auditorii interni si externi pot conveni sa aiba acces reciproc la programele si dosarele de lucru. Intre auditul intern si extern se pot face schimb de informatii diferite cu privire la datele despre Intreprindere la mediul intern sau extern dupa caz precum si la aspecte privind organizarea Intreprinderii.

b)Auditul extern si consultanta externa

Auditul intern poate sa inlocuiasca consultanta externa in masura in care detine suficiente informatii cu privire la mediul extern al Intreprinderii. Ambele functiuni au rolul de consiliere a managementului.

c)Auditul intern si inpectia

Intre cele doua functii exista urmatoarele diferente:

-inspectia nu interpreteaza regulile si directivele managementului.

-inspectia intervine fara manta in timp ce auditul are nevoie de mandate

-inspectia poate sa sesizeze la randul sau si unele aspecte separate de audit

-inspectia realizeaza controale exhaustive (complete)

d)Auditul intern si controlul de gestiune

Asemanari:

-au caracter universal ocupandu-se de toate activitatile a Intreprinderii

-atat auditorul cat si controlul de gestiune sunt incompatibili cu domeniul operational, ei semnaleaza, recomanda si propun solutii ori masuri.

-se situeaza la un nivel ierarhic inalt in Intreprinderile, beneficiind de autonomie si independenta

-sunt functii relative noi aparute sub acoperirea acelorasi premise si se afla inca inplina dezvoltare

Intre cele 2 functiuni exista si deosebiri constand in principal in urmatoarele:

-auditul intern se ocupa cu aprecierea gradului de control detinut asupra afacerii si realizeaza un diagnostic al dispozitivului de control intern, in timp ce controlul de gestiune are ca obiectiv principal furnizarea de asigurari cu privire la utilizarea eficienta a resurselor incredintate Intreprinderii.

-controlul de gestiune se bazeaza pe 4 puncte de sprijin (mijloace, proceduri, actiuni si atitudini) si de asemenea concepe si urmareste functionarea sistemelor de informare ale Intreprinderii avand o componenta cifrica, iar auditul intern acopera mai multe domenii care exced cifrele interesandu-se de relatii sociale, calitate, mediu.

-periodicitatea auditului intern este determinat de risc, iar a controlului de gestiune de rezultate si raportari.

e)Auditul intern si calitate

conceptual de calitate la nivelul Intreprinderii se examineaza din perspective a doua proceduri care se diferentiaza formal si care poarta denumirea de calitate totala si asigurarea calitatii. Ca urmare asemanarile si deosebirile dintre auditul intern si calitate trebuie sa se faca separat pe cele 2 concepte.

NORMELE DE AUDIT INTERN (NORME = STANDARDE)

Se compun din standardele de audit intern si din proceduri privind cadrul general de desfasurare a misiunilor de audit intern. Scopul standardelor este in primul rand sa delimiteze principiul de baza care reprezinta practica auditului intern, sa ofere cadrul pt realizarea si promovarea activitatilor care aduc plus de valoare (conform definitiei auditului intern), sa stabileasca bazele evaluarii auditului intern si sa imbunatateasca procesele si operatiunile organizationale.

Standardele sunt de 3 feluri:

-de calificare sau comportament profesional

-de performanta sau de functionare

-de implementare

Asemanari intre Audit intern si extern

-interzicerea amestecului in gestiune

-utilizarea acelorasi instrumente si tehnici chiar daca metodologia este diferita

-nu au voie sa realiz alt fel de lucrari in cadrul entitatii

-stabilesc masurile ce sunt luate pt eliminarea deficientelor

-ambele sunt implementate la noi in tara

STANDARDELE DE CALIFICARE

1)Cuprind misiunea, competenta si responsabilitatile auditului

2)Independenta si obiectivitatea adica auditorul intern trebuie sa fie independent fata de celelalte activitati si functiuni organizationale, sa aiba o atitudine impartiala si obiectiva iar raportarea sa o faca la nivelul ierarhic din Intreprindere situate pe treapta cea mai inalta

3)Profesionalismul adica auditorul financiar trebuie sa aibe cunostintele profesionale minime necesare exercitarii acestei functiuni cu precizarea ca manifestarea constinciozitatii profesionale nu conduce la infailibilitate. Asigura imbunatatirii activitatii de audit intern si a cresterii calitatii acestei functiuni.

Normele de performanta sau de functionare ale auditului intern

-ele desccriu activitatea aceasta si cuprind reguli cu privire la urmatoarele:

a)gestionarea auditului intern; in principal acest lucru presupune urmarirea coerentei intre obiective, resurse si norme

b)natura activitatilor de audit intern trebuie sa aiba in vedere abordarea sistematica si metodica a acestei activitati, in acest fel auditul intern sprijina organizatia in evaluarea expunerilor semnificative la riscuri contribuind la imbunatatirea sistemelor de management al riscurilor, de control si de guvernanta a organizatiei;

Aceste activitati sunt monitorizate si evaluate cu privire la:

1)fiabilitatea si integritatea informatiilor financiare si operationale

2)eficacitatea si eficienta operatiunilor

3)protejarea activelor

4)respectarea legilor, regulamentelor si contractelor

In cazul guvernantei se mai urmaresc si obiective pe baza carora se pot face recomandari pt imbunatatirea de ansamblu a procesului.

Obiectivele vizeaza:

a)programarea valorilor etice, adecvate in organizatie

b)eficacitatea managementului organizational si responsabilizarea lui corespunzatoare

c)eficacitatea comunicarii de influenta la nivel de conducere executiv si audit intern

Potrivit normelor de audit intern guvernanta Intreprinderii este un ansamblu de procese si structuri implementate de conducere in scopul de a informa, coordona, conduce si monitoriza activitatile organizatiei pt atingerea obiectivelor acesteia. Normele de implementare stabilesc reguli in cazul unor misiuni specifice de audit intern. Aceste norme le reiau pe cele precedente fiind insotite de o precizare care defineste tipul de activitate la care ele se raporteaza.

Rolul auditului intern in prevenirea si descoperirea fraudelor

Normele de audit intern consacra un spatiu separat problematicii fraudelor. Frauda poate sa fie in beneficial organizatiei sau in deprimentul sau.

Frauda consta in orice acte ilegale caracterizate prin inselatorie, disimulare sau tradarea increderii. Def este sugerata de normele de audit intern. Din definitie rezulta ca aceste acte nu sunt caracterizate in mod necesar de amenintarea cu violenta sau utilizarea fortei fizice. Fraudele sunt comise de persoane si organizatii in scopul de a obtine bani, bunuri sau servicii pt a evita plata ori pierderea serviciilor sau pt a-si asigura avantaj personal, ori in afaceri. Auditorii interni trebuie sa detina cunostinte suficiente pt a identifica indiciile unei fraude fara insa ca acest lucru sa insemne ca trebuie sa aiba acelasi nivel de competenta ca si o persoana a carei principala responsabilitate este detectarea si investigarea fraudelor. Auditorul intern trebuie sa raspunda la intrebari vizand definitia fraudei cum sa o descopere si cum procedeaza daca o descopera.

REPERE ALE ORGANIZARII ACTIVITATII DE AUDIT INTERN

Organizarea activitatii de audit intern presupune constructia si existenta unor structuri corespunzatoare, resurse materiale si financiare pt organizare, implementare si functionare, personal pregatit, cunoasterea si stapanirea temeinica a instrumentelor de audit intern, elaborarea planului si a celorlalte documente de audit intern; se tine seama de normele internationale si nationale de audit intern. Formele de organizare ale auditului intern sunt influentate si depind de posibilitatile de suportare a costurilor de marimea si complexitatea pamantului, precum si de gradul de centralizare sau descentralizare a ei. Compartimentele de audit intern fie ca sunt organizate sub forma de directii, servicii sau birouri se bazeaza pe carta si manualul de audit.

Carta cuprinde:

1)pozitia auditului intern in Intreprindere

2)autorizarea accesului la documentele, persoanele si bunurile necesare executarii auditurilor

3)definirea sferei de acoperire a misiunilor de audit

4)pregatirea profesionala a auditorilor

5)metodologia misiunii de audit

6)controlul intern in cadrul functiei de audit intern

INSTRUMENTELE AUDITULUI INTERN

Exista 2 categorii de instrumente:

I)instrumentele de interogare

II)Instrumentele de descriere

I Instrumentele de interogare:

a)Sondajele statistice

-ofera auditorului intern posibilitatea determinarii intinderii si amploarea unui fenomen a unei erori sau disfunctii intalnite cu ocazia efectuarii testelor

-ofera informatii simple care pot contura daca exista un fenomen sau daca este vorba de o exceptie

Intr-o entitate organizationala exista 3 niveluri de informare care cuprind:

1)date elementare

2)date furnizate de controlul de gestiune

3)date obtinute cu ajutorul esantionarii prin tehnica sondajului

Cel mai frecvent auditorul intern recurge la sondajele de depistare si la sondajele de estimare a atributiilor

Exemplu: in primul rand se cauta o eroare pe o factura sau nr de factura iar in al 2 caz se cauta obtinerea de dare informative cum ar fi de exemplu ponderea materialelor dintr-o anumita gestiune mai veche de 6 luni in volumul total al stocurilor sau a celor de acelasi fel. 

b)Interviurile

-sunt instrumente folosite frecvent fara insa ca ele sa se transforme in conservatii sau interogatorii.

Trebuie sa tinem seama de anumite reguli si anume:

-respectarea liniei ierarhice

-evitarea intrebarilor capcana

-informarea interlocutorului despre misiunea de audit intern

-evitarea naratiunilor de tip laudativ sau critic

-ascultarea interlocutorului

Interviul se desfasoara in 4 etape:

1)pregatirea

2)inceputul

3)intrebarile

4)incheierea

Fiecare etapa are exigentele sale pt a preveni improvizatiile si anume:

-a asigura respectarea cerintei ca auditorul intern sa se adapteze interlocutorului

-a formula corespunzator intrebarile

-a valida interviul prin rezumarea principalelor probleme retinute

c)Instrumentele informatice sunt numeroase dar cele mai importante pt auditul intern pot fi:

-instrumente de lucru ale auditorului,

-instrumente de realizare a misiunilor

-instrumente de gestiune al serviciului

In prima grupa intra diverse programe de procesare, foi de calcul, reprezentari grafice.

In grupa a 2 intra chestionarele informatice pt elaborarea planului de audit, de monitorizare a timpului consumat pt intocmirea lucrarilor, pt masurarea eficacitatii auditului intern, aontrolul bugetar al Intreprinderii si altele.

d)Verificarile si compararile constau in procedeele folosite de auditorii interni in activitatile pe care le desfasoara pe teren, la fata locului recurgandu-se la verificari aritmetice si ale existentei documentelor la compararea stocurilor din contabilitate cu stocurile fizice, etc.

II)Instrumentele de descriere

a)observarea fizica care impune deplasarea auditorilor pe teren care poate dura o anumita perioada de timp si poate fi reluata de mai multe ori pt a surprinde desfasurarea fenomenului in momentele care il caracterizeaza si nu in cele ocazionale. Observarea se poate face direct sau indirect. In primul caz fenomenul se constata imediat decatre auditor care in al doilea caz se face in intermediul unui tert care comunica rezultatul auditorului.

Exemplu: se pot observa intrarile si iesirile de bunuri, intocmirea de diferite documente, comportamentele unor salariati

b)naratiunea poate fi verbala sau scrisa; ea se poate face decatre auditor sau decatre cel auditat. Este un instrument simplu dat descrierea trebuie sa fie bine structurata si logica

c)organigrama structurilor functionale permite analiza diferitelor posturi si responsabilitati in ierarhia activitatilor si functiilor auditate

d)grila cu repartizarea atributiilor pe functiuni cum sunt cumpararile, vanzarile, trezoreria, investitiile, etc. Acest instrument este utilizat decatre responsabilii ierarhici pt masurarea muncii personalului care are stabilite sarcini prin grila. Grila are un caracter static.

e)diagrama de circulatie este un instrument considerat dinamic, cunoscut si sub numele de flow chart. Acest instrument se refera de regula la circulatia documentului intre functii si centrele de responsabilitate oferind informatii despre traseul parcurs de informare si suporturile acestora.

f)pista de audit este considerat a fi un instrument contabil utilizat mai ales in contabilitatea informatizata. Aplicarea acestei tehnici deriva si din cerinta respectarii dispozitiilor reglementare si profesionale, legea contabilitatii, codul fiscal si de procedura fiscala, cadrul general contabil, standardele de raportare financiara, altele. Indiferent de instrumente utilizarea lor este de multe ori dificila din perspectivele alegerii corecte si adecvate scopului misiunii de audit intern. Procesul de utilizare a instrumentelor de audit intern este necesar si complex prin faptul ca in practica trebuie sa se recurga la mai multe instrumente iar acestea sunt puse intr-un demers relational prin intermediul comunicarii. Dialogul in acest plan si in cadrul investigarilor intreprinse constituie cerinte esentiale ale metodologiei de audit intern.

FLUXURILE AUDITULUI INTERN

In cazul auditului intern desfasurarea unei misiuni necesita parcurgerea unor etape distincte fapt pt care se defineste si se precizeaza pt fiecare misiune in parte care sunt domeniul de aplicare si durata de efectuarea a auditului respectiv.

Domeniul de aplicare - unitate de lucru retinuta pt dimensionarea misiunii de audit fiind decupat din functiile Intreprinderii si se identifica cu:

1)obiectivul care face separatia dintre misiunea specifica si generala

2)functia care distinge intre misiunea unifunctionala si plurifunctionala

Principalele fluxuri dupa care se desfasoara o misiune de audit intern sunt urmatoarele:

1)dimensionarea misiunii - definirea domeniului si a finalitatii auditului intern

2)pregatire misiunii

3)identificarea punctelor tari si slabe (a riscurilor)

4)identificarea cauzelor generatoare de riscuri

5)evaluarea consecintelor

6)stabilirea recomandarilor

7)redactarea raportului de audit intern

8)urmarirea indeplinirii masurilor dispuse la auditul anterior

9)intocmirea unui bilant al misiunii

Finalitatea auditului intern - este o cerinta care defineste domeniului.

Ea este de 3 feluri:

-finalitatea principala care priveste satisfacerea unor nevoi rationale ale beneficiarului domeniului.

Exemplu: in cazul domeniului formarii personalului aceasta finalitate presupune ca toate actiunile pe aceasta linie sa raspunda cerintelor Intreprinderii.

-finalitatea secundara adica in cadrul aceluiasi exemplu inseamna primirea in Intreprindere a unor noi salariati

-finalitatea suplimentara

Exemplu: organizarea seminariilor pt pregatirea profesionala la date sau ore diferite in raport cu nivelul ierarhic al celor care participa.

Pregatirea misiunii presupune existenta ordinului de misiune si apoi elaborarea planului de lucru care cuprinde urmatoarele:

-repartizarea sarcinilor pe auditori interni

-stabilirea duratelor si termenelor de realizare a misiunii

-mijloacele de realizare a misiunii

-modul in care se conduce misiunea

In aceasta faza se abordeaza si problema dosarelor de audit si a documentelor de lucru.

Dosarele de audit sunt de 2 feluri:

1)dosarul permanent care grupeaza toate informatiile cunoscute pt fiecare domeniu al Intreprinderii si contine:

a)reglementarile speficice Intreprinderii.

b)procedurile Intreprinderii stabilite pe fiecare domeniu in parte (procedurile interne)

c)rapoartele auditurilor interne efectuate anterior.

2)Dosarul misiunii cuprinde mai multe parti prin care se claseaza informatii aferente domeniului auditat precum si documentele de lucru adica lucrarile efectuate in cadrul misiunii grupate pe categorii de lucrari corespunzatoare fiecarei faze a auditului intern. Inainte de inceperea Activitatii propriu-zise auditorului trebuie sa cunoasca foarte bine politicile si procedurile de audit intern. Aceste politici si proceduri sunt reunite in manualul de audit sau manualul de proceduri. El defineste cadrul de lucru al auditorului intern metodologia si regulile cu privire la ordinal de misiune, definirea obiectivelor, cu privire la analiza riscurilor, raportarea si monitorizarea recomandata.

Documentele de lucru care se intocmesc in cadrul unei misiuni de audit:

-doc de analiza

-doc de sinteza

-doc de organizare

Exemplu: - foile de sinteza a interviurilor, a testelor, foi de identificare si analiza a problemei cunoscuta sub denumirea (abrevierea) de FIAP.

FIAT contine:

-misiune

-fapte constatate

-cauze explicative

-consecinte reale sau potentiale

-recomandari