Comunicarea - un veritabil atu in lumea afacerilor

COMUNICAREA - UN VERITABIL ATU IN LUMEA AFACERILOR

In mod obisnuit activitatile manageriale implica fie solicitarea sau furnizarea de informatii, fie influentarea celor din jur pentru ca acestia sa inteleaga ce se asteapta de la ei si sa actioneze conform dorintelor managerului. Deci, comunicarea este un adevarat atu pentru orice manager.

Kote Keenan, de profesie psiholog, a infiintat o firma de consultanta manageriala pentru a-i ajuta pe manageri sa valorifice la maximum potentialul de care dispun. Astfel, firme de prestigiu ca: British Airways, Rank Xerox, British Telecom, etc., sunt printre clientii sai. Ideile urmatoare enuntate de Kote Keenan au fost prezentate in si le consideram deosebit de utile in afaceri.

Secretul comunicarii eficiente: modul CUM comunici este la fel de important cu ceea CE comunici.

Cercetarile au dovedit ca vocea vorbitorului, tonul si infatisarea sa sunt responsabile pentru un foarte mare procent (93%!) din impactul pe care acesta il are asupra interlocutorilor, astfel: - Impactul vizual Atitudinea, gesturile, gradul de contact al ochilor, comportarea in general contribuie la prima impresie pe care interlocutorii si-o fac despre tine. Dat fiind faptul ca miscarile si expresia fetei au un efect de opt ori mai puternic decat cuvintele pe care le folosesti, trebuie sa le acorzi atenti 343i87d e maxima.

- Impactul vocal: 38%. Acelasi lucru spus cu diferite tonalitati ale vocii va fi interpretat in mod foarte diferit de audienta. Intrucat mai mult de o treime (38%) din impactul asupra celor care te privesc si te aud este dat de voce, asigura-te ca vocea ta exprima exact ceea ce vrei sa comunici, ba chiar ca mareste efectul spuselor tale.

- Impactul verbal (textual): 7%. S-ar putea sa ti se para, prin comparatie cu ceilalti doi factori care determina impactul asupra celor cu care comunici, ca nu mai trebuie sa acorzi mare atentie cuvintelor pe care le rostesti. Si totusi, atunci cand esuezi pe plan vizual si vocal, mesajul ramane sa fie salvat de cuvinte !

Sunt prezentate si cinci trucuri «de efect» pentru a deveni un vorbitor de succes:

1. Atunci cand vorbesti, convinge-ti ascultatorul ca esti sincer si ca poate avea incredere in tine.

Poti face acest lucru realizand un acord intre felul cum vorbesti si aspectul tau. Indiferent cat de stralucitor este mesajul tau, daca nu esti considerat credibil de catre receptor, mesajul nu va fi crezut.

De vreme ce actiunile "vorbesc' mai tare decat cuvintele, trebuie sa te asiguri ca cele doua forme de convingere (vorbele si faptele) se potrivesc. Daca spui ceva, insa prin limbajul trupului dai de inteles cu totul altceva, cei care te observa vor interpreta aceasta neconcordanta ca pe un semn al nesinceritatii tale. In cazul unui conflict intre vorbele tale si felul in care te prezinti (de exemplu, spui "Totul e in regula, ma simt minunat' si totusi muschii obrazului si mainile ti se contracta nervos), oamenii tind sa aiba mai multa incredere in limbajul trupului decat in cuvintele pe care le folosesti.

2. Uita-te in ochii celui cu care vorbesti, nu peste umarul sau; arati astfel ca acorzi importanta persoanei respective.

Acest lucru il flateaza pe ascultatorul tau si ii capteaza totodata atentia, dar, mai important, procedand astfel iti creezi credibilitate.

Daca cineva nu-ti intalneste ochii atunci cand vorbeste cu tine, dai impresia ca nu esti deloc interesat de ceea ce auzi, ca ai ceva de ascuns sau poate ca nu-l agreezi pe vorbitor.

3. Fii atent, atunci cand vorbesti, la semnalele pe care le emiti prin mimica fetei si prin gesturile pe care le faci cu mainile.

Foloseste-te de aceste semnale (de care, de obicei, vorbitorii nu sunt constienti) si efectul pe care-l vei face asupra auditoriului tau va fi considerabil sporit.

Mimica fetei. Expresii care dureaza mai putin de o secunda (chiar numai cinci sutimi de secunda) pot dezvalui sentimente care sunt "prinse' instantaneu de catre ceilalti.

Cand zambesti, oamenii te vad ca pe o persoana deschisa, abordabila. Interesant este ca intotdeauna oamenii zambesc mai putin decat cred ei. Este lucru demonstrat: zambetul pur (si nu acel ranjet fix, fara participarea ochilor) schimba efectiv "chimia' creierului si te face sa te simti mai bine. Acest sentiment este comunicat instantaneu.

Gesturile. Mainile care "vorbesc' ii implica pe ascultatori si ii apropie de tine, ajutandu-i sa inteleaga ceea ce vrei sa exprimi. Gandeste-te la gesturile la care recurg oamenii atunci cand se confrunta cu un obstacol in calea comunicarii, cum ar fi o limba straina. Folosind gesturi cu palmele deschise vei obtine un efect pozitiv, vei arata ca esti entuziast si pe deplin implicat in ceea ce spui.

4. Incearca sa creezi o impresie generala pozitiva

Atitudinea. Atunci cand stai (jos sau in picioare) intr-o maniera rigida, poti sugera autoritate. Dimpotriva, prin relaxarea umerilor si incrucisarea picioarelor poti "rapi' din solemnitatea unei ocazii formale, dar in cazul unei ocazii mai neoficiale vei fi perceput ca fiind o persoana prietenoasa.

Miscarile involuntare. Miscarile involuntare ale mainilor si ale picioarelor pot dezvalui o serie de emotii variind de la dezinteres la teama. Chiar daca fata ta ramane imobila, bratele incrucisate, unghiile rontaite sau genunchii leganati iti vor trada disconfortul.

Apropierea fizica. Stand prea aproape de cineva il poti crea un sentiment de invazie a proprietatii sau de amenintare.

Daca stai la o distanta mai mica de 50-70 de cm de cel cu care vorbesti, ascultatorul va tinde sa se miste inapoi instinctiv, percepand apropierea ca pe o violare a intimitatii sale (distanta variaza in functie de locul in care traieste cel cu care vorbesti; de exemplu, locuitorul unei metropole ultraaglomerate nu va fi catusi de putin deranjat de o apropiere la 50 de cm, spre deosebire de locuitorul unui orasel de provincie cu cateva mii de locuitori, obisnuit cu spatiile ample).

Pe de alta parte, daca stai la o departare mai mare de 120 de cm de persoana cu care vorbesti, ascultatorul va crede ca esti indiferent la spusele sale, ca iti este dezagreabil sau va avea un sentiment de izolare.

5. Capteaza, cu ajutorul vocii, atentia celor cu care vorbesti.

Iata cateva aspecte pe care trebuie sa le ai in vedere:

Intensitatea si tonul. Vocile joase au gravitate si tind sa fie luate mai in serios. O voce ascutita sau stridenta da impresia ca posesorul ei exagereaza sau nu se controleaza.

O sa spui ca vocea este cea cu care te-ai nascut si ca, in privinta ei, nu poti face mare lucru. Te inseli! Chiar si o voce foarte inalta are niste limite intre care intensitatea poate varia. Identifica cea mai joasa intensitate pe care o poti obtine (astfel incat sa vorbesti, totusi, natural, caci altfel efectul este mai mult comic) si foloseste-o pana cand te obisnuiesti.

Ritmul. Un tempo moderat pastreaza atentia celorlalti si le da posibilitatea sa recepteze si sa inteleaga corect mesajul. Daca ritmul cu care vorbesti este prea rapid, oamenii nu vor avea ragazul sa absoarba ceea ce spui; daca este prea lent, vei suna plictisitor sau chiar lugubru, si oamenii nu vor mai fi atenti; daca esti ezitant, ascultatorii tai vor deveni in mod inconstient nelinistiti si agitati.

Ritmul natural al respiratiei permite auditoriului sa recepteze ceea ce spui. Fac din cand in cand pauze pentru a permite celorlalti un moment de a reflecta asupra unei parti a mesajului inainte de a trece la urmatoarea parte. Astfel, ei nu numai ca vor intelege mai bine, dar vor retine mai mult din mesajul tau.

Accentul. Inflexiunile vocii permit accentuarea anumitor cuvinte sau pasaje din relatare. Prin accentuare trebuie sa atragi atentia ascultatorilor asupra fragmentelor mai importante ale comunicarii tale. Ai grija, insa! Accentuand prea multe cuvinte, ascultatorii vor ameti, se vor plictisi si isi vor aminti despre comunicarea ta doar ca a fost obositoare!

►Modul de comunicare in scris este la fel de important in afaceri. Iata cinci reguli simple pentru a te face inteles in scris:

Formuleaza mesajul clar si concis, ca sa fii sigur ca cititorii tai retin elementele principale pe care vrei sa le transmiti. Daca un mesaj este ambiguu, cei care-l citesc il pot interpreta gresit si pot actiona conform presupunerilor facute in urma citirii (ei vor "citi printre randuri').

Claritatea si concizia necesita un surplus de munca si de timp - acest adevar este ilustrat in vechea anecdota "PS: imi cer scuze ca scrisoarea este atat de lunga, dar n-am avut timp sa scriu una scurta'.

Mai intai scrie, apoi perfectioneaza. Asadar, pune pe hartie ideile in ordinea si in forma in care iti vin in minte, apoi reformuleaza si cizeleaza mesajul pana cand esti multumit de el.

Capteaza atentia cititorilor, "agata-i' inca de la primele randuri.

Aranjeaza textul in pagina astfel incat sa fie cat mai usor de citit. Pentru a realiza acest lucru:

Foloseste spatii albe intre paragrafe si la inceputul alineatelor. Acestea inlocuiesc, practic, semnalele vocale si vizuale, starnesc interesul si incurajeaza cititorul sa absoarba materialul scris, impiedicand in acelasi timp suprasolicitarea mentala.

Utilizeaza subtitluri si caractere de diferite marimi. Subtitlurile si caracterele mai mari sau ingrosate (bolduite) ajuta cititorul sa se descurce in jungla de caractere pe care o are de parcurs.

Foloseste un limbaj accesibil. Limbajul utilizat in timpul vorbirii este de obicei mai curgator, mai fluent decat cel folosit in comunicarile scrise.

De multe ori, cei care trebuie sa scrie se cramponeaza, dintr-un motiv ascuns, de credinta ca trebuie neaparat sa foloseasca o multime de neologisme si cuvinte academice pentru a face o impresie buna asupra cititorilor. Toate aceste neologisme risca sa denatureze mesajul si, in plus, constituie un obstacol pentru persoana care citeste.

Bineinteles, atunci cand alegi limbajul pe care-l vei folosi trebuie sa te gandesti in primul rand la cei carora li se adreseaza.