Prelucrarea documentelor incepe imediat ce un responsabil de cont deschide un cont nou pentru un client. in acest scop, bro-kerul trebuie sa completeze un numar de formulare si sa le trimita departamentului de conturi noi (new accounts department) sau de nume si adrese (name and address department). Cel mai important formular este contractul de deschidere de cont (new account agreement) care contine informatii cu privire la locul unde vor fi trimise confirmarile clientului, la obiectile de institie ale clientului, la nitul financiar net si, de obicei, cateva informatii despre serviciul clientului si/sau cateva referinte despre creditele sale. Clientul care doreste sa deschida un cont in marja trebuie sa semneze contractul de deschidere a unui cont in marja (margin account agreement). Pentru a autoriza brokerul sa ia decizii cu privire la ce sa cumpere si sa vanda si/sau cand sa cumpere si sa vanda, fara a trebui in prealabil sa consulte clientul, el trebuie sa mai semneze si contractul pentru cont discretionar (discretionary account agreement). Daca clientul este o corporatie, un partene-riat, o asociatie cariila sau orice alta entitate in afara de o persoana fizica, trebuie completate si mai multe formulare.
Cand toate aceste formulare sunt trimise departamentului conturi noi, functionarii de aici le rifica pentru a se asigura ca formularele sunt corect completate, le indosariaza si deschid clientului un fisier electronic in sistemul computerizat al firmei. De asemenea, ei se asigura ca informatiile sunt actualizate, modificand informatiile din fisier ori de cate ori clientul se muta, are un nou numar de telefon, isi schimba serviciul si asa mai departe.
Odata ce contul a fost deschis, clientul este pregatit ca firma de brokeraj sa-i execute tranzactiile. Orice ordine pe care clientul le trimite sau pe care le transmite telefonic responsabilului de cont sunt predate departamentului de procesare a ordinelor (order department), deseori denumit biroul de procesare a ordinelor (order room) sau biroul de procesare electronica (wire room) care joaca rolul de intermediar" intre responsabilii de cont ai firmei si tra-derii acesteia. in cazul unei firme mici, ordinele pot fi transmise, pur si simplu, la departamentul de procesare a ordinelor, imediat ce sunt primite.In cazul unei firme mari, cu agentii in toata tara, brokerii transmit ordinele printr-un sistem electronic de corespondenta sau prin retea (wire). Daca o agentie trimite un ordin catre biroul de procesare a ordinelor prin acest sistem, ordinul este printat imediat la o imprimanta. Personalul din departamentul de procesare a ordinelor rifica ordinul privitor la erorile evidente (lipsa numarului de cont, lipsa numarului de agentie si altele). Apoi, deoarece viteza este esentiala, ordinul este inaintat imediat (fie electronic, fie prin telefon) bursei sau departamentului de tranzactionare OTC, pentru executare. intre timp, departamentul de procesare a ordinelor pastreaza o copie a ordinului in fisierul clientului. Cand tranzactia este executata (aceasta poate dura cateva secunde sau cateva luni de zile, in functie de tipul ordinului), operatorul din ring sau traderul trimite inapoi un raport al executarii (execution report) catre departamentul de procesare a ordinelor.
Personalul din departamentul de procesare a ordinelor inregistreaza apoi pretul din raportul de executare pe copia ordinului si anunta brokerul (prin sistemul electronic) despre executarea ordinului si pretul de executare. Brokerul, la randul lui, anunta clientul.Insa, toata aceasta activitate serste numai in scopul executarii tranzactiei. Este doar inceputul traseului documentelor.
|
