Departamentul conilitate indeplineste intr-o firma de bro-keraj toate sarcinile pe care acesta le-ar avea in orice alt tip de companie. insa, pe langa rapoartele trimestriale si anuale catre actionari, departamentul conilitate emite, de asemenea, rapoarte speciale pentru organismele de reglementare cum ar fi SEC sau NASD. Uneori, autoritatea reglementatoare cere un raport in urma unui audit special.
Alte rapoarte sunt intocmite periodic, cum ar fi Raportul Unic Uniform Combinat Financiar si Operational (Financial and Operational Combined Uniform Single (FOCUS) Report). Acest raport furnizeaza organismelor de reglementare informatii vitale despre sanatatea financiara a firmei de brokeraj, deoarece el demonstreaza capacitatea financiara a firmei de a-si derula afacerile. Suta la suta raportul nu ia in considerare activele nelichide (ignora complet loarea acestora). Apoi, el diminueaza loarea altor active conform cu cuantumul de risc prudent pe care acestea il prezinta. Pasivele sunt conilizate in intregime; sunt excluse doar cele acoperite suta la suta. Totalul pasivelor este apoi impartit la totalul activelor. Raportul care rezulta din acest test interpreteaza puterea firmei in perioadele de criza. in urma acestui test sever, pasivele, de obicei, depasesc activele. Rapoarte de 4 la 1 pana la 8 la 1 sunt normale. Diferitele organisme de autoreglementare monitorizeaza firmele si devin suspicioase in cazul acelora ale caror rapoarte ajung la 10 la 1 sau 12 la 1. Regula este ca raportul unei firme nu poate depasi 15 la 1. Oricum, la acest punct o firma iese, de obicei, din afacere.
O alta raspundere a departamentului conilitate este respectarea Regulii 15c3-3. Conform acestei reguli SEC, firma de bro-keraj trebuie sa mentina un sold creditor de numerar1 (free credit balance) intr-un cont bancar special de rezer, exclusiv pentru venituri ale clientilor". Regula 15c3-3 cere area acestui sold creditor de numerar cu totalul soldurilor debitoare ale tuturor clientilor. Daca totalul soldurilor creditoare ale clientilor depaseste soldurile lor debitoare, atunci firma nu trebuie sa depuna numerar intr-un cont bancar. Daca debitul total al clientilor depaseste creditul, depunerea este necesara.
Regula nu da dreptul firmei de brokeraj sa foloseasca aceste fonduri in derularea afacerilor speculative proprii. Departamentul conilitate, folosind o formula aprobata de bursa sau de NASD, supravegheaza respectarea acestei reguli de catre firma si asigura ca banii clientilor sa fie folositi numai in scopurile acestora.
Departamentul conilitate este, de asemenea, implicat si in ultima etapa a activitatii operationale referitoare la clienti - pregatirea extraselor de cont (statements of account). Conform legii federale, daca intr-un cont a existat o activitate de tranzactionare, o pozitie a unui titlu de loare sau un sold de numerar in trimestrul calendaristic anterior, atunci clientul trebuie sa primeasca un extras de cont. Multe firme se supun legii, trimitand clientilor lor (in special clientilor cu cont in marja) extrase de cont lunare in locul raportului trimestrial obligatoriu.
Fie lunar, fie trimestrial, extrasul rezuma tot ce s-a intamplat in contul clientului in aceasta perioada. Toate cheltuielile de cumparare sunt debitate din cont, iar veniturile din nzari sunt creditate, insa, fiecare tranzactie de cumparare si/sau nzare este inregistrata cu data de lichidare a contractului, pe cand toate celelalte activitati sunt inregistrate cu data la care au loc. De exemplu, un cec primit de la un client este creditat in cont in ziua in care el este primit, iar banii livrati din cont sunt debitati in ziua efecti a rambursarii. insa, o nzare cu decontare normala (regular-way sale) a unui titlu de loare al unei corporatii, pe 26 iunie, nu este inregistrata pana pe 3 iulie, cinci zile lucratoare mai tarziu. Aceasta diferenta este, adesea, un motiv de confuzie pentru clienti, mai ales cand isi primesc extrasele de cont lunare din care lipsesc anumite tranzactii de la sfarsitul lunii inregistrate.In pofida celor mai mari eforturi si a bunelor intentii ale departamentului conilitate, apar greseli. Se poate ca o emisiune sa nu fie reportata in inregistrarile pozitiilor lunii urmatoare sau sa fie procesate accidental intrari duplicate si amandoua sa fie inregistrate in cont. De aceea, un extras de cont tipic al unui client poarta o nota explicati de autoprotejare E&OE" care inseamna erorile si omisiunile sunt exceptate". Aceasta nota da firmei de broke-raj posibilitatea sa corecteze greseala fara a fi raspunzatoare legal.
|
