Managementul stocurilor

MANAGEMENTUL STOCURILOR

Factori determinanti ai marimii stocurilor

Costurile stocurilor

Sisteme de control a stocurilor

Factori determinanti ai marimii stocurilor

Ca si alte elemente de active circulante stocurile reprezinta o investire pentru intreprindere. Detinerea de stocuri trebuie explicata prin castiguri sau economii pentru detinator, singura justificare de a mobiliza fonduri in stocuri diverse.

Stocurile detinute de o intreprindere pot fi grupate in trei categorii: (1) materii prime; (2) productie neterminata; (3) produse finite.

Cantitatea de stocuri de materie prima este determinata de ceea ce se anticipeaza cu privire la volumul productiei, sezonalitatea productiei, posibilitatea de a apela in orice moment la sursele de aprovizionare cu materie prima si eficienta cu care se organizeaza aprovizionarea si productia.

Nivelul stocurilor de productie neterminata, este influentat, in mare masura, de perioada de timp necesara procesului complet de productie. Rata de rotatie a productiei neterminate poate fi marita daca se micsoreaza perioada de productie.

Nivelul stocurilor de produse finite este influentat de volumul productiei si de vanzari.

Managementul stocurilor se concentreaza pe trei probleme de baza:

care ar trebui sa fie nivelul stocurilor

care este cantitatea de stocuri ce trebuie comandata (sau produsa) la un anumit 929d38j moment

cand este momentul de a se comanda (sau produce) noile stocuri.

Principalii factori determinanti ai necesarului de investitii in stocuri sunt:

nivelul previzionat al vanzarilor;

durata procesului de productie, determinata in urma analizarii caracteristicilor tehnice ale acestuia;

durabilitatea, comparativ cu perisabilitatea produselor finite;

usurinta aprovizionarii, sau usurinta inlocuirii stocurilor;

consecintele care apar atunci cand nu se dispune la timp de un anumit tip de stoc.

Deoarece acesti factori sunt diferiti de la o ramura de activitate la alte, pot exista variatii mari in ratele valoare stocuri/valoare vanzari sau valoare stocuri/ valoare active. De exemplu, stocurile in industria constructoare de masini, in industria tutunului au valori ridicate pentru ca procesul de productie este lung. Valorile stocurilor sunt mici in industria miniera, petroliera, de extractie a gazului metan, pentru ca nu se folosesc materii prime, iar productia neterminata este nesemnificativa in raport cu cifra vanzarilor. In ceea ce priveste durabilitatea si perisabilitatea exista valori mari de stocuri in industria metalelor pretioase dar valori mici ale stocurilor in industria de panificatie.

In ceea ce priveste investitia in stocuri trebuie sa se determine un stoc de lucru, care sa raspunda necesarului de moment, iar volumul acestui stoc depinde de volumul productiei si de vanzari.

In urmatoarea etapa, deoarece cererea poate fi mai mare decat cea previzionata, sunt necesare stocurile de siguranta. Costurile suplimentare, de detinere a stocurilor de siguranta, trebuie sa fie comparate cu costurile generate de pierderea vanzarilor, datorita lipsei de stoc a componentelor cerute sau necesare.

Nivelul total al stocurilor este suma dintre stocul de lucru si stocul de siguranta; acest nivel variaza in functie de momentul in care se face inregistrarea, adica inainte sau dupa livrarea unei comenzi de stocuri

Un management adecvat al stocurilor necesita o stransa coordonare intre departamentele de vanzari, de achizitii, de productie si financiar. Primul departament care are sarcina de a depista schimbarile la nivelul cererii, este cel de vanzari/marketing. Aceste schimbari trebuie introduse in planificarea achizitiilor si productiei, iar managerul departamentului financiar trebuie sa gaseasca modalitatile pentru a finanta cresterea valorii stocurilor.

Efortul financiar de investire in stocuri trebuie consemnat pa baza sumei lichiditatilor efectiv imobilizate tinandu-se seama de durata imobilizarii, de fluxurile de lichiditate intermediare (pana la vanzarea stocurilor), costuri de pastrare-depozitare, alte cheltuieli administrative, pentru ca in final sa se evalueze pierderea sau castigul din detinerea de stocuri.

Asadar, decizia de investire in stocuri se va lua tinand seama de criteriul rentabilitatii, pornind de la suma investita in stocuri, fluxurile de lichiditati periodice viitoare si fluxul final actualizate, precum si costul de oportunitate al capitalului investit, drept rata de actualizare.

Daca VAN este pozitiva, investitia in stocuri este oportuna intrucat aduce mai mult beneficiu decat daca acelasi capital ar fi fost plasat la o banca cu dobanda compusa, pe o perioada de timp egala cu durata investirii in stocuri.

Suma capitalului investit in stocuri se stabileste pe baza lichiditatii efective imobilizate. Evident, se exclude suma capitalului investit in stocuri de productie neterminata si semifabricate, care nu provoaca iesiri de casa; la fel se procedeaza si in cazul cheltuielilor cu amortizarea instalatiilor de depozitare, pastrare etc. a stocurilor.

Fluxurile de lichiditate periodice viitoare, pozitive si negative, reprezinta castiguri nete directe, pierderi evitate, costuri de administrare, costuri de intretinere etc.

Constituirea de stocuri trebuie sa asigure ritmic procesul economic specific, de productie sau desfacere, evitand ruptura intre aprovizionare si desfacere.

Constituirea unor stocuri insemnate la nivelul agentilor economici poate avea influente diverse:

pozitive in cazul unei evolutii nefavorabile a pretului materiilor prime sau a obtinerii unor conditii mai favorabile din partea furnizorilor pentru avansarea unor comenzi mari etc.

negative in conjuncturi economice in care preturile materiilor prime scad, are loc modificarea tehnologiilor de prelucrare a materiilor prime, apar unii inlocuitori calitativi, sau au loc pierderi din degradari fizice sau morale etc.

Dimensionarea activelor circulante este operatiunea prin intermediul careia se stabileste necesarul optim de active circulante, pentru o anumita perioada de timp (un exercitiu financiar) exprimat valoric, in vederea realizarii in bune conditii a obiectului si volumului previzionat al activitatii.

Dimensionarea stocurilor este punctul de plecare in determinarea fondurilor banesti acoperitoare. Volumul stabilit reprezinta baza unor relatii financiare ocazionate de autofinantare, cresteri de capital, prin noi emisiuni de actiuni sau de imprumut pe termen scurt, bancar sau comercial.

Costurile stocurilor

Obiectivul managementului stocurilor este acela de a pune la dispozitie stocurile necesare pentru atingerea cotelor de productie la costuri minime. Primul pas consta in identificarea tuturor costurilor implicate in achizitionarea si detinerea stocurilor.

Costurile legate de stocuri pot fi grupate in trei mari categorii:

Costuri legate de detinerea stocurilor

costul capitalului blocat;

costuri de depozitare si manipulare;

costuri cu asigurarile;

taxe de proprietate;

amortizare si uzura morala.

2. Costuri legate de comanda si primirea stocurilor:

costul comenzilor, inclusiv al organizarii productiei;

costuri de expeditie si manipulare.

3. Costuri legate de lipsa stocurilor:

pierdere de vanzari;

pierderea increderii clientilor;

dereglari ale procesului de productie.

Necesarul de stocuri trebuie astfel stabilit incat sa stimuleze intreprinderea in folosirea cat mai eficienta a acestor valori, in mobilizarea tuturor factorilor care sa conduca la accelerarea vitezei de rotatie, pentru reducerea absoluta sau relativa a stocurilor. Necesarul de stocuri trebuie sa exprime nevoile reale de fonduri; abaterile de la criteriul realitatii duc la greutati financiare: imobilizari in cazul supradimensionarii necesitatilor, nerealizarea volumului activitatii in cazul subdimensionarii lor.

Se pot retine urmatoarele metode de dimensionare a stocurilor:

metoda extrapolarii;

metoda standard;

metoda analitica.

1. Metoda extrapolarii (metoda globala)

Dimensionarea stocurilor dupa aceasta metoda porneste de la ideea unei legaturi directe dintre fondul de rulment ca sursa permanenta de finantare, si CA, legatura ce poate fi exprimata sub forma raportului FR/CA.

Presupunand ca in exercitiile financiare anterioare s-a observat o stabilitate a raportului FR/CA si ca in cursul anului curent nu se intrezaresc schimbari mari fata de anii anteriori, admitem ca si pentru anul curent se poate pastra acelasi raport FR/CA care ponderat cu volumul previzional al CA pentru anul curent, da FR necesar pentru finantarea stocurilor.

Exemplu:

FR₀ = 40000

CA₀ = 100000

CA₁ = 125000

FR₁ = (FR₀*CA₁)/CA₀ = 50000

Aceasta metoda leaga evolutia FR numai de CA, netinand seama de alti factori: natura relatiilor cu clientii, respectiv cresterea sau descresterea soldului contului clienti, natura relatiilor cu furnizorii, respectiv cresterea sau scaderea soldului acestui cont si chiar de evolutia stocurilor, respectiv cresterea sau scaderea acestora in functie de viteza de rotatie.

2. Metoda standard (metoda termenelor de plata)

vizeaza determinarea nevoilor de finantat ale ciclului de exploatare exprimate initial in zile/CA si abia in etapa a II-a, in volum valoric.

Se porneste de la faptul ca necesarul de finantat al ciclului de exploatare rezulta din decalajul intre incasari si plati, legat de diferite operatiuni ca: aprovizionare, stocaj, productie, desfacere. Cand exista decalaj permanent intre incasari si plati intreprinderea trebuie sa apeleze la resurse permanente, adica pe termen lung, respectiv trebuie sa-si constituie FR.

In prima etapa se evalueaza durata de rotatie a fiecarui post din activul de exploatare si pasivul de exploatare, exprimata in numar zile de flux, astfel:

durata stocurilor

in zile de cumparare pentru materii prime, materiale, marfuri;

in zile ale ciclului de productie pentru productia neterminata, semifabricate;

in zile sortare, ambalare pentru productia finita.

durata creditului-client, in nr. zile/vanzari;

durata creditului furnizor, in numar zile/cumparari.

In etapa a II-a se estimeaza toate nevoile ciclului de exploatare in functie de un indicator unic al activitatii - CA sau volumul vanzarilor. Fiecare durata de rotatie se converteste in zile/CA, coeficientul utilizat depinzand de ponderea structurii costurilor.

3. Metoda analitica

Vizeaza determinarea necesarului de active circulante pe fiecare element in parte, urmand ca, in final, sa se insumeze.

Prin urmare se va stabili necesarul de marfuri, ambalaje si alte active (obiecte de inventar, echipament si materiale de protectie, materiale si piese de schimb) si stocuri pentru productie (materii prime, materiale, combustibil, productie neterminata etc.)....

Stocul final de marfuri se determina pornind de la doi indicatori: volumul desfacerilor (D) si norma de stoc in zile (Sz) sau stoc / zile desfaceri, dupa formula urmatoare:

Stocul final determinat in maniera aratata este exprimat in preturi cu amanuntul. Petru a stabili necesarul de finantat, stocul respectiv trebuie recalculat in preturi de reaprovizionare, adica scazand elementele de acumulare (rabat, impozit) si adunand cheltuielile aferente transportului, incarcarii - descarcarii etc.

N_mf  = necesarul de marfuri

S_f = Stocul final de marfuri anual, trimestrial etc.

I = impozitul pe profit;

R = rabatul comercial

C_c = cheltuieli aferente stocurilor

Volumul absolut al elementelor de recalculare se stabileste prin aplicarea cotelor medii de rabat, impozit, cheltuieli - la stocurile finale de marfuri. Previzionarea cotelor medii se face in functie de realizarile preliminate ale exercitiului anterior, corectate (eventual) pentru a le face comparabile cu conditiile exercitiului curent.

Optimul investirii in stocuri

Ponderea marea stocurilor in totalul mijloacelor circulante implica necesitatea folosirii rationale, eficiente a acestora, care sa se reflecte pozitiv in rezultatele financiare.

Modul in care se desfasoara rotatia stocurilor are o mare insemnate pentru economia fiecarei societati comerciale; cu cat se realizeaza o viteza de rotatie mai accelerata, cu atat intreprinderea isi va putea rezolva sarcinile economice propuse cu un volum mai redus de active circulante, va apela la credite intr-o masura mai mica si deci va plati un cuantum mai redus de dobanzi.

Viteza de rotatie a activelor circulante si , prin urmare, si a stocurilor reprezinta un indicator calitativ al activitatii unitatilor economice exprimand eficienta folosirii acestora; ea se exprima prin intermediul a doi indicatori:

viteza de rotatie in zile sau durata in zile a unui circuit;

coeficientul vitezei de rotatie sau numarul de circuite pe care le parcurg mijloacele circulante intr-o perioada de timp (de obicei 1 an).

Viteza de rotatie in zile (V) se determina ca un raport in care la numarator inscriem produsul dintre stocul mediu (S) si numarul de zile din an sau trimestru (T), iar la numitor, volumul cifrei de afaceri (CA) anul sau pe trimestre.

Acelasi rezultat se obtine raportand perioada de timp (T), an sau trimestru, la coeficientul vitezei de rotatie sau la numarul de circuite (NC), in cazul ca se cunoaste acest din urma indicator:

Coeficientul vitezei de rotatie sau numarul de circuite pe care le parcurg activele circulante intr-o perioada de timp (NC) se calculeaza, fie ca raport intre CA si stocul mediu (S barat), fie ca raport intre perioada de timp (T) si viteza de rotatie in zile (V).

sau

In vederea obtinerii acestor indicatori, unitatile economice calculeaza, in prealabil, stocurile medii dupa urmatoarele formule:

sau

in care:

S_tr (barat) = stocul mediu trimestrial

S_an (barat) = stocul mediu anual

S_i = stocul initial al trimestrului;

S_f = stocul final l trimestrului.

Viteza de rotatie este un indicator mediu, care exprima miscarea intregului stoc de marfuri de care dispune intreprinderea. In aceste conditii, de fapt, viteza calculata este media vitezelor de rotatie ale diferitelor categorii de stocuri, si, ca orice indicator mediu, poate ascunde abateri in plus sau in minus ale elementelor componente. De aceea, este necesar a se analiza cu atentie atat viteza volumului total al stocurilor pe intreprindere, cat si viteza pe diferite grupe de stocuri, pentru a se interveni pe linia impulsionarii cifrei de afaceri si reducerii stocurilor cu miscare lenta sau fara miscare.

In afara influentei pozitive pe care o are asupra profitului si ratei rentabilitatii, accelerarea vitezei de rotatie poate avea drept consecinte eliberari relative sau absolute de active circulante. Eliberarea absoluta are loc atunci cand intreprinderea, accelerand viteza de rotatie, reuseste sa-si indeplineasca sarcinile de desfaceri cu un volum mai redus de active circulante; fondurile eliberate se pot utiliza de intreprindere in alte scopuri, conform necesitatilor reclamate de activitatea de buna gestionare. Eliberarea relativa a activelor circulante are loc in conditiile in care se realizeaza o crestere a volumului cifrei de afaceri cu un volum constant de active circulante, sau cand se realizeaza o crestere a cifrei de afaceri intr-un ritm mai accelerat decat cresterea volumului activelor circulante.

Separat de indicatorii vitezei de rotatie, optimul investirii in active circulante se mai poate urmari si prin intermediul altor indicatori cum ar fi: volumul CA la 1000 lei stocuri sau volumul profiturilor sa 1000 lei stocuri. Primul indicator exprima eficienta mai ales sub aspect cantitativ, in timp ce cel de-al doilea exprima eficienta sub aspect calitativ.

O problema deosebit de importanta pentru optimul investirii in stocuri o constituie structura si calitatea acestora, posibilitatea vanzarii si transformarii lor rapide in bani, adica gradul de lichiditate a stocurilor de marfuri, ambalaje si alte active. Cum o parte insemnata a activelor circulante este acoperita prin credite bancare pe termen scurt, intreprinderea este pusa in situatia de a face fata in orice moment angajamentelor asumate fata de banci; or, aceasta nu se poate realiza decat in masura in care poate sa-si satisfaca operativ stocurile achizitionate. In eventualitatea ca intreprinderea nu realizeaza CA prevazuta si nu-si poate onora la timp obligatiile asumate fata de terti (banci, furnizori, alti operatori) ea intra in incapacitate de plata si poate fi pusa in stare de lichidare judiciara chiar daca, in general, lucreaza rentabil si este solvabila.

Sisteme de control a stocurilor

Managementul stocurilor implica un sistem de control si de comanda a stocurilor. O procedura foarte simpla de control este metoda liniei rosii. Conform acestei metode, obiectele din stoc sunt asezate intr-un recipient care are o linie rosie desenata pe interior, la nivelul la care trebuie facuta o noua comanda, iar functionarul care este insarcinat cu controlul stocurilor, face o noua comanda ori de cate ori linia rosie devine vizibila. Conform metodei celor doua recipiente obiectele din stoc sunt plasate in doua recipiente; cand primul recipient, cel de lucru, se goleste, se face o noua comanda si se trece la folosirea stocurilor din celalalt recipient. Acest procedeu functioneaza perfect pentru obiecte de dimensiuni mici, sau majoritatea stocurilor din comertul cu amanuntul.

Insa, companiile folosesc din ce in ce mai mult sisteme computerizate de control al stocurilor. Ca exemplu, Canadian Tires si alte firme utilizeaza un sistem computerizat numit EDI - schimburi de date pe cale electronica (electronic data interchange), care este folosit in controlul stocurilor de produse finite. Sistemele EDI permit folosirea de documente cu un format special, cum ar fi ordinele de achizitie; aceste documente sunt transmise electronic de la computerele unei companii la computerele altei companii. Majoritatea obiectelor vandute de Canadian Tires au coduri magnetice de preturi si caracteristici, iar aceste coduri sunt scanate la trecerea clientului pe la casa, in vederea efectuarii platii. In timp ce casierul pregateste bonul de plata pentru client, informatiile continute in codul obiectelor care s-au vandut (cum ar fi marimea sau culoarea) sunt transmise direct la sistemele de control al stocurilor. Acestea inregistreaza scaderea din stoc, iar atunci cand nivelul stocului pentru un produs scade sub o anumita valoare, sistemul plaseaza o comanda catre producatorul bunului respectiv, prin sistemul EDI.

Un bun sistem de control al stocurilor trebuie sa fie dinamic. Companii cum ar fi IBM sau General Motors au stocuri de sute de mii de obiecte diferite, iar vanzarile (sau utilizarile) acestor obiecte pot creste sau scadea intr-un ritm care este destul de diferit de fluctuatia generala a cifrei de vanzari pe intreaga companie. Pe masura ce rata de utilizare pentru un anumit obiect incepe sa scada, managerul stocurilor trebuie sa faca ajustari in nivelul stocului detinut, pentru a nu avea prea multe stocuri de obiecte uzate moral - fie ca sunt produse finite, fie ca sunt materii prime si componente folosite in procesul de productie.

Un sistem performant de management al stocurilor trebuie sa reactioneze prompt la schimbarile survenite in aceste conditii. Unul dintre sistemele folosite pentru monitorizarea ritmurilor de utilizare a stocurilor este sistemul ABC. Conform acestui sistem, firma analizeaza fiecare tip de piesa de inventar din punct de vedere al costului frecventelor de utilizare, gravitatii in situatia unei 'rupturi de stoc', timpului de livrare si altor criterii. Tipurile care sunt scumpe, utilizate frecvent si au un timp de livrare lung sunt introduse in categoria A, cele mai putin importante sunt trecute in categoria B; iar cele care sunt cel mai putin importante sunt introduse in categoria C. echipa manageriala controleaza frecvent ratele de utilizare recente, situatia stocurilor si a timpilor de livrare pentru tipurile ce intra in categoria A - un astfel de control se poate face luna de luna - si ajusteaza datele referitoare la stocurile respective atunci cand este necesar. Tipurile din categoria B sunt supuse controlului si ajustarii mai putin frecvent - trimestrial, iar cele din categoria C sunt controlate si ajustate anual. Astfel resursele de care dispune grupul de control al stocurilor sunt concentrate acolo unde este mai multa nevoie de ele.

Un management eficient al stocurilor va duce la o rata relativ ridicata de rotatie a stocurilor, la detinerea unor cantitati neglijabile de stocuri uzate moral sau deteriorate si la situatii foarte rare de oprire a productiei sau de pierdere a vanzarilor datorita lipsei de stocuri. Toate acestea vor contribui, la randul lor, la obtinerea unei marje mari de profit, a unei rate mari de rotatie a activelor, a unei rate ridicate de rentabilitate a investitiei.

In afara de metodele clasice de dimensionare a stocurilor, apar noi abordari in ceea ce priveste aprovizionarea si detinerea stocurilor.

Sistemul just-in-time (in timp real) ofera posibilitatea unui producator sa isi coordoneze productia impreuna cu furnizorii sai, astfel incat materia prima sau componentele sunt livrate la producator de catre furnizori exact in momentul in care este nevoie de ele. Principalul obiectiv al acestui sistem este reducerea costurilor de comanda si a preturilor de achizitie pentru bunurile cumparate. Japonezii au dezvoltat si folosit in mare masura acest sistem, iar companiile nord-americane l-au adoptat, din ce in mai mult, in unitatile lor productive. Intr-o oarecare masura, sistemul just-in-time reduce necesitatea cumparatorului de a detine stocuri, iar problema costurilor detinerii acestora devine problema furnizorului; totusi, in cadrul acestui sistem coordonat de productie, furnizorul poate la randul sau sa obtina o serie de beneficii deoarece este capabil sa-si organizeze mai bine propriul sau proces de productie si nu trebuie sa mai detina stocuri de siguranta de produse finite. Coordonarea intre furnizori si producatori determina reducerea necesarului de stocuri si a costurilor totale de productie.