Metoda de conducere comerciala a firmei

Metoda de conducere comerciala a firmei

METODE DE PLATA

Plata pentru bunurile sau serviciile primite de catre client poate fi facuta catre furnizor sau producator in diferite moduri. Cele mai evidente sunt numerarul si cecurile.

O parte semnificativa a afacerii se deruleaza prin credit.

Creditul poate lua diferite forme, de la creditul 'informal' de a mai castiga timp sa platesti o factura la contractul legal constituit intr-un acord de un anumit fel sau altul adica o cumparare in rate sau un acord de vanzare pe credit.

Numerar        Schimbul direct de bani pentru bunuri este cea mai obisnuita forma de plata. Multe afaceri de mica amploare sunt purtate in acest fel. Termenul de "numerar" de fapt include si cecuri si alte forme de plata directa in care este facuta o plata imediata pentru a incheia o tranzactie.

Credit             este acordarea posesiunii sau dreptului de utilizare a unor bunuri sau servicii fara o plata imediata.

Sunt doua principale tipuri de credit: credit de consum si de credit comercial.

Credit de consum - creditul avansat marelui public in mod formal sau informal de catre negustori, case de finantare si altii pentru plata unor bunuri de consum. Astfel de credite includ:

Intarzierea la plata bunurilor - de exemplu, o luna de la livrare - de fapt un imprumut acordat de catre furnizor. Furnizorul poate pretinde o dobanda la sumele neachitate in aceasta perioada cu conditia ca, el sa fi informat in prealabil cumparatorul de acest lucru.

Carti de credit - permit rambursarea pe o perioada anume - de fapt un imprumut bancar.

Conturi de buget  - unde o plata lunara regulata permite ca bunurile sa fie cumparate - un imprumut de la comerciant.

Cumpararea in rate si acordurile de vanzare pe credit - intr-o cumparare in rate 848f58i bunurile sunt inchiriate utilizatorului caruia i se da optiunea de a le cumpara.

Intr-o vanzare pe credit, bunurile devin proprietatea cumparatorului la plata primei rate sau a unei sume, restul urmand a fi achitate in cinci sau mai multe rate.

Cu exceptia platilor intarziate se vor calcula dobanzi si comisioane la serviciu. Atunci cand se aplica un comision pentru credit, creditorul va solicita in mod obisnuit o licenta de credit emisa de catre Oficiul de comert cinstit in baza Legii creditului de consum.

Credit comercial. Realmente toate schimburile din industriile prelucratoare, servicii si comert sunt conduse pe credit.

In forma cea mai simpla acesta este un credit pe un anumit termen, de exemplu, 14 zile, o luna, 60 zile, din partea furnizorului de materiale pentru industriasi, angrosisti sau comercianti cu amanuntul. Firmele pot sa acorde un mic rabat la facturile achitate intr-o perioada mai scurta decat termenul scadent de plata. Creditul da posibilitatea producatorului sa umple golul dintre productie si vanzarea de marfuri, adica el poate produce marfuri utilizand materii prime pe care nu le-a achitat si spera sa le vanda inainte de a achita aceste materii prime. In acelasi timp totusi, producatorul poate sa acorde clientilor sai credit si astfel poate chiar el sa fie pus sa astepte plata.

Banii cu care el trebuie sa finanteze acest credit face parte, desigur, din "capitalul circulant" (vezi Sectiunea B.1.1.1.).

Rabat comercial (scazamant) - Valoarea scazamantului acordat poate sa varieze in functie de cantitate si natura marfii. Articolele care se vand rapid si nu sunt tinute in stoc pentru o perioada lunga, de exemplu, tigarile si dulciurile, au o rata scazuta de scazamant. Alte articole ca, mobila, pian, care poate au stat in stoc multe saptamani pana sa se vanda, sunt supuse unei rate inalte de scazamant, facand ca vanzatorul cu amanuntul sa fie atras sa stocheze astfel de marfuri cu un ciclu lent.

"Rabatul comercial" este un scazamant (scont) acordat vanzatorului cu amanuntul aplicat la pretul de cost de catalog al furnizorului. Pretul rezultat este uneori cunoscut ca pretul de 'en gross".

DOCUMENTE si EVIDENTE

Cele mai multe din milioanele de tranzactii comerciale care au loc zilnic sunt vanzari directe de marfuri contra bani.

Pentru astfel de tranzactii, nu trebuie pastrata nici o evidenta speciala.

Pentru alte tranzactii mai complexe, in special acelea care au loc intr-o perioada lunga de timp, anumite evidente formale sunt necesare, astfel ca sa se poata face referire la ele. O forma de evidenta tinuta de catre toate firmele o constituie cartile de cont. Alte evidente iau forma de documente ce circula de la cumparator la vanzator in timpul tranzactiei. Ambele parti vor pastra de obicei copii dupa documentele utilizate.

O tranzactie tipica dintre un angrosist si un detailist, sau dintre un producator si un client poate implica unele sau toate din documentele de mai jos.

OFERTE (COTATII) SI PRETURI ESTIMATE

Cotatia. Un vanzator cu amanuntul face o cerere de oferta unui furnizor pentru achizitionarea unor marfuri. Furnizorul raspunde cu o cotatie care poate fi o lista de preturi. Oferta cuprinde:

Preturile la care marfurile pot fi furnizate;

Conditiile de plata inclusiv scazamintele (rabaturile);

Costul de transport al marfii;

Termenul de livrare;

Valabilitatea ofertei.

Acolo unde se foloseste termenul "costul transportului platit la destinatie" inseamna ca, plata transportului cade in sarcina destinatarului (primitorului marfii).

Acolo unde se foloseste termenul "costul transportului achitat" se intelege ca, costurile de transport vor fi suportate de catre expeditorul marfii.

Cost estimativ Dictionarul defineste cuvantul "estimatie" ca o calculatie/judecata/parere aproximativa. Spre deosebire de o cotatie, o estimare se da atunci cand o persoana rugata sa indeplineasca o anumita sarcina nu este absolut sigura de cantitatea de munca si cheltuielile implicate. De exemplu, cand un mecanic auto este rugat sa repare o masina iar el nu este sigur de starea pieselor ce nu functioneaza normal si de cantitatea de munca necesara reparatiei sau inlocuirii pieselor defecte fara sa demonteze masina. Aceasta demontare ar costa bani si mecanicul nu ar fi pregatit sa o faca daca nu este platit. Tot asa si clientul nu ar dori sa cheltuiasca bani pana ce nu are o idee reala a costului reparatiei si cui va da comanda.

Estimarile mai degraba decat cotatiile, sunt date uneori, deoarece un mecanic ca sa dea o cotatie; trebuie sa se gandeasca mai mult etc. si o cotatie trebuie sa fie exacta. Mecanicul trebuie sa declare precis cat va costa lucrarea, repararea/inlocuirea pieselor si manopera. El nu va dori sa se implice intr-un astfel de angajament riscant daca el nu este relativ sigur ca va lua lucrarea. Se cunosc companii care, atunci cand au un autovehicul defect, solicita (probabil) trei oferte(cotatii) pentru reparatie, chiar daca ei sunt aproape siguri care mecanic va primi comanda. Ceilalti mecanici contactati sunt doar utilizati pentru a verifica "pretul pietei"            fara sa existe vreo posibilitate ca, comanda sa fie luata de acestia.

Pentru a se acoperi de orice factori necunoscuti, atunci cand mecanicul da o estimare el va spune ca, daca se va demonta masina, va fi mai sigur de costul reparatiei, iar atunci el va da o noua estimare sau chiar o cotatie. Mecanicul va putea atunci oferi variante de rezolvare a problemei cum ar fi repararea partilor uzate sau inlocuirea acestora cu piese noi.

Tot asa si clientul isi va apara drepturile sale cu privire la costul lucrarii spunand mecanicului ca el ar putea sa-i dea drumul la lucrare, dar fie este pregatit sa plateasca pana la o anumita suma, fie ca de indata ce mecanicul constata ca lucrarea este posibil sa coste peste o anumita suma, sa fie instiintat.

COMANDA

Pentru ca un client sa fie aprovizionat cu bunuri sau servicii se cere o comanda.

O comanda de marfuri, tinand cont si de cotatie va include in mod normal urmatoarele si poate lua forma unui tipizat:

Un numar de comanda, la care se poate face referire in orice corespondenta;

Numele si adresele ambelor parti;

Descrierea marfurilor, numarul de catalog, etc.;

Preturi-in practica pretul poate sa nu apara intotdeauna pe comanda;

Termenul de livrare dorit;

Locul (adresa) livrarii;

Orice instructiuni speciale legate de livrare sau ambalare.

Comenzile pot fi facute intr-un registru in duplicat astfel ca, clientul sa pastreze o copie a comenzii lansate furnizorului.

FACTURA

Cel mai important document intr-o tranzactie este probabil factura care ii arata clientului exact cat are de plata pentru livrarea marfii.

Este, cu alte cuvinte nota de plata redactata in doua exemplare.

Clientul va utiliza copia pentru a inregistra plata in evidentele sale si pentru verificarea marfii.

Copia furnizorului este o evidenta/dovada a vanzarii.

De regula, factura este expediata inaintea marfii, in acest caz tine locul unei avizari - un document ce face cunoscut ca marfa va sosi in scurt timp. Expresia "nota de plata remisa" este utilizata pentru a indica ca marfurile au fost facturate.

Detaliile includ:

Numarul comenzii;

Adresele;

Numarul de inregistrare TVA a furnizorului;

Cantitatile, descrierea si preturile;

Conditiile de plata;

Forma de livrare.

In plus o factura mai poate include literele E&OE, o abreviere pentru: 'erorile si omisiunile sunt exceptate' - o precautie impotriva erorilor de redactare. Clientul va verifica marfa primita dupa factura, va informa furnizorul de orice inadvertente si va arhiva factura.

Un aviz de expeditie ar fi un document similar fara rubrica de pret.

Un aviz de expeditie in doua exemplare insoteste de obicei marfa si o copie va fi semnata de primitorul marfii. Este retinuta de caraus ca o forma de dovada de primire si poate fi utilizata atunci cand este ceruta dovada livrarii.

NOTIFICAREA DE CREDIT

Deseori tiparita in rosu, o notificare de credit este expediata de catre furnizor clientului creditandu-l cu suma inscrisa, pentru un motiv sau altul.

Exemplu:

Incarcare la pret;

Marfuri deteriorate;

Marfuri inferioare sau cu defect expediate si returnate;

Refinantare (returnarea banilor in cazurile de retur marfa);

Factura expediata din greseala.

Acesta este modul obisnuit de a corecta o greseala in tranzactiile in care clientul a platit sau a fost creditat prea mult.

O factura rectificata poate fi expediata in locul celei eronate dar sub nici un motiv nu va fi modificata factura initiala.

NOTA DE DEBITARE

Duplicatul notei de creditare este nota de debitare unde este nevoie de o rectificare la o factura atunci cand clientul datoreaza o suma suplimentara furnizorului.

O nota de debitare poate fi folosita in urmatoarele conditii:

Mai multa marfa expediata decat cea facturata si retinuta;

Pret mai scazut al marfii;

Expedierea de marfuri de calitate mai buna;

Omisiuni din factura.

Contul clientului va fi debitat in mod corespunzator cu suma aditionala.

EXTRASUL DE CONT

La sfarsitul fiecarei perioade comerciale, in mod normal o luna dar uneori mai des, furnizorul va expedia clientului un extras de cont care face un rezumat al situatiei financiare intre cei doi solicitandu-se plata soldului/restului de achitat.

Este o copie a contului clientului asa cum este inregistrat in registrul furnizorului si arata:

Rabatul existent;

Totalul facturilor din perioada respectiva;

Rectificarile la notele de credit si debit;

Soldul/restul datorat .

O evidenta de cont a unui caraus pentru un client de-al sau va arata un sold initial.

Acesta va fi suma de bani datorata de client carausului pentru prestatiile efectuate la care nu s-a primit plata.

Sub aceasta cifra se vor insera individual sumele de bani (cecurile) primite de la client, care au alimentat (creditat) contul si orice alte cheltuieli aditionale inregistrate pentru prestatii ulterioare, scazute din cont, care sunt debitate.

La sfarsitul perioadei contul va fi echilibrat si aceasta cifra va fi comunicata clientului prin Extrasul de cont

Exemplu:

Situatia financiara din luna urmatoare va incepe cu soldul si va include creditele pentru platile efectuate in aceasta perioada si detalii ale altor tranzactii.

Factura trebuie sa se deosebeasca de situatia financiara periodica. O factura informeaza, da detalii despre marfuri, oferind posibilitatea clientului de a o confrunta cu comanda.

O situatie financiara periodica este o cerere de plata a sumei datorate si neachitate. Ea nu ofera alte detalii decat totalul tranzactiilor si referiri la facturile neachitate din perioada cuprinsa in extras.

Unele firme se asteapta ca, facturile sa fie tratate drept cereri de plata, in care caz perioada rabatului acordat pentru plata inainte de termen va incepe de la data facturii.

NOTA DE EXPEDITIE SI SCRISOAREA DE TRASURA (WAYBILL)

Acesta este o instructiune formala catre firma de transport de a accepta marfurile si a le livra clientului. Soferul va cere in mod normal clientului sa semneze o copie a notei de expeditie ca o dovada ca marfurile au fost livrate.

Astfel este similara ca functie notei de avizare dar este in mod normal utilizata cand carausul este o a treia parte - adica nu furnizor sau client.

Un WAYBILL (scrisoarea de trasura) sau o foaie de livrare este intocmita in mod normal de catre un caraus dand detalii ale listei de expeditie primite de la diferiti expeditori pentru a fi livrate anumitor clienti in turul sau. In mod normal va avea rubrici pentru: nr. de expeditii, numele expeditorilor, numele si adresele destinatarilor, descrierea coletelor si greutatea si daca trebuie colectati bani. Are de asemenea un spatiu pentru destinatar ca sa semneze pentru a se inregistra primirea si daca incarcatura a fost primita in bune conditii.

REGLAREA DE CONT

In mod normal clientul isi va regla nota de plata neachitata cu furnizorul prin sistemul bancar. De exemplu,

Prin cec expediat direct furnizorului;

Prin transfer bancar/virament (adica transfer interbancar de plati creditoare sau o instructiune catre banca de a transfera bani catre alte banci sau sucursale.

Daca plata este prin cec, nu este necesara nici o chitanta, intrucat un cec incasat si apoi platit (de banca) este o dovada acceptata de plata.

Daca plata este facuta prin virament, banca emite o chitanta.

Daca plata este facuta in numerar, va fi nevoie de o chitanta ca dovada de plata.

SERVICII BANCARE

Sistemul bancar este principalul mod prin care platile comerciale sunt tranzactionate.

Desi sistemul de cec este cea mai evidenta activitate a bancilor, ele furnizeaza multe alte servicii industriei, comertului si clientilor particulari.

Principalele servicii furnizate si caracteristicile de baza sunt date in rezumat mai jos.

PRINCIPALELE SERVICII CATRE INDUSTRIE

Protectia/Pastrarea in siguranta a banilor clientului

Un cont curent este tipul de cont pe care un operator de transport il va folosi in mod normal pentru a tranzactiona afacerile zilnice ale firmei.

Retragere de fonduri dintr-un depozit/scoatere din cont se efectueaza la cerere (la prezentarea unui cec).

Se aplica comisioane la conturile care sunt ca valoare sub anumit nivel.

Acolo unde banii sunt depusi intr-un cont de depozit (depuneri) la termen:

Scoaterea banilor se face de regula cu un preaviz de sapte zile;

Dobanda se va achita la sold;

In practica, retragerea de fonduri se face la cerere dar de obicei este supusa unei pierderi de dobanda pe sapte zile.

In afara de un carnet de cecuri, un posesor de cont curent va primi:

Un borderou de cecuri-pentru a-i permite sa tina evidenta tuturor platilor fie in numerar, cu cecuri, mandate postale sau altele operate in contul sau;

Si un carnet de depozit sau un extras de cont - prin care clientul primeste periodic o copie dupa situatia curenta a contului in care este inscris soldul de fiecare data cand se face o inregistrare.

Furnizarea de numerar: de exemplu, pentru salarii, unde si cand este nevoie.

Sistemul de cecuri: un cec este o comanda catre o banca de a achita bani imediat unei persoane fizice sau juridice.

Avantajele platii prin cec:

a)    Este convenabil: este la fel de usor si ieftin sa platesti 1.000 USD ca si atunci cand ai de plata 10 USD;

b)    Este sub protectie: poate fi protejat prin "crossing"(incrucisare/barare) astfel ca devine inutilizabil in cazul in care se pierde;

c)         Este in pastrare sigura: banii nu parasesc banca astfel ca este in maxima siguranta;

d)        Dovada platii: odata ce un cec a fost achitat el tine loc de chitanta si dovada de plata.

Tipuri de cecuri:

a)         Un cec "nebarat" sau "la purtator"

De exemplu, Platiti: Richard Robinson sau Purtatorul (cecului).

Acesta poate fi incasat la banca de catre oricine care il prezinta si spune ca este Richard Robinson . Cecul poate fi completat simplu: "platiti Purtatorul" in care caz oricine care se prezinta cu el este imputernicit sa-l incaseze.

Un cec "nebarat" da posibilitatea ca banii sa fie achitati unei persoane care nu are un cont curent.

b)         Un cec "la ordin":

De exemplu, Platiti: Messrs Jhon Metcalf & Company sau la ordin

Acest cec se poate achita Jhon Metcalf & Company sau oricarei alte persoane nominalizate de Jhon Metcalf & Company prin andosarea cecului cu numele persoanei ce trebuie sa incaseze cecul.

c)          Un cec "barat":

De exemplu: Platiti : Messrs Jhon Metcalf & Company sau la ordin (cu adaugarea a doua linii paralele transversale de-a lungul cecului. Uneori se mai adauga cuvintele: "&co", dar ele nu au nici o semnificatie suplimentara.

Acest cec va trebui depus la banca Messrs Jhon Metcalf & Company pentru a fi incasat.

Pentru o mai buna siguranta se mai pot adauga pe cec si alte "semne speciale de barat":

a)         prin adaugarea numelui bancii si chiar a sucursalei, cecul poate fi incasat numai din contul "tragatorului"(persoana care il scrie) si numai de la banca si sucursala sa;

b)         Prin adaugarea: "Cont beneficiar" persoana care a scris cecul isi ia o masura de protectie prin aceea ca cecul va fi achitat numai in contul beneficiarului platii. Daca este platit in alt cont atunci banca va raspunde de aceasta. Aceasta este metoda cea mai sigura de plata prin cec.

Un cec trebuie sa fie prezentat la plata in termen de sase luni, intrucat bancile in mod normal nu vor onora la plata un cec mai vechi de sase luni.

Sistemul de transfer de credit in sistem bancar:

Transferuri interbancare de sume creditoare - platile pot fi facute direct la orice sucursala a oricarei banci (adica in contul curent al creditorului)

Ordine de plata fixa la intervale regulate:

Ordinul unui detinator de cont catre o banca de a face plati regulate de sume fixe din contul curent la o anumita data a fiecarei luni, sau an, de exemplu, primele de asigurare, ratele la casa, plati ipotecare, abonamente.

Debitare directa:

O combinatie dintre un ordin de plata permanent si un transfer de credit in sistem bancar dar initiat de creditor care solicita plata.

El informeaza banca debitorului de suma datorata care este transferata in contul creditorului. Aceasta forma este folositoare atunci cand sumele variaza de la luna la luna.

Asigura o plata prompta catre creditor.

Trata (cambie bancara):

O metoda de plata pentru sume mari unde un furnizor nu accepta cecul clientului. Este un cec tras asupra (chiar de la) bancii-sau un cec de calatorie (Traveller's Cheque). Costul cambiei bancare este debitat din contul curent al clientului, inainte de a fi emis.

Credite (imprumuturi) si credite prin cont curent descoperit (sold negativ al contului curent)

Imprumut pe termen scurt (credit prin cont curent descoperit), adica intocmirea de dispozitii de plata fara acoperire cu plata dobanzii la suma creditata - deseori rata dobanzii este variabila si aceasta se poate negocia cu banca.

Imprumuturile bancare, credite formale rambursabile printr-un cont de credit-rata a dobanzii fiind fixa pe perioada creditului.

Alte servicii

Conturi de economii: dobanda mica dar scoaterea banilor la cerere.

Conturi "de buget" un sistem pentru nivelarea (egalarea) varfurilor de sarcina in achitarea notelor de plata. Toate obligatiile prevazute intr-un an sunt insumate si impartite la 12 si acea suma este transferata intr-un cont "de buget" din care pot fi facute plati trimestriale si alte plati neregulate chiar daca ocazional contul este descoperit (s-a depasit disponibilul din cont).

Se achita un comision de serviciu in functie de marimea bugetului.

Cutii metalice (seifuri) pentru depozitarea la banca de obiecte pretioase, documente, etc.

Seifuri de noapte: pentru pastrarea sigura de numerar in afara orelor de program sau in weekend, numerar pe care comerciantul doreste sa -l depuna la banca.

Extrase de cont: evidenta regulata a contului clientului.

Carti de credit pentru cumpararea pe credit sau obtinerea de avansuri in numerar cu o dobanda mare la soldul neachitat.

De exemplu, Barclaycard, administrat de Barclay Bank, si Access, administrat de bancile Lloyds, Midland si National Westminster.

Cardurile/cartile de cec: a nu fi confundate cu cartile de credit

O garantie de la banca ca va onora un cec tras asupra ei de catre detinatorul unei carti de cec in mod normal pana la o limita de 50 USD chiar daca nu sunt fonduri suficiente in contul sau.

Terminal bancar da posibilitatea clientilor sa obtina numerar la orice ora de la o masina automata de numerar prin introducerea unei cartele codificate si tastarea unui numar secret.

Referinte bancare o evaluare a potentialului unei firme, a bonitatii ei sau o declaratie (depozitie) cu privire la stabilitatea financiara a unui posesor de cont.

Impozit pe profit consultanta si completarea formelor de declarare a veniturilor anuale care urmeaza a fi impozitate.

Asigurare contacte cu agenti de asigurari (brokeri) de prima marime, cotatii pentru tot felul de asigurari.

Executor testamentar intocmeste testamente si urmareste ca prevederile inscrise sa fie indeplinite intocmai.

Sfaturi cu privire la imprumuturi, investitii, management financiar etc.