Managementul schimbarilor

Trasaturile schimbarilor

Schimbarea se poate defini ca fiind o modificare, o transformare o inlocuire sau o completare - a formei si/sau a continutului - ce confera noi valente de utilitate unui produs, proces, me 343c28d ntalitate, serviciu sau sistem.

Trasatura fundamentala, a oricarei schimbari intentionate, consta in dorinta de imbunatatire a performantelor specifice sistemului vizat. In acelasi timp insa, se impune a fi subliniat faptul ca, nu orice schimbare reprezinta - in mod automat - o imbunatatire.

Schimbarea - consecinta si in acelasi timp conditie a progresului - poate fi:

- constienta sau nu;

- partiala sau totala;

- temporara sau definitiva;

- rapida sau lenta;

- anticipata sau neprevazuta;

- cu consecinte pozitive sau negative;

- majora sau nesemnificativa.

Indiferent de aspectele considerate si supuse transformarilor, incadrarea schimbarilor se poate face in doua mari categorii: schimbari ale modelelor conceptuale si schimbari ale modelelor fizice (materiale - tehnice si/sau tehnologice).

Chiar daca, din punct de vedere al domeniului de aplicare, cele doua categorii sunt distincte, in marea majoritate a cazurilor, realizarea unei schimbari a modelelor fizice este insotita - intr-o masura ce difera de la caz la caz - de schimbari ale modelelor conceptuale.

Sursele schimbarilor

Dintre potentialele surse externe se pot mentiona:

- modificari ale parametrilor tipici comenzii sociale, prin: cantitate, calitate, pret, noi produse si variante ale acestora, termene de realizare, alte conditii contractuale, variatii ale modei si fluctuatii sezoniere;

- schimbari survenite in structura pietei, cum ar fi : aparitia unor noi categorii de clienti si/sau competitori - simultan sau nu - cu disparitia celor traditionali, avand ca efect si modificarea retelelor de distributie;

- aparitia de metode, procedee, tehnici, tehnologii imbunatatite;

- transformari si /sau completari ale cadrului legal de desfasurare al activitatilor economice;

- aparitia unor oportunitati sau perioade de dezvoltare economica, prin: scutiri de taxe si impozite, programe guvernamentale de finantare sau de garantare a unor noi piete de desfacere, cresteri importante ale nivelului de trai si, deci, ale puterii de cumparare etc.;

- aparitia si/sau dezvoltarea unor situatii de criza economica, datorate recesiunilor, inflatiei, grevelor generale, socurilor financiare sau penuriilor de resurse materiale s.a.;

- mutatii survenite la nivelul fortei de munca, prin: fluctuatii ale gradului de concentrare geografica al acesteia, somaj, lipsa pregatirii adecvate a unor categorii profesionale, aparitia unor noi profesiuni si disparitia necesitatea pentru altele, variatii ale indicatorilor de varsta si sex etc.;

- introducerea unor masuri politico-economice nefavorabile, cum ar fi : programe guvernamentale de austeritate, taxe si impozite suplimentare pentru importuri/exporturi, embargouri comerciale s.a.;

- calamitati naturale de genul cutremurelor, a inundatiilor, a secetelor etc.

Ca surse interne se pot retine:

- modificari ale echipei de conducere;

- introducerea unor noi metode, stiluri si tehnici de management;

- readaptari ale politicilor si strategiilor de firma, sau ale culturii de intreprindere;

- mentinerea ritmului cu progresele tehnico-stiintifice, prin efectuarea de retehnologizari, in scopul cresterii gradului de automatizare, de robotizare si/sau de informatizare;

- implementarea noilor concepte, metode si tehnici aparute in domeniul organizarii muncii;

- extinderea, diversificarea sau restrangerea activitatii economice a firmei;

- adoptarea unor decizii de asociere, fuzionare sau cumparare a altor utilitati economice;

- restructurari, disponibilizari sau angajari de personal;

- introducerea in fabricatie a unor produse originale si/ sau a noi variante ale acestora;

- dereglari functionale, revendicari sindicale, greve;

- implementarea noilor norme interne de personal, de consumuri energetice si materiale, de munca si de protectie a acesteia etc.

Se impune a fi subliniat faptul ca majoritatea surselor, mentionate anterior, pot juca - in acelasi timp - in rolul de factori de influenta ai schimbarilor.

Factori de influenta ai schimbarilor

Elementele amintite se pot transforma - in raport cu impactul pe care il prezinta in diferitele domenii - in factori favorizanti (de putere) si perturbatori sau rezistenti la schimbari. Respectivii factori de influenta difera, ca natura si intensitate - de la caz la caz - in functie de natura, complexitatea si amploarea schimbarii.

Factori favorizanti

Ca factori favorizanti, se pot enumera:

- concurenta reala, puternica si loiala, existenta intre diferitele organizatii economice;

- accesul, rapid si facil, la informatii complete si precise; existenta si natura motivatiilor, atat de ordin economic, stiintific, cat si psihosocial; tipul si marimea resurselor disponibile; posibilitatile de combinare ale acestora;

- calitatea negocierilor, realizate in vederea concilierii unor aspecte divergente sau contradictorii, ce pot apare ca urmare fie a incompatibilitatii dintre cerintele impuse angajatilor si obiectivele urmarite de firma, fie a existentei unor bariere de limbaj intre specialisti si nespecialisti,

- nivelul de pregatire si experienta in domeniu, a persoanelor cu functii de decizie din cadrul firmei, a agentilor schimbarii si, nu in ultimul rand, a intregului personal afectat de schimbarea preconizata;

- cadrul legislativ sau normativ specific, prin mentinerea in legalitate schimbarilor, obtinerea unor avantaje conferite de lege, s.a.

- elaborarea de prognoze riguroase si detaliate care sa puna in evidenta atat necesitatea efectuarii anumitor schimbari, dar si directiile de actiune destinate realizarii concrete si eficiente a acestora;

Factorii perturbatori si/sau rezistivi

se pot manifesta prin:

- mentalitati sincer dar gresite, privind impactul noului;

- atitudini ostile si pareri preconcepute fata de conducere si, deci fata de initiativele sau deciziile acesteia;

- pozitia unor persoane sau grupuri influente - cu interese potrivnice - inainte si in timpul producerii schimbarii;

- frica fata de consecintele schimbarii, indusa fie de amploarea eforturilor necesare adaptarii la noua situatie, fie de constientizarea incapacitatii de adaptare;

- sesizarea de catre conducere, dar ignorarea constienta sau subestimarea importantei si a efectelor unor greseli, in evaluarea necesitatii schimbarii sau in maniera de realizare a acesteia;

- informarea incompleta sau incorecta si lipsa de convingere in necesitatea sau efectul benefic al schimbarii, atat la nivelul conducerii cat si la nivelele inferioare;

- incompetenta reala a agentilor schimbarii;

- lipsa unui cadru legal adecvat;

- lipsa resurselor necesare etc.

Factorii care influenteaza durata si costul unei schimbari, pot fi dati de :

- diferenta dintre nivelul existent - privind pregatirea profesionala a personalului implicat in schimbare - si nivelul reclamat de garantarea succesului schimbarii;

- numarul persoanelor implicate sau afectate de schimbarea preconizata;

- natura, cantitatea si calitatea resurselor materiale utilizate in realizarea schimbarii;

- diferenta dintre dotarea tehnica existenta si cea necesara;

- achizitionarea de licenta, patente si/sau brevete de investitii;

- necesitatea introducerii de noi tehnologii de fabricatie etc.

Principiile schimbarilor

Independent de natura schimbarilor, acestora le sunt caracteristice o serie de principii, din care se pot retine - ca esentiale - urmatoarele:

- o schimbare se poate produce numai in conditiile in care factorii favorizanti ii surclaseaza pe cei defavorabili;

- viabilitatea schimbarilor depinde de masura in care au fost combatute, din timp, potentialele perturbatii ori s-au asigurat protectii, filtre si rezerve de compensare;

- reusita unui proces de introducere a unei schimbari este direct dependenta de gradul in care s-a realizat motivarea acesteia;

- eficienta schimbarii este direct proportionala cu gradul de adecvare existent intre schimbare si cerinte;

- orice schimbare, pentru a putea fi controlata, impune un proces riguros de planificare - sub toate aspectele- a etapelor ce trebuie parcurse in vederea transpunerii in practica a acesteia.

Ciclul si etapele oricarei schimbari

Fazele

Oricat de rapida sau de lenta se doreste a fi schimbarea preconizata, procesul de realizare al acesteia este caracterizat de un ciclu specific - propriu oricarei schimbari - si care se compune din doua faze distincte:

Faza de pregatire

- prima faza - si cea mai importanta sub aspectul garantarii succesului schimbarii - denumita faza sau perioada de pregatire, este destinata alocarii resurselor si realizarii investitiilor, fiind caracterizata, totodata, prin lipsa unor efecte sau rezultate concrete;

Faza de exploatare

- a doua faza sau perioada, denumita de exploatare, este cea in care schimbarea functioneaza si in care se manifesta primele efecte ale acesteia, putandu-se astfel stabili eficienta schimbarii efectuate.

Etapele

Principalele etape, din cadrul algoritmului general de conducere a unei schimbari constau in:

1. definirea schimbarii

cu formularea problemei si precizarea obiectivului principal; strangerea, prelucrarea si analizarea datelor, atat a celor referitoare la conditiile care reclama si sustin necesitatea schimbarii respective, cat si a celor care vizeaza resursele (umane, materiale, informationale, financiare si de timp) implicate in realizarea efectiva a schimbarii propuse;

2. stabilirea subobiectivelor

cu identificarea, estimarea si precizarea clara, pentru fiecare in parte, a cerintelor, a performantelor si a limitelor acestora; elaborarea a cat mai multe variante posibile de atingere a scopurilor propuse; evaluarea solutiilor propuse prin intermediul unei analize comparative a performantelor dorite si a disponibilitatilor existente, in vederea stabilirii celei mai convenabile variante;

3. motivarea schimbarii

cu justificarea, fata de personalul angajat, a necesitatii efectuarii schimbarii; dezbaterea sau negocierea, cu cei implicati si/sau afectati de schimbare, a aspectelor divergente - induse de contradictia dintre cerintele schimbarii si cele ale angajatilor - cu scopul concilierii acestora, in vederea motivarii personalului si a crearii unei opinii favorabile schimbarii;

4. conceperea schimbarii

cu elaborarea unui program detaliat destinat transpunerii in practica a schimbarii considerate; evaluarea gradului de adecvare dintre parametrii schimbarii si cerintele care au impus-o;

5. realizarea schimbarii

cu pregatirea resurselor alocate; executarea propriu-zisa a schimbarii proiectate; urmarirea concordantei dintre parametrii programului si cei ai executiei; aplicarea de eventuale corectii;

6. estimarea eficientei

cu analiza rezultatelor obtinute pe parcursul unei perioade de exploatare a schimbarii si efectuarea de imbunatatiri, care sa amelioreze performantele de ansamblu ale schimbarii.

In continuare se vor prezenta, spre exemplificare, procedurile concrete de depistare, precizare, defalcare, ordonare si programare, ale etapelor destinate realizarii unor schimbari de model conceptual si de model fizic.