Misiunea si obiectivele organizatiei

Misiunea si obiectivele organizatiei

Ceea ce se doreste a deveni o organizatie este initial rezultatul gandirii unui om sau unui grup restrans de oameni. Concretizarea acestuia se spune ca este "viziunea strategica" a initiatorului afacerii. Altfel spus aceasta este reprezentarea unui set de idei abstracte ce va directiona evolutia organizatiei respective.

Translatarea viziunii intr-un spatiu temporal specificat si definirea unor sarcini masurabile se face cu ajutorul unor concepte referentiale in management: misiune si obiectiv.

Misiunea este expresia generala a ratiunii de a exista a unei organizatii.

Formularea si declararea misiunii este prima etapa in formular 131f56b ea unei strategii. Pe masura ce afacerea se dezvolta, initiatorii sau managerii ii vor modifica strategia, dar misiunea enuntata va ramane valabila pentru o perioada lunga de timp sau neschimbata pe toata durata de existenta a organizatiei.

Obiectivele reprezinta stari viitoare dezirabile pentru organizatie, exprimate (daca este posibil) in termeni numerici. Cuantificarea obiectivului il deosebeste de ceea ce se numeste scop.

Modificarea strategiei atrage dupa sine fixarea unui set nou de obiective. Schimbarea in timp a obiectivelor este un proces normal generat fie de realizarea acestora, fie de necesitatea redimensionarii lor ca urmare a influentei mediului intern sau extern.

Analiza tripletei viziune-misiune-obiectiv impune urmatoarele caracteristici ale relatiei:

Dezvoltarea logica in timp se face in ordinea viziune-misiune-obiective.

Gradul de concretizare cantitativa si temporala creste de la viziune la obiectivi si, in consecinta, se imbunatateste si posibilitatea de masurare sau evaluare a acestora.

Frecventa de modificare a acestora creste in sensul enuntat avand valoarea cea mai mare in cazul obiectivelor.

Modificarea misiunii atrage modificarea obiectivelor initiale.

In continuare, dupa fixarea unor obiective, concretizarea logica a unui plan necesita defininirea unor politici, programe si reguli.

Politicile reprezinta liniile de ghidare ce determina limitele de desfasurare a unei actiuni.

Programele reprezinta specificarea unei succesiuni de actiuni necesara pentru realizarea unor obiective.

Regulile reprezinta moduri specifice si relativ rigide de abordare a unei anumite situatii.

Relatia cronologica a dezvoltarii lor initiale este redata in continuare:

Misiunea

Descrierea misiunii se reduce ca forma la cateva sute de cuvinte (cateva pagini) sau cateva fraze. Continutul se exprima la un nivel inalt de abstractizare, care sa incurajeze creativitatea. Un exces de concretete si detaliu poate sa fie contraproductiv prin generarea unei reactii de opozitie sau prin conferirea unei rigiditati in abordarea unor relatii. Declararea misiunii trebuie sa ofere o motivatie si o directionare a activitatilor membrilor organizatiei. In marea majoritate a cazurilor declaratia se face in mod explicit si in scris. In corelatie directa cu misiunea se fixeaza un set de obiective diferentiate dupa cadrul temporal ce le este asociat si aria de adresare: intreaga organizatie sau parti ale acesteia.

Exprimarea clara a unei misiuni este conditia generarii suportului necesar din partea investitorilor sau a altor interesati, dar si rezultatul unor motive generate de mediul intern, intre care:

Se fixeaza climatul organizational;

Se identifica de catre membrii organizitiei care este scopul sau directia de evolutie;

Se faciliteaza fixarea setului de obiective si transformarea acestora in sarcini la nivelul individului.

Exprimarea misiunii evolueaza de la o forma neclara la o forma specifica si de la o abordare descriptiva la o abordare normativa in scopul imbunatatirii performantelor economice ale organizatiei.

Componentele uzuale ale misiunii pot fi fixate cu referire la:

Consumatori-cine sunt consumatorii (clientii) firmei?

Piata-care este domeniul in care firma concureaza?

Produse -care sunt produsele principale ale firmei?

Tehnologie- care este tehnologia de baza a firmei ?

Preocupari pentru supravietuire, crestere si profitabilitate -care este angajamentul privind scopurile economice?

Filozofie-care sunt valorile de baza, aspiratile si prioritatile firmei?

Domeniu geografic-in ce zona geografica va activa firma ?

Auto-evaluare-care sunt punctele tari si avantajele competitionale ale firmei?

Preocupare pentru imaginea publica-care este imaginea publica a firmei?

Preocupare pentru membrii firmei-care este atitudinea fata de membrii firmei?

Declararea misiunii apare tot mai pregnant ca un instrument al managementului strategic.

Formularea va trebui sa respecte si niste conditii de logica si stil intre care esentiale sunt:

a) Declaratia trebuie sa fie realista, dar mobilizatoare, cu prefigurarea unor obiective tangibile.

b) Intre diferitele componente trebuie sa existe o corelatie logica.

c) Componentele trebuie integrate intr-un tot unitar.

In tara noastra, inainte de 1989, documentele ce formalizau existenta unei organizatii cuprindeau un paragraf cu titlul 'Obiectul de activitate'. Continutul sau se pastreaza astazi in statutele inregistrate de catre firma conform legislatiei in vigoare, chiar daca in cazul firmelor nou infiintate exista tendinta de inventariere a unui numar urias de produse, fara legatura unele cu altele, in ideea asigurarii unei mobilitati maxime in operatii.

Obiective

Concretizarea misiunii se face printr-un set de obiective de o mare diversitate. Preferabile sunt obiectivele masurabile si verificabile, pentru ca acestea permit evaluarea si controlul performantelor organizatiei.

Clasificarea obiectivelor se poate face dupa numeroase criterii bazate pe caracteristicile esentiale: forma, timp, nivel organizational de adresare. In principal, obiectivele pot lua forma unei marimi ''prag', ca nivel minim acceptat sau marime 'tinta', ca nivel dorit spre a fi atins.

Din punctul de vedere al marimilor in care se exprima obiectivele se vor deosebi doua forme principale: obiective financiare, cu exprimare predilecta in unitati monetare, sI obiective strategice, cu exprimare in unitati fizice sau de alta natura.

O clasificare de tip temporal, cu valori orientative ale timpului, ar fi:

1) obiective strategice- fixate pentru orizonturi de timp de 5 ani sau superioare;

obiective tactice- fixate pentru orizonturi de timp de cca 3 ani ;

obiective operationale- fixate pentru orizonturi de timp sub 1 an.

Majoritatea teoreticienilor managementului recomanda o serie de caracteristici suplimentare pe care trebuie sa le posede obiectivele organizatiei pentru a exista perspectiva succesului. Acestea ar fi:

1) Masurabilitatea. Obiectivele trebuie sa fie exprimate sub o forma care sa permita masurarea performantelor cu tolerante si costuri acceptabile si utilizarea acestora intr-un sistem informational.

2) Acceptabilitatea. Obiectivele fixate de catre organizatie trebuie sa corespunda unor norme cu caracter limitativ, formale si informale, impuse de catre mediul inconjurator sau de catre sistemele interne ale organizatiei.

3) Flexibilitatea. Dat fiind ca alegerea unor obiective inseamna realizarea unor proiectii intr-un viitor incert, este necesara gandirea acestora in eventualitatea nerealizarii sperantei initiale.

4) Comprehensibilitate. Modul in care se fixeaza obiectivele ar trebui sa vizeze transmiterea unui mesaj clar al organizatiei catre fiecare membru al sau. Acesta va intelege ce i se pretinde si va putea sa raspunda printr-o implicare corespunzatoare.

5) Tangibilitate. Intre starea prezenta si starea viitoare, pe care organizatia doreste sa o realizeze, trebuie sa existe o diferenta care ar putea fi acoperita printr-o utilizare eficienta si efectiva a resurselor. Daca obiectivele ce exprima starea viitoare sunt nerealiste, fiind situate intr-o zona a imposibilului, nu va mai exista nici un efort pentru realizarea lor, intrucat esecul este evident.

6) Motivabilitate. Obiectivele trebuie sa ofere o motivatie pentru eforturile pe care le presupune atingerea lor. Daca exista perspectiva unei realizari facile a obiectivului va rezulta o subutilizare a resurselor si o irosire a ocaziilor favorabile, iar daca exista perspectiva imposibilitatii realizarii obiectivelor orice efort va fi descurajat din primul moment.

Sistemul de obiective este asociat cu un sistem de recompense, dar motivarea poate sa apara si in contextul mai larg fixat de teoriile socio-psihologice binecunoscute (A. Maslow, F. Hertzberg, D. McGregor). Satisfactia atingerii unui obiectiv poate fi elementul ce permite realizarea efortului unei echipe.

Afacerile bine conduse isi fixeaza obiectivele in 8 'arii cheie pentru performanta':

1) Pozitia pe piata: -indicarea procentajului dorit din piata si a segmentelor de interes.

Ex. : Firma XYZ va detine 30% din piata turismului de afaceri la nivel national pina in 1998, iar la nivelul zonei A va detine 65% din piata pina in anul 1997.

2) Inovarea:-indicarea implicarii in promovarea noilor produse.

Ex. : Firma XYZ va introduce anual doua noi "pachete" pentru sezonul estival bazate pe castelele din zona de sud-est a Transilvaniei.

3) Productivitatea:-indicarea eficientei in alocarea resurselor pentru obtinerea unor iesiri date.

Ex. : Firma XYZ isi va reduce cheltuielile de intretinere cu 5% anual.

4) Resursele fizice si financiare:-indicarea modului in care se achizitioneaza si se utilizeaza resursele fizice si financiare.

Ex. :Firma XYZ isi va diminua datoriile cu 7% anual in urmatorii 5 ani.

5) Profitabilitatea:-indicarea nivelului de profitabilitate exprimat cu ajutorul unor indicatori financiari.

Ex. : Firma XYZ isi va imbunatati rata profitului cu 10% in urmatorii 5 ani, iar valoarea actiunilor va creste cu 15% in aceeasi perioada.

6) Dezvoltarea performantelor manageriale:-indicarea unor criterii de evaluare a managerilor si a unor programe pentru imbunatatirea potentialului profesional.

Ex. : Firma XYZ va mari numarul de ore afectate antrenamentului vicepresedintilor firmei cu 10% in anul urmator.

7) Atitudinea si performanta in munca:-indicarea unor criterii de evaluare a performantelor personalului executiv si a unor programe pentru mentinerea unei atitudini favorabile a salariatilor fata de posturile lor si pentru imbunatatirea performantelor.

Ex. : Firma XYZ doreste diminuarea cu 50% in urmatorii 3 ani a numarului de reclamatii privind comportamentul personalului de servire.

8) Responsabilitatea publica:-indicarea rolului firmei in satisfacerea unor nevoi sociale si imbunatatirea imaginii publice.

Ex. :Firma XYZ va aloca 1% din cifra de afaceri pentru sustinerea programului local de incurajare a programelor de marcare a drumurilor montane din zona .

Daca se face o diferentiere operationala dupa aria de generalizare a obiectivelor, realizandu-se o stratificare de tipul urmator:

atunci vor rezulta trei niveluri de fixare ale obiectivelor:

obiective ale organizatiei;

2) obiective ale unitatilor strategice de afaceri;

Intre obiectivele unor niveluri organizatuionale diferite exista o corelatie logica

O organizatie isi fixeaza obiective intr-una sau mai multe arii de interes, valorile cele mai probabile ale numarului de arii fiind 5 sau 6. Se vizeaza in principal obiective economice, dar apar din ce in ce mai des si obiective asociate responsabilitatii sociale in cazul firmelor mari.

Organizatiile isi focalizeaza atentia pentru fixarea obiectivelor asupra ariilor ce li se par esentiale pentru industria in care opereaza. Aria importanta pentru relevarea performantelor in cazul unei industrii se poate dovedi irelevanta in cazul altei industrii.