Informarea in management

INFORMAREA IN MANAGEMENT

Consideratii generale

Informarea a fost din totdeauna actiunea umana cu cel mai mare potential de dinamizare a grupurilor sociale. Informatiile noi aduc raspunsurile cautate la numeroasele intrebari pe care ni le punem ori de cate ori cautam sa realizam mai repede si cu rezultate mai bune obiectivele profesionale.

Argumente:

Legea lui Moore - la fiecare perioada de 18 luni se dubleaza forta de procesare a calculatoarelor in lume [32].

Legea lui Metcalf - valoarea unei retele de calculatoare se amplifica exponential cu numarul de aparate care o compun in timp ce costul aceleiasi retele se amplifica doar proportional in raport cu acelasi numar [32].

Date informatii si cunostinte

Perceptiile fenomenelor si proceselor naturale, sociale, economice, culturale etc. ca entitati faptice, reflectate sub forma grafica, letrica sau cifrica, evaluate prin mijloace tehnice concepute si realizate in acest scop, sunt denumite date.

Datele inregistrate in activitatea umana (de invatamant, de cercetare, de productie, etc.) se pot sintetiza prin evaluare si prelucrare, obtinandu-se informatii. Acestea reprezinta interpretari ale datelor in raport cu anumite situatii concrete sau in raport cu gandirea umana.

La randul lor, informatiile sunt utilizate pentru realizarea unor experimentari si formularea unor rationamente care se concretizeaza in cunostinte. Cunostintele sunt enunturi logice, formulate si generalizate in urma intelegerii unor relatii de tip cauza-efect, stabilite cu ocazia observarii unor fenomene si procese concrete.

Potrivit lui Herbet Simon, informatiile indeplinesc patru roluri principale in management [28]:

masura a succesului organizational;

semnal de alarma;

baza de cercetare analitica;

baza pentru planificare.

Primele trei roluri sunt cu aplicatie preponderenta in domeniile controlului si auditului iar ultimul, in domeniul previziunii manageriale.

Pentru a fi cu adevarat utile, informatiile trebuie sa indeplineasca patru calitati. Ele trebuie sa fie veridice, adecvate, oportune si eficiente [28].

Veridicitatea confera informatiilor capacitatea de a contura imagini exacte, adevarate, asupra fenomenelor sau proceselor la care se refera.

Adecvarea arata utilitatea informatiilor pentru rezolvarea corespunzatoare a problemelor.

Oportunitatea este insusirea informatiilor de a fi la indemana destinatarului la momentul potrivit, cand este realmente nevoie de ele.

Eficienta reprezinta insusirea informatiilor de a determina totdeauna un rezultat economic cat mai bun, la costuri cat mai mici, pentru cel care le detine.

Sisteme informationale de management

Sistemele informationale sunt ansambluri de metode, proceduri si mijloace folosite pentru culegerea, transmiterea si prelucrarea datelor, analiza, pastrarea, difuzarea si verificarea informatiilor/cunostintelor

Utilizarea calculatoarelor ca mijloace tehnice de prelucrare, analiza, pastrare si difuzare a datelor si informatiilor confera sistemelor informationale caracterul de sisteme informatice sau computerizate.

Intr-un sistem informational complex exista alaturi de mijloacele informatice si mijloace obisnuite, clasice, bazate pe operatiuni manuale si/sau mecanizate.

In functie de natura obiectivelor urmarite si de specificul organizatiilor care le folosesc, pot fi individualizate diferite tipuri de sisteme informationale: stiintifice; medicale; militare; meteorologice; de management etc. [28].

Sistemul informational de management reprezinta un ansamblu de metode, proceduri si mijloace tehnice folosite pentru culegerea, transmiterea si prelucrarea datelor, analiza pastrarea difuzarea si valorificarea informatiilor si cunostintelor trecute, prezente si viitoare ale institutiei/firmei, in scopul adoptarii, aplicarii si urmaririi deciziilor si pentru reglarea functionarii organizatiei pe parcursul ciclurilor economice.

Principii de organizare si functionare ale sistemelor informationale de management

Studiile efectuate cu privire la sistemele informationale de management au scos in evidenta o serie de deficiente tipice cu privire la organizarea si functionarea

acestora, cum sunt :

distorsionarea neintentionata a continutului mesajului unei informatii;

distorsionarea partiala sau totala a continutului informatiilor prin filtrare;

coordonarea defectuoasa si transmiterea repetata a unor informatii;

supraincarcarea unor circuite informationale etc.

Evitarea unor asemenea deficiente este posibila daca sunt cunoscute si aplicate principiile privind organizarea si functionarea acestor sisteme [30].

Centrarea sistemului informational de management pe functiile si functiunile institutiei/firmei.

Corelarea sistemului informational de management cu organigrama si retele de comunicare formala.

Tratarea unitara a informatiilor pentru asigurarea computerizarii intregului sistem informational de management.

Concentrarea asupra exceptiilor pentru a surprinde abateri semnificative de la desfasurarea normala a activitatilor institutiei/firmei.

Asigurarea continuitatii fluxurilor informationale intre compartimente.

Maximizarea prelucrarii informatiilor primare.

Adaptarea permanenta a sistemului informational de management la schimbarile care se produc in interiorul si exteriorul firmei.

Eficacitatea si eficienta