FUNDAMENTELE TEORETICE ALE MANAGEMENTULUI

Obiectul de studiu

Definirea stiintei managementului

Managementul, ca stiinta, s-a cristalizat relativ recent, prin eforturile depuse de un numar mare de specialisti de pe intreg mapamondul, ca raspuns la stringentele necesitati ale practicii sociale.

"Managementul reprezinta un set de activitati, care includ planificarea si luarea deciziei, organizarea, conducerea si controlul, directionate pentru organizarea resurselor umane, financiare, fizice si informationale, cu ajutorul carora se realizeaza telurile organizatiei intr-o maniera eficienta si efectiva."[1]

Elementele specifice stiintei managementului sunt procesele si relatiile de managem 848f52i ent, si nu trebuie confundate cu relatiile sau procesele economice, ce au un continut total diferit si nici cu alte componente ale formelor de natura economica, tehnica, economica sau umana. Prin continut si mod de manifestare, procesele si relatiile de managem 848f52i ent prezinta o serie de trasaturi particulare ce confera acestei stiinte o pronuntata specificitate. De aceea, esenta stiintei managementului o reprezinta studiul relatiilor si proceselor de management.

Caracteristic stiintei managementului este situarea, in centrul investigatiilor sale, a omului in toata complexitatea sa, ca subiect si obiect al managementului, prin prisma obiectivelor ce-i revin, in stransa interdependenta cu obiectivele, resursele si mijloacelor sistemelor in care este integrat.

Procesul de management

Ansamblul proceselor de munca ce se desfasoara in orice sistem uman, se pot diviza in doua categorii principale: procese de executie si procese de management.

Procesele de executie se caracterizeaza prin faptul ca fortele de munca fie ca actioneaza nemijlocit asupra obiectelor muncii prin intermediul mijloacelor de munca, fie in mod indirect, cu ajutorul unor categorii speciale de mijloace de munca, asigura un ansamblu de produse si servicii corespunzator naturii proceselor de munca implicate si obiectivelor previzionate.

Procesele de management, spre deosebire de procesele de executie, se caracterizeaza, in principal, prin aceea ca o parte din forta de munca actioneaza asupra celeilalte parti, a majoritatii resurselor umane, in vederea realizarii unei eficiente cat mai ridicate, avand un caracter preponderent multilateral.

"Procesul de management consta, in ansamblul fazelor prin care se determina obiectivele ,subsistemelor incorporate, resursele si procesele de munca necesare realizarii lor, prin care se integreaza si controleaza munca personalului folosind un complex de metode si tehnici in vederea indeplinirii cat mai eficiente a ratiunilor ce au determinat infiintarea respectivei organizatii."

In cadrul proceselor de management se delimiteaza mai multe componente principale carora le corespund functiile sau atributele conducerii: previziunea, organizarea, coordonarea, antrenarea si control - evaluarea. Acestea alcatuiesc continutul procesului tipic de management, care se exercita in toate sistemele social - economice, deci inclusiv in firme, indiferent de caracteristicile lor.

Procesul de management se poate analiza in functie de modul in care sunt concepute si exercitate functile sale, in trei etape principale:

a) faza previzionala, caracterizata prin preponderenta previziunii si prin exercitarea celorlalte atribute ale managementului intr-o previziune prospectiva. Managementul de tip previzional se concentreaza asupra stabilirii de obiective pentru organizarea respectiva, deciziile strategice si tactice fiind prioritare, ceea ce-i confera un caracter aticipativ.

b) faza de operationalizare, caracterizata prin preponderenta organizarii, coordonarii si antrenarii personalului la realizarea cotidiana a obiectivelor cuprinse in planurile si prognozele organizatiei. In aceasta faza predomina adoptarea si implementarea de decizii curente, majoritatea referitoare la activitatea de productie.

c) faza de masurare si interpretare a rezultatelor, se caracterizeaza prin preponderenta exercitarii functiei de evaluare - control avand in vedere obiectivele si criteriile stabilite in prima faza. Ei ii corespunde managementul cu un puternic caracter constatativ.

Intre cele trei faze ale managementului firmei exista o stransa interdependenta, ele fiind dificil de disociat.

Functiile managementului firmei

Asa cum rezulta din definirea managementului, esenta sa o reprezinta functiile sau atributele. Cunoasterea si intelegerea functiilor managementului constituie o premisa majora pentru descifrarea continutului stiintei si practicii riguroase a managementului, pentru insusirea si utilizarea eficienta a sistemelor, metodelor, tehnicilor, procedurilor si modalitatilor ce-i sunt proprii.

Henry Fayol a identificat si analizat pentru prima data procesele de management, in cadrul lor definind cinci functii principale: previziunea, organizarea, comanda, coordonarea si controlul.

PREVIZIUNEA

Este functia cea mai importanta a unui proces managerial, de continutul sau depinzand decisiv maniera de derulare si rezultatele exercitarii celorlalte functii situate "in aval" - organizare, coordonare, antrenare, control-evaluare.

Previziunea cuprinde decizii si actiuni, prin care se stabilesc obiectivele firmei si componentele sale procesuale si structurale, se stabilesc modalitatile de realizare, se dimensioneaza resursele ce urmeaza a fi angajate si se precizeaza termenele intermediare si finale de indeplinire a obiectivelor.

Exercitarea acestei functii se concretizeaza in trei importante activitati microeconomice:

. prognozarea, in urma careia se elaboreaza prognoze

. planificarea, regasita in elaborarea de strategii si politici globale si partiale

. programarea, respectiv detalierea in timp si spatiu a politicilor, prin intermediul programelor

(utilizate in special in sfera productiei ca programe de fabricatie).

Pentru a putea rezista presiunilor mediului ambiant, firma poate sa adopte una din urmatoarele pozitii:

. atitudine pasiva, de asteptare a producerii unor mutatii semnificative in mediul ambiant, national si international si incercarea de adaptare prin schimbare la asemenea transformari si influente

. atitudine agresiva, in sensul pozitiv al termenului, de influentare a comportamentului unor factori ai mediului ambiant in directia dorita, prin planuri judicios intocmite, care sa tina cont atat de necesitatile si oportunitatile acestuia, cat si de constrangerile si vulnerabilitatile sale.

ORGANIZAREA

Organizarea, ca functie manageriala, consta in delimitarea proceselor de munca in componente primare (sarcini), gruparea acestora pe posturi si compartimente si atribuirea lor spre exercitare personalului firmei in vederea realizarii obiectivelor.

Corespondentul pragmatic al acesteia il constituie activitatea de organizare, cu doua importante dimensiuni:

- organizarea de ansamblu, reflectata de proiectarea/ reproiectarea si intretinerea functionarii sistemului de management si a subsistemelor sale (decizional, informational, organizatoric, metodologic)

- organizarea la nivelul principalelor componente procesuale si structurale ale firmei (organizarea unor activitati sau a unor compartimente, de exemplu birou de RU   ).

COORDONAREA - a treia functie a managementului - abordata ca prelungire a functiei de organizare, consta in armonizarea deciziilor si actiunilor subordonatilor si ale subdiviziunilor organizatorice ale firmei pentru asigurarea realizarii obiectivelor. Suportul coordonarii il constituie comunicarea, definita ca procese de transmitere de mesaje informationale, pe fluxuri descendente sau ascendente, intre manager si subordonati.

Ipostazele in care se regaseste coordonarea - ca, de altfel, si comunicarea - sunt:

- coordonarea bilaterala, ce se desfasoara intre un manager si un subordonat, cu avantajul transmiterii de mesaje nedistorsionate si dezavantajul supradimensionarii bugetului de timp al managerului

- coordonarea multilaterala, derulata un manager si mai multi subordonati intre in acelasi timp; se inregistreaza avantajul transmiterii corecte a mesajelor informationale - asa cum o dovedeste managerul, dar si dezavantajul alocarii de timp suplimentar pentru a comunica cu fiecare subordonat creeaza posibilitatea intelegerii diferite a continutului mesajului informational datorita nivelului diferit de pregatire al subordonatilor.

Comunicarea este un proces de transmitere a informatiilor, sub forma mesajelor simbolice, intre doua sau mai multe persoane, unele cu statut de emitator, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice.

Comunicarea este elementul dinamizator al proceselor manageriale si, in acelasi timp, conditie a unui climat organizational si motivational adecvat realizarii obiectivelor.

In ipostaza de emitatori si receptori de informatii se afla deopotriva managerii si executantii.

Alaturi de acestia, un proces de comunicare are in compunerea sa mesaje informationale si canale de comunicare. Asadar:

- emitatorul - manager sau executant - este persoana care initiaza comunicatia;

- mesajul - reprezinta forma fizica a informatiei transmise de emitator spre receptor, ce poate sa se afle in varianta verbala sau nonverbala;

- canalul - este calea de transmitere a informatiei, strans legata de mesaj;

- receptorul - executant sau manager - este persoana sau grupul de persoane beneficiare ale mesajului informational.

Dificil de exercitat pentru ca, iarasi, raporturile dintre manageri si subordonati sunt foarte stranse, primilor revenindu-le sarcina de a aprecia ce au facut ceilalti si de a le acorda stimulente sau sanctiuni.

Antrenarea - ca secventa distincta a procesului de management - cuprinde decizii si actiuni prin care se determina participarea salariatilor la stabilirea si realizarea obiectivelor prin luarea in considerare a factorilor ce-i motiveaza.

Suportul economic al antrenarii il reprezinta, asadar, motivarea personalului, ce contribuie la armonizarea sistemului categorial de interese economice ale participantilor la derularea proceselor de munca.

Motivarea presupune corelarea recompenselor/ sanctiunilor materiale si moral-spirituale cu rezultatele efectiv obtinute din realizarea obiectivelor Esenta acesteia o constituie trinomul recompense/sanctiuni - rezultate - obiective. In functie de preponderenta recompenselor sau sanctiunilor, motivarea se regaseste in doua ipostaze:

- motivarea pozitiva, cand prioritare sunt recompensele materiale si moral spirituale;

motivarea negativa, cand, pe intervale scurte de timp, sanctiunile sunt prioritare.

Indiferent de forma pe care o imbraca, motivarea trebuie sa raspunda unor cerinte fundamentale, fara de care rolul sau in sustinerea participarii personalului la stabilirea si realizarea obiectivelor este compromis:

- sa fie complexa, adica sa cuprinda recompense/ sanctiuni atat materiale, cat si moral spirituale, in proportii care sa faciliteze manifestarea potentialului personalului;

- sa fie diferentiata, in sensul ca dimensionarea si acordarea de recompense/sanctiuni sa se realizeze functie de specificitatea persoanei, specificitatea colectivului din care aceasta face parte si specificitatea situatiei la care se refera. In acest fel se creeaza premise favorabile pentru atenuarea si, ulterior, eliminarea caracterului colectivist, populist de motivare;

- sa fie graduala, adica sa urmareasca satisfacerea diverselor categorii de nevoi specifice individului, de la simplu la complex, de la nevoi la nivel inferior la cele de nivel superior.

Orice proces de management, asociat unui ciclu managerial, se finalizeaza prin intermediul functiei de CONTROL-EVALUARE. Desi i se acorda o atentie mai redusa, importanta in economia proceselor manageriale nu trebuie diminuata.

Ca atare, aceasta functie presupune evaluarea rezultatelor, compararea lor cu obiectivele stabilite, depistarea cauzala a principalelor abateri pozitive si negative si adoptarea unor decizii cu caracter corectiv sau profilactic.

Atat pe parcursul derularii procesului de management, cat si, mai ales, in finalul acestuia este necesar controlul din partea managerului, orientat asupra rezultatelor obtinute de persoanele subordonate si modalitatilor utilizate pentru realizarea obiectivelor.

Deciziile cu caracter corectiv vizeaza modificari in parametrii de stare ai domeniului condus (capacitati de productie, resurse angajate, termene, modalitati de realizare etc.), in timp ce deciziile de actualizare sunt orientate spre revizuirea nivelului obiectivelor previzionate, considerandu-se ca acestea nu au fost suficient fundamentate.

Functia de previziune - are o intensitate mai ridicata inainte de inceperea perioadei la care se refera.

Functia de organizare - urmeaza, firesc, derularii previziunii. Nivelul maxim de intensitate se inregistreaza in zilele de dupa elaborarea si aprobarea planului intreprinderii, fara insa ca aceasta functie sa inceteze in restul intervalului de timp.

Functia de coordonare are o evolutie ciclica diferita de cele ale previziunii si organizarii.

Functia de antrenare trebuie sa inregistreze un nivel ridicat pe intreaga perioada de planificare, pentru a se asigura o participare constant-intensa a personalului la realizarea obiectivelor.

Functia de control-evaluare este marcata de amplificarea intensitatii la inceputul si sfarsitul perioadei de planificare; de altfel, si in cadrul acestei perioade, se mentine la cote suficient de ridicate.

PRINCIPIILE SI SISTEMUL DE MANAGEMENT

Principiile generale de management

Principiile care stau la baza conceperii si exercitarii managementului exprima nivelul de dezvoltare a stiintei managementului si fundamentele teoretice preconizate pentru modelarea de ansamblu a sistemelor de management al organizatiilor, alcatuind impreuna un sistem a carui cunoastere si aplicare este indispensabila pentru toti managerii si personalul de specialitate implicat in managementul activitatii organizatiilor.

Principiile se impart, in functie de sfera de cuprindere a proceselor de management, in generale si specifice diferitelor componente ale sistemului de management.

Principii generale

1. Principiul asigurarii concordantei dintre parametrii sistemului de management al organizatiei si caracteristicile mediului ambiant.

Functionalitatea si competitivitatea organizatiei implica o permanenta corelare, perfectionare si adaptare a sistemului de management la situatia efectiv existenta in cadrul ei, la cultura organizationala si la contextul social - economic in care-si desfasoara activitatea.

2. Principiul managementului participativ

Exercitarea celor mai importante si complexe procese si relatii de management in cadrul organizatiei este necesar sa se bazeze pe implicarea managerilor, a specialistilor, apeland la leadership si realizand un nou tip de cultura organizationala.

Elementele care reclama managementul participativ la nivelul organizatiilor sunt complexitatea si dinamismul activitatilor din cadrul acestora, evolutiile stiintifice, tehnice, organizatorice contemporane, internationalizarea activitatilor economice.

3. Principiul motivarii tuturor factorilor implicati a stakeholderilor in activitatile organizatiei.

Motivarea, ca principiu de management al organizatiei, exprima necesitatea stabilirii si utilizarii stimulentelor materiale si morale astfel incat sa asigure o concordanta deplina a intereselor tuturor partilor implicate.

Motivarea puternica a factorilor implicati in activitatile organizatiei, corelata cu aportul potential si efectiv la rezultatele obtinute, trebuie sa constituie un obiectiv primordial al managementului organizatiei.

4. Principiul eficacitatii si eficientei

Dimensionarea, structurarea si combinarea tuturor proceselor si relatiilor manageriale trebuie sa aiba in vedere maximizarea efectelor economice si sociale masurabile si nemasurabile ale organizatiei in vederea asigurarii unei competitivitati ridicate.

Acest principiu exprima necesitatea adaptarii sistemului de management al organizatiei astfel incat sa conduca la cresterea competitivitatii si eficientei organizatiei.

Concretizarea acestui principiu implica utilizarea unor seturi moderne de concepte si metode de management, dar si economice, juridice, tehnice si sociologice.

Definirea si componentele sistemului de management al firmei

Exercitarea functiilor si relatiilor de management se realizeaza prin sistemul de management.

"Sistemul de management poate fi definit ca ansamblul elementelor cu caracter decizional, organizatoric, informational, motivational din cadrul organizatiilor, prin intermediul carora se exercita ansamblul proceselor de management, in vederea obtinerii unei eficacitati si eficiente mari."

La baza sistemului de management se afla un complex de principii, reguli, cerinte care asigura modelarea sa, corespunzator stiintei managementului. In conceperea si realizarea sistemului de management este necesar sa se ia in considerare elementele specifice fiecarei organizatii ca profilul, dimensiunea si structura resurselor umane, materiale si financiare, potentialul si mentalitatea personalului.

Sistemul de management cuprinde mai multe componente in functie de natura si caracteristicile instrumentului utilizat, astfel:

subsistemul organizatoric

subsistemul informational

subsistemul decizional

subsistemul metode si tehnici de management

alte elemente de management.

Subsistemul organizatoric constituie componenta cea mai concreta a sistemului de management si consta in "ansamblul elementelor de natura organizatorica ce asigura cadrul, divizarea, combinarea si functionalitatea proceselor de munca in vederea realizarii obiectivelor previzionate."

Principalele componente ale structurii organizatorice ale organizatiilor sunt postul, functia, ponderea ierarhica, compartimentul, nivelul ierarhic si relatiile organizatorice.

Subsistemul informational desemneaza "totalitatea datelor, informatiilor, circuitelor informationale, fluxurilor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor existente intr-o organizatie, care au drept scop sa asigure suportul informational necesar pentru previzionarea si indeplinirea obiectivelor."

Elementele ce constituie componentele de baza ale unui subsistem informational sunt: data, informatia, circuitul informational, fluxul informational, procedura informationala si mijloacele de tratare a informatiei.

Subsistemul decizional consta in "ansamblul deciziilor adoptate si aplicate in cadrul organizatiei de manageri."

Fiind integral specific managementului, constituie un adevarat sistem de comanda, ce reglementeaza ansamblul activitatilor implicate. Prin intermediul sistemului decizional se exercita toate functiile managementului.

Subsistemul metode si tehnici de management sau metodologic - managerial este alcatuit din "ansamblul metodelor, tehnicilor si procedurilor utilizate de managementul unei firme." Se caracterizeaza prin complexitate si formalizare, participand la exercitarea fiecareia dintre cele cinci functii de management.

Componentele principale sunt: diagnosticarea, delegarea, managementul prin obiective, managementul prin proiecte, tabloul de bord.

Delimitarea si definirea succinta a subsistemelor de management sunt menite sa ne ajute sa intelegem care sunt mecanismele prin intermediul carora se exercita procesele si relatiile de managem 848f52i ent si modalitatile cele mai rationale de actiune in vederea asigurarii competitivitatii organizatiilor in actualele conditii ale economiei de piata.