MARKETING
Marketingul reprezinta "stiinta si arta de a convinge clientii sa cumpere" Philip Kotler definea marketingul ca "un proces social si managerial prin care indivizi sau grupuri de indivizi obtin ceea ce le este necesar si doresc prin crearea, oferirea si schimbul de produse si servicii avand o anumita valoare". Simplist, marketingul reprezinta "arta si stiinta de a vinde". |
StiuCum
Home » MARKETING
» marketing general
|
|
Organizarea si desfasurarea activitatii unui department de telemarketing in cadrul unei companii |
|
Organizarea si desfasurarea activitatii unui department de telemarketing in cadrul unei companii Conceptul de telemarketing. Definire. Avantaje Telemarketingul este o metoda relativ recenta de vanzare, utilizata mai putin in Romania, insa foarte raspandita in celelalte tari europene si pe continentul american, ce implica vanzarea si promovarea prin telefon, nu prin contact direct. Este necesar ca reteaua de telefonie sa fie bine dezvoltata. S-a observat ca vanzarea directa poate fi completata foarte eficient cu telemarketingul, acesta din urma fiind mult mai rapid. Cuvantul "telemarketing" provine de la cuvintele: Tele - care in greceste inseamna "departe" , iar folosit in cuvinte compuse inseamna "distanta", in special "transmisie la distanta" Market - care reprezinta locul unde se intalnesc cumparatorii cu vanzatorii cu cumparatorii, mai precis "piata". Telemarketing - reprezinta folosirea intensiva a telefonului pentru cumpararea si vanzarea bunurilor si serviciilor Telesales - reprezinta vanzarea prin telefon folosita in cadrul unei activitati de telemarketing Principalele avantaje ale telemarketingului sunt:
Structura unui department 434e48e de telemarketing Structura unei echipe din cadrul unui departament de telemarketing Vom face referire in cele ce urmeaza la activitatea desfasutata in cadrul unui department de telemarketing existent intr-o companie de vanzari si nu la activitatea desfasurata de o companie specializata de telemarketing. In ierarhia organizatorica a unei companii de vanzari, departamentul de telemarketing trebuie sa fie parte din departamentul de vanzari al acelei companii, astfel incat rezultatele activitatii sa fie raportate directorului de vanzari al companiei. Departamentul de telemarketing trebuie sa aibe in componenta: coordonator de vanzari echipa de vanzare Apare insa o problema: care este numarul optim de oameni care trebuie subordonati unui coordonator de vanzari fara ca acesta sa piarda controlul echipei sale? Studiile in domeniu arata ca numarul optim de membri ai unei astfel de echipe condusa de un coordonator de vanzari este de 7-9 agenti de vanzare( agenti care fac munca de teren, vizite la clienti) si 12-15 asistenti de vanzare (care desfasoara activitatea efectiva de vanzare telefonica si ofera sprijin la vanzare agentilor de pe teren). Un astfel de departament poate incepe activitatea cu o echipa care sa aibe componenta de mai sus sau cu mai multe echipe de acest gen. In cazul in care exista mai multe echipe de acest fel, ele trebuie sa aibe la randul lor un manager/supervisor/director de vanzari. De asemenea studiile arata ca un astfel de manager nu trebuie sa aibe in echipa mai mult de 8 coordonatori de vanzari. Apare intrebarea de ce un manager de vanzari nu poate coordona mai multi oameni. Coordonatea unei echipe nu pare mare lucru, dar in realitate este. Exista regula conform careia un manager de vanzari trebuie sa isi petreaca intre 40 si 65% din timpul sau cu echipa lui de vanzare, cu oamenii lui. Un astfel de manager are multe alte atributii, dar trebuie sa ia in calcul ca oamenii sunt cei care ii ridica sau ii distrug cariera si timpul acordat lor este cel mai important. Aceasta este structura unui departament de telemarketing in cadrul unei companii care desfasoara activitati comerciale de tip business-to-business, adica activitati de vanzare cu alte companii, persoane juridice. Exista insa si companii care nu recurg la o astfel de organizare complexa a acestui departament, ci simplifica structura lui, avand in componenta doar un coordonator de vanzari si o echipa de cativa asistenti de vanzare. Acesta este cazul companiilor care au si retea de magazine si care isi vand produsele printr-o retea de retail. Ei organizeaza si astfel de departamente pentru a-si creste vanzarile si a asigura facilitati clientilor fideli (de exemplu livrare gratuita la sediul clientului). Localizarea departamentului de telemarketing in cadrul unei companii Locatia este foarte importanta. Aparea adesea intrebarea: care este cel mai bun loc pentru acest departament in cadrul companiei? Raspunsul este: acolo unde se lucreaza cel mai bine. Nu este nevoie ca acest departament sa fie plasat intr-o locatie centrala sau intr-un centru comercial central. Liniile telefonice pot fi instalate oriunde si datele se pot prelucra in orice locatie. Important este sa existe in acel loc telefon. Pentru ca activitatea de vanzari este o activitate distincta, trebuie tinut cont de acest lucru cand se alege biroul sau birourile pentru departamentul de telemarketing. Acest birou trebuie sa fie separat de alte departamente. De asemenea centralizarea este esentiala. Este de preferat ca acest department sa fie plasat spatial in cadrul companiei, practic va fi ca o 'companie ce include o alta companie'. Acest departament lucreaza impreuna cu celelalte departamente din cadrul companiei pentru ca activitatea sa fie cat mai profitabila. Exista si companii care decid sa plaseze acest departament intr-o locatie izolata de birourile centrale, acestea trebuind sa fie foarte atente la modul in care se desfasoara comunicarea in cadrul companiei. Alegerea echipei este una din etapele esentiale in organizarea unui departament de telemarketing. Factorul uman este cel care face ca activitatea sa aibe succes. Nu exista profile standard pentru membrii acestei echipe, dar exista cateva caracteristici pe care fiecare persoana, fie ea manager sau agent, trebuie sa le indeplineasca. Atunci cand isi alege asistentii de vanzare, managerul echipei trebuie sa ia in considerare cateva aspecte exentiale pe care candidatul trebuie sa le indeplineasca: - candidatul sa aibe o voce placuta , sa fie coerent in exprimare - sa fie capabil sa-si organizeze munca si sa aibe abilitati de vanzator - sa verifice referintele care le are de la locurile de munca anterioare, descoperind astfel experienta sa in munca - exprimarea nevoii de bani a candidatului poate fi un indiciu ca acesta poate fi motivat de bani si poate munci pentru a obtine venitul dorit Primul interviu trebuie neaparat tinut telefonic pentru ca astfel se poate verifica usor "personalitatea vocii" celui intervievat ceea ce este un factor esential in alegerea candidatului. Urmatorul interviu trebuie tinut personal de managerul echipei. In cadrul acestui interviu se descopera personalitatea candidatului. Candidatul este cel care trebuie sa vorbesca mai intai despre el, pentru ca el este cel "de vanzare", el trebuie sa convinga ca este omul potrivit la locul potrivit. Pentru o alegere corecta, managerul trebuie sa nu faca distinctie intre sexe, femeile sunt la fel de buni vanzatori ca si barbatii. De asemenea, trebuie sa existe onestitate de ambele parti, candidatul trebuie sa se prezinte intr-o lumina favorabila, dar care sa nu se abata de la realitate, iar cel care face recrutarea sa prezinte cat mai exact munca pe care urmeaza sa o desfasoare candidatul. Un manager al unui departament de telemarketing sau al unei echipe de vanzare are urmatoarele atributii: sa aleaga echipa de vanzare potrivit politicii de personal a companiei sa se ocupe de instruirea personalului, precum si sa trimita membrii echipei la cursuri externe sau interne sa intocmeasca bugetul de venituri si cheltuieli al departamentului si sa isi desfasoare activitatea conform strategiei stabilite la nivel de companie sa mentina sau sa imbunatateasca pozitia companiei pe piata sa efectueze studii de piata pentru a determina pozitia produselor/serviciilor companiei sale fata de produsele/serviciile similare existente pe piata, in vederea imbunatatirii strategiei de marketing si tehnicilor de vanzare realizeaza rapoartele de vanzare si le prezinta superiorilor acorda sprijin echipei sale mentine relatia cu celelalte departamente Un agent de vanzare prin telefon are urmatoarele atributii: sa stabileasca sau sa restabileasca prin telefon, comunicarea cu un client activ sau inactiv sa determine nevoia de produse sau servicii atat pentru clientii noi cat si pentru cei care au mai folosit serviciile companiei sa prezinte produsele noi clientilor sa contribuie la realizarea target-ului de vanzari al echipei sa tina o evidenta a apelurilor zilnice catre si de la clienti sa contribuie la actualizarea bazei de date a companiei prin intocmirea de fise pentru fiecare client De asemenea un department de telemarketing are nevoie de o persoana-operator care sa tina evidenta bazelor de date despre clienti si care sa intocmeasca rapoartele de vanzare lunare. Aceasta persoana trebuie sa acorde suport la vanzare agentilor, sa fie o persoana organizata, responsabila si cu abilitati statistice. Sustinerea tehnica a departamentului de telemarketing Suportul tehnic necesar unui serviciu de telemarketingTelemarketingul este prin definitie un serviciu pro-activ, un serviciu in care factorul uman si tehnologia merg impreuna, urmarind acelasi obiectiv: satisfactia clientilor .Pentru atingerea unor obiective precum cresterea vanzarilor, sustinerea permanenta a relatiei cu clientii, fidelizarea clientilor, trebuie sa avem in vedere urmatoarele servicii specifice de telemarketing:Scenarii de dialog; Linie telefonica dedicata pentru fiecare campanie; Receptionare / efectuare apeluri; Introducere de date / rapoarte zilnice si saptamanale; Analiza informatiilor obtinute; Evaluarea rezultatelor.Prin intermediul acestor servicii avem in vedere mai multe directii de actiune, prin pachete complexe de servicii In cadrul unor campanii de vanzare, trebuie furnizate informatii despre produsele sau serviciile oferite, precum si despre compania care lanseaza oferta; Trebuie sa existe suportul pentru campanii de promovare a vanzarilor, linii informative care furnizeaza detalii cu privire la regulament, premii, trageri la sorti, castigatori etc.; Programe de fidelizare a actualilor clienti, stiind ca un client fidel poate aduce mai multa valoare afacerii, in timp ce recrutarea unui nou client este mai costisitoare; Activitati de customer care, care implica prezentarea noilor oferte, asigurarea suportului pentru produsul sau serviciul achizitionat de clienti; Campanii de vanzare prin telefon, dialogul direct cu potentialul client fiind calea cea mai scurta de la contact la achizitie; Servicii de cercetare de piata, folosind rezultatele obtinute deja pentru lansarea unui nou produs/serviciu sau repozitionarea acestuia pe piata. Pentru o mai buna desfasurare a activitatii trebuie sa luam in calcul si situatii "speciale", de tipul celor enumerate mai jos: GRUP HUNTING - oricat de placut ar fi mesajul de pe "hold", oricat de gratioasa este vocea care te roaga sa mai astepti ca vei fi preluat in scurt timp de o operatoare, orice client doreste sa i se acorde mai multa atentie. Prin intermediul serviciului de "Grup Hunting", clientul care apeleaza linia informativa este preluat aproape instantaneu, datorita directionarii apelului catre un grup din care fac parte mai multe operatoare; in acest fel, pe un singur numar telefonic pot suna mai multi clienti/consumatori simultan. Apelurile pot fi preluate de catre operatoarele aflate in hunting, in trei modalitati: a) Secvential - apelul ajunge initial la o operatoare care este denumita "cap de hunting". In cazul in care capul de hunting este ocupat, apelul va fi directionat automat la urmatoarea operatoare; b) Ciclic - apelul primit va circula, prin rotatie, la toate operatoarele, fiind preluat de oricare dintre operatoarele disponibile; c) Paralel - apelul va fi directionat simultan catre toate operatoarele, fiind preluat de cea care raspunde prima. REDIRECTIONARI - prin intermediul acestui serviciu, mesaje precum "Imi pare rau, nu detin astfel de informatii." sau " Notati un numar de telefon pentru aceste detalii, va rog." sunt ca si inexistente, fiind inlocuite cu modalitati mult mai eficiente de rezolvare a blocajului informational. Raspunsul la solicitarea clientului trebuie sa fie rapid, documentat si corect, iar in cazul in care o operatoare nu detine toate detaliile necesare, ea va putea redirectiona automat apelul primit catre un alt numar de telefon exterior (numar fix sau numarul de telefon mobil al unei anumite persoane), asigurandu-se astfel ca apelantul primeste informatiile solicitate, complete si exacte, de la cei in masura sa le ofere. MESAJE - aceasta optiune vizeaza acele cazuri in care operatorul uman nu este disponibil, sau in care anumite informatii se repeta in mod constant (de exemplu, prezentarea promotiei). Pentru aceste cazuri, experienta a aratat ca eficienta mesajelor indeplineste perfect cerintele utilizatorilor, acestea fiind disponibile in urmatoarele variante: a) Mesaj informativ - in cazul necesitatii de a transmite clientului unele informatii care se repeta in mod constant si care nu prezinta dinamism, intre apelant si operatorul uman se poate interpune un mesaj ce cuprinde toate informatiile standard despre promotia respectiva; b) Mesaj de intampinare - un apel sosit in afara orelor de functionare, atunci cand operatorul uman nu mai este disponibil, poate fi intimpinat de un mesaj tip robot; c) Mesaj tip hold - acest mesaj va fi redat in momentul in care clientul este pus in asteptare. IVR (Interactive Voice Respond) - acest serviciu presupune rutarea unui apel catre anumite puncte (operator, robot, numar exterior, mesaj etc.), in functie de optiunile alese prin intermediul tastaturii telefonului apelantului. Astfel, apelantul va fi informat prin intermediul unor mesaje asupra optiunilor disponibile, iar in cazul in care nu dispune de un telefon compatibil (tonuri DTMF), va fi directionat catre un operator uman. De asemenea, apelurile pot fi directionate si in functie de ora la care sunt efectuate. Pentru o imagine mai clara, prezentam un exemplu de aplicabilitate a acestei facilitati in cazul unui concurs prin IVR: apelantul suna pentru a raspunde la o intrebare sau pentru a comunica codul unui produs, inclusiv datele sale personale si adresa. Cu aceste informatii putem realiza o baza de date cu fisiere audio sau o baza de date scriptica (prin transcriere de catre operatori), pe baza carora putem efectua trageri la sorti electronice si putem desemna castigatorul prin ascultarea mesajului si/sau afisarea scriptica a raspunsului si a datelor personale. Voice Mail - deoarece intrebarile, sugestiile sau observatiile clientului sunt importante pentru orice companie, prin intermediul acestui serviciu exista urmatoarele optiuni: a) inregistrarea mesajelor apelantilor, inclusiv posibilitatea de a prelua mesaje simultane de la doi sau mai multi apelanti; b) inregistrarea de mesaje pana la totalizarea a 10 ore de convorbire; c) inregistrarea convorbirii la optiunea operatoarei. ISDN (Integrated Services Digital Network) - facilitatea de a sti inca de la momentul apelului care este numarul sau chiar identitatea apelantului, ne ofera avantaje multiple atat pe parcursul dialogului cu apelantul (daca apelantul exista in baza de date, operatorul va identifica exact cu cine vorbeste, economisind astfel timpii necesari identificarii acestuia), cat si ulterior, prin dezvoltarea unor aplicatii utile (putem imparti apelurile in functie de zona geografica a apelului, avantajul fiind faptul ca astfel beneficiem de operatori dedicati pentru fiecare zona geografica in parte etc.) Pe langa profesionalismul personalului trebuie sa existe si dotari tehnologice de ultima ora, capabile sa faca fata unor solicitari intense. Printre acestea se numara: centrala telefonica de ultima generatie, configurabil prin intermediul calculatorului; capacitate de procesare - 30 de apeluri simultan, efectuate sau receptionate; capacitatea cozii de asteptare - 30 de apeluri numar maxim de posturi telefonice - 144; posibilitatea contorizarii apelurile primite si date; De asemenea, aplicatiile software specializate permit coordonarea eficienta a intregii activitati, facilitand in acelasi timp munca operatoarelor. Printre avantajele oferite de folosirea acestor programe informatice metionam: directionarea apelului catre anumite grupuri de operatoare, in functie de pregatirea acestora sau de job (ex: limba vorbita, tip job, complexitate, drepturi etc.), cu mentiunea ca o operatoare poate face parte din mai multe grupuri; contorizarea apelurilor receptionate si efectuate; afisarea scenariului de dialog specific, in momentul receptionarii unui apel; monitorizarea de catre un supervizor a apelurilor in timp real si configurarea facila a grupurilor. Tot pentru o functionare optima si o gestiune exacta a apelurilor este bine ca in cadrul companiilor unde exista serviciu de telemarketing, sa existe si un program numit CRM (Custumer Relation Manager) care reprezina un sistem de sistem de gestionare a apelurilor care il ajuta pe managerul departamentului sa gestioneze mai bine activitatea din cadrul departamentului. CRM este un soft performant, care are incluse scripturi pe care operatorii sau agentii telemarketing le folosesc in momentul apelarii clientilor.De asemenea acest soft presupune si o gestiune precisa a bazei de date cunoscandu-se ora la care a fost apelat clientul, data ultimului apel, programarea urmatorului apel, scurt rezumat al discutiei cu clientul, etc. Activitatile prin telemarketing au un rol aparte in cadrul operatiunilor de marketing direct. Prin intermediul lor apare posibilitatea de a castiga clienti noi si de a-i fideliza pe cei existenti, precum si de a aduna informatii valoroase despre clientii companiei, pe baza carora putem lua cele mai bune decizii in ceea ce priveste viitorul companiei. Baze de date, fisiere si clienti O firma nu poate recurge la actiuni de marketing direct - prin excelenta individualizate, personalizate - fara a avea informatii concrete despre clientii ori potentialii sai clienti. Este vorba in primul rand de nume, prenume si adresa, apoi de cat mai multe informatii ce contribuie la crearea unui profil cat mai precis al clientelei vizate. Toate aceste informatii (cu privire la fiecare client sau client potential in parte) contribuie la crearea listelor sau fisierelor de marketing direct - elemente fundamentale in activitatea de telemarketing. Bazele de date marketing nu sunt echivalente cu fisierele. Astfel, bazele de date sunt complexe, vizeaza gestionarea cat mai eficienta a relatiilor cu clientii, avand ca principal obiectiv reunirea intr-un loc comun a tuturor clientilor unei companii In timp ce fisierele pot gestiona doar clienti, bazele de date permit pilotarea unor actiuni comerciale complexe si urmarirea rezultatelor. Bazele de date de marketing direct au in componenta lor mai multe fisiere de clienti. De la 'suspect' la 'prescriptor' Persoanele vizate prin marketingul direct, tintele eforturilor de comunicare si vanzare ale firmei pot si trebuie sa fie impartite pe categorii; se tine cont de cantitatea si calitatea informatiilor de care dispune firma cu privire la acele persoane, de durata 'legaturii' dintre firma si persoana in cauza, de nivelul de interes al acesteia din urma. Astfel, se vorbeste in termeni de specialitate de suspecti, prospecti si clienti. Suspectii sunt clienti virtuali, susceptibili apriori de a fi interesati de oferta de marketing direct a firmei, dar pe care firma nu i-a contactat vreodata. Prospectii sunt clienti potentiali, care si-au manifestat deja interesul pentru oferta firmei - de la simpla curiozitate, ca cerere de informatii suplimentare sub forma de pliante sau cataloage pana la intentia de a cumpara. Ei sunt la randul lor reci (nu intentioneaza sa comande in urmatoarele 9 luni), calduti (intentioneaza sa comande in urmatoarele 6 luni) si fierbinti (cei care intentioneaza sa comande in urmatoarele 3 luni). Clientii sunt acele persoane care au cumparat de la firma cel putin o data. Si aici putem regasi prescriptori (acei clienti foarte multumiti de produsele firmei, care recomanda firma si altora, mai ales daca sunt incurajati, motivati), clienti grei (care cumpara regulat, in sume relativ mari), mici clienti (cumpara regulat, dar in sume mici), clienti ocazionali (cumpara acelasi tip de produs de la mai multe firme) si clienti noi (cei care au cumparat pentru prima data - acea prima experienta de cumparare este vitala pentru repetarea comenzii). Toata aceasta defalcare pe categorii nu se face de dragul teoriei, ci pentru cresterea eficientei activitatilor firmei. Este inutil, ba chiar daunator sa trimiti un mesaj de convingere unui bun client, ori o oferta auxiliara unui simplu suspect; mesajele si ofertele firmei vor fi adaptate fiecarei categorii de clienti in parte. Construirea bazelor de date Obtinerea si utilizarea unei baze de date trebuie realizate cu mult discernamant, cu rigoare si cu multa rabdare. Etapele parcurse includ, potrivit majoritatii specialistilor: Ø conceperea (o medie de trei luni); Ø dezvoltarea (cel putin trei luni); Ø slefuirea (rafinarea) (cel putin trei luni); Ø stapanirea (administrarea) (o medie de sase luni); Ø aprecierea/evaluarea (necesara in permanenta); Ø rentabilizarea (variabila in functie de obiective si de criteriile de evaluare). Prin urmare, o baza de date pentru marketing direct poate fi obtinuta in minim 9 luni de zile, iar pentru un 'rodaj' al acesteia este nevoie de inca jumatate de an. Odata create, insa, acestea devin active extrem de valoroase ale firmei in cauza, care pot fi exploatate eficient in interiorul firmei, pot fi inchiriate sau utilizate ca 'moneda de schimb' (fisierul nostru in schimbul fisierului unei alte firme, neconcurente). In practica, o firma care isi propune crearea unei baze de date pentru realizarea de actiuni de marketing direct pleaca de la un caiet de sarcini, care cuprinde: definirea nevoilor de marketing ale firmei in cauza (in functie de obiectivele pe care si propune firma - patrundere pe piata, fidelizare a clientilor, cresterea cotei de piata etc.); definirea nevoilor informatice si logistice (programul de operare, tehnica de calcul disponibila - server, retea calculatoare etc.); stabilirea informatiilor necesare si suficiente (de exemplu, pentru un prim contact ar putea fi suficiente numele si adresa; pentru fidelizare va fi nevoie de informatii mult mai detaliate, de gen varsta, profesie, hobby-uri etc.); alegerea manierei de codificare a informatiilor; definirea circuitelor de informare (pe verticala si pe orizontala); definirea accesului la informatii (cine, la ce tip de informatii, cand, in ce conditii); stabilirea (numirea) unui director (pilot) de proiect. In functie de modul de organizare, fisierele din componenta unei baze de date pot fi: de gestiune: organizate pe produs sau pe operatii; un client multi-produse (care a cumparat de la firma mai multe produse diferite) se regaseste intr-un numar de N fisiere, intre care nu exista conexiuni; comerciale: organizate pe client (client potential); un client se regaseste intr-un singur fisier. Pentru construirea unei baze de date de marketing direct o firma poate opta pentru varianta 'interna' (caz in care are nevoie de o echipa interdisciplinara, formata dintr-un om de marketing si un informatician) sau pentru varianta 'externa' (apel la serviciile unei agentii specializate). Fisa fiecarui client inclus in baza de date trebuie sa contina un numar de date absolut necesare (campuri): nume si prenume, adresa, numar de telefon, data primei cumparari, istoricul cumpararilor (date la care s-au facut comenzi, articole cumparate, valoarea fiecarei cumparari, suma cumulata a cumparaturilor). Alte date utile pot fi incluse in fisier pe masura cunoasterii clientelei si castigarii increderii sale si ele includ: sex, varsta, stare civila, numarul membrilor familiei, venituri, profesie, domenii de interes, hobby-uri etc. Pentru persoanele fizice, cele mai frecvente categorii de informatii sunt urmatoarele: date personale / varsta / sex / numar de telefon; nivel educatie; tip comportament (prietenos, indiferent, ostil); putere de cumparare; preferinta pentru achizitionarea diverselor grupe de produse; nivelul consumului, dedus prin RFM (recentete, frecventa, monetar). Pentru persoanele juridice informatiile acopera urmatoarele categorii: numele si adresa completa a companiei structura actionariatului, cifra de afaceri, profit domeniul principal de activitate adresa de site web, adresa de e-mail numarul angajatilor persoana de contact, functie (top management, contabil, administrator, etc.) Adesea la construirea bazelor de date participa agentii de vanzare prin telefon, care cel mai adesea suna la clientii potentiali pornind de la o baza de date care se afla intr-o stare incipienta, de multe ori cuprinde doar denumirea firmei si un numar de telefon, urmand ca ulterior sa se obtina telefonic numele persoanei cu putere de decizie in firma, date despre aceasta persoana, astfel urmand sa avem o baza de date complexa si foarte valoroasa. |
|
Politica de confidentialitate
|
Despre marketing general |
||||||||||
Stiu si altele ... |
||||||||||
|
||||||||||