Notiuni generale privind managementul si mangerul public

NOTIUNI GENERALE PRIVIND MANAGEMENTUL SI MANGERUL PUBLIC

1.1. Conceptul de management

In lucrarea de sinteza intitulata "Management, Tasks, Responsabilities, Practices", publicata la New York in 1973, Drucker constata institutionalizarea, in ultimii 50 de ani, a societatii manageriale complexe si competititve.

Managementul, prin definitie, este o activitate, o munca intelectuala si fizica, necesitand o competenta deosebita, o serie de instrumente de lucru specifice si recursul la anumite tehnici caracteristice. Dar, in primul rand, crede Drucker, managementul este o vocatie organica, dinamica si vitala pentru orice societate.

Managementul se contureaza sub ochii nostrii ca o disciplina stiintifica in devenire, axata pe un ansamblu de cunostinte sistematizate necontenit in functie de experienta - pozitiva si mai ales negativa a managerilor.

Orice ignoranta organizata necesita o noua serie de cunostinte pe baza unor experiente deficitare. Aceasta a fost, considera Drucker, climatul sovaielnic in care s-a dezvoltat stiinta manageriala intre anii 1890 - 1940, "epoca eroica" a mangementului.

A urmat cel de-al doilea razboi mondial, dupa care s-a impus cu stringenta "perioada fasta a managementului", intre anii 1945 - 1970. Ceea ce a ajutat foarte mult evolutia sistemului managerial a fost posibilitatea tot mai fasta de a se beneficia de pe urmele experientelor, pozitive si negative, facute de nenumarate intreprinderi sau chiar de tari.

Managerii s-au axat pe trei probleme majore:

obtinerea rentabilitatii pentru intreprinderea condusa de ei;

organizarea adecvata a muncii si a lucratorilor;

luarea deciziilor de productie.

Ceea ce ramane precumpanitor in activitatea manageriala, crede Drucker, este faptul ca inteligenta managerilor are de a face cu oameni mai mult decat cu forte materiale sau cu fapte conjuncturale. Ceea ce este esential, este personalitatea managerului, capacitatea acestuia de a se purta cu oamenii, cu salariatii si cu clientii intreprinderii respective.

Managerul este un om care isi asuma raspunderea orientarii obiectivelor si resurselor in vederea obtinerii celor mai bune rezultate cu putinta.

Managerul organ 323e42d izeaza activitatea functionarilor publici in vederea unei cat mai adecvate productivitati, tinand seama de nevoile si nazuintele personalului, ca si de functia sociala a institutiei pe care o conduce si care ii justifica existenta numai in limitele acestei functii sociale.

Pentru Drucker managementul este, incontestabil, o disciplina specifica intrucat cerceteaza o serie de probleme specifice lui si fundamentale dar data fiind mai cu seama importanta specifica a managerului, coeficientul lui personal, managementul prezinta mai cu seama aspectele unei arte decat acelea ale unei stiinte. Managementul nu este numai un ansamblu de cunostinte verificate. Este mai cu seama, o realizare. Indeplinirea cu succes a sarcinilor manageriale implica nu numai o serie de cunostinte indispensabile, dar si un simt specific al raspunderii, facand din management o adevarata disciplina, o functie obiectiva, determinata, menita sa indeplineasca anumite sarcini, intr-un mediu specific de cultura si de civilizatie.

Considerat ca o institutie si un vector al progresului in diferite domenii, managementul este investit cu functie sociala avand sarcina orientarii generale spre progres si prosperitate a societatii, in cadrul careia activeaza si isi indeplineste vocatia sociala si economica.

Experienta acumulata de practica managementului a ingaduit o evolutie flexibila a teoriei stiintifice manageriale, teorie profilata de Drucker pe sapte premise fundamentale:

conceptia dupa care cheia productivitatii in orice domeniu este munca omului, fizica si intelectuala;

necesitatea descentralizarii ca principiu de baza a oricarei organizatii economice;

preocuparea constanta a managerului de a repartiza in mod corespunzator pe fiecare din subalterni la locul de productie potrivit, prin justa intelegere a problemelor evidentiate de relatii umane;

intuirea din vreme de catre manager in baza unei educatii temeinice tehnico - stiintifice a nevoilor viitoare ale intreprinderii;

o gestiune financiara analitica a intreprinderii, pe baza unei informatii coerente si corect puse in ecuatie, prilejuind luarea de hotarari manageriale corecte si corespunzatoare;

o examinare prealabila a elementelor de marketing;

fixarea atentiei managerului asupra necesitatii planificarii pe termen lung.

Drucker insista tot mai mult si mai categoric asupra antinomiei dintre organizarea manageriala si organizarea birocratica. In speta, in vreme ce managerul exista numai pentru a indeplini o functie economica si sociala si face calcule psihologice si tehnice susceptibile sa dea randament, birocratul se erijeaza intr-o finalitate specifica si considera societatea si institutia din care face parte ca suma mijloacelor de ascensiune individuala, personala. Aceeasi optica egoista o are orice birocrat fata de subordonati sau public, fiind incapabil sa aiba cu toti acestia legaturi de comprehensiune umana, relatii umane, sa le inteleaga nevoile si mai ales sa le dramuiasca timpul.

Drucker atrage atentia ca orice manager mai ales daca realizeaza mari randamente in productie, este ispitit sa degenereze intr-un birocrat, ajuns ca atare incapabil sa isi mai inteleaga salariatii si sa le insufle pasiunea pentru munca bine facuta.

Fiind cel mai impotant vector al progresului, managerul trebuie sa-si justifice in continuare aceasta functie, acest rol social, prin crearea si extinderea unei clientele constante pentru desfacerea produselor sau serviciilor difuzate de institutia condusa de el.

Problemele fundamentale ale stiintei conducerii sufera modificari neesentiale in timp. Profilul muncii se poate modifica in functie de evolutia tehnicilor si a institutiilor dar coordonatele umane sunt constante. Ca urmare, managerii trebuie sa se concentreze mai cu seama asupra a trei mari elemente de activitate manageriala:

stabilirea cat mai justa si intelegerea obiectivelor de indeplinit, dat fiind ca daca pierzi din vedere telul urmarit, te expui sa muncesti indoit pentru acelasi rezultat;

capacitatea de concentrare concomitenta asupra mai multor obiective sau probleme, cu constiinta clara a ierarhiei lor cat mai exacte. Angajarea pe un numar disproportionat de planuri duce la esec;

eficienta managerului de a-si impune organic autoritatea dovedind tuturor salariatilor a caror activitate are sarcina sa o coordoneze, ca are suficient discernamant si suficienta intuitie pentru a valorifica in cel mai inalt grad, la locul de productie potrivit capacitatea specifica a fiecarui angajat.

De asemenea, managerii trebuie sa nu piarda din vedere profilul exact al institutiei, obiectivele in ierarhia lor elastica si directia de dezvoltare.

1.2. Definirea managerului

Managementul ca practica, presupune existenta unor persoane care efectueaza personal si in mod organizat activitati specifice procesului de management. Aceste persoane sunt cunoscute sub denumirea de manageri.[3] Cu alte cuvinte, managerii reprezinta un grup de persoane imputernicite, special pregatite, care orienteaza, coordoneaza si dirijeaza activitatea tuturor membrilor unei organizatii spre indeplinirea intocmai a obiectivelor prestabilite. Mai precis, managerii sunt persoane care detin in cadrul organizatiilor functii de conducere ce implica atributii de cooordonare, organizare, dispozitie, comanda si control. Ei reprezinta factorii principali ai oricarui proces decizional, influentand direct, prin activitatea lor, actiunile si comportamentul altor persoane.

Managerii sunt specialistii care fac ca procesul de management, in toate tipurile de organizatii, sa se desfasoare firesc, corespunzator cerintelor stiintei managementului. Ei sunt persoane din cadrul organizatiei care exercita atributele conducerii in virtutea obiectivelor, competentelor si responsabilitatilor cuprinse in functia pe care o ocupa.

Din definitiile prezentate mai sus rezulta ca managerii sunt profesionisti, specializati in desfasurarea activitatii de management. Ei trebuie sa posede anumite calitati care sa le permita sa desfasoare activitati de conducere, sa influenteze actiunile altor oameni si sa obtina rezultate prin activitatile acestora, in acelasi timp, managerii trebuie sa posede o temeinica pregatire manageriala, stiintifica, o reala capacitate de conducere si talent organizatoric.

Managerii sunt selectati, de regula din randul specialistilor care lucreaza in organizatie. Desigur, pot fi recrutati si din afara organizatiei, dar tot din randul specialistilor ce vizeaza tipul si profilul organizatiei. Indiferent de unde sunt selectati, managerii trebuie sa posede anumite calitati, caracteristici. Acestea sunt acele trasaturi esentiale proprii tuturor persoanelor cu functii de conducere, indiferent de profesia de baza, nivelul postului, profilul organizatiei, respectiv natura activitatii.

Caracteristicile managerilor se pot grupa in doua categorii:

caracterisitici specifice domeniului de activitate al organizatiei (cunostinte profesionale, aptitudini de munca, capacitate de concentrare, inteligenta, perspicacitate);

caracteristici specifice activitatii de conducere (capacitatea de a lua hotarari, abilitate de a lucra cu oamenii, de a-i dirija si conduce, creativitate, receptivitate fata de nou, spirit de disciplina, spirit de raspundere).

Desigur la un moment dat este greu a se face o demarcatie neta intre aceste doua categorii de caracteristici. Cert este faptul ca managerii prin intermediul acestor caracteristici sau mai bine spus calitati, poseda, ceea ce specialistii denumesc, capacitatea de a conduce, respectiv acea influenta interpersonala pe care o exercita asupra subordonatilor in procesul stabilirii si realizarii obiectivelor.

Daca privim calitatile care trebuie sa se gaseasca la fiecare manager, in interdependenta lor, atunci putem desprinde caracteristicile definitorii ale managerului. Acestea, dupa opinia majoritatii specialistilor sunt:

dubla profesionalizare, reflectata de cunostintele si calitatile ce pun in evidenta, pe de o parte competenta profesionala, iar pe de alta parte, competenta de a conduce;

capacitatea de a dezvolta un sistem eficient de relatii cu subordonatii si de relatii intre subalterni, prin intermediul carora sa se constituie un climat de munca deschis performantelor;

modelarea unui comportament propriu care sa influenteze comportamentul subalternilor si sa-l orienteze spre obtinerea de rezultate concrete corespunzatoare obiectivelor stabilite;

autoritatea cu care este investit. Este vorba de autoritatea formala specifica functiei pe care o ocupa managerul in organizatie. Aceasta autoritate se impleteste organic cu autoritatea profesionala si, de cele mai multe ori, cu autoritatea neformala, care se obtine prin recunoasterea de catre subordonati a capacitatii managerului de a conduce. Autoritatea neformala izvoreste din personalitatea managerului, din abilitatea lui de a polariza oamenii si de a-i influenta, din experienta sa, din competenta efectiva in luarea deciziilor si in organizarea activitatii subordonatilor de a le pune in practica, din maniera in care reuseste sa se impuna subalternilor;

creativitatea, necesara pentru a face fata cu succes la solicitarile generate de schimbarile tehnice, tehnologice, sociale cu care se confrunta o organizatie. Managerul trebuie sa fie receptiv la nou, sa contribuie la crearea noului, sa-si puna in valoare imaginatia, forta lui creativa, precum si forta creativa a subalternilor;

puterea de rezistenta la solicitari. De regula managerii sunt supusi stresului decizional, presiunii timpului, a raspunderii. Desigur, un bun manager cauta sa inlature suprasolicitarea fizica si nervoasa printr-o organizare rationala a propriei activitati, prin practicarea unui stil de munca eficient, prin utilizarea pe scara larga a delegarii de atributii si responsabilitati, prin crearea unui climat de munca care sa antreneze subalternii in mod responsabil la rezolvarea multiplelor probleme cu care se confrunta conducerea;

simt ridicat al responsabilitatii, care confera managerului un anumit statut in fata subalternilor, un exemplu de urmat si, desigur, prestigiu.

Aceste caracteristici ale managerului sunt generate, pe de o parte, de calitatile, cunostintele, aptitudinile acestuia, pe de alta parte, de calitatea factorului uman cu care lucreaza, deoarece managerul trebuie sa-si modeleze comportamentul, atitudinea, stilul de munca, corespunzator caracteristicilor subordonatilor.[4]

1.3. Managerul public

Managerul public este noul model de functionar public, un adevarat agent al schimbarii, menit sa introduca o noua mentalitate in administratia publica romaneasca.
Managerii publici reprezinta o categorie aparte de functionari publici, care, prin exercitarea atributiilor si responsabilitatilor lor, contribuie la asigurarea eficientei si continuitatii reformei in administratia publica, de la nivelurile strategice la cele operationale. De asemenea, managerii publici contribuie si la integrarea in structurile Uniunii Europene prin implementarea si urmarirea aplicarii acquis-ului comunitar, in cadrul autoritatii sau institutiei publice in care isi desfasoara activitatea. 

1.3.1. Profilul, competentele, atributiile si aptitudinile managerului public

Potrivit profilului managerului public acesta trebuie sa fie:

• orientat catre rezultate prin planificare si prioritizare;
• orientat catre identificarea si implementarea de solutii;
• personalitate proactiva si responsabila, creativa si inovativa;
• disponibil spre autoperfectionare;
• gandire critica si analitica;
• capacitate de evaluare a riscurilor;
• capacitatea de a stabili relatii profesionale eficiente;
• avand abilitati de comunicare, inclusiv mediere si negociere;
• avand capacitate de lucu eficient in echipe;
• flexibil si se adapteaza usor specificului institutiilor
• agent al schimbarii;
• abilitati de leadership.

Responsabilitatile managerilor publici decurg din programe, proiecte si activitati. Acestea sunt menite sa accelereze modernizarea si transformarea administratiei si serviciilor publice, in scopul cresterii calitatii actului administrativ si imbunatatirii serviciilor publice. In acest sens managerii publici conduc, coordoneaza sau asista coordonarea unor activitati. Prin natura lor aceste activitati necesita o perspectiva mai cuprinzatoare a problemelor, a relatiilor dintre acestea si un nivel ridicat de expertiza, distinct fata de competentele celorlalte categorii de functionari publici.

Sfera de competenta a managerului public consta in:

Ø      utilizarea eficienta a resurselor in calitate de lideri, coordonatori sau membri pe termen lung, mediu sau scurt in echipe de proiect, grupuri de lucru sau retele interinstitutionale, pentru a stimula abordarile creative si fezabile vizand solutionarea problemelor si modernizarea practicilor din sectorul public;

Ø      intarirea capacitatii institutionale, prin imbunatatirea sectorului de resurse umane si a metodelor existente;

Ø      evaluarea, revizuirea si propunerea de recomandari pentru imbunatatirea practicilor curente;

Ø      utilizarea de instrumente si tehnici manageriale in administratia publica;

Ø      formularea de politici, strategii si proceduri noi, actualizate sau imbunatatite;

Ø      elaborarea de planuri de actiune pentru implementarea de politici si strategii;

Ø      estimarea, asigurarea si gestiunea resurselor umane, financiare, tehnice, materiale;

Ø      managementul informatiei;

Ø      monitorizarea si evaluarea implementarii de politici, strategii sau programe;

Ø      implementarea de planuri si strategii de comunicare interna si externa. 
 

Atributiile si responsabilitatile managerului public se impart in doua categorii, dupa cum urmeaza:

Responsabilitati generale

coordonarea de activitati, proiecte, programe, compartimente, alte structuri organizatorice sau servicii publice, in functie de obiectivele pe care le are de atins;

identificarea de domenii care ar putea beneficia de asistenta externa privind reforma administratiei publice, precum si de proiecte corespunzatoare;

sustinerea de prezentari publice privind reforma administratiei publice si integrarea europeana, precum si a altor domenii de activitate in legatura cu realizarea obiectivelor stabilite in cadrul institutiei;

analizarea si elaborarea de documente legate de problematica integrarii europene;

evaluarea impactului masurilor ce se dispun de catre conducerea autoritatii sau institutiei publice respective;

orice alte atributii cu un nivel de complexitate similar, relevante pentru postul de manager public. 

Responsabilitati specifice:

revizuirea, evaluarea si propunerea de recomandari in scopul simplificarii, modernizarii si imbunatatirii modalitatilor de prestare a serviciilor publice in relatie cu beneficiarii;

elaborarea si propunerea de strategii de comunicare si management la nivel intra si interinstitutional;

elaborarea de metodologii de monitorizare continua si control al calitatii activitatilor privind reforma administratiei publice si integrarea europeana;

elaborarea de rapoarte asupra activitatilor cheie din sectoarele privind reforma administratiei publice si integrarea europeana. 

Managerul public isi desfasoara activitatea in subordinea unui inalt functionar public sau, in cazul in care nu exista inalti functionari publici, a functionarului public de conducere situat pe cel mai inalt nivel din cadrul autoritatii sau institutiei publice in care lucreaza. El are:

• relatii functionale de colaborare cu compartimente din structura autoritatii sau institutiei publice respective si, dupa caz, din unitatile subordonate;
• relatii de verificare si documentare in domeniul activitatilor coordonate.

De asemenea, poate avea relatii de reprezentare, la cererea conducatorului autoritatii sau institutiei publice sau a superiorului ierarhic. 

In ceea ce priveste sfera relationala externa, managerul public intretine relatii functionale de colaborare cu alte autoritati sau institutii publice, organizatii si institutii nationale si internationale. 

Pentru institutiile publice in care sunt angajati managerii publici pot asigura:

Ø      revizuirea procedurilor si a regulamentelor specifice fiecarei institutii, in conformitate cu standardele Uniunii Europene de calitate si eficienta;

Ø      aplicarea de principii si tehnici moderne de management al proiectelor;

Ø      aplicarea de principii si tehnici moderne de management operational, supervizare si control al calitatii;

Ø      aplicarea de principii si tehnici moderne de management al resurselor umane;

Ø      aplicarea de principii si tehnici moderne privind bugetarea si managementul financiar din sectorul public.

De asemenea, managerii publici sunt implicati in activitati precum:

Managementul Institutiei unde isi aduc contributia la:

- elaborarea Planului Plurianual de Modernizare a institutiei;

- elaborarea procedurilor de lucru specifice activitatilor curente ale institutiei;

- elaborarea de strategii specifice domeniului in care activeaza.

Resurse umane

- strategii pentru gestiunea previzionala a resurselor umane;

- analize privind nevoile de formare profesionala.

Managementul Proiectelor

- obtinerea acreditarilor pentru UIP-uri;

- coordonarea procesului de acreditare EDIS;

- participarea la grupuri de lucru pe proiecte si coordonarea anumitor activitati.

Juridic / Normativ

- coordonarea procesului de elaborare a normelor vizand aspecte ce tin de organizarea si functionarea institutiei publice;

- formularea de propuneri pentru regulamentele interne si revizuirea acestora. 

Managerul este un creator de conditii pentru utilizarea eficienta a resurselor umane, materiale si financiare, ceea ce implica alaturi de cunostinte numeroase si diversificate, o serie intreaga de calitati si aptitudini.

Profilul socio-profesional al managerilor influenteaza atat orientarea generala a institutiei, cat si performantele individuale sau sociale ale acesteia. Din momentul in care un individ devine manager, pe langa profesia sa de baza dobandeste atributiile, raspunderile si satisfactiile activitatii de conducator. Mentionam in acest sens cateva caracteristici ale muncii managerului: trasaturile ce-i vizeaza personalitatea sa complexa, tinuta sa morala elevata, curajul asumarii prudente si profitabile a riscului, aptitudinile decizionale prompte, capacitatea deosebita de munca, asumarea raspunderii morale si juridice in raport cu actele sale si ale institutiei. Exista o particularitate care deosebeste raspunderea juridica a managerului de raspunderea unui executant. Acesta din urma raspunde doar pentru propriile actiuni, in timp ce conducatorul raspunde atat pentru propriile actiuni cat si pentru actiunile celor din echipa sa, indiferent daca, oficial, le-a cunoscut sau nu, indiferent daca a fost sau nu prezent la producerea lor. Apreciata ca fiind o munca originala, munca de conducere spre deosebire de cea de executie trebuie sa ofere solutii originale in conformitate cu numeroase situatii inedite care intotdeauna atrag un grad de risc mai mare sau mai mic. Caracterul creator al muncii de conducere creste pe masura intensificarii gradului de autonomie al institutiilor, precum si al muncii managerilor. In acest sens, dezvoltarea aptitudinilor manageriale este primordiala. Astfel, in plan managerial prezinta o importanta deosebita:

aptitudinea de a observa, de a selectiona informatiile utile, de a stabili si sublinia prioritatile, de a comunica cu personalul;

rationamentul logic, analiza certa a fenomenelor manageriale;

capacitatea de a gandi economic si social;

simtul organizatoric;

aptitudinea de obiectivare, de cunoastere si recunoastere a propriei valori, apeland, dupa caz, la echipa, prevenind astfel situatiile vulnerabile sau intampinandu-le cu o preparare adecvata a actului de conducere;

aptitudinea de a stabili si comunica obiective, de a finaliza realizarea lor;

Pentru indeplinirea responsabilitatilor, oricarui manager ii sunt necesare trei categorii de aptitudini: aptitudini conceptuale, aptitudini umane, aptitudini profesionale.

Aptitudinile conceptuale depind de capacitatea de abstractizare managerului si totodata consta in capacitatea managerilor de a asigura orientarea strategica a organizatiei, ca un tot unitar, in acord cu misiunea si obiectivele stabilite, de a formula si implementa strategii eficiente si eficace.

Aptitudinile conceptuale ii permit managerului sa:

perceapa modul in care activitatile specifice diverselor functii ale managementului se interactioneaza;

sesizeze principalele tendinte ale mediului si sa orienteze organizatia astfel incat sa poata valorifica oportunitatile si sa se protejejze de amenintari;

identifice impactul unor modificari procedurale in unele componente structurale asupra performantelor organizationale.

Aptitudinile umane permit crearea unui climat favorabil cooperarii si comunicarii intre componentii grupurilor de lucru, precum si armonizarea intereselor individuale cu interesele de grup si cele organizationale. Un astfel de climat este propice dezvoltarii unei culturi organizationale orientate spre performanta si inovare, constituind bazele "organizatiei care invata".

Aptitudinile profesionale sunt date de totalitatea cunostintelor profesionale de specialitate pe care managerul este capabil sa le aplice in efectuarea unor activitati concrete sau in indrumarea personalului din subordine, care executa aceste operatii si are nevoie de sprijinul managerului.

Practic, orice aptitudine, nu se poate forma in afara unui sistem de cunostinte, priceperi si deprinderi si nici in afara unei motivatii.

Astfel, in conditiile administratiei publice din tara noastra, un functionar public-manager eficient ar trebui:

sa depisteze cauzele unui conflict potential;

sa intervina prompt, efectiv, cu randament profitabil;

sa defineasca riguros si precis obiectivele fiecarui angajat din structurile respective, sa i le aduca la cunostinta, sa i le explice la nivelul lui de intelegere;

sa foloseasca drept criteriu de promovare competenta profesionala, capacitatea de a raspunde la solicitari diverse, dorinta de perfectionare, gradul de integrare in structura formala si informala a institutiei, atitudinea fata de munca si colectiv;

sa elaboreze un sistem deschis al creativitatii personale de grup, utilizand stimularea morala si materiala a realizarilor notabile in domeniu;

sa nu fie distant in relatiile cu subalternii;

sa se concentreze asupra problemelor cu adevarat importante.

In acest sens, autoritatea functionarului public - manager ce ii confera superioritate si il situeaza intr-o pozitie de respect fata de ceilalti membri ai institutiei, trebuie intretinuta pentru a evita anumite situatii neproductive, atat pentru conducator cat si pentru ceilalti. Autoritatea este determinata de o serie de factori dintre care amintim: pregatirea de specialitate, exigenta personala si fata de altii, principialitatea, tactul, rapiditatea si flexibilitatea in gandire, fermitatea in actiune, curajul.

Evaluarea performantelor profesionale ale managerului public se face de catre superiorul ierarhic in conformitate cu procedura de evaluare pentru functionarii publici, prevazuta de Hotararea Guvernului nr. 1209/2003 privind organizarea si dezvoltarea carierei functionarilor publici. Acestei evaluari i se adauga cea a Comisiei pentru Manageri Publici care vizeaza o componenta strategica si o componenta operationala. In cadrul componentei strategice se evalueaza gradul in care managerul public si-a atins obiectivele strategice ce decurg din fisa postului. Iar in cadrul componentei operationale se evalueaza eficienta activitatii managerului public sub aspectul calitatii, cantitatii si raportului cost/beneficiu.